Faire un état des lieux des collections en BU : nécessités et outils Damien Belvèze 17 janvier 2011

La Poldoc : un enjeu de légitimité

Dans les négociations avec les usagers

…et aux USA ? Sexe ou nudité : 1.413 Langage grossier : 1.125 Inadapté au public cible : 897 Violence : 514 Homosexualité : 344 Caractère « anti-familial » : 109 Critique de la religion : 269 …et aux USA ?

…dans les négociations avec les tutelles

Préparation des contrats quadriennaux Une charte des collections décline les axes du contrat Un plan de développement précise les axes de la charte et les modalités de développement par discipline

La Charte Contexte, publics, partenaires, budgets Pluri / disciplinaire /supports /lingue Formation / recherche Papier / électronique Axes privilégiés par l'université (ex : aide à la réussite en licence – insertion professionnelle Soutien à la recherche …

Acquisitions (d'après la charte) Quelle organisation ? Quels critères d'acquisitions (> PDC) ? Quels critères d'élimination (>PDC) + modes d'élimination Traitement des dons, suggestions Missions patrimoniales Quels indicateurs (>PDC)

Les axes d’un PDC Les acquisitions : combien (par domaines, par niveaux, par sites) ? quels publics ? quelles sources de sélection ? (avec un Netvibes associé, réalisé par l’acquéreur) objectivation de la notion de niveaux par corpus d’éditeurs, de collections, d’auteurs quels interlocuteurs spécialisés extérieurs ? La conservation Quelle durée de conservation par sous-domaines ? par types de documents (biographies, parascolaires…) ? Quelles procédures de désherbage ? L’organisation / la valorisation Quelles cotes validées ? Quelle médiation (tables) ?

Prendre conscience de son travail d’acquéreur Pérénniser les orientations documentaires

1. Qu’est ce qui sort qui intéresserait mes lecteurs ? 2. Est-ce qu’on ne l’a pas déjà ?

3. Comment je fais le lien entre les notices en ligne et mes paniers ? 4. Comment je réalise mes paniers de commande ?

La poldoc : une question d’indicateurs et d’évaluation Evaluations quantitatives Evaluations qualitatives Evaluations des usages L’h

Evaluations quantitatives par domaines Nombre de titres papier / électroniques / audio-visuels Nombre d'exemplaires Nombre d'ouvrages en libre-accès / magasins Nombre d'acquisitions par an Nombre d'abonnements papier / électroniques Nombre d'abonnements vivants / morts Aller sur le site et faire la démo le chemin : 1- S’authentifier avec le compte Sésame 2- Aller sur : Méthodologie / Méthodologie documentaire 1- Cours = ouvrira la page d ’accueil 2- ou cliquer sur Compléments cours présentiel Méthodologie / Méthodologie documentaire sur l ’écran d ’authentification, cliquer sur Invité seul le cours en ligne est disponible, mais pas les tests Présenter les chapitres correspondants, plus Citer les documents Parler du test 1 et 2

Evaluations qualitatives Niveau (L, MD / 1, 2, 3, Conspectus)‏ Langues (français, langues étrangères)‏ Âge médian / âge moyen

Niveau des collections, Conspectus 0 : hors collection 1 : Niveau minimal d'information 2 : Niveau d'information de base (collège, lycée)3 3 : Niveau étude ou contribution à l'enseignement (terminales, premier et deuxiéme cycle) 4 : Niveau recherche (DEA, doctorats) 5 : Niveau complet d'information (recherche d'exhaustivité)

Evaluation des usages Degré de rotation Nombre de consultations par an Nombre de communications (ouvrages en magasin) Nombre de suggestions / prescriptions Ressources électroniques : -Nombre de sessions ouvertes -Nombre de requêtes -Nombre de téléchargements

Evaluer la consultation des abonnements électroniques base Total Usagers ciblés Prix Rennes 2 sessions Articles Coût par Article / session Usager potentiel Moyenne Francis 8191 3930 1363 2,08 0,47 1.28 PsychArticles 1129 8368 3291 4108 2,03 7,41 4,72 Sport Discus 554 7075 1391 4113 1,72 12,77 7,24 Sciences Direct 24856 5315 15601 1,59 3,03 2,31 CAIRN 17008 - 37972 0,44 2,07 1,26

indicateur Champ disponible dans la notice d’exemplaire   indicateur Champ disponible dans la notice d’exemplaire Acquisitions de l’année passée [date de création] attention aux destructions et recréations de notices Taux de rotation S’assurer un an à l’avance que le calcul de prêt par année est bien paramétré Ouvrages en magasin Comment fait-on lorsque les ouvrages ont perdu leur rattachement à la Dewey ? Prescriptions / suggestions [réservation] + champ [notes] Bien définir chaque indicateur Niveau d’étude [niveau] : veiller à ce que tout le monde le remplisse Consultation sur place Pouvoir bipper les ouvrages laissés sur la table, RFID ?

Bien cerner le fonds que l’on analyse Utiliser les cotes validées Exclure au moins dans un premier temps, ce qui n’est pas en Dewey Exclure les ouvrages en recotation/rétroconversion

Combiner plusieurs indicateurs pour saisir l’utilisation de la collection sous ses différents aspects Taux de rotation Taux de consultation Disponibilité des titres demandés Documents en prêt par personne de la population à desservir (Pierre Carbone, norme IFLA 11620)

« Le bonheur n’est pas dans le prêt » L’indice de prêt (en baisse partout) est de plus en plus contesté en tant qu’indice favorisé pour mesurer l’utilisation d’une collection ou l’activité d’une bibliothèque Introduction du taux de consultation dans l’ESGBU en 2007 Affinement des statistiques d’utilisation obtenues sur COUNTER ou grâce aux fournisseurs Compter aussi le nombre d’interactions (référence) usagers – personnels autour des collections

Taux de consultation / communication Difficulté : contrarier pendant trois semaines par an les bonnes habitudes des étudiants Informatiser la communication avec le magasin (passer par le SIGB) Possible avec la RFID ?

Comment synthétiser les résultats? La carte documentaire de l’UEB :

PDC Rennes 2 : répartition par disciplines Collection APS

L’existant, c’est aussi les habitudes des collègues. Qu’est-ce qu’ils achètent ? Qu’est-ce qu’ils jettent ? -> Protocole de sélection -> Protocole de désélection -> Politique d’exemplaire -> Contacts avec les prescripteurs

Protocole de sélection Principes d’acquisition liés aux éditeurs Principes d’acquisition liés au fonctionnement en réseau (fonds connexes, propositions pour éviter les angles-morts ou les doublons non raisonnés) Sources d’acquisition Revues consultées (Livre Hebdo…), agrégateurs de flux (http://www.netvibes.com/natbenchehida1#sante)

Protocole de désélection Méthode IOUPI (Incorrect, Ordinaire, Usé, Périmé, Inadéquat) Degré d’obsolescence (3/10, 2/5, 4/15, etc.) Extrait du plan d’occupation des magasins Objectifs en terme de désherbage Conventions entre établissements Segment Temps de péremption Temps usage (Valeur haute) Sciences médicales - Témoignages 8 ans 2 ans Médecine Préventive 1 an Thérapeutiques 3 à 5 ans

Mettre en rapport taux de rotation, taux d’acquisition, taux de désherbage

Contacts avec les prescripteurs Les « fiches experts » Tenir les enseignants informés du devenir de leurs suggestions Intéresser les enseignants en leur envoyant la liste des nouveautés (RSS) Recenser les bibliographies en ligne Autres liens : conseils de la documentation (rôle des interlocuteurs documentaires)

Ne pas oublier les questions liées à l’accès Les acquisitions : combien (par domaines, par niveaux, par sites) ? quels publics ? quelles sources de sélection ? (avec un Netvibes associé, réalisé par l’acquéreur) objectivation de la notion de niveaux par corpus d’éditeurs, de collections, d’auteurs quels interlocuteurs spécialisés extérieurs ? … La conservation Quelle durée de conservation par sous-domaines ? par types de documents (biographies, parascolaires…) ? Quelles procédures de désherbage ? L’organisation / la valorisation Quelles cotes validées ? Quelle médiation (tables) ? Ne pas oublier les questions liées à l’accès Les ressources électroniques nous amènent à voir nos collections sous un jour nouveau : A côté d’un plan de développement des collections, il faut concevoir un plan de développement des accès. -comment fonctionne l’intranet ? -combien de licences ? -combien de connexions simultanées -quel mode de consultation pour les livres électroniques (prêt ? Consultation libre après acquisition)

Ne pas oublier les questions liées à la médiation La médiation type reste -la suggestion rapide liée au compte-lecteur -la mise en ligne de bibliographies

Conclusion Une multiplicité d’indicateurs existent : choisir ceux qui répondent aux préoccupations du moment et ceux que le SIGB ou les collègues peuvent gérer facilement Tout résultat est sujet à interprétation ; prendre la mesure du contexte Faire valider autant que possible les PDC par les enseignants et la collectivité en général Essayer d’équilibrer études menées sur les monographies et études menées sur les périodiques, notamment électroniques Prévoir un plan de développement des accès et articuler politique documentaire et plan de médiation

Des « petits calculs » permettent souvent de faire lire plus