DEPLOIEMENT DE LA CARTE ACHAT 24/10/2008 SOPHIA ANTIPOLIS

Périmètre d’utilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat) Ce seuil peut être dépassé si marché formalisé prévoyant ce mode de règlement Objectifs : impacter le moins possible le budget personnel de l’agent, simplifier le traitement des factures, progresser et améliorer la gestion Au quotidien Avant la mission Pendant la mission CARTE ACHAT CARTE AFFAIRES CARTE LOGÉE carte virtuelle Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat de petits matériels ou de documentation sur le lieu de mission, frais de réception Niveau 1 < 2.000 € Niveau 3 < 4.000 € Titres de transport Paiement de l’agence de voyages (marché national) achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques) achat auprès de fournisseurs référencés 1/3 des factures de mission 10% des factures totales (mission et autres)  réduction du nombre d’avances sur mission 9.000 avances en 2005 Une base éligible estimée à 80% des factures pour 40% des montants Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger) Hôtels, véhicules de location Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques ACP-MR 29/05/2006 Frais de ré

L’acheteur Que doit il connaître? Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 3

Qu’est ce que la carte de paiement? La carte de paiement est une carte bancaire visa vous permettant d’acheter: chez tous types de fournisseurs et tous types d’achat sauf les achats de missions (carte affaire) et de transport (marché FRAM) et couvert par un marché, à la condition expresse que l'achat soit un achat de proximité et/ ou sur Internet et qu’il soit réalisé dans le respect des règles de mise en concurrence. Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 4

Ma responsabilité en tant que détenteur de carte ? Vous êtes mandaté(e) par le CNRS pour utiliser la Carte de paiement dans le cadre de votre activité professionnelle. Ceci vous confère un certain nombre de responsabilités liées à l’usage de cette carte, dans la limite de dépenses agréées, notamment en cas de perte, vol ou bien encore votre changement d’affectation. Gardez votre Carte d’achat en lieu sûr Ne communiquez jamais son n° à un tiers. La Carte de paiement qui vous est remise, bien qu’à votre nom, reste la propriété de la banque, qui en est l’émetteur. En cas de perte ou de vol Contactez immédiatement, le centre de blocage de la Carte de paiement Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 5

Consignes de sécurité Ne pas donner les codes et l’empreinte de la carte, les divulguer est du niveau de la faut professionnelle, pour éviter toute difficultés, il est conseillé d’organiser un système de « guichet » carte de paiement. N’acheter que sur des sites sécurisés et connues (repérable par les adresses « https… » visibles sur l’adresse URL du site et par le pictogramme « cadenas » en bas à droit de l’écran). Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 6

Mettre en concurrence: Comment acheter? L’achat par Internet est considéré comme un achat de proximité au niveau du service fait. Le service fait : est donc considéré comme attesté même si la livraison est effectivement consécutive à l’achat. Bien entendu cette règle doit inciter encore plus fortement les acheteurs par Internet à respecter les consignes de sécurité précisées ci-après: Mettre en concurrence: Achat de proximité chez le commerçant du coin : connaître ses codes secrets Surveiller: Regarder une fois par mois son relevé bancaire pour vérifier qu’il n’y a pas d’opérations piratées sur le site BNP et vérifier son encours (plafond d’achat): Communiquer: Se rapprocher du Gestionnaire Xlab de votre unité à chaque achat (il émet les engagements, c’-à-d les bons de commande par délégation du Délégué Régional) Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 7

Instaurer un guichet carte achat? Le Directeur d’Unité Que doit il connaître? Instaurer un guichet carte achat? Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 8

Les plafonds de la carte d’achat de niveau 1 Unité pour l’ensemble des cartes niveau 1 plafonds à 3 niveaux à la transaction à la carte (porteur) pour l’ensemble de l’unité Plafond Porteur Carte d’achat niveau 1 Plafond fixe de la Transaction Carte d’achat niveau 1 2000 euros

Guichet carte achat? Afin d’optimiser l’achat par  la carte de paiement, l’organisation idéale est la création d’un Guichet « carte de paiement ». L’organisation autour de la carte de l’acheteur de proximité: La carte est gardée dans le coffre de l’unité avec la carte d’achat du gestionnaire. Il permet d’éviter à l’acheteur de proximité de garder sa carte dans son portefeuille avec les risques de perte et oblige l’acheteur et le gestionnaire à des rendez vous régulier afin de renseigner Internet Donner le code carte au titulaire et ne jamais le conserver dans le coffre avec la carte Gestionnaire restitue la carte à l’acheteur de proximité que sur besoin d’achat Récupérer la carte avec la facture ou la facturette L’organisation des achats par Internet réalisé par le gestionnaire de laboratoire, l’idéal serait d’avoir un ordinateur dédié à proximité de la gestionnaire afin d’éviter à la gestionnaire de se déplacer auprès du chercheur pour valider le paiement. En outre cette organisation permet de faciliter la saisie de la commande dans Xlab. Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 10

Le gestionnaire d’unité Que doit il connaître? Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 11

Exemple de mise en place Carte achat dans un laboratoire Méthodologie Laboratoire Isabelle COURTOIS et Linda FERE UMR7093 Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 12

2 types d’utilisation de la carte achat : - achat de proximité Nature des achats 2 types d’utilisation de la carte achat : - achat de proximité - achat sur le web Notamment: - frais d’inscriptions à des colloques - achat de logiciels - fournisseurs français et étrangers occasionnels et non créés dans XLAB… Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 13

Procédure du Laboratoire pour les achats Mise en place de façon implicite d’un guichet carte achat La saisie d’une commande se fait généralement sur l’ordinateur de la gestionnaire . C’est l’acheteur qui assure la saisie de son achat ou de son inscription C’est la gestionnaire qui entre le N° de carte pour le paiement hors champ de vision de l’acheteur Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 14

Le bon de commande est ensuite généré dans XLAB commande prévisionnelle et monoligne Typée carte achat référence carte achat du porteur dans la zone « contact » : 4 derniers chiffres de la carte+date fin de validité sous la forme MMAAAA + nom du porteur Dans le cadre « souche » indication C.A. + prénom du porteur pour repérer plus aisément les bons de commande. Si le fournisseur n’est pas créé, recherche dans COUGUAR, recherche du SIRET et aussitôt demande de « création fournisseur pour carte achat » à la délégation. Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 15

Les contrôles des achats sont effectués quotidiennement: Contrôles commandes Les contrôles des achats sont effectués quotidiennement: sur le site BNP sur NOUBA Le montant de la commande est ajusté si nécessaire (c’est le cas souvent pour les achats à l’étranger) Des extractions XLAB régulières permettent des rapprochements justes et rapides. Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 16

Ce que la gestionnaire doit faire? Traitement du ROP Ce que la gestionnaire doit faire? Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 17

Circuit ROP carte achat

Intervention LABO/DR dans le circuit ROP carte achat

1- Une commande correcte Prévisionnelle Monoligne Du montant exact de l’achat Typée carte achat (n°carte achat servi) Identification du porteur dans la zone contact: 4 derniers chiffres du n° de carte +date de fin de validité de la carte (MMAAAA) nom du porteur Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 20

Xlab version 8.0 - Carte achat

Xlab version 8.0 - Carte achat

2- Aller dans NOUBA pour travailler sur le ROP deux jours après l’achat Un nouveau module de l’outil ROP (très proche du module carte logée), dans NOUBA Il permet de : Consulter toutes les transactions carte d’achat Associer automatiquement les commandes et les transactions et à défaut propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) Communiquer entre le labo et la DR Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 23

ROP carte achat dans NOUBA

3 –Traiter la commande à partir de NOUBA Rappel des étapes: Effectuer l’achat Saisir la commande dans xlab Consulter le ROP dans NOUBA ATTENTION:Pour les achats en devises étrangères: Consulter le ROP Saisir la commande Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 25

Plusieurs motifs possibles : la commande n’a pas été transférée à BFC Traitement dans NOUBA Si le n° de commande apparaît dans la colonne « Rapprochement pour information »  Bravo! Si le n° de commande n’apparaît pas dans la colonne « Rapprochement pour information »: Plusieurs motifs possibles : la commande n’a pas été transférée à BFC commande n’est pas typée « carte achat » le montant n’est pas identique à celui du ROP Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 26

Les corrections se font dans Xlab Traitement dans NOUBA Les corrections se font dans Xlab Pour le cas 1: transférer la commande vers BFC Pour le cas 2: modifier la commande en servant la zone « n° carte achat » et la renvoyer à BFC Pour le cas 3: modifier le montant de la commande et la renvoyer à BFC Rappel : Pour être sûr du montant (factures en devises étrangères) vous devez attendre que la transaction soit dans NOUBA avant de saisir la commande dans xlab. Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 27

 le fournisseur n’est pas créé dans BFC Traitement dans NOUBA Si dans la colonne « N° d’achat BFC » apparaît un numéro (100xxx)précédé d’un point d’exclamation  le fournisseur n’est pas créé dans BFC Vous devez communiquer à la DR les éléments permettant la création de ce fournisseur. Si le SIRET du fournisseur est en Rouge, cela signifie que le SIRET transmis par BNPP est différent du SIRET du fournisseur Xlab  Si le SIREN (9 premiers caractères) sont identiques ce n’est pas forcément une anomalie. Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 28

FOCUS sur la colonne « note » La colonne « NOTE » permet une communication entre le laboratoire et la délégation. Son utilisation est essentielle pour le bon traitement du ROP Consultez la régulièrement, notamment pour les transactions non rapprochées Petits conseils pour une meilleure lecture : Positionnez vous toujours en début de message (« Entrée » devant le premier caractère du message) Indiquer vos initiales et la date en début de message Indiquer le numéro de commande XLAB si problème de non rapprochement Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti 29