informatisons les tâches routinières 26/03/2017 Clinique la Lignière Atelier 5 informatisons les tâches routinières Mise en œuvre et utilisation du programme QUALIOS à la Clinique La Lignière Michaël Gross, responsable qualité 0041 22 999 64 64, michael.gross@la-ligniere.ch Clinique La Lignière, Gland (Suisse) JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

informatisons les tâches routinières 26/03/2017 Clinique la Lignière Thèmes abordés Présentation de l’établissement Historique démarche qualité Mise en œuvre de Qualios : étapes clefs et améliorations Utilisation de Qualios : valeur ajoutée, difficultés et amélioration Partenariat Clinique La-Lignière – Qualios SAS Annexes : exemples JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Présentation de l’établissement 26/03/2017 Clinique la Lignière Présentation de l’établissement Située au bord du lac Léman entre Lausanne et Genève (Suisse) Fondée en 1905 Approche globale de la santé Exploite 95 lits : suite de traitements Programmes de soins et Centre de Santé Emploi, avec le Centre de Santé, 230 collaborateurs Programmes de soins : Réadaptation cardio-vasculaire ; Rééducation neurologique, orthopédique et rhumatologique ; Psychiatrie compatible avec une clinique ouverte ; Médecine interne et suites de traitements ; Promotion et éducation de la santé JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Historique démarche qualité 26/03/2017 Clinique la Lignière Historique démarche qualité Démarche qualité en vue de certification entamée en 2002 Implantation de Qualios en 2003 Certification ISO 9001 en 2004 Certification ISO 14001 en 2007 et renouvellement du certificat ISO 9001 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Mise en œuvre de Qualios Etapes clefs 26/03/2017 Clinique la Lignière Mise en œuvre de Qualios Etapes clefs Etapes clefs de l’implantation : Formation des administrateurs et « cobayes », test en situation réelle des principaux workflows (3 jours) Création de la structure à l’aide du guide d’implémentation Vente auprès des collaborateurs (porte d’entrée = documentation) Formation des collaborateurs Organisation de « Cafés Qualité » accessibles aux collaborateurs Introduction du formulaire « commande de repas » JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Mise en œuvre de Qualios Elements d’amélioration 26/03/2017 Clinique la Lignière Mise en œuvre de Qualios Elements d’amélioration Voici les défaillances perçues lors de la mise en oeuvre : Technologie trop en avance par rapport aux compétences spécifiques (informatique) du personnel Au début, Qualios était peu utilisé car peu ou pas connu (manque de communication, peu d’intérêt pour les personnes ne disposant pas d’ordinateur) Qualios aurait dû devenir la plateforme de base sur tous les postes de travail informatisés JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Utilisation de Qualios : valeur ajoutée 26/03/2017 Clinique la Lignière Utilisation de Qualios : valeur ajoutée Gain de temps dans les cycles de signature Simplification de l’archivage (doc. Qualios et pièces jointes) 1 seule version du document disponible en tout temps Permet de rendre concret la démarche qualité Construction solide des différents workflows Traçabilité des enregistrements simplifiée Limite l’utilisation du papier On va plus loin que la gestion documentaire : instrument de communication JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Utilisation de Qualios : difficultés et conseils 26/03/2017 Clinique la Lignière Utilisation de Qualios : difficultés et conseils Gestion documentaire former plusieurs rédacteurs (1 seul ne peut pas suivre) limiter le délai entre la demande de l’utilisateur et la mise en activité sur le portail limiter le nombre de signataires dans les cycles de signature Gestion du portail (intranet) créer les portails en équipe, avec les utilisateurs concernés former le nouveau personnel Gestion des processus (workfows) c’est pas parce que le processus est informatisé qu’il n’y a plus de problèmes. Il faut intégrer l’informatique dans les processus déjà existants Pour les personnes ne disposant pas d’ordinateur personnel mettre à disposition au moins un poste par service le resp. de service doit gérer la mise à jour des documents (l’informer de toutes nouvelles versions qui le concerne) le RAQ doit s’assurer que chaque personne ait la possibilité de faire remonter les informations (ex : déclarations qualité) JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Partenariat Qualios SAS – Clinique La Lignière 26/03/2017 Clinique la Lignière Partenariat Qualios SAS – Clinique La Lignière Personnalisation du produit : flexibilité Structure de base de Qualios Formulaires intranets Demandes d’améliorations prises en compte par « Qualios SAS » Moyens permettant une collaboration durable : Club utilisateur Qualios : écoute client, partage d’expériences Une nouvelle version par an Un service clientèle performant JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Annexes : page d’accueil qualios 26/03/2017 Clinique la Lignière Annexes : page d’accueil qualios JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Annexes : formulaire intranet annonce de chute 26/03/2017 Clinique la Lignière Annexes : formulaire intranet annonce de chute JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

Annexes : formulaire intranet Tableau de bord 26/03/2017 Clinique la Lignière Annexes : formulaire intranet Tableau de bord JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

informatisons les tâches routinières 26/03/2017 Clinique la Lignière Questions - Réponses JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

MERCI POUR VOTRE ATTENTION 26/03/2017 Clinique la Lignière MERCI POUR VOTRE ATTENTION JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières