Gestion documentaire et de formulaires : ENNOV Atelier 5 Informatisons les tâches routinières Gestion documentaire et de formulaires : ENNOV David DUBOIS, ingénieur qualité et gestion des risques, (02 51 44 62 51, qualite@chd-vendee.fr) Centre Hospitalier Départemental de Vendée, la Roche sur Yon

VUE DE L’ETABLISSEMENT Le centre hospitalier départemental (CHD) de Vendée est un établissement composé de trois sites : La Roche-sur-Yon, Luçon et Montaigu, distants d’environ quarante kilomètres. Cet établissement comprend 1 554 lits (dont 762 lits de médecine, chirurgie, obstétrique), avec une activité (en 2005) de 11 800 interventions chirurgicales, 2 400 accouchements, 26 600 entrées directes en hospitalisation complète et 10 000 visites en hospitalisation de jour en médecine. Création décret impérial 8 août 1808 Départemental depuis 1819 Multisite 1er janvier 2003 fusion de trois établissements La Roche, Luçon et Montaigu

LE C.H.D. MCO : 767 lits et places SSR : 214 lits et places SLD – MR : 488 lits et places d’accueil de jour SSIAD : 69 places Foyer adultes handicapés : 40 places Toutes les spécialités exceptées les "hyperspécialités" Un plateau technique complet (imagerie – biologie) Spécialisation au cours des années des praticiens et des services autour du SAU et du plateau technique

Le contexte du projet Existence d’un intranet depuis 2000 : Documents + Événements indésirables Déception des utilisateurs Recherche d’un logiciel de gestion documentaire (GED) Décision de coupler si possible l’informatisation de la GED et de la gestion des risques Parler de la gestion papier Ancienne GED plus du tout adaptée aux besoins actuels des services et de l’établissement en terme d’ergonomie et d’accessibilité Utilisateurs ciblés : services en démarche qualité (radiothérapie, sté, lactarium-biberonnerie) + docs transversaux gérés par le service qualité Réelle nécessité d’améliorer la gestion des documents qualité et de désenclaver les démarches des services au sein de l’établissement

Les objectifs du projet Structuration, harmonisation et centralisation de la documentation métier dans l’établissement Gestion décentralisée de la documentation avec une autonomie de gestion Mutualisation de documents par les services Recherche par mot-clé performante Réalisation de statistiques Objectifs premiers Outil fiable avec des temps de réponse acceptables Reprise des documents existants Diminution du temps de traitement des EI Architecture documentaire cohérente d’établissement, de pôle ou de secteurs d’activité Fédérer les documents métiers dans un cadre commun, convenu, adapté et reconnu 2. Maîtrise du cycle de vie documentaire Faciliter la diffusion, la recherche et la consultation 3. Support de formation/information cohérent et ouvert

La gestion du projet GED et GR Juin 2007 : lancement du projet Juin 07 Installation Juin 07 Formation administrateurs (qualité, hygiène) Juin/oct 07 Paramétrage Oct 07/mai 08 Rentrée des documents + essai Nov 08 Démonstrations/formations utilisateurs, Poursuite du déploiement Janvier 09 Formation émetteurs (CESF, pharmacie, restauration, direction…) Les « plus » importants : serveur test et serveur prod

Les points clés Maîtrise de l’ensemble du projet par le service qualité (fonctionnelle) Collaboration avec le service informatique (technique) Accompagnement d’ENNOV (formations, Hot line, résolutions de problème) Travail de paramétrage en amont : types de documents adaptation de la structuration du logiciel aux utilisateurs finaux cohérence du classement avec le fonctionnement de l’établissement classement thématique /service Disponibilité importante à court et moyen terme auprès des utilisateurs (formations, démonstrations, hotline)

Chiffres clés - novembre 2009 Documents gérés : 1646 Événements indésirables : 2317

En conclusion Points positifs Points à améliorer Diminution du temps de traitement des EI – retour des actions réalisées Simplicité de déclaration d’une fiche Informatisation de démarche qualité (institutionnelle + service) Gestion des documents (Numérotation, circuit d’élaboration, gestion des accusés de réception…) Partenariat avec la société et les ES : Club Utilisateurs Santé Points à améliorer Communication sur les outils de recherche de documents Consultation directe de statistique simple – ENNOV6 Ergonomie de la gestion documentaire – ENNOV6

Utilisation d’ENNOV doc

Accès sans mot de passe

Accès sans mot de passe

Accès avec mot de passe

Utilisation ENNOV process Gestion des déclarations d’événement indésirables Gestion des demandes d’admission en SSR et MPR