Gestion efficace du temps Durée de l’atelier : de 1 heure ½ à 2 heures REVOIR TOUT LE MATÉRIEL : guide de l’animateur, le cahier de notes du participant et ces diapositives afin de voir le lien. Certaines choses n’apparaissent pas dans les deux guides. Préparez un discours de présentation du but de l’atelier d’une durée de 5 minutes ainsi qu’une courte présentation de vous-même. Faites une recherche sur vos participants. Sont-ils des membres Optimistes? Pourquoi assistent-ils à l’atelier? Sont-ils des gens très occupés? Organisez une activité pour briser la glace. Par exemple, demandez à chacun de se présenter. Si tout le monde se connaît, demandez-leur de se présenter sous la forme de leur met préféré. Vous pouvez aussi vous reporter à la page 2 du guide de l’animateur. Conseils : Étudiez la salle où aura lieu l’atelier. Avez-vous besoin d’un microphone, d’un rétroprojecteur, d’un tableau de papier, etc.? Liste de contrôle : exemplaires du cahier de notes du participant, crayons no 2 et 5 crayons de couleurs différentes (facultatif, vous pouvez demander aux participants d’apporter les crayons de couleurs), feuilles pour les exercices, tableau de papier et marqueurs. ANIMEZ LA SESSION D’OUVERTURE : Présentez-vous Qui suis-je? (l’animateur) Pourquoi sommes-nous ici? Que ferons-nous? Ayez du plaisir. Optimist International

Diriger sa vie… Gérer son temps Perdre du temps inutilement Faire disparaître le temps Travailler jusqu’à tomber d’épuisement Accélérer la cadence Décider sur le champ Diriger sa vie, gérer son temps. 10-15 minutes Voir la page 3 du guide de l’animateur. Demandez aux participants de prendre une feuille de papier (vous pouvez leur en fournir une) et d’y inscrire spontanément les premiers mots ou les premières phrases qui leur viennent à l’esprit lorsqu’ils entendent le mot « temps ». Allouez 2 à 3 minutes. ÉCRIVEZ TOUS les commentaires sur un tableau de papier ou sur des acétates. POSEZ des questions pertinentes telles que : Quelle est la chose la plus frustrante concernant la gestion du temps? Pourquoi est-ce que malgré toutes les excellentes techniques que nous pouvons utiliser, il semble que nous disposions de moins de temps qu’avant? Comment est-ce que le temps semble s’écouler plus rapidement lorsque nous sommes plus âgés? PONTS-CLÉS : Insistez sur le fait que le temps est fonction de notre mode de vie. Le temps est important car il est l’essence même de la vie. EXERCICE : Demandez à chacun de fermer les yeux et d’incliner la tête. Dites-leur : Lorsque vous penserez que 20 secondes se sont écoulées, levez la main en silence. Le but de l’exercice est de leur faire comprendre que le temps ne s’écoule pas à la même vitesse pour tous. Optimist International

Nous disposons tous de la même quantité de TEMPS 168 = nombre d’heures par semaine 86 400 = nombre de secondes par jour Nos problèmes de temps sont plus profonds que l’utilisation d’une montre. PASSEZ EN REVUE LA DIAPOSITIVE Nous disposons tous de la même quantité de temps. Optimist International

Horloge biologique personnelle Type A : Personnalités nerveuses et énergiques Type B : Personnalités décontractées et calmes [Cette diapositive et les deux qui suivent se trouvent à la page 2 du cahier de notes du participant, mais ne se trouvent pas dans le guide de l’animateur.] Nos personnalités sont importantes. Chacun de nous a une horloge biologique différente, une perception du temps qui nous est personnelle. PASSEZ EN REVUE LE TYPE A ET B. (Note : ceci ne constitue pas une discussion détaillée, parlez simplement des deux types.) Type A : personnalité nerveuse et énergique Type B : personnalité décontractée et calme Quel type êtes-vous? Optimist International

Le temps est le seul élément…. Le passé, le présent et le futur… le temps est le seul élément dont nous sommes toujours déficitaires et que l’argent ne peut acheter. À la page du 2 cahier du participant, demandez-leur d’écrire leurs réponses à cette question et aux deux qui suivent. 2 diapositives. 1. Qu’est-ce que je veux vraiment dire lorsque je dis : « Je n’ai pas assez de temps »? Optimist International

Le temps est le seul élément… Comment est-ce que le temps s’écoule plus vite alors que vous vieillissez? Si vous aviez la possibilité de parfaire vos aptitudes pour gérer plus efficacement votre temps, que feriez-vous? Si le temps le permet, demandez-leur de partager quelques-unes de leurs réponses. Optimist International

Optimist International Les priorités Le temps est fonction de notre vie. Le temps est fonction de nos CHOIX. Il est impossible de rattraper le temps perdu. PRIORITÉS 15-20 minutes Reportez-vous à la page 4 du guide de l’animateur. La vie et le temps sont fonction des priorités : Au cours d’une discussion de groupe, posez les questions suivantes : Nommez quelques-uns des compromis auxquels vous êtes confrontés concernant le temps? Nommez quelques-uns des plus difficiles conflits d’horaire que vous ayez eus à résoudre? De quelle façon résolvez-vous les conflits d’horaire? Qu’est-ce qui fonctionne le mieux pour vous? (Voir les pages 2 et 3 du cahier de notes du participant pour obtenir des choix à ces questions.) Présentez l’horaire du temps. Il apparaît dans leur cahier de notes. Diapositive suivante. Optimist International

Optimist International Horaire du temps Le but de l’horaire du temps est de nous aider à poser un regard OBJECTIF entre la façon dont nous disons que nous utilisons notre temps et la façon dont nous l’utilisons réellement. LE BUT DE L’HORAIRE DU TEMPS Voir les pages 3 à 5 du cahier du participant. Pour les participants, vous pourriez faire des copies de « Mon horaire du temps » qui se trouve à la page 5. La première étape consiste à remplir un horaire du temps personnel pour comprendre quelles sont nos priorités. Puis, nous fixons nos objectifs, classons dans l’ordre nos activités et passons à l’action pour vaincre la procrastination. Renvoyez les participants à la page 3 de leur cahier. Basez-vous sur les cinq activités principales de la vie pour élaborer votre horaire de temps : 1) Le travail (ou l’école) 2) Le sommeil 3) La vie familiale et sociale 4) Les passe-temps, les loisirs, les intérêts 5) Les activités communautaires, religieuses ou de bienfaisance (Optimistes) Choisissez une couleur pour chaque activité. Le rouge peut représenter le travail, le bleu les loisirs, etc. Remplissez votre horaire qui se trouve à la page 5 de votre cahier. Commencez aujourd’hui ou demain. À la fin de chaque journée, remplissez une case. Vous pouvez subdiviser une case et la colorier avec différentes couleurs, mais n’exagérez pas en la divisant en portions de cinq minutes. Remplissez ce tableau durant sept jours. Optimist International

Mon horaire de temps Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim Minuit 1 h 2 h 3 h 4 h 5 h 6 h 7 h 8 h 9 h 10 h 11 h Midi 13 h 14 h 15 h 16 h 17 h 18 h Code de couleur Avec les participants, revoyez les directives pour élaborer l’horaire du temps. Celles-ci se trouvent à la page 4 du cahier du participant. Demandez-leur de remplir une courte section d’une journée. Si vous n’avez pas de crayons de couleurs, utilisez la première lettre de la couleur. Point-clé : Un horaire du temps est important car la façon dont nous disons que nous utilisons notre temps et la façon dont nous l’utilisons réellement sont deux choses bien différentes. Travail Sommeil Vie familiale et sociale Passe-temps, loisirs, activités culturelles Activités communautaires, religieuses ou de bénévolat Optimist International

Optimist International Vous pouvez créer votre propre horaire du temps. Questions : Quelles surprises ai-je découvertes sur la façon dont j’utilise réellement mon temps? Qu’est-ce que j’aimerais faire différemment? Après une semaine, les participants doivent aller à la page 4 de leur cahier et répondre aux questions. Optimist International

Fixer des objectifs et déterminer les priorités À ce moment-ci de votre vie, quelles sortes d’objectifs de vie sont importants pour vous? Comment comptez-vous atteindre vos objectifs si vous ne vous réservez pas du temps pour y travailler? Fixer des objectifs et déterminer les priorités 15-20 minutes Voir la page 5 du guide de l’animateur Session de remue-méninges avec les participants (voir le module Résoudre les problèmes avec ingéniosité) Si vous le désirez, vous pouvez diviser les participants en petits groupes et les laisser travailler à l’énoncé de leurs objectifs. (PAS MOINS DE 5 GROUPES) Exemples d’objectifs : * Obtenir la direction de mon bureau * Passer plus de temps avec ma famille * Trouver un emploi * Aider mon club à croître et à atteindre le statut Club d’honneur Voir la page 6 du cahier du participant. REMUE-MÉNINGES : Que ferez-vous pour atteindre ces objectifs? La liste de nos objectifs à court et à long terme nous indiquera ce que nous voulons faire de nos vies. (Nous n’atteindrons pas nos objectifs si nous n’y travaillons pas.) Les objectifs nous poussent à agir. Peu d’entre nous se porteraient volontaires de façon spontanée pour écrire un document de cinq pages pour un cours d’histoire. Toutefois, se fixer une date d’échéance nous motive et nous pousse à agir. Le même principe s’applique dans nos vies. Les objectifs nous aident à concentrer nos activités vers l’atteinte d’un but. Les gens qui réussissent ont une liste bien précise de priorités et d’objectifs. Ils sont capables de dire NON. Bref, ils sont capables de déterminer des priorités. Certaines personnes se fixent naturellement des objectifs, d’autres pas. Par contre, nous nous fixons tous des objectifs. Permettez aux participants d’exprimer leurs sentiments personnels quant aux objectifs. Fixer des objectifs et déterminer les priorités est un processus très personnel. Optimist International

Une liste de “CHOSES À FAIRE” L’outil le plus important pour vous aider à fixer vos objectifs et à déterminer vos priorités. Présentez le principe de la liste de « choses à faire ». La liste de « choses à faire » est un principe fort simple mais très important pour la gestion du temps. Déterminer les priorités est un processus qui consiste à faire les choses importantes en premier. Optimist International

Dresser une liste des CHOSES À FAIRE Ne notez qu’une chose par ligne. Inscrivez une date sur le bloc-notes. Gardez votre liste sur le dessus de votre bureau ou traînez-la partout avec vous. Gardez-la en format électronique - Excel, Outlook Les points principaux se trouvent à la page 6 du cahier du participant. D’autres points sont couverts dans les diapositives suivantes. Optimist International

AGISSEZ : CLASSEZ PAR PRIORITÉ A = Cette chose doit être faite AUJOURD’HUI – elle est très importance. B = Cette chose est nécessaire mais mon avenir ou celui de l’entreprise ne dépend pas de son exécution immédiate. C = Je ne me soucie guère que cette chose soit faite ou non et personne d’autre n’y tient. Les priorités 10-15 minutes Une fois la liste de « choses à faire » conçue, il faut passer à l’action. La première étape est de déterminer l’ordre de priorité de chaque chose. Déterminez l’ordre de priorité selon l’importance. Que vous utilisez les lettres A, B, C ou les chiffres 1, 2, 3 importe peu. Ils ont la même signification. Discussion : Est-ce que vous devriez inscrire les choses auxquelles vous ou personne d’autre ne tient? De quelle façon est-ce que les participants déterminent les priorités de leur liste de choses à faire? Conseils : Si vous avez une liste exhaustive de choses à faire (30 ou 40), regroupez-les par catégories. Les lettres et les notes dans une catégorie, les appels téléphoniques dans une autre et ainsi de suite. Assurez-vous que chaque chose soit classée par ordre de priorité. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul électronique pour gérer vos changements fréquents de priorités. Optimist International

Administration de la liste des « choses à faire » Quand vous avez terminé une chose figurant sur votre liste, RAYEZ-LA. Quand vous avez terminé environ la moitié des « choses à faire », faites une NOUVELLE LISTE. Dressez une nouvelle liste à chaque jour. L’essentiel de cette méthode tout entière est d’éliminer les choses inutiles que vous ne voulez pas ou que vous n’avez pas le temps de faire! FAITES LES CHOSES IMPORTANTES EN PREMIER. Les choses non importantes ne sont pas importantes! Pour analyser et réfléchir à vos objectifs personnels quotidiens ou à long terme, répondez aux questions suivantes: (Les participants inscrivent les réponses dans leur cahier). Voir page 7. 1) Avez-vous l’habitude de dresser une liste de choses à faire quotidiennement? Oui Non Si non, pourquoi? Si oui, déterminez-vous les priorités de vos listes quotidiennes? 2) Quelles barrières devrez-vous vaincre lorsque vous fixez vos objectifs et déterminez vos priorités? Si vous n’aviez pas à travailler pour un avoir un revenu, qu’aimeriez-vous le plus faire le reste de votre vie? Qu’aimeriez-vous que les gens disent de vous à vos funérailles? À la lumière de vos réponses, de quelle façon vos priorités changeront cette semaine? La semaine prochaine? L’année prochaine? Optimist International

Exemple d’une liste de choses à faire Nombre choses – au travail priorité 1 Lire le courrier C Rédiger un rapport sur le personnel B Se préparer pour la réunion avec le personnel 10 h A Inscrire les dépenses dans le livre des dépenses C Retourner les appels B Petit déjeuner Optimiste, 8 h A Remettre à qui de droit le rapport Gerber C Choses à la maison Nettoyer les gouttières!!! A Faire le marché B Pratique de Karen – 13 h A Réparer la porte de la salle de bain C Remplacer le phare défectueux de l’auto B Planifier la fête pour Don et Nancy C Assister à l’activité récréative Optimiste B Prendre des décisions Une fois que vos priorités sont déterminées, l’étape suivante est simple. Passez à l’action. Faites les choses les plus importantes en premier. Vaquez à une tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Travaillez en ayant conscience de votre propre personnalité. Exemple d’une liste de choses à faire. Optimist International

Maintenant que vous avez déterminé vos PRIORITÉS… AU TRAVAIL! Optimist International

Productivité Courbe d’énergie Moments de productivité maximale Passez à l’action! Productivité Courbe d’énergie Moments de productivité maximale 10-15 minutes pour cette section Voici les grandes lignes : Prendre des décisions : prendre des décisions en ce qui concerne nos activités est la partie la plus simple mais aussi la plus compliquée de la gestion du temps. Productivité Graphique de mon énergie Mes moments forts Optimist International

Mes moments de productivité maximale Si j’avais un important projet, je le ferais toujours … Très tôt le matin. La première chose de la journée. Après le dîner. En fin d’après-midi. J’aime la soirée. Demandez aux participants de se classer eux-mêmes dans la catégorie chouettes ou dans celle des alouettes (soir/matin). Renvoyez les participants à la page 10 de leur cahier. Donnez-leur une minute pour répondre aux questions sur le(s) moment(s) de la journée qu’ils jugent qu’ils sont le plus productifs, qu’ils débordent d’énergie, qu’ils sont le plus créatifs, etc.? Point-clé : Nous avons tous nos moments de productivité maximum. Prévoyez des activités importantes à un moment où votre énergie est au maximum. Optimist International

Mon niveau de productivité Faites la graphique de vos niveaux de productivité pendant la journée. Tracez-la ligne démontrant que vos niveaux d’énergie augmentent ou diminuent durant la journée. Utilisez plus d’espace si nécessaire.          ÉLEVÉ     Il peut s’avérer utile de dessiner un exemple de graphique sur le tableau de papier. Demandez aux participants de tracer la courbe des niveaux de productivité au cours d’une journée. Voir la diapositive suivante. Il est normal d’avoir plusieurs hauts et bas en ce qui concerne notre productivité. BAS Optimist International

Les neuf phases de la procrastination Vaincre la procrastination Les neuf phases de la procrastination 1 : Penser que nous sommes incapables de faire une chose. 2 : L’anxiété 3 : L’appréhension 4 : La culpabilité et la peur 5 : L’activité frénétique 6 : L’inquiétude 7 : La réserve 8 : La superstition 10-20 minutes Vaincre la procrastination Renvoyez les participants à la page 13 de leur cahier et attirez leur attention sur les neuf phases de la procrastination. Notez le changement lorsque on va vers la droite; on passe de positif à négatif. Reconnaître la procrastination La procrastination tire son origine de la peur et du dégoût de faire une chose Il faut commencer – c’est la première étape « Verge par verge, la vie est compliquée, pouce par pouce, la vie est un jeu d’enfant. » 9 : LE DÉSESPOIR Optimist International

Vaincre la procrastination Pourquoi remettons-nous à plus tard ce que nous avons à faire? Pourquoi est-il difficile de régler ce problème? Pourquoi cette attitude est-elle incompatible avec le credo Optimiste? Quelles méthodes efficaces utilisez-vous pour accomplir une tâche qui vous déplaît? Posez les questions apparaissant sur la diapositive et entamez une discussion. Questions supplémentaires, si nécessaire : À quelles personnes vouez-vous votre admiration parce qu’elles obtiennent avec efficacité que les choses soient faites? Quel est leur secret pour éviter et maîtriser la procrastination? Point-clé : Nous luttons tous contre la procrastination. Si nous faisons face aux problèmes, nous pouvons les résoudre. IL FAUT COMMENCER SANS TARDER! Optimist International

Aujourd’hui est un jour nouveau! Comment allez-vous utiliser votre temps aujourd’hui? 5-10 minutes Résumez brièvement ce dont vous avez parlé durant l’atelier. Remerciez les participants! Souhaitez-leur bonne chance dans leurs tentatives de gérer efficacement leur temps. Distribuez les formulaires d’évaluation (si vous en avez). PS : Bon travail! Optimist International