Support de formation Requêtage V1.0 Date : 04/05/07 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Requêtage V1.0 Date : 04/05/07

1 Introduction

Introduction Programme du cours 1er jour Présentation du dictionnaire de données utiles BFC : domaine budget, domaine achat, domaine vente, domaine mission, domaine comptable et domaine tiers Présentation succincte des outils de reporting SAP : SAP Query, Report Painter, ABAP Query Notions d’ABAP (langage de programmation SAP) Navigations/ Modifications de queries existantes 3 jours 2ème jour Construction de l’info-set « Budget » Construction de requêtes « Budget » 3ème jour Report Painter : Navigation, Adaptation des tableaux de bord existants et construction de nouveaux tableaux de bord BW : Présentation succincte de l’infocentre BW et des requêtes existantes

Introduction Objectifs de cette formation A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Être en mesure d’analyser les avantages/inconvénients des différents outils de requêtage SAP Pouvoir analyser les modes de calcul des requêtes SAP Query et Report Painter Adapter des queries et des tableaux de bord existants

Dictionnaire de données SAP utile 2 Dictionnaire de données SAP utile

Dictionnaire de données SAP utile Le dictionnaire SAP Comment trouvez une table transparente ? Dictionnaire de données utile : domaine budget, domaine achat, domaine mission, domaine vente, domaine comptable, domaine tiers

Dictionnaire de données SAP utile Les éléments du dictionnaire Le dictionnaire de données est composé : Éléments de données : nom de zone Domaine : caractéristique d’une zone (char, num, longueur, table de valeur, …) Table transparente : table contenant les données Table cluster : table regroupant plusieurs tables transparentes à des fins de visibilité, … Structure : table ne contenant pas les données : utiles pour l’affichage par exemple, … Vues : requêtes Aide à la recherche : contient plusieurs vues (match-code) Programme Base de données logique : base de données contenant plusieurs tables liées en elles par des liens logiques Chaque élément du dictionnaire est défini dans une table

Dictionnaire de données SAP utile Les éléments du dictionnaire La transaction SE11 permet d’accéder au dictionnaire de données La transaction SE16 permet d’accéder aux données des tables transparentes La transaction SE38 permet d’accéder à un programme ABAP (langage SAP) La transaction SE36 permet d’accéder aux bases de données logiques

Dictionnaire de données SAP utile Le dictionnaire SAP Comment trouvez une table transparente ? Dictionnaire de données utile : domaine budget, domaine achat, domaine mission, domaine vente, domaine comptable, domaine tiers

Via une transaction à partir de l’élément de données/domaine : Dictionnaire de données SAP utile Comment trouvez une table transparente Via une transaction à partir de l’élément de données/domaine : Exemple : recherche de la table des centres financiers Lancez la transaction FMSC Positionnez le curseur sur la zone centre financier et appuyer sur la touche F1 Cliquez sur « Informations techniques » (icône marteau/clef à molette) Cliquez sur l’élément de données « FISTL » Cliquez sur le domaine « FISTL » et sélectionnez l’onglet « Plage de valeurs » La table de valeurs FMFCTR est la table transparente

Via une transaction à partir d’un programme : Dictionnaire de données SAP utile Comment trouvez une table transparente Via une transaction à partir d’un programme : Exemple : recherche de la table des centres financiers Lancez la transaction FMSC Dans le menu « Système/statut », cliquez sur le nom du programme « SAPMFMFS » Les tables sont en général définies dans l’include TOP : cliquez sur l’include MFMFSTOP Les tables transparentes sont définies par l’instruction « TABLES : la table FMFCTR est la table des centres financiers

Dictionnaire de données SAP utile Comment trouvez une table transparente Via la transaction SE11 : Exemple : recherche de la table des centres financiers Lancez la transaction SE11 Sélectionnez l’option « Table base de données » et cliquez sur le match-code Cliquez sur l’icône R/3 Repository Information System Saisir dans la description synthétique « *centre financier* » et lancez la recherche : la table FMFCTR est la table des centres financiers

Dictionnaire de données SAP utile Le dictionnaire SAP Comment trouvez une table transparente ? Dictionnaire de données utile : domaine budget, domaine achat, domaine mission, domaine vente, domaine comptable, domaine tiers

Dictionnaire de données SAP utile Domaine budget - budget Tables des pièces individuelles : Table des en-tête des pièces de saisie – FMBH Table des postes des pièces de saisie – FMBL Tables des totaux budgétaires : Table des totaux budgétaires (pièces de saisie) – FMBDT

Dictionnaire de données SAP utile Domaine budget - exécution Tables des pièces d’engagement/réelle : Table des pièces d’engagements – FMIOI Table des pièces réelles – FMIFIIT Tables des totaux engagement/réel : Table des totaux – FMIT

Tables de totaux des contrôles de disponibilité : Dictionnaire de données SAP utile Domaine budget – contrôle de disponible Tables de totaux des contrôles de disponibilité : Table de totaux des contrôles de disponibilité : FMAVCT

Tables des engagements individuels : Dictionnaire de données SAP utile Domaine budget – engagement individuel Tables des engagements individuels : Table des en-tête : KBLK Table des postes : KBLP Table de l’historique : KBLE Attention : ces tables sont communes aux pré-engagements et aux engagements. La catégorie de pièce de réservation de crédits permet de différencier les types d’engagements : 050 pour engagement 040 pour pré-engagement

Dictionnaire de données SAP utile Domaine achat – document d’achat Tables des demandes d’achat : Table des demandes d’achat – EBAN Table des imputations – EBKN Tables des commandes d’achat : Table des en-tête – EKKO Table des postes – EKPO Table des imputations – EKKN Table de l’historique commande - EKBE

Dictionnaire de données SAP utile Domaine achat – facture logistique Tables factures logistiques : Table des en-tête des factures logistiques – RBKP Table des postes des factures logistiques – RSEG Table des postes des factures logistiques / imputation – RBCO

Dictionnaire de données SAP utile Domaine mission Tables mission /déplacement : Table des données de déplacement - PTRV_HEAD Table des statistiques de déplacement /affectation des coûts – PTRV_COS Table des statistiques de déplacement /montant déplacement – PTRV_SHDR Tables mission /facture : Table des déplacements / transfert FI/CO / en-tête - PTRV_DOC_HD Table des déplacements / transfert FI/CO / lignes - PTRV_DOC_IT

Dictionnaire de données SAP utile Domaine vente Tables vente: Table des documents commerciaux / en-tête : VBAK Table des documents commerciaux / poste : VBAP

Dictionnaire de données SAP utile Domaine comptabilité Tables comptabilité : Table des en-tête : BKPF Table des postes (table cluster) : BSEG Comptabilité : index secondaire pr comptes généraux : BSIS Comptabilité : index secondaire pr comptes généraux/poste rapproché : BSAS Index secondaire comptable pour fournisseurs : BSIK Index secondaire comptable pour fournisseurs/poste rapproché : BSAK Index secondaire comptable pour clients : BSIK Index secondaire comptable pour clients/poste rapproché : BSAK D’autres tables d’index ….. Commençant par BSXX

Dictionnaire de données SAP utile Domaine tiers Tables des fournisseurs : Données générales : LFA1 Données société : LFB1 Données achat : LFM1 Tables des clients : Données générales : KNA1 Données société : KNB1 Données vente : KNVV

3 SAP QUERY

SAP Query Introduction Gestion des Info-sets Gestion des requêtes

SAP QUERY Introduction SAP Query est un outil assez complet qui permet de définir différentes formes de rapports et de tableaux statistiques SAP Query a été conçu pour des utilisateurs avec peu ou pas de connaissance en programmation SAP (une connaissance en programmation est néanmoins nécessaire à minima pour développer des états complexes comportant des zones de calcul). SAP Query contient 3 fonctions principales: Groupes d’utilisateur : transaction SQ03 Info-sets : transaction SQ02 Requêtes : transaction SQ01

SAP QUERY Introduction La gestion des groupes d’utilisateurs permet de gérer par environnement de travail les utilisateurs finaux habilités à créer/modifier des queries pour certains info-sets

SAP QUERY Introduction La gestion des info-sets permet de gérer les environnements de travail nécessaires à la création/modification/exécution des requêtes. Un info-set est la base de données sur laquelle les queries sont construites.

SAP QUERY Introduction La gestion des requêtes permet de lancer les queries prédéfinies, de créer ou de modifier des queries en fonction des habilitations définies dans le groupe d’utilisateurs.

SAP Query Introduction Gestion des Info-sets Gestion des requêtes

SAP QUERY Gestion des info-sets Titre et base de données : Les informations générales contenues dans cet écran sont : le nom et le groupe d'autorisations. Vous pouvez également voir quelle est la source de données de l'Infoset.

SAP QUERY Gestion des info-sets Jointure : En règle général, la source de données d’un info-set correspond à plusieurs tables liées entre elles par des jointures. Le système propose par défaut des jointures standard que vous pouvez modifier et/ou compléter.

SAP QUERY Gestion des info-sets Groupe de zones : Avec les groupes de champs, vous pouvez regrouper les champs par catégorie ou par table, comme vous le désirez. Un champ ne peut faire partie que d'un seul groupe de zones.

SAP QUERY Gestion des info-sets Autres fonctions : Dans cette fenêtre, vous pouvez rajouter de nouvelle table, de nouveau champ, de nouvelle structure ou de nouvelle ligne de code. Seule l'ajout d'une nouvelle table ne nécessite pas l'écriture de code ABAP. Chaque objet possède un numéro de séquence qui indique à quel moment il sera exécuté. Le numéro de séquence n'est pas unique, si les éléments n'ont aucun rapport entre lui peuvent être exécuté en même temps

SAP QUERY Gestion des info-sets Champs additionnels : Avec les champs additionnels, vous pouvez réaliser tous que vous voulez. Vous pouvez définir le type de données à ajouter ou vous êtes reconnus pouvez utiliser le même type qu'une autre donnée connue. Après avoir défini votre nouveau champ il vous est obligatoire d'écrire un morceau de code ABAP pour définir son contenu. Vous devez pour cela, utiliser l'onglet « code ». N'oubliez surtout pas de rajouter ce nouveau champ à un groupe de zones. Cela est obligatoire.

SAP Query Introduction Gestion des Info-sets Gestion des requêtes

SAP QUERY Gestion des requêtes : sélection des champs Écran de définition du titre et du formatage : Cet écran permet de définir des informations générales sur le rapport : le titre, une adaptation, le nombre de lignes maximum par page, la taille des colonnes, la largeur du tableau, une variante standard, l'exécution obligatoire une variante, l'autorisation de changer des variantes, le format d'impression et le format par défaut de sortie.

SAP QUERY Gestion des requêtes : sélection des champs Écran de sélection des groupes de zones : Dans cet écran, vous pouvez choisir les groupes de zones que vous voulez utiliser. Les groupes de zones sont définis lors de la création de l'Infoset .

SAP QUERY Gestion des requêtes : sélection des champs Écran d’options de zone : Cette fenêtre permet de visualiser les champs que vous aurez dans votre rapport. Il permet d'en ajouter ou d'en supprimer. Malheureusement il ne permet pas de changer l'entête du champ. Il faudra se rapporter à la définition de l'Infoset .

SAP QUERY Gestion des requêtes : sélection des champs Écran de sélection : Cette fenêtre permet de sélectionner les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre écran de sélection. Cela vous permet de filtrer les données, pour obtenir que le résultat voulu. Il peut également redéfinir dans cette fenêtre, le libellé vu par l'utilisateur lors de la sélection. On peut également désactiver la sélection multiple et la sélection générique.

SAP QUERY Gestion des requêtes : conception de la présentation Sélection des zones de sélection et de liste : Cette fenêtre permet de sélectionner les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre écran de sélection et dans la liste.

SAP QUERY Gestion des requêtes : conception de la présentation Mise en forme de la liste : Cette fenêtre permet de mettre en forme la liste d’affichage. Il est possible de déplacer des colonnes, de renommer des colonnes, de définir des tris et des totaux par défaut.

4 REPORT PAINTER

Report Painter Introduction Gestion des tableaux de bord Transport des états

Report Painter Introduction Report Painter permet de créer des tableaux de bord de gestion : la définition d ’état est facile et flexible avec une maîtrise directe de la mise en page. C’est l’outil du contrôleur de gestion et budgétaire. Report Painter ne nécessite pas la connaissance de la programmation SAP. Report PainterAP contient 3 fonctions principales: Gestion des requêtes : transactions GRR1/GRR2/GRR3/GR34 Gestion des groupes d’état : transactionsGR51/GR52/GR53/GR54/GR55 Gestion des transport : transactions GR57/GR58/GR59/GCTR

Report Painter Introduction Gestion des tableaux de bord Transport des états

Report Painter Gestion des tableaux de bord : bibliothèque d’état Les bibliothèques d’état Les bibliothèques permettent de reprendre de la table de reporting les caractéristiques, les ratios de base et les colonnes prédéfinies dont vous avez besoin pour vos états Report Painter personnalisés. Le nom de la table est enregistré dans l’en-tête de chaque bibliothèque.

La bibliothèque utile pour le reporting budget est 4FM Report Painter Gestion des tableaux de bord : processus de création d’un état report painter Sélection d’une bibliothèque pour vos états La bibliothèque utile pour le reporting budget est 4FM

Report Painter Gestion des tableaux de bord : processus de création d’un état report painter Définition de l’état : Pour créer un état report painter vous devez exécutez les étapes suivantes : Définir les colonnes de l’état à l’aide des caractéristiques, des ratios et des colonnes prédéfinies qui ont été sélectionnés pour la bibliothèque à laquelle appartient l’état. Définir les lignes de l’état à l’aide des caractéristiques sélectionnées pour la bibliothèque à laquelle appartient l’état. Définir les critères de sélection de vos données d ’état. Les critères de sélection sont des caractéristiques utilisées pour sélectionner les données de tout l’état. Vous ne pouvez pas saisir de caractéristiques comme critères de sélection de données si elles sont déjà utilisées dans des lignes ou des colonnes de l’état.

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Sélections générales Lignes Colonnes

Caractéristiques sélectionnées comme critères de lignes Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Lignes Caractéristiques disponibles Permet de définir des groupes de données de base ou des valeurs par défaut Caractéristiques sélectionnées comme critères de lignes

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Ratio prédéfini dans la bibliothèque Colonnes Caractéristiques disponibles Permet de définir des groupes de données de base ou des valeurs par défaut Caractéristiques sélectionnées comme critères de filtre du ratio

Caractéristiques sélectionnées comme critères de sélection générale Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Sélections générales Caractéristiques disponibles Permet de définir des groupes de données de base ou des valeurs par défaut Caractéristiques sélectionnées comme critères de sélection générale

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Il est possible de définir des colonnes de calcul à partir d’autres colonnes : exemple colonne pourcentage

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Il est possible de masquer des colonnes

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Il est possible de piloter la largeur/longueur de l’état, les zones de cumul, les zones description et/ou clef des caractéristiques de lignes, …

Report Painter Gestion des tableaux de bord : création d’un état en référence à un état existant Il est possible de définir des variations utiles lors de la navigation de l’état

Affectation à un groupe d’état Report Painter Gestion des tableaux de bord : processus de création d’un état report painter Affectation à un groupe d’état Après avoir défini un état, vous devez l’affecter à un groupe d’états. Un groupe d’états peut contenir un ou plusieurs états de la même bibliothèque. Toutefois, les états partageant des données identiques sélectionnent leurs données plus rapidement et améliorent les temps de traitement. A chaque modification d’un état, il est nécessaire de régénérer le groupe d’état

Report Painter Gestion des tableaux de bord : processus de création d’un état report painter Le groupe d’état peut être créé via la transaction de gestion des groupes d’état ou directement lors de la création d’un état

Génération du groupe d’état Permet de configurer des états drill-down Report Painter Gestion des tableaux de bord : processus de création d’un état report painter Génération du groupe d’état Permet de configurer des états drill-down États affectés

Report Painter Introduction Gestion des tableaux de bord Transport des états

Report Painter Gestion des transports Les états/groupes d’états définis ne sont pas transportés automatiquement d’un environnement à un autre. Il est nécessaire de procéder à un transport manuel, soit via un ordre de transfert (ordre de transport), soit par export/import via un fichier texte

5 ABAP QUERY

ABAP QUERY Les états ABAP QUERY sont des états développés via les outils de développement SAP (ABAP Workbench). Il est nécessaire de bien maîtriser la langage ABAP (profil développeur) pour créer des états ABAP QUERY. La transaction SE38 permet de créer/modifier/afficher un programme ABAP.

ABAP QUERY Liste ALV Liste ABAP classique

6 Langage ABAP : notions

Langage ABAP notions Déclaration des variables Déclaration de variables locales DATA: text_buffer TYPE string VALUE `Text`,       count TYPE i VALUE 1,       price TYPE p DECIMALS 2 VALUE '1.99'. Déclaration de structure interne DATA: i_struct like FMIOI. Déclaration de tables internes : une table interne permet de stocker en mémoire dans le programme une sélection de données à des fins de traitement. DATA: BEGIN OF STRUCTURE i_struct OCCURS 10. INCLUDE FMIOI. DATA: END OF STRUCTURE i_struct.

Langage ABAP notions Déclaration des variables Déclaration des tables transparentes TABLES : FMIOI, KBLK, EBKN.

Langage ABAP notions Instructions conditionnelles Instruction IF IF log_exp1.   [statement_block1] [ELSEIF log_exp2.   [statement_block2]] ... [ELSE.   [statement_blockn]] ENDIF. Instruction CASE CASE operand.   [WHEN operand1 [OR operand2 [OR operand3] ...].     [statement_block1] ]   ...   [WHEN OTHERS.     [statement_blockn] ] ENDCASE.

Langage ABAP notions Instructions conditionnelles Instruction CHECK CHECK log_exp .

Langage ABAP notions Traitements des tables internes/structures Instruction READ READ TABLE itab { table_key                 | free_key                 | index } result. Instruction LOOP AT …. ENDLOOP. LOOP AT itab result [cond].   ... ENDLOOP.

Langage ABAP notions Lecture des données contenues dans les tables transparentes Instruction SELECT Variante 1 : pour lire plusieurs lignes SELECT result        FROM source        INTO|APPENDING target        [[FOR ALL ENTRIES IN itab] WHERE sql_cond]        [GROUP BY group] [HAVING group_cond]        [ORDER BY sort_key].   ... ENDSELECT. Variante 2 : pour lire la première ligne SELECT SINGLE result        FROM source        WHERE sql_cond].

Langage ABAP notions Lecture des données contenues dans les tables transparentes Code retour SY-SUBRC = 0  OK SY-SUBRC <> 0  KO

Langage ABAP notions Affectation MOVE TO équivalent au signe égal MOVE source {TO|?TO} destination. destination {=|?=} source.

Langage ABAP notions Exemple de programme simple TABLES : KBLE, FMFCTRT, FMFCTR. DATA : i_mont like kblp-hworig. ……. * clear i_mont. SELECT SUM( WTABB ) FROM kble INTO i_mont WHERE belnr = kblk-belnr. if sy-subrc = 0. zzmt_facture = i_mont. endif.

Applications SAP Query 7 Applications SAP Query

Applications SAP Query Lecture des queries existantes Modifications de queries existantes Création de l’info-set budget Construction de requêtes budget

Applications Report Painter 8 Applications Report Painter

Applications SAP Query Analyse des SAP Queries existantes Modifications des SAP Queries existantes Création de nouveaux tableaux de bord DFI

Présentation Infocentre BW 9 Présentation Infocentre BW

SAP BW Les fonctionnalités clefs de SAP BI-BW sont : L’entreposage des données, Accès aux données et présentation : OLAP (online analytical processing), datamining, gestion des alertes Conception de requêtes, reporting et analyse

SAP BW ODS Budget standard Description 0PU_IS_PS_41 Budget (enregistrement de totaux) 0PU_IS_PS_42 Postes individuels budget (BCS) 0PU_IS_PS_43 Pièces de saisie du budget (BCS) 0PU_IS_PS_44 Budget pour fonds engagés et montant engagé 0PU_IS_PS_31 Postes individuels d’engagement dans comptabilité budgétaire 0PU_IS_PS_32 Postes individuels FI dans comptabilité budgétaire 0PU_IS_PS_33 Postes individuels CO dans comptabilité budgétaire

SAP BW Flux mise en place actuellement ZC_NCBC ZO_BUD_T ZO_ENR_T 0PU_IS_PS_41 0PU_IS_PS_2 FMBDT FMIT

SAP BW Requêtes actuelles Budget NCBC Exécution budgétaire NCBC Budget de dépense Budget de recette Charges et produits calculés Budget de dépense Budget de recette Charges et produits calculés

SAP BW Exemple de définition d’une requête : NCBC Budget de dépense

Questions, remarques, réactions… FIN Questions, remarques, réactions…