Secrétariat et Comité de coordination CDPISP­CPSSP « Au service des deux Conseils » Présentation à l’occasion de la réunion conjointe CDPISP­CPSSP Le 10 février 2004, à Victoria (C.­B.) Helen McDonald, David Primmer et Stephen Douglas

Le partenariat CDPISP­CPSSP jette les fondations pour la création d’un Secrétariat mixte en février 2003. CDPISP Secrétariat mixte CPSSP

Contexte du Secrétariat À la réunion conjointe du 17 février 2003, à Toronto, le CDPISP et le CPSSP reconnaissent l’importance d’une collaboration entre les deux Conseils. Le Secrétariat, qui relève du Comité de coordination CDPISP­CPSSP, constitue l’instrument par lequel les Conseils établiront leur relation.

Rapport de décision, 18 février 2003 Examen du mandat et du budget du Secrétariat mixte dans l’année Examen du mandat du Comité de coordination dans l’année

Rôle du Secrétariat Faciliter les communications Soutenir le travail de collaboration de chaque Conseil à tous les niveaux Préparer/organiser des réunions du CDPISP, du CPSSP et des réunions conjointes Gérer les affaires financières et administratives des deux conseils Nota : Le rapport joint à la reliure de la réunion décrit le travail accompli.

Bilan de l’année : Aperçu des résultats Faciliter les communications – 20 % Les Conseils disposent aujourd’hui des outils suivants : Portail Web partagé pour les ordres du jour, les comptes rendus et les documents d’information Plans d’action accessibles à tous les membres et employés Calendrier conjoint des réunions et activités Listes de distribution par courriel tenues à jour

Bilan de l’année : Aperçu des résultats Soutenir le travail de collaboration de chaque Conseil à tous les niveaux – 20 % Cette année, les travaux de collaboration ont bénéficié de ce qui suit : Élaboration de plans de travail et suivi des progrès réalisés Effectif compétent et réceptif Courtage utile des ressources Point de contact unique et fiable pour les activités des Conseils Prestation de conseils sur les priorités des Conseils et des Comités

Bilan de l’année : Aperçu des résultats Préparer/organiser des réunions du CDPISP, du CPSSP et des réunions conjointes – 50 % La réussite des réunions des Conseils repose sur ce qui suit : Prestation de conseils et de soutien concernant l’ordre du jour et le contenu des réunions Documents d’information pour les réunions accessibles en direct et à l’avance Participation des autorités d’accueil négociée et appuyée Services de soutien aux réunions sur place Soutien à la préparation des documents de dernière minute

Bilan de l’année : Aperçu des résultats Gérer les affaires financières et administratives des deux conseils – 10 % Les affaires financières et administratives des deux Conseils sont saines et transparentes et comprennent ce qui suit : Processus de facturation simplifié Soutien sur mesure pour répondre aux besoins propres à l’autorité concernée Des méthodes administratives qui prévoient : la planification de la relève pour les fonctions et les employés du Secrétariat l’archivage des dossiers des Conseils le maintien de relations permanentes avec l’ICS et l’IAPC

Rôle du Comité de coordination Jouer le rôle de « conseil de gestion » pour le Secrétariat Supervision des activités du Secrétariat Entretenir des liens étroits avec les coprésidents des Conseils Intégration des coprésidents dans le Comité de coordination Veiller à maintenir une perspective à l’échelle des Conseils conjoints Portail Web partagé par les Conseils conjoints Partage des documents entre les deux Conseils

Recommandations 1.3.1 a) Renouveler le mandat actuel du Secrétariat et du Comité de coordination. 1.3.1 b) Maintenir le niveau de financement de l’année précédente pour le Secrétariat. 1.3.2 Assurer la plus grande neutralité possible des coûts des réunions conjointes des Conseils c.­à­d. que des frais de participation aux réunions pourraient être prélevés auprès des membres pour réduire les coûts différentiels tant pour l’organisme hôte que pour le Secrétariat, sauf dans les cas où l’autorité d’accueil ou le Secrétariat a déjà consenti à payer les coûts (p. ex., coûts de traduction simultanée engagés par le Secrétariat).

Questions 1. Le Secrétariat devrait­il assumer des responsabilités de gestion de projet spécifiques au nom des Conseils? 2. Les stratégies de communication actuelles sont­elles adéquates? Devrait­on envisager d’autres stratégies? 3. Le Secrétariat devrait­il étendre aux sous­comités la prestation de ses services de soutien en matière de logistique et d’organisation des réunions? 4. Le Comité de coordination et le Secrétariat ont­ils un rôle à jouer dans le soutien et l’établissement des relations avec l’établissement du Lac Carling, le Conseil national « Traverser les frontières »?

Discussion ­ Rétroaction des membres du CDPISP et du CPSSP À propos du contexte des CDPISP/CPSSP et des rôles du Comité de coordination et du Secrétariat : A­t­on constaté des améliorations? Devrait­on accorder une plus grande attention à certains secteurs? La situation actuelle est­elle viable?