Construire un système qualité performant dans la durée Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 26 et mardi 27 novembre 2012 Construire un système qualité performant dans la durée Stéphanie BEUGNON, Responsable Qualité GCS Amplitude Bertrand BIGO, Directeur SAS Qualios

Objectifs de l’atelier Montrer un exemple de relations constructives dans la durée entre un éditeur et un ensemble d’établissements, accroissant progressivement la cohérence des stratégies et des outils Mettre en place une « organisation apprenante » JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Sommaire Présentation du GCS Amplitude Historique démarche qualité Politique et stratégie Les ressources humaines Gestion de l’information et de la connaissance Gestion des processus Les résultats pour les patients Les résultats pour le personnel Les résultats pour la collectivité JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Présentation du groupement de coopération sanitaire Amplitude Le Centre Hospitalier Auxois-Morvan (CHAM) a été créé le 1er janvier 2012 par la fusion des Centres Hospitaliers de Vitteaux, « Sainte Reyne » d’Alise-Sainte-Reine et « Le Morvan » de Saulieu. Il a une capacité d’accueil de 741 lits et places (médecine, SSR, USLD, EHPAD, FAM, MAS et SSIAD). Le Centre Hospitalier Auxois-Morvan, membre du GCS Amplitude Le 1er janvier 2008, les centres hospitaliers de Vitteaux, « Sainte Reyne » d’Alise Sainte Reine, « le Morvan » de Saulieu, l’Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD) « les Arcades » de Pouilly en Auxois et la Clinique de Soins de Suite « la Fougère » de Vitteaux se sont rapprochés en constituant le Groupement de Coopération Sanitaire de moyens « Auxois-Morvan » (GCS). Le 1er janvier 2011, le CHI Châtillon/Montbard a intégré le GCS qui a changé de dénomination : de GCS « Auxois-Morvan » en GCS « Amplitude ». La capacité d’accueil du GCS est de 1313 lits et place. JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Historique de la démarche qualité 1998-1999 Mise en place de démarches qualité indépendantes sur chaque site : Définition d’une politique qualité par site Définition de plans d’actions annuels par site 2000-2002 Installation de Qualios: Alise : création d’une gestion documentaire Vitteaux : création d’une gestion documentaire 2009 Déploiement de Qualios sur les autres sites (Pouilly, Saulieu et La fougère) : Reprise de la base de données d’Alise Définition d’une politique qualité commune Uniformisation de la gestion documentaire de tous les sites Elaboration de plans d’actions annuels communs 2012 Déploiement de Qualios sur le CHI Châtillon/Montbard Formalisation d’une politique Qualité/Hygiène/Risques/Evaluation du GCS Amplitude 2011-2015 Plans d’actions annuels Intégration du CHI dans la gestion documentaire JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Politique et stratégie Formalisation d’une politique Qualité, Hygiène, Risques, Evaluation (QHRE) pour les années 2011 à 2015 déclinée en 4 axes : JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Politique et stratégie Déclinaison de la politique QHRE en programmes d’actions annuels (environ 100 actions par an) (tableau de bord Qualios) Généralisation des fiches actions pour chaque action du programme QHRE (formulaire dynamique dans Qualios) JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Exemple de fiche action

Les ressources Les ressources humaines : Animation de la démarche : 1 direction QHRE 1 service QHRE 1 pool d’auditeurs internes Animation de la démarche : 1 COPIL QHRE, qui définit la politique et suit l’avancement du programme QHRE Des réunions mensuelles avec l’EOHH Des groupes de travail (EPP, autoévaluation, correspondants hygiène…) Des enquêtes de satisfaction régulières auprès des différents clients (usagers et personnels), un recueil d’indicateurs régulier Service QHRE = service qualité + EOHH+ coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins + responsable du système de management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse = 10 personnes 2 qualiticiens, 1 assistante qualité, 1 secrétaire qualité, 1.5 cadre de santé qualité, 1 médecin hygiéniste, 1 cadre de santé hygiéniste, 2 infirmières hygiénistes JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les ressources -2 OUTILS : Partenariats : QUALIOS (installé sur tous les sites du GCS) : gestion documentaire (procédures, notes de service, notes d’information, compte rendus de réunion, politiques/chartes, formulaires, renseignements pratiques, trames de courrier, formulaires…) SPHINX : gestion des enquêtes de satisfaction Partenariats : QUALIOS JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Gestion de l’information et de la connaissance Objectifs : Informatiser toutes les procédures et les uniformiser autant que possible Développer les formulaires dynamiques Faire de Qualios un véritable intranet Moyens : Développement de formations qualité, gestion des risques, hygiène et formations aux outils (Qualios) Développement de formulaires qualios : - Fiche action qualité - Enregistrement des plaintes et réclamations - Ordre de mission (à venir) - Fiche de signalement des événements indésirables - Bon de pré-commande - Dispositifs médicaux (Inventaire, demandes de réparation, prêt de matériel - Recueil d’information SIH JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Gestion des processus Objectifs : Elaborer la cartographie des risques et définir un plan d’action qui enrichira le programme qualité Uniformiser les circuits et les procédures Cartographie des processus en cours de formalisation : Dossier du patient Médicament Prise en charge du patient Déchets Restauration Linge Maintenance JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour les usagers Mesure de la satisfaction des usagers : Mise en place d’actions d’amélioration pour améliorer la prise en charge Suivi d’un indicateur de satisfaction des usagers JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour les usagers Définition et suivi d’indicateurs : IPAQSS pour les secteurs sanitaires Indicateurs ANESM pour les secteurs médico-sociaux (en cours de mise en place) JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour le personnel Mesure de la satisfaction des personnels (prestation du restaurant du personnel, satisfaction au travail, informatique, hygiène des mains…) : Mise en place d’actions d’amélioration Exemple de résultats du quizz hygiène des mains et port des gants réalisé en 2011 JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour le personnel Développement de l’utilisation de formulaires et des tableaux de bord Qualios Exemple du formulaire de fiche de signalement des événements indésirables (en cours de création) JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour le personnel Exemple du formulaire de bon de pré-commande JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour le personnel Exemple du formulaire SIH : recueil d’information utilisateur JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour le personnel Gestion documentaire simplifiée, moins de papier JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour la collectivité Ce qu’à apporté Qualios : Simplification des démarches Amélioration de la traçabilité Suivi des tableaux de bord en temps réel JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour la collectivité Exemple de tableau de bord pour la gestion des dispositifs médicaux JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Les résultats pour la collectivité Exemple de tableau de bord pour le suivi des actions du programme QHRE (par pilote) JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Questions-réponses JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée

Merci pour votre attention JIQHS 2012: Construire un système qualité performant dans la durée