Optimist International ÉQUIPES PERFORMANTES BIENVENUE! Cet atelier exige une bonne préparation. Lisez les pages 1 à 4 du guide de l’animateur. Prenez note des lectures obligatoires. Assurez-vous d’avoir en main : Guide des participants Tableau de papier Marqueurs Rétroprojecteur (acétates) Ruban masque (pas inclus dans le guide de l’animateur) Rapport de présence (pas inclus dans le guide de l’animateur) Optimist International

OBJECTIFS DU MODULE ÉQUIPES PERFORMANTES Construire des équipes performantes et en faire partie. Aider à atteindre nos buts et nos objectifs. Parlez du fait qu’il peut être amusant de bâtir une équipe performante et d’en faire partie. Des équipes performantes peuvent accomplir plus de grandes choses pour les enfants qu’une seule personne ou une équipe inefficace. Les buts et les objectifs peuvent s’appliquer à tous les paliers de l’organisation; que ce soit au niveau du club ou au niveau du conseil d’administration international. Optimist International

Objectifs spécifiques d’apprentissage La dynamique et les compétences requises Les principes d’une communication efficace Comment on définit les rôles Comment reconnaître et exploiter les comportements utiles Comment éviter et surmonter les comportements nuisibles Les étapes menant à la prise de décisions et à la résolution de problèmes en équipe Avant le début de l’atelier, demandez aux participants de prendre quelques instants pour lire le paragraphe intitulé « Comment utiliser ce guide » qui se trouve à la page 1 de leur cahier. Optimist International

QU’EST-CE QU’UNE ÉQUIPE? Un groupe formé pour travailler ensemble. Une équipe est un groupe d’individus qui travaillent ensemble à résoudre un problème, à atteindre un objectif ou à définir un enjeu. Ensuite, dites-leur de se rendre à la page 2 de leur cahier (page 5 du guide de l’animateur). Vous pouvez utiliser un morceau de carton ou une feuille de papier pour parler des deux définitions contenues sur la diapositive jusqu’à ce que vous soyez prêt à aborder les deux points. DISCUSSION EN GROUPE : Demandez aux participants combien d’entre eux ont travaillé en équipe en milieu d’affaires. Choisissez une personne ou deux pour parler de leur expérience personnelle. Servez-vous du tableau de papier pour noter les réponses lorsque vous leur demander de définir le mot équipe. Après quelques réponses, servez-vous de cette rétroprojection pour révéler chaque définition. METTRE L’ACCENT SUR : Une équipe n’est jamais meilleure que ce qu’en font les membres. Quand on travaille bien ensemble, on forme une équipe efficace. Les équipes efficaces peuvent résoudre des problèmes, atteindre des objectifs et définir des enjeux. Optimist International

Minihistorique du travail d’équipe Mayo : a confirmé la relation entre les facteurs humains et la productivité Maslow : a fait le lien entre la motivation et le rendement Les rapports entre les membres d’une équipe sont importants Le monde des affaires a fait la preuve de l’importance des équipes et en a perfectionné la structure et l’usage Dites-leur de se reporter aux pages 2 et 3 de leur cahier ou servez-vous de cette diapositive et celle qui suit pour faire un résumé. Prenez note que les lectures obligatoires des participants ne font pas partie du guide de l’animateur. Optimist International

QU’EST-CE QUI FAIT QUE LES ÉQUIPES FONCTIONNENT? Le tout est plus grand que la somme de ses parties Chaque individu apporte au groupe son bagage personnel de talents, de connaissances, d’expériences, de relations, etc. En travaillant ensemble, une équipe peut toujours accomplir davantage Optimist International

DES AVANTAGES INTANGIBLES Un sentiment d’accomplissement L’épanouissement personnel L’esprit de corps La connaissance individuelle des autres Une plus grande participation aux activités Une mise en valeur de la réputation du club/d’Optimist International Nous savons comment réaliser des choses pour nos enfants! Optimist International

FORMER UNE ÉQUIPE EFFICACE Apprendre à se connaître S’entendre sur le but visé par l’équipe Recenser les ressources disponibles Établir les règles de conduite Optimist International

S’ENTENDRE SUR LE BUT VISÉ PAR L’ÉQUIPE Un regroupement temporaire : une fois l’objectif atteint, l’équipe se dissout Une équipe à mandat permanent : l’objectif à long terme Fixer des objectifs spécifiques Déterminer les responsabilités individuelles S’entendre sur les résultats escomptés Fixer un échéancier à respecter Optimist International

RECENSER LES RESSOURCES DISPONIBLES Quel est le budget disponible? A-t-on accès à l’équipement particulier dont on a besoin? Quelles sont les disponibilités exactes de chaque membre en terme de temps? Obtenez un engagement ferme là-dessus! Existe-t-il une documentation, d’autre information pertinente sur le sujet? Aurez-vous à collaborer avec d’autres groupes ou personnes? Optimist International

DES COMPORTEMENTS UTILES Envisager le travail d’équipe avec optimisme Être ponctuel aux réunions S’entraider Faire preuve de courtoisie Avoir l’esprit ouvert Être honnête Participer S’exprimer librement Être à l’écoute des autres S’en tenir au sujet et respecter l’emploi du temps Assumer sa part du travail Accomplir ses tâches et en assurer le suivi Être clair dans ses interventions Arriver aux réunions préparé Optimist International

DES COMPORTEMENTS NUISIBLES Critiquer sans arrêt, être négatif Tenter de dominer ou de monopoliser les réunions Manipuler les autres Mépriser un membre ou ses idées Afficher un air ennuyé ou désintéressé S’occuper de choses autres que celles en relation avec la réunion Bavarder ou discuter en petit comité durant les réunions Se contenter d’acquiescer à tout Éviter de prendre des décisions S’écarter du sujet Insulter les autres Attaquer les gens ou leurs idées Optimist International

Optimist International COMMUNICATIONS « faire conaître » « partager, (p. ex., des idées) » « s’exprimer de façon à être compris aisément et clairement » Les comportements influencent la communication! Optimist International

DIRIGER UNE ÉQUIPE PERFORMANTE Garder tous les membres « dans le coup » Remercier les monopolisateurs de leurs contributions, mais leur demander de laisser les autres participer Tout faire pour obtenir la participation de chacun Aider les membres à exprimer leurs points de vue clairement Mettre l’accent sur : Tous les membres doivent participer. Un membre qui ne participe pas prive l’équipe des forces qui lui sont propres. Optimist International

Comment obtenir la participation de chacun Faire circuler un bâton ou un autre objet parmi les membres du groupe. La personne qui le reçoit doit apporter sa contribution. Poser des questions ouvertes auxquelles on ne peut répondre par oui ou non. S’adresser directement aux membres qui ne participent pas Assigner à chacun des tâches spécifiques Demander tour à tour l’opinion de chacun Appliquer la rotation des rôles • Faire circuler un bâton ou un autre objet parmi les membres du groupe. La personne qui le reçoit doit apporter sa contribution. • Poser des questions ouvertes auxquelles on ne peut répondre par oui ou non. • S’adresser directement aux membres qui ne participent pas. • Assigner à chacun des tâches spécifiques. • Demander tour à tour l’opinion de chacun. • Appliquer la rotation des rôles. Optimist International

Les conflits et les comportements nuisibles Attaques personnelles ou idéologiques Critique systématique des idées ou des points de vue exprimés Manifestations de colère Manifestations de mépris à l’égard des coéquipiers ou de leurs opinions Refus de faire sa part du travail Passivité ou non participation Commérage Reportez-vous à la page 13 du guide de l’animateur. Présentez quelques exemples incluent sur cette diapositive et demandez aux participants d’autres exemples de conflits tirés de leur expérience. Optimist International

Optimist International Gérer les conflits Identifier/reconnaître les problèmes Agir promptement Une option : la technique de résolution des problèmes S’entendre en équipe sur une solution Exclure le fauteur de troubles de l’équipe Reportez-vous à la page 13 du guide de l’animateur. Des conflits vont nécessairement surgir. Les petits problèmes peuvent prendre des proportions désastreuses. Agissez rapidement. Technique formelle de résolution de conflits : Animer une discussion sur les comportements. Demandez aux membres de dresser une liste de choses – et non de personnes – qu’ils estiment être à la base des conflits. Demandez-leur de suggérer des solutions. Le chef d’équipe amorce la discussion et essaie d’obtenir un consensus. Des problèmes récurrents avec un membre en particulier peuvent nécessiter une rencontre en privé avec le coupable. S’il est impossible de résoudre le conflit, il se peut que l’on doive demander au responsable de se retirer de l’équipe. Optimist International

Reconnaître les efforts individuels Ne jamais manquer de souligner l’apport des membres et de les en féliciter individuellement Récompenser plus formellement les réalisations personnelles spéciales Cette discussion se trouve à la page 14 du guide de l’animateur. Les reconnaissances informelles peuvent être simples. Les chefs d’équipe ne doivent jamais manquer de féliciter et de remercier les membres pour leurs suggestions. Les marques de reconnaissance plus officielles incluent les plaques ou autres. Le prix de la reconnaissance importe peu. C’est la reconnaissance qui compte. L’à-propos et la manière ont aussi leur importance. La reconnaissance des efforts individuels contribue grandement au moral de l’équipe. Pour avoir du poids, les marques de reconnaissance tangibles ne doivent pas être remises à la légère. Optimist International

Animer les réunions d’équipe! Les instruments de base pour une réunion confortable L’équipement approprié Un bon éclairage et une bonne ventilation Un endroit tranquille et à l’abri des distractions extérieures Des rafraîchissements Une technique d’amorce ou de « mise en train » Lire la page 15 et 16 du guide de l’animateur. Les réunions peuvent être une source de stress. C’est au chef d’équipe de rendre cette expérience moins stressante en choisissant un lieu de réunion agréable et en étant bien préparé. Le lieu de réunion doit être confortable et à l’abri des distractions. Servez-vous des techniques d’amorce ou mises en train pour rendre vos réunions amusantes. Exemples : Jeu questionnaire – Rédigez dix questions simples d’intérêt général. Partagez le groupe en petites équipes chargées de trouver les réponses en moins de 10 minutes. Chasse aux trésors – Partagez le groupe en petites équipes. Remettez à chacune une liste d’articles qu’ils devraient avoir avec eux. La première équipe à réunir tous les articles gagne. Demandez aux participants d’énumérer des techniques d’amorce amusantes. Vous trouverez des exemples de ces techniques dans les deux guides. Optimist International

Prendre des décisions et résoudre des problèmes en équipe Rassembler l’information pertinente Analyser l’information Faire naître des idées et les analyser Examiner des solutions de rechange Prendre des décisions et obtenir le consensus Le matériel inclut sur cette diapositive et les deux diapositives suivantes se trouve aux pages 16 à 20 du guide de l’animateur. Ici, passez en revue le processus puis parlez, de façon détaillée, des deux premiers points en vous servant de la discussion qui se trouve dans le guide de l’animateur ainsi que des points ci-dessous. RASSEMBLER L’INFORMATION PERTINENTE Toutes les données pertinentes doivent être rassemblées. Partager le travail de recherche entre tous les membres. ANALYSER L’INFORMATION Les membres doivent partager la revue et le résumé de l’information. Après l’analyse de l’information, l’équipe doit s’entendre sur l’éclairage qu’elle apporte. Les données peuvent démontrer que vous avez besoin de vous renseigner davantage. Elles peuvent même montrer que votre projet est irréalisable ou superflu. Vous pouvez avoir recours aux conseils d’experts. Optimist International

Prendre des décisions et résoudre des problèmes en équipe Rassembler l’information pertinente Analyser l’information Faire naître des idées et les analyser Examiner des solutions de rechange Prendre des décisions et obtenir le consensus FAIRE NAÎTRE DES IDÉES ET LES ANALYSER Le remue-méninges est une méthode familière et efficace. Une autre excellente technique consiste à jeter des idées par écrit, en toute spontanéité. JETER DES IDÉES SUR PAPIER Donnez à chaque membre une feuille de papier divisée en 21 cases (trois colonnes, sept rangées). Chacun remplit trois cases, une idée par case. Placez les feuilles sur la table et demandez aux participants d’en prendre une nouvelle. Ils y ajouteront trois idées nouvelles ou complémentaires à celles qui s’y trouvent déjà. Répétez jusqu’à ce que toutes les feuilles soient à peu près pleines. À ce moment, demandez aux membres de lire tour à tour la feuille qu’ils ont pris en dernier. les autres biffent à mesure les idées qui se répètent sur leur feuille. Optimist International

Optimist International Grille de décision Examiner des solutions de rechange se trouve à la page 19 du guide de l’animateur. Une fois que votre équipe a rassemblé l’information, l’a analysée, puis a trouvé des solutions possibles, elle doit maintenant examiner les solutions éventuelles sous divers angles. La « grille de décision » ou l’analyse coûts-avantages sont deux excellentes méthodes pour évaluer des solutions de rechange. La « grille de décision » se trouve à la page 12 du guide du participant. Pour l’analyse coûts-avantages, il s’agit de mettre en parallèle les coûts et les avantages assortis à chaque solution envisageable, puis de comparer les résultats obtenus. Si l’horaire le permet, faites parler les participants de situations où ils ont eu à soupeser des solutions équivalentes en apparence avant de prendre une décision. Comment se sont-ils décidés? Optimist International

Analyser l’information Prendre des décisions et résoudre des problèmes en équipe Rassembler l’information pertinente Analyser l’information Faire naître des idées et les analyser Examiner des solutions de rechange Reportez-vous à la page 20 du guide de l’animateur. Il existe plusieurs façons de prendre une décision lorsque l’on doit choisir entre diverses solutions. Le plus simple est de procéder à un vote. Les membres doivent consentir au départ à se ranger à la décision votée. Si l’équipe met en pratique les règles de conduite établies précédemment, les membres consentiront vraisemblablement à se rallier. Prendre des décisions et obtenir le consensus Optimist International

Optimist International Résumé L’importance des équipes efficaces dans la résolution de problèmes. Ce sont les membres d’une équipe qui en déterminent l’efficacité. Chaque membre contribue à l’équipe avec son bagage personnel. Il est utile d’établir des règles de conduite. Il est essentiel de maintenir de bonnes communications. Chaque membre doit participer. Il faut identifier les problèmes et résoudre les conflits. Il est important de reconnaître la contribution de chacun. Les réunions doivent être agréables. Il y a une marche à suivre dans la prise de décisions et dans la résolution de problèmes en équipe. Il existe des façons de décider par consensus. S’il vous reste du temps au moment de conclure, passez en revue les points clés de votre présentation. Reportez-vous à la page 21 pour une discussion plus détaillée. Rappelez aux participants qu’il y a d’autres ouvrages sur le sujet. Complétez le formulaire d’évaluation si nécessaire. Dites aux participants qu’ils recevront des crédits pour avoir suivi ce module. Optimist International