Équipe Xlab DR Décembre 2006 XLAB V.6 IMPACT DE BFC SUR XLAB

2 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 LES DEPENSES

3 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Dépenses : les nouveautés Commandes : Commandes non-prévisionnelles Commandes prévisionnelles Commandes PCD Service fait Factures Fournisseurs Gestion des marchés

4 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Commandes La commande dachat est saisie, modifiée et supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes Toutes les commandes incomplètes sont automatiquement rejetées de BFC, sauf les commandes dont le fournisseur est inconnu dans BFC Transfert vers BFC des lignes de détail des commandes Création des UF et des OT avant la saisie des commandes La nature de dépense nest pas modifiable dès quil y a un service fait ou une facture Deux types de commandes : non-prévisionnelle (standard) prévisionnelle

5 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Commandes non-prévisionnelles Deux types de commandes : non-prévisionnelle (standard) prévisionnelle (c e sont des commandes classiques : la saisie du service fait est obligatoire) Saisie et transfert du détail des lignes de commande La modification du prix unitaire ou du pourcentage de remise ne peut seffectuer sur la commande sil existe une facture Transfert des UF et des OT vers BFC (suivi nom disparaît)

6 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Modification dune commande La nature de dépense nest pas modifiable dés quil y a un « Service Fait » ou une Facture

7 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Commandes prévisionnelles Ce type de commande ne donne pas lieu à la valorisation du service fait. Celui-ci seffectue au moment du contrôle facture Exemple : factures de fluides, nouveaux moyens de paiement monétique Pour une commande prévisionnelle : cocher la case

8 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Commandes prévisionnelles Lindicateur prévisionnel est modifiable pour les commandes au statut « enregistrée »

9 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Nouveau moyen monétique La carte achat : dans la zone « ligne détail » de la commande, une case est prévue à cet effet. Actuellement numéro de carte à renseigner mais sans contrôle outil.

10 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Pas de contrôle sur les n° carte achat (cohérence, doublons) N° Carte Achat

11 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Indicateur Prévisionnel Une commande comportant un N° Carte dachat est obligatoirement une commande prévisionnelle.

12 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Commandes PCD Le flux de création, modification et suppression des commandes PCD (commandes de personnel) dXlab vers BFC nexiste plus Toutes les informations viennent de BFC

13 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 commande PCD On ne doit pas saisir une commande CNRS de nature mission ou vacation.

14 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Service fait Le module « livraison » est renommé en « service fait » Le lien entre la commande et le service fait seffectue avec le numéro de ligne Contrôle sur les quantités réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée Le service fait est saisi, modifié et supprimé uniquement dans XLab. BFC peut uniquement le rejeter.

15 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

16 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Factures La facture peut-être saisie et modifiée (les mêmes modifications quaujourdhui) dans Xlab ou dans BFC (arrivée des factures en DR) La saisie facture nest pas possible pour les commandes « non-prévisionnelles » tant que le service fait na pas été saisi (saisi ligne à ligne) Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes « non-prévisionnelles » (transfert des lignes) Le lien entre la commande, le service fait et la facture seffectue par le numéro de ligne

17 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Facture Choisir une commande

18 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Fournisseurs Le lien entre Xlab et BFC devient le « N°BFC » Lidentifiant est le n° SIRET (14 caractères) pour les fournisseurs français La mise à jour du N° BFC dans Xlab seffectuera automatiquement lors du premier retour de chaque commande

19 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Sélectionner une commande non prévisionnelle Identifiant BFC Identifiant Fournisseur

20 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Marchés Le référentiel des marchés CNRS est dans BFC (plus de saisie et de modification de ces marchés dans XLAB) Modification de la numérotation des marchés (11 caractères) Nouvelle information : type de marché et type de procédure

21 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Les missions

22 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Missions : les nouveautés Seuls les frais remboursables à lagent sont saisis dans ce module : Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande dachat en fonctionnement Il est impossible de désolder une commande mission soldée Possibilité de créer des OM permanent, OM collectif, mission stage Les missions « Invitation chercheur Etranger » renommées en « Etranger à ladministration » Disparition des type de mission : Décision Forfaitaire, Cas Particulier, Frais de matériel

23 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le module Mission Seuls les frais remboursables à lagent sont saisis dans ce module : Les frais de séjour : possibilité de modifier le montant de la ligne détail séjour si la valeur est nulle (FF ou EF), sinon utiliser obligatoirement la zone retenue séjour Les frais de transport : le montant de la ligne avec BT doit être = zéro. Si les frais sont remboursables à lagent renseigner le montant Les frais dinscription à des congrès ou colloques : la saisie du montant nest possible que si « payable à lagent » est coché dans le masque « détail des autres frais dune mission »

24 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Modification du montant séjour si valeur ligne = 0 sinon sinon utiliser la zone retenue

25 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

26 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 La saisie du montant nest possible que si « Payables agent » est coché.

27 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le module Mission Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande dachat en fonctionnement : Il sagit des frais de transport, frais dinscription aux congrès et colloques IL est possible de consolider la totalité des frais dune mission en renseignant la zone « souche » de toutes les commandes avec un n° commun (le n° de la mission par ex) Visualisation de cette consolidation par lédition dun état requête

28 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le module Mission Le solde dune commande de mission entraîne le solde de toutes les commandes concernant les frais remboursables à lagent Exemple : 1 mission engagée avec 2 commandes créée sur 2 origines de crédit différentes Une commande mission soldée ne peut être désoldée Plusieurs commandes liées à une même mission doivent avoir des codes de gestion 1 et 2 différents

29 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le module Mission Créer des OM permanents : une case à cocher L ordre de mission permanent ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais Le montant du séjour calculé automatiquement devra être modifié pour un engagement au plus juste du montant des frais Après transmission, ce montant ne pourra plus être modifié : seule possibilité solder la mission Si plusieurs destinations dans le cadre de cette mission : indiquer les détails séjours sur une seule et même ligne La mention «OM permanent » est rajoutée sur lOM à imprimer

30 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Cocher OM Permanent.

31 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 La notion dOM Permanent a été ajoutée sur lOM.

32 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le module Mission Créer des OM collectifs : une case à cocher L ordre de mission collectif ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais Aucun frais nest à rembourser à lagent Utilisation obligatoire de lagent « OM Collectif » existant dans toutes les bases Xlab Indiquer le nom de tous les agents concernés par cet OM Pour les missions France et Etranger avec frais tous les montants sont à zéro Les données « forfait », « motif forfait », « avance » et « montant avance » sont inaccessibles

33 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Les frais de séjours sont nuls. Les frais de transports sont forcément à zéro. (Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT) Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles. Les autres frais sont forcément à zéro.

34 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le module Mission Créer des OM Stage : une case à cocher L ordre de mission stage ne concerne que les missions France avec frais et France sans frais Ce type de mission est à utiliser pour des stages de formation « premier emploi » : les indemnités sont spécifiques (art. 15 du décret du 28 mai 1990 modifié)

35 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Agents missionnaires BFC est alimenté des agents provenant de SIRHUS et des agents saisis dans Xlab BFC devient la référence pour les agents « fonctionnaires CNRS » et « autres CNRS » Xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires La date de naissance devient obligatoire pour tous les agents Dés que lagent est connu de BFC son identifiant BFC (matricule) est mis à jour dans Xlab Si un agent CNRS est créé dans Xlab mais nest pas encore connu dans BFC toute mission le concernant restera en attente dintégration BFC

36 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Identifiant BFC

37 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Les Missions La gestion des avances est faite par BFC : elle correspond à 75% des indemnités journalières ou du forfait de la mission Le type de mission « invitation chercheur étranger » est renommé en « Etranger à ladministration » Dans le masque « détail des autres frais dune mission » : cocher la case « surplus accordé sur la base des 5/3 » pour les personnes étrangères à ladministration française qui peuvent en bénéficier Létat de frais Xlab a été actualisé

38 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Le surplus est calculé automatiquement à hauteur de 2/3 de la somme des séjours sans tenir compte de la retenue. Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal au montant proposé.

39 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Évolution des retours Les boîtes aux lettres : Notification Commande Service Fait : rejet Facture Mission : rejet Les intégrations automatiques : Date et n° de prise en charge des factures Marché Fournisseurs Agents Constantes

40 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Récapitulatif transfert : XLAB vers BFC Lignes détails commandes Lignes services faits Lignes factures Les UF/OT Les missions Les agents hors CNRS….

41 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 Récapitulatif transfert BFC vers XLAB Rejet commande (automatique ou action du SF : pour fournisseur) Rejet service fait (à la demande du labo) Création Facture (dans le cas darrivée de factures en DR) Rejet facture Rejet Mission Constantes : taux de chancellerie etc… (intégration auto) Notification Marché (intégration auto) Agent ( n° matricule :intégration auto ) Fournisseur (n° BFC : intégration auto)

42 14 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19 FIN Bonne soirée !