Juin 2000page 1 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Ministère de la Région wallonne Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens 22 juin 2000

Juin 2000page 2 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Juin 2000page 3 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Juin 2000page 4 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Evolution du processus d informatisation des fonds structurels Fichier EXCELL pour chaque programme et chaque fonds Développement d'une base de données DBASE doublée de tableurs EXCELL avec plusieurs interfaces d'encodage. Mai Application ORACLE avec une interface unique de saisie de données générant l'ensemble de l'information. - Consultation via INTERNET (mise à jour trimestrielle). Juin Environnement multi-utilisateur. - Mise à jour on line. - Acteurs externes à l'assistance technique intégrée dans le système via Internet. - Consultation interactive. - Moteurs de recherche générant des rapports et des formulaires de saisie de données. - Interface de work flow (broadcast). - Gestion des versions et historiques. - Extension à l'ensemble des programmes et des Fonds. - Système évolutif. - Module d'extraction automatique des données permettant à la Commission de générer un fichier plat sur base duquel elle est en mesure d'alimenter sa propre base.

Juin 2000page 5 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Encodage User/Password Notion dutilisateurs Plusieurs personnes vont être amenées à utiliser les différentes interfaces donnant accès à la base de données. Chacune soccupe de la partie qui lui est propre (Ex : Uniquement la partie financière, uniquement la partie textuelle ou bien les deux, une administration na pas le droit de modifier les dossiers dune autre administration et la Commission européenne et les cabinets ministériels ont un accès en lecture seule). De plus, dans la notion de broadcast que nous aborderons par la suite, chaque gestionnaire sera le destinataire de messages. Lassistance technique dispose de fonctions supplémentaires permettant la publication des rapports et tableaux ainsi que la gestion des broadcast et des accès. Sélection FB / EURO Chargement de lapplication

Juin 2000page 6 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens L application Quitter Consultation Broadcast Recherche Demandes Consolidation Aide en ligne

Juin 2000page 7 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglet « identification » Informations générales Localisation Description Critères de sélection Remarques Informations sur les dossiers

Juin 2000page 8 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglet « Etat physique » Rapports d avancement partie de gauche = différentes dates de ces rapports. partie de droite = texte correspondant à la sélection Indicateurs de réalisation « Objectif à atteindre en terme dimpact ou de réalisation » partie supérieure = liste des indicateurs correspondant au dossier traité. partie inférieure = informations de lindicateur sélectionné

Juin 2000page 9 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglet « Etat financier » DOCUP Décisions CDS Engagements Dépenses Décisions en Comité de suivi

Juin 2000page 10 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglet « Etat financier » (2) Engagements

Juin 2000page 11 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglet « Etat financier » (3) Dépenses

Juin 2000page 12 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglets «Contrôles» & «Evaluation»

Juin 2000page 13 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Consultation : onglet « Documents & annexes» Possibilité dannexer des tableaux, plans, images,...

Juin 2000page 14 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Les trois types de recherche

Juin 2000page 15 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche dune version consolidée Sélection d une date de version du système lutilisateur sélectionne une valeur correspondant à la date à laquelle il souhaite visualiser létat des données. Le système intercepte cette date et recherche la version consolidée égale à la date demandée. Une zone de commentaire affiche des informations sur le contenu de la version consolidée (identication du (des) programme(s) consolidés et date de réalisation de la consolidation. lutilisateur sélectionne une valeur correspondant à la date à laquelle il souhaite visualiser létat des données. Le système intercepte cette date et recherche la version consolidée égale à la date demandée. Une zone de commentaire affiche des informations sur le contenu de la version consolidée (identication du (des) programme(s) consolidés et date de réalisation de la consolidation.

Juin 2000page 16 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche dune version consolidée (2) Interface de résultat L'utilisateur obtient en résultat une interface similaire au mode consultation mais pour des informations passées. Il n'y a évidemment aucune possibilité de mettre à jour les données. L'interface de résultat génère l'arborescence telle qu'elle était à la date spécifiée en ne contenant que les données attachées à des événements d'une date égale ou antérieure à la date encodée (même si ces événements ont été encodés après). L'utilisateur obtient en résultat une interface similaire au mode consultation mais pour des informations passées. Il n'y a évidemment aucune possibilité de mettre à jour les données. L'interface de résultat génère l'arborescence telle qu'elle était à la date spécifiée en ne contenant que les données attachées à des événements d'une date égale ou antérieure à la date encodée (même si ces événements ont été encodés après).

Juin 2000page 17 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Tableaux financiers Décision CDS Engagements Dépenses Relevé de payements Ratio Solde disponible Certifications

Juin 2000page 18 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens

Juin 2000page 19 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche de dossiers Introduction des critères de sélection Ce mode de recherche permet de combiner les critères et de les agencer par les opérateurs logiques " ET " et " OU ". Il est possible de combiner plusieurs critères sur un même champ.

Juin 2000page 20 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche de dossiers (2) Interface de résultat La fenêtre de gauche montre lensemble des projets résultant de la requête sous forme dicônes cliquables. Ces derniers sont triés dans lordre des critères invoqués. En cliquant sur une icône, on charge les données du dossier considéré dans la fenêtre de droite.

Juin 2000page 21 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche d informations Sélection des champs Lutilisateur sélectionne les champs quil souhaite voir safficher dans la grille de résultats. Les champs d'identification (résumé du dossier). Ce sont des informations permettant d'identifier le dossier dans le tableau qui sera généré. Les champs d'identification (résumé du dossier). Ce sont des informations permettant d'identifier le dossier dans le tableau qui sera généré. Les champs financiers (additionnés). Ce sont les données pour lesquelles des sommes de valeurs ont un sens dun point de vue financier. Les champs financiers (additionnés). Ce sont les données pour lesquelles des sommes de valeurs ont un sens dun point de vue financier. lordre des champs dans la liste sélectionnée correspondra à lordre des colonnes, et, par conséquent, à lordre des ruptures de sous- totaux dans le tableau qui sera généré. lordre des champs dans la liste sélectionnée correspondra à lordre des colonnes, mais ninfluencera pas lordre des ruptures des sous-totaux dans le tableau qui sera généré.

Juin 2000page 22 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche d informations (2) Introduction des critères de sélection Ce mode de recherche permet de combiner les critères et de les agencer par les opérateurs logiques " ET " et " OU ". Il est possible de combiner plusieurs critères sur un même champ.

Juin 2000page 23 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche d informations (3) L interface de résultats Possibilité deffectuer des sous-totaux dans lordre daffichage des colonnes en désactivant les cases à cocher dans le bas de lécran

Juin 2000page 24 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche d informations (4) Possibilités d impression (bouton « extraction ») –Possibilité de déclencher le lancement de MS Excel qui ouvrira un fichier prédéfini contenant une macro-commande permettant de récupérer un fichier texte généré (CSV) et de lorganiser de manière à obtenir les niveaux de sous-totaux souhaités. –Possibilité deffectuer des mises en pages avant limpression, mais une mise en page de base est proposée. Le fichier Excel crée automatiquement les sous-totaux (6 maximum) en partant de la première colonne didentification jusquà lavant dernière. Tous les champs sommables sont consolidés. Afin daméliorer la lisibilité du tableau, le système met en évidence les niveaux de sous-totaux grâce à des nuances de gris et des modifications de taille des polices de caractères. La partie gauche de lécran permet de choisir le niveau de détail de sous- totaux à afficher. Le fichier Excel crée automatiquement les sous-totaux (6 maximum) en partant de la première colonne didentification jusquà lavant dernière. Tous les champs sommables sont consolidés. Afin daméliorer la lisibilité du tableau, le système met en évidence les niveaux de sous-totaux grâce à des nuances de gris et des modifications de taille des polices de caractères. La partie gauche de lécran permet de choisir le niveau de détail de sous- totaux à afficher.

Juin 2000page 25 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Recherche d informations (5) Rapports MS Excel pré-définis Possibilités de réaliser des totaux (ex : par fonds)

Juin 2000page 26 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Le broadcast Objectifs Le BROADCAST est essentiellement utilisé pour déclencher des demandes de mise à jour du système notamment les certifications ainsi que les états davancements. Cest grâce au broadcast que les administrations fonctionnelles pourront elles-mêmes mettre à jour les données des dossiers qui les concernent (à la demande de la DPEur). Principes de fonctionnement Demande détat davancement Envoi Saisie de linformation Avertissement dun état av. rentré Contrôle & validation Intégration DB Avertissement données mise à jour DPEUR BroadcastAdm. Fct elle Broadcast DPEUR Broadcast

Juin 2000page 27 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Le broadcast : Edition des formulaires Envoi des données certifiées

Juin 2000page 28 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Le broadcast : Validation des données certifiées Les données modifiées apparaissent en rouge

Juin 2000page 29 Informatisation de la gestion des Fonds structurels européens Le broadcast : Validation des formulaires Validation par l assistance technique