Recruter pour créer un nouveau club & les premières réunions du nouveau club

Qu'est-ce que cela signifie que d'être Lion Qu'est-ce que cela signifie que d'être Lion ? A quel moment êtes-vous devenu un “Lion de coeur” ?

Que vendons-nous ?

Tout d'abord et à priori, il faut … Comprendre que vous ne vendez pas un produit, vous vendez son rêve à la personne. Et Il faut croire en vous-même et à l'association.

Trois stratégies principales pour créer un nouveau club Basée sur les recommandations Groupe qui existe déjà Démarchage / Recrutement Bien entendu, ces stratégies sont souvent combinées !

Formation d'aujourd'hui Apprendre les compétences requises pour réussir à recruter. Se concentrer sur l'identification et le recrutement des responsables. Assurer un suivi après le départ du consultant. Préparer et animer les premières réunions du nouveau club.

Recrutement Une des façons les plus efficaces de recruter pour un nouveau club est de prendre contact directement avec les personnalités de la communauté et les entreprises commerciales. La plupart des gens ont entendu parler des Lions mais ne savent pas très bien ce que nous faisons. Dans de nombreux cas, ils n'ont pas rejoint un club tout simplement parce qu'ils n'ont jamais été invités.

Recrutement Il est indispensable de prendre contact avec les dirigeants de la communauté parce que : ils sont conscients des besoins de leur communauté ils ont les moyens de faire une différence ils sont d'habitude conscients de l'existence des organisations dans la communauté, comme les Lions ils ont les compétences de chef de file nécessaires pour donner au nouveau club une base solide ils ont la possibilité de recruter d'autres dirigeants

Recrutement Il est important de recruter les habitants de la communauté parce que : ils s'intéressent directement à leur communauté ils sont conscients des besoins de celle-ci ils peuvent recruter d'autres personnes qui s'intéressent à la communauté

Recrutement Equipes chargées du recrutement : Eteindre les portables ou les mettre en “vibration” Se répartir en équipes de deux ou trois personnes Désigner une personne seulement pour prendre des notes Chaque équipe doit se munir d'un nombre important de formulaires de demande, d'un bloc notes de papier rayé, d'un stylo, d'une enveloppe et d'insignes de membres fondateurs / Lions

Le bénévole d'aujourd'hui peut ne pas connaître certaines traditions et certains rites d'un Lions Club déjà fondé. Nous constatons souvent que les nouveaux membres de club préfèrent ne pas porter la veste traditionnelle de Lions club.

Recrutement Aborder un nouveau membre potentiel : Marcher d'un bon pas Demander à parler au dirigeant de l'entreprise / dans la communauté Le saluer avec un sourire et lui serrer la main avec fermeté Toujours rester positif !

Aborder un nouveau membre potentiel (suite) : Recrutement Aborder un nouveau membre potentiel (suite) : Présentez-vous (votre nom et le fait que vous faites partie du Lions Clubs International) Lui demander s'il connaît le Lions Clubs International Quelle que soit sa réponse, expliquer que “les Lions clubs sont des organisations dans la communauté composées d'hommes et de femmes qui s'intéressent à leur communauté et désirent l'améliorer.” Mentionner Helen Keller et la convention de 1925 pendant laquelle elle a incité les Lions à aider les non voyants et les déficients visuels. Mentionner que chaque club est autonome.

Recrutement Expliquer que vous rencontrez les responsables des commerces et professions de la communauté pour créer un Lions club, parce qu'ils constituent une partie importante de la collectivité Expliquer le temps qu'il faut y consacrer (3-4 heures par mois) Expliquer que les droits de charte, réglés une seule fois, s'élèvent à 30 $US et que les cotisations sont fixées par le club (environ 5 à 7 $US par mois) Préciser la date et l'heure de la première réunion Demander s'il souhaite devenir Lion

Recrutement Si le membre potentiel s'y intéresse, lui demander de remplir la demande de charte et de régler les droits de charte de 30 $US. Si vous recevez les 30 $US, remplir la carte d'affiliation Lui présenter son insigne de membre fondateur Lions Expliquer qu'il aura la possibilité de distribuer ses cartes de visite à la première réunion. S’il ne s'y intéresse pas, le remercier pour son temps. Lui donner les informations nécessaires au cas où il changerait d'avis. Demander si d'autres personnes pourraient s'y intéresser Qu'il rejoint le club ou non, TOUJOURS demander une autre recommandation.

Recrutement N’oubliez pas : IL FAUT S'EXERCER, S'EXERCER, S'EXERCER ! N'ayez pas peur d'entendre le mot “NON !” Il s'agit peut-être d'un état d'esprit provisoire. FAITES DE VOTRE MIEUX ! Vous n'aurez peut-être jamais plus l'occasion de faire une bonne impression à la première rencontre. IL FAUT S'EXERCER, S'EXERCER, S'EXERCER ! (Avant de rencontrer les membres potentiels)

Conseils sur le recrutement Toujours commencer par le haut N'attendez pas plus de 10 minutes Trouver des façons de passer au-delà de la réception Chercher des indices dans leur bureau N'apportez pas trop de documentation avec vous Toujours apporter une carte de visite ! Habillez-vous correctement – Une tenue de ville est toujours impressionante ! Soyez toujours positif et laissez-les de bonne humeur !

D'autres conseils pour recruter Rappeler au membre potentiel que l'affiliation au Lions est une excellente façon de créer un réseau de connaissances. Lui donner la possibilité de parler de son entreprise pendant la première réunion et de distribuer ses cartes de visite. Acheter un contenant en plastique pour tenir les cartes de visites et montrer les entreprises qui ont déjà été recrutées.

Cotisations et droits d'entrée actuels Les droits d'entrée suivants s'appliquent depuis juillet 2008 Droits d'entrée : 30 $US pour les nouveaux membres fondateurs 20 $US pour les nouveaux membres transférés 25 $US pour les nouveaux membres qui rejoignent un club déjà fondé Cotisations internationales annuelles : Les cotisations internationales s'élèvent actuellement à 39,00 $US par an. Elles sont facturées tous les six mois et au pro rata dans le cas des nouveaux membres fondateurs. Les nouveaux membres doivent aussi régler les cotisations de district et de district multiple

Membres Etudiants : Les étudiants qui ont 30 ans ou moins ne règlent pas les droits d'entrée et ne paient que la moitié des cotisations internationales annuelles. (N.B. : Les étudiants doivent régler les cotisations d'une année entière au moment de la création du club.) Membres de la famille : Le premier membre de la famille règle les droits d'entrée et les cotisations en entier. Au maximum quatre membres supplémentaires de la famille se font dispenser de régler les droits d'entrée et ne paient que la moitié des cotisations internationales annuelles (réduction de 19,50 $US).

Exercices pour recruter

Le suivi IL FAUT COMMENCER LE SUIVI IMMEDIATEMENT SI VOUS VOULEZ REUSSIR ! Il faudra trouver une personne ou un groupe qui accepte de recevoir et de donner suite à chaque recommandation.

Suivi des membres potentiels Trier les personnes contactées en trois catégories Groupe no. 1 : Membres fondateurs Groupe no. 2 : Candidats possibles très intéressés Groupe no. 3 : Autres membres potentiels

Suivi des membres potentiels Lettre personnalisée : Utiliser le papier à en-tête du district ou du club parrain. Réunir un groupe de bénévoles chargés de préparer les lettres. Veiller à ce que quelqu'un relise et corrige chaque lettre. Signer chaque lettre, ajouter un petit mot personnel. Des lettres à titre d'échantillon se trouvent dans le dossier de l'atelier de travail.

Suivi des membres potentiels Communication téléphonique personnelle : Téléphoner quelques jours avant la réunion Rappeler au nouveau membre potentiel d'emmener un ami ou un membre de famille qui pourrait être intéressé Relancer les candidats possibles qui n'ont pas pu venir à la réunion Leur donner un résumé de la réunion et préciser la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion.

Suivi des membres potentiels Visite personnelle : Si l'on avait dit au membre potentiel que quelqu'un viendrait pour le relancer ou récupérer un chèque. Si vous êtes dans la région et si le membre potentiel n'était pas disponible auparavant. Rendre visite aux nouveaux Lions qui ont manifesté le désir de devenir officiels.

Suivi des membres potentiels Courriel personnel : Envoyer avant la réunion à titre de rappel Ne PAS utiliser les courriels comme seul mode de communication.

Premières réunions du nouveau club

Quand et où Quand : La première réunion doit se tenir 7-14 jours après le recrutement pour permettre un suivi adéquat. Où : Un lieu dans la région où le nouveau club sera situé L'organisateur du club doit fixer la date, l'heure et le lieu de la réunion avant l'atelier de travail.

Responsabilités du club parrain Le club parrain joue un rôle essentiel dans l'évolution du nouveau club et doit consciencieusement offrir son soutien pour aider les nouveaux officiels à gérer leur club.

Responsabilités du club parrain Pour soutenir efficacement le club, la plupart des clubs parrains : Recommandent deux Lions guides certifiés devant être nommés par le gouverneur de district. Assurer un suivi intensif des membres potentiels. Achètent les rafraîchissements et autres fournitures requises pour les premières réunions du club. Co-parrainent les oeuvres sociales et collectes de fonds avec le nouveau club. Accueillent la soirée de remise de charte

Responsabilités du club parrain (suite) Invitent les nouveaux officiels de club à leur réunion afin qu’ils puissent profiter de l'expérience des clubs déjà bien établis. Encouragent les nouveaux officiels de club à assister aux formations de zone et de district. Veillent à ce que le nouveau club réalise les buts fixés par les membres du nouveau club.

La première réunion Objectif : Commencer à faire évoluer le club. Fixer une direction ou un but concernant les services rendus par le nouveau club. Ne vous inquiétez pas si le nombre de personnes présentes est moins important que prévu.

Quelques conseils pour encourager l'assiduité aux réunions : La première réunion Quelques conseils pour encourager l'assiduité aux réunions : Envoyer un courriel à chaque candidat possible dans un délai de 24 heures après avoir fait sa connaissance. Envoyer des lettres de suivi à chaque candidat possible dans un délai de 48 heures après avoir fait sa connaissance. Téléphoner à tous les candidats possibles qui ont indiqué qu'ils assisteraient à la réunion, dans un délai de trois jours après la rencontre. Leur rappeler d'apporter des cartes de visite, s'ils le veulent. Encourager les candidats à inviter leurs amis et d'autres personnes qui s'intéressent à leur communauté et aimeraient éventuellement participer aux activités du club.

Installation de la salle La première réunion Installation de la salle Installer la salle pour moins de gens que prévus. Disposer les tables en carré pour que les participants se regardent en face. Garder sur place une provision de demandes d'affiliation à donner aux candidats. Rafraîchissements Ne pas servir de repas mais seulement une collation légère : biscuits et boissons non alcoolisées (sauf dans le cas des réunions qui ont lieu au déjeuner). Autres suggestions Installer une table avec le matériel suivant : porte-noms, feuille de présences, exemplaires du magazine Lion. Penser à faire jouer une vidéo Lions, comme le bulletin LQ, lorsque les gens arrivent. Tenir la réunion dans un endroit tranquille pour avoir le minimum de distractions.

La première réunion Les Lions qui doivent y assister Le nombre de bénévoles ne doit pas dépasser le nombre de futurs membres fondateurs potentiels. Parmi les Lions clés, l'organisateur et deux Lions guides certifiés doivent être présents.

Tenue vestimentaire requise La première réunion Tenue vestimentaire requise Les bénévoles doivent s'habiller d'une manière professionnelle. Sans le faire exprès, en portant une veste les participants risquent de faire croire que tous les membres Lions sont obligés de porter une veste.

LE BENEVOLE DE NOTRE EPOQUE se concentre sur le service rendu et moins sur les tâches administratives, les titres et l'histoire.

LE BENEVOLE DE NOTRE EPOQUE s'intéresse plus aux accomplissements d'une organisation et moins aux titres et au protocole.

La première réunion 1. Accueillir chaque participant en personne. 2. Commencer et terminer la réunion à l'heure (60 minutes). 3. Souhaiter la bienvenue au groupe et demander à chaque participant de se présenter et de dire quelques mots sur sa vie personnelle et son activité professionnelle. 4. Présenter les Lions qui participent à la réunion en précisant qu'ils sont présents pour aider le nouveau club.

La première réunion 5. Présenter ensuite un aperçu global des activités des Lions et des avantages de l'affiliation. (Cela doit prendre moins de 10 minutes) Aperçu global de l'affiliation Lions Historique du Lions Clubs International (2 – 3 min) Avantages de l'affiliation (2-3 min) Projets exceptionnels parrainés par les Lions de la région (2 - 3 min) Expliquer que chaque club est unique et choisit ses propres oeuvres (1 minute au maximum) Demander aux participants s'ils connaissent les activités des Lions.

La première réunion 6. Demander aux participants de dire comment un Lions club peut aider leur communauté. Lorsque la discussion perdra de l'entrain, Demander aux participants de citer un aspect qu'ils aiment de leur communauté. Demander aux participants de citer un aspect de leur communauté qui pourrait être amélioré. Discuter des façons de changer les choses. Expliquer brièvement comment un Lions club pourrait aider les participants à atteindre leur but.

La première réunion 7. Mentionner qu'il y des frais reliés à la création d'un Lions club. Expliquer à fond les cotisations des membres : Droits de charte : 30 $US Mentionner les réductions pour les familles et les étudiants. Donner une idée des cotisations annuelles. Expliquer que les cotisations de club incluent les cotisations de club, district, district multiple et internationales Les cotisations nous aident à rendre 100 % à la communauté. La LCIF s'est fait attribuer quatre étoiles par une société indépendante qui évalue les charités. La LCIF dépasse les normes et sa performance est meilleure que la plupart des organismes caritatifs semblables.

La première réunion 8. Demander aux participants de réfléchir aux types de projets qui pourraient être réalisés par le club et les inviter à emmener un ami à la réunion suivante. 9. Expliquer que le Lions club définira davantage ses premières oeuvres et commencera à les mener à bien après la prochaine réunion. Tenir les élections des officiels, si la situation s'y prête. 11. Faire vos projets pour la prochaine réunion ! Pour maintenir un élan positif, la deuxième semaine doit avoir lieu une semaine après la première. Demander aux participants de fixer la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion. Les encourager à inviter d'autres personnes.

Adresser une lettre aux candidats possibles Maintenir l'élan ! Après la première réunion, une équipe de Lions doit : Adresser une lettre à chaque participant en faisant un résumé de la réunion Adresser une lettre aux candidats possibles Encourager les nouveaux membres à recruter Prendre contact avec les gens qui avaient été recommandés pendant la réunion pour les inviter à la prochaine réunion. Continuer à prendre contact avec d'autres gens dans la communauté.

La deuxième réunion Il peut y avoir un plus grand nombre de présences. Les personnes qui y assistent seront plus décidées à créer le club. Installation de la salle et rafraîchissements Les mêmes que pour la première réunion.

La deuxième réunion Evaluer vos participants : Si la plupart sont là pour la première fois, vous voudrez peut-être répéter ce qui a été dit à la réunion précédente et raconter en plus grand détail l'histoire des Lions. Si la plupart des participants étaient à la première réunion, commencer à planifier la première oeuvre sociale.

La deuxième réunion Demander au groupe d'identifier trois projets qu'ils aimeraient entreprendre. Commencer une discussion ouverte à tous sur la réalisation possible des projets. Expliquer que pour avancer, le groupe doit présenter une demande formelle afin que les membres soient protégés par l'assurance resopnsabilité civile et puissent servir la communauté en tant que Lions.

La deuxième réunion Tenir les élections, remplir les documents et fixer la date d'une réunion avec les officiels de club pour commencer leur formation. Fixer la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion. Il est toujours préférable de faire approuver la charte du club pendant que l'enthousiasme est à son apogée.

La direction en transition IMPORTANT ! La direction en transition Le but est de développer un Lions club fort et indépendant.

Possibilités de relations publiques Faire la promotion du nouveau club en l'annonçant aux médias (journaux, stations de radio et chaînes de télévision locales). Différents communiqués de presse et spots publicitaires sont proposés par le LCI et peuvent être téléchargés du site www.lionsclubs.org. Chercher “Outils RP”. Des affiches ont été expédiés avec le matériel de l'atelier de travail pour aider à promouvoir le nouveau club et annoncer l'heure des réunions.

Soirée de remise de charte Les renseignements se trouvent dans le programme de Lion guide certifié

Titre de la Diapositive Le fait de partager l'expérience des Lions avec d'autres gens nous permet d'aider un plus grand nombre de personnes dans le besoin et les nouveaux clubs emmènent aussi de nouvelles idées, de nouveaux amis et de nouveaux dirigeants à notre organisation. La création des clubs est indispensable à l'avenir de notre association. Merci !