Programme de travail et budget annuel (PTBA) Dec 2010

Objet Pourquoi est-il nécessaire? Le PTBA est peut-être l’outil de gestion le plus important d’un projet et il constitue, avec l’accord de financement, la base juridique des dépenses. C’est un outil de planification de l’exécution garantissant l’efficacité et l’impact en matière de développement, assurant que des étapes progressives sont franchies vers la réalisation des objectifs et des résultats d’un projet ,et servant de base au S&E Pourquoi est-il nécessaire? Exposé et intégration des priorités de la direction concernant l’exécution, prévision des besoins d’achat et facilitation de la mobilisation du personnel et des moyens selon les besoins Obligation juridique pour le déblocage des fonds de la part des donateurs Outil de contrôle des coûts, d’examen et d’évaluation de la performance et de la réalisation des objectifs chaque année

Procédures Présentation dans les délais du projet de PTBA au FIDA (comme stipulé dans l’accord de financement) FIDA (CPP) – “pas d’objection” au projet de PTBA, à envoyer dans les 30 jours Finalisation du PTBA par l’UGP (dans les délais stipulés dans l’accord de financement mais avant le début de l’année d’exécution) On ne saurait trop insister sur l’importance d’un bon PTBA– ce n’est pas seulement une question de procédures ou de calendrier!

Objectifs du PTBA C’est un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le processus de gestion et les objectifs Ce mécanisme doit comprendre pour chaque composante/catégorie: Définition des responsabilités Détermination des activités de terrain des communautés et des bénéficiaires Préparation complète sur la base des objectifs réalisables et conformément à l’accord de financement Planification des moyens requis (y compris les ressources humaines) et des produits Respect rigoureux du cycle budgétaire dans l’établissement du PTBA Intégration du PTBA dans le processus de suivi physique, financier, technique et de l’impact

Détermination du contenu Pas de contenu type La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les spécificités du projet + les plus importantes expériences passées Les informations et instructions générales suivantes peuvent être prises en compte: Règles financières du gouvernement/circulaires du Trésor fixant le calendrier budgétaire et donnant des instructions sur le contenu et la présentation Rapport de conception du projet (s’il est pertinent, habituellement, au début seulement de l’exécution d’un projet car il est ensuite dépassé à l’épreuve des réalités) – conception du projet, détail des coûts et description des objectifs de développement – établit les plans à long terme, les composantes indicatives et les limites des catégories, et donne des information sur ceux-ci Accord financier – juridiquement contraignant Apports de bénéficiaires et propositions des communautés 5

Qui doit participer et de quelle façon? Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du document final Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens Partenaires d’exécution Bénéficiaires/ parties prenantes Représentants régionaux/ de district Principes de base concernant les bonnes pratiques de planification financière à suivre (non limitatif): Ponctualité et exactitude de l’élaboration Meilleure estimation possible des moyens (y compris les ressources humaines) nécessaires à la réalisation des produits et des résultats prévus Définition claire des objectifs Compréhension pleine et claire du fait que les données financières présentées seront utilisées comme instrument de gestion, sur la base des centres de responsabilité établis Garantir la pleine participation des parties prenantes dans les régions et les districts 6

Présentation générale Résumé des progrès accomplis, de la performance et des enseignements tirés depuis l’entrée en vigueur Description du Plan de travail de l’année en cours, y compris les objectifs (pourquoi?), les activités (comment?), les produits et résultats (quoi?), les moyens nécessaires, le dispositif d’exécution (quand?), les responsabilités institutionnelles (qui?), les indicateurs clés de S&E, etc. Activités de S&E (analyse comparative, exploitation du système de S&E); données axées sur l’impact concernant les villages et ménages participants, les résultats attendus, etc. Données quantitatives sur les moyens prévus sous forme de tableau indiquant: les objectifs physiques et financiers détaillés, les sources de fonds, les tableaux budgétaires récapitulatifs Calendriers et délais mensuels/trimestriels relatifs aux activités

Éléments détaillés Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments clés… Introduction Activités & échéancier des moyens Plan de passation des marchés Calendrier récapitulatif de la formation et de l’assistance technique Plan budgétaire et financier

Exemple de contenu 1. Introduction Aperçu du programme Planification annuelle et présent PTBA 2. Progrès de l’exécution et de la performance à ce jour Performance globale Progrès par composante et par région 3. Stratégies du projet et priorités pour l’année suivante 3.1 Opportunités et contraintes, et mesures requises 3.2 Axe stratégique 3.3 Composante 1 - activités, moyens, produits, résultats attendus, etc. 3.4 Composante 2 – etc. 4. Budget annuel consolidé Appendice 1: cadre logique annuel Appendice 2: Plan de passation des marchés Appendice 3: Plan de développement du personnel Appendice 4: Budget par région

Vérification du contenu - Conseils Le PTBA est-il complet? Comprend-il une récapitulation des progrès, activités, l’échéancier des moyens, les budgets, le plan de passation des marchés, le calendrier de la formation/AT? Le plan de travail est-il lié au cadre logique du projet (activités, moyens, produits)? L’orientation stratégique ressort-elle suffisamment du plan de travail (et de ses subdivisions par composante)? Les moyens et les produits ont-ils été correctement quantifiés, y a-t-il cohérence entre les moyens et les produits, et des liens avec les résultats attendus? Les calendriers d’exécution paraissent-ils réalistes, les étapes/objectifs appropriés? A-t-on des preuves qu’un système adéquat de S&E est en place et fonctionne? Les mesures et les activités de suivi et de rapport concernant l’impact sont-elles adéquates? Le budget est-il généralement cohérent avec les activités , moyens et produits prévus?

PTA de la première année Plan d’action pour l’année à venir Responsabilités Déterminer quels contrats/achats doivent être passés et comment Principal instrument de mesure des progrès en matière d’efficacité et d’impact sur le développement

UGP: Véhicules et matériel de bureau Moyens classiques pour la première année UGP: Véhicules et matériel de bureau Sous-traitance Véhicules TT Ordinateurs de bureau et portables; imprimantes; logiciels télécopieur; photocopieuse; téléphones Mobilier de bureau; climatiseurs Articles et fournitures de bureau, etc. Logiciel de comptabilité Cours d’anglais Cours d’informatique Assistance technique Dépenses courantes Spécialiste de la passation des marchés/contrats Spécialiste du suivi-évaluation Autre assistance technique selon les besoins Traitements et indemnités UGP Exploitation et entretien des véhicules Exploitation et entretien des bureaux services collectifs et fournitures

Éléments supplémentaires du PTBA À partir de la deuxième année du projet, le PTBA consolidé comprendra les principaux éléments supplémentaires suivants: Progrès matériels accomplis l’année précédente, avec données quantitatives Progrès financiers accomplis l’année précédente, y compris dépassements de coûts et économies, analyse des flux de fonds provenant des bailleurs Exécution des marchés Contraintes et problèmes rencontrés l’année précédente et recommandations pour les résoudre; bonnes pratiques à appliquer à plus grande échelle Enseignements tirés et justification des activités proposées 13

Merci