Les achats La commande Le service fait La facture Les demandes d’achat

Saisie d’une commande dans Xlab Dans le menu Xlab vous devez aller dans : Dossier Gestion courante Dépense Commande

Cliquer sur Ajouter

La date : automatiquement date du jour La souche : champ libre facultatif, libre appréciation du gestionnaire La livraison : date prévue de livraison, obligatoire

Le contact : par défaut xlab indique le nom de la personne qui s’est connectée, ce champ est modifiable Le libellé : libre L’Origine : ? Tabulation et choisir l’origine de dépense

Le marché: ? Tabulation – les marchés sont créés dans BFC puis intégrés dans xlab Le solde: ne jamais solder avant intégration du paiement de la facture La nature : (équipement et fonctionnement), une nature de dépense par commande

Commande non prévisionnelle (classique) Si la commande est non prévisionnelle on ne coche pas la case.

Les commandes non prévisionnelles (classiques) Notion de commande prévisionnelle Il y a 2 types de commande : Les commandes non prévisionnelles (classiques) Les commandes prévisionnelles : elles concernent les commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectué qu’à la réception de la facture. - commandes estimatives (= réservation de crédits) d’achats de fluides, d’abonnements, etc ; - carte achat : commande estimative par fournisseur ; - carte logée : commande réelle des frais engagés La notion de commande prévisionnelle doit être interprétée restrictivement. Toutes les commandes FRAM et centrale des hôtels sont des commandes prévisionnelles .

Commande prévisionnelle L’indicateur prévisionnel ou non prévisionnel n’est modifiable que pour une commande au statut « enregistrée » (commande qui n’a pas fait l’objet de l’édition d’un bon de commande). On ne saisi pas de « Service fait » sur une commande prévisionnelle (message identique pour une commande soldée) Pas de contrôle sur les quantités pour les commandes prévisionnelles. Attention à bien respecter les quantités facturées

Les utilisateurs et le numéro de leur carte achat seront stockés dans le champ complément de la fenêtre contact et pourront ainsi être appelés par une liste d'aide (?+TAB) dans la fenêtre commande.

Commande prévisionnelle et carte d’achat Une commande comportant un N° Carte d’achat à la validation sera typée automatiquement en commande prévisionnelle.

Préalable indispensable à la commande : le fournisseur N° d’identifiant du fournisseur SIRET sur 14 chiffres Identifiant BFC. Ce numéro reviendra en intégration dès lors que le Fournisseur sera connu dans BFC

Fournisseurs : identifiant à renseigner dans Xlab Français : SIRET 14 caractéres UE : Numéro de TVA intracommunautaire Labos CNRS : code division du labo « fournisseur » (liste disponible à l’adresse : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-Structures.xls Etrangers hors UE : laisser à blanc Liste des fournisseurs existant dans BFC : Disponible dans COUGAR (portail Nouba)

Compléter les lignes de commande Cliquer sur ajouter une ligne de commande

Compléter les lignes de commande L’Entité : ? Tabulation et choisir l’entité dépensière Matière : obligatoire ou facultative selon le paramétrage de la base Code produit : rarement utilisé

Compléter les lignes de commande Caractère d’achat : Ponctuel, régulier ou blanc si sur marché Code famille : obligatoire, aide à la recherche sur Nouba Carte Achat : le n° doit être indiqué au préalable dans le paramétrage des contacts

IMPORTANCE DU CODE FAMILLE A partir du code famille et de la nature de la dépense sera déduit, dans BFC, le compte d’imputation comptable Les codes familles ne sont plus modifiables si la commande est transmise. Liste des correspondances codes-familles et comptes comptables téléchargeable http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-codes%20famille-au-01042009.pdf

Précisions sur les commandes La commande d’achat est saisie, modifiée, supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes. Ne pas oublier l’impression de votre bon de commande. Les commandes de PCD (commandes de personnel sur crédits déconcentrés) ne sont pas saisies dans XLAB, les informations reviennent en intégration depuis BFC.

SERVICE FAIT Le module de « Service fait » communique avec la BFC et les lignes de service fait font partie des transferts. Dans BFC, le SF et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de disponibles alors que dans Xlab, le SF n’intervient pas dans la mise à jour du budget. Le « Service fait » est obligatoire pour les commandes « non prévisionnelles ». Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée IMPORTANT : Une commande est soldée dans Xlab en cochant la coche solde. Dans BFC, une ligne de commande est soldée dés que la quantité livrée est égale à la quantité commandée. Ceci est à l’origine de différences budgétaires constatées.

Lien sur le n° de ligne de commande Pour le service fait le lien avec la ligne de commande est obligatoire ECRAN COMMANDE Lien sur le n° de ligne de commande ECRAN SERVICE FAIT ATTENTION A RESPECTER LA LOGIQUE DES QUANTITES

Statut d’envoi du « Service Fait » Consultation de toutes les lignes de « Service Fait » pour une commande Statut d’envoi du « Service Fait » Pour une commande non prévisionnelle le service fait doit être saisi avant la facture. Si l’on veut néanmoins saisir une facture le message suivant apparaît.

Lien sur le n° de ligne commande RAPPEL : Liens sur le N° de la ligne de commande pour le service fait et la facture Lien sur le n° de ligne commande

Bonnes pratiques du Service Fait Constatation des droits = service fait Le service fait et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de disponibles dans BFC : Toujours attester du service fait sur chaque ligne de commande standard en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être inférieures ou égales aux quantités commandées au moment de la réception des biens ou de l’exécution des services : après saisie de la commande et avant saisie ou intégration de la facture

Bonnes pratiques du Service Fait Xlab Qtés PU Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 Total Factures HT: 54.48 € ------------------------ Résiduel cde : 35.52 € (90 engagé - 54.48 facturé) BFC Qtés PU Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 Total Factures HT: 54.48€ -------------------------- Résiduel cde : 30 € (reste quantité cdée 1x 30)

Bonnes pratiques du Service Fait Xlab Cde : 3 x 36 = 108 € SF : 3 Total Factures HT = 80.37 € ------------------------ Résiduel cde : 27.63 € (108 engagé - 80.37 facturé) BFC Cde : 3 x 36 = 108 € SF : 3 x 36 Total Factures HT = 80.37€ -------------------------- Cde non reportée au changement d’exercice quantités livrées = quantités commandées Soldée auto dans BFC

Ce qu’il ne faut SURTOUT pas faire Exemples de cas générateurs de déséquilibres budgétaires et/ou comptables Cas 1 : Commandés 100 quantités à 2 € Livrés 100 quantités Facturé 1 quantité à 200 € Engagé Xlab 200 € engagé BFC 1x200 + 99x2 = 398 € et ligne de commande soldée dans BFC (livré = commandé) Cas 2 : Commandés 100 quantités à 2 € Livrés 1 ensemble Engagé Xlab 200 € engagé BFC 1x200 + 99x2 = 398 €, et la ligne de commande n’est pas soldée dans BFC (livré < commandé)

Saisie d’une facture dans Xlab Dans le menu Xlab vous devez aller dans : Soit directement dans facture, ajouter nouvelle facture en rappelant le numéro de commande Soit en recherchant la commande et cliquer sur le bouton facture puis ajouter. (dans ce cas, vous aurez la possibilité de générer directement la facture à partir des lignes de commandes ou saisir uniquement les lignes souhaitées)

Traitement des avoirs  ATTENTION Vous ne devez pas saisir de ligne avec un montant négatif dans une commande : la commande est rejetée par BFC. Vous devez transmettre la facture accompagnée de l’avoir correspondant, directement à la DR sans saisie préalable dans Xlab. Le mouvement arrivera en intégration facture. Si la facture initiale a déjà été réglée, vous devez transmettre l’avoir avec une copie de la facture à la DR qui fera le nécessaire.

Facture Pour saisir la facture la saisie du numéro de ligne commande est obligatoire. La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service fait » ou une facture transmise.

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L’inventaire

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