Journées BFC - SIRHUS Octobre 2007 V1.1

Préalable pour les Formateurs Internes Sirhus Information à démultiplier en délégation Documentation disponible sur l’intranet Sirhus, espace Formation Public cible : fonction de votre organisation en délégation Date cible de partage de l’information : paie de novembre CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION du BCP CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

UNE VISION GLOBALE ET PARTAGEE A CHAQUE METIER, SON OUTIL SIRHUS – GESTION DE PERSONNEL ET PAIE BFC – FINANCES BUDGET ET COMPTABILITE DANS UN SYSTEME GLOBAL ET INTEGRE SAISIE UNIQUE A LA SOURCE REFERENTIELS PARTAGES CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

LA PAIE ...EXECUTION FINANCIERE DU CONTRAT DE TRAVAIL Le dossier SIRHUS de chaque agent doit comporter toutes les informations nécessaires au calcul de sa paie statut juridique (catégorie – statut - nature de contrat) situation personnelle ( enfants ..) évènements de gestion (affectation – fonction …) service fait (quotité – absences..) retenues et oppositions et à sa comptabilisation analytique (poste) générale (évènements et statut juridique) budgétaire (poste) CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

LES DEUX ETAPES DU CALCUL DE PAIE A chaque calcul de paie et agent par agent RPCALC (programme de calcul de paie) Conformité de la paie par rapport à la situation de chaque agent en conformité avec la réglementation Vérification SRH et BCP – si non-conformité correction éventuelle du dossier SIRHUS ou matricule bloqué en paie RPCIPE ( programme d’intégration comptable) Traduction comptable du calcul de paie – « balance comptable » par agent Vérification BCP – si non équilibré matricule bloqué en paie CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION sur Les problématiques budgétaires et comptables d’imputations des dépenses de personnels dans SIRHUS (fonds 0 et fonds 1) CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 Rappels sur les postes : ressources de financement et imputations budgétaires C’est l’origine de la ressource de financement d’un poste qui détermine les acteurs en charge de la création du poste. Subvention d’état = fonds 0 = SECG Ressources propres = fonds 1 = SRH Cofinancement = fonds 0 et fonds 1 = SECG L’information sur le fonds induit une imputation budgétaire. Colonne NA = regroupement des dépenses de personnels financées en tout ou partie sur la subvention d’état Colonne NB = regroupement des dépenses de personnels financées exclusivement sur ressources propres. Faut-il en déduire que fonds 0 = colonne NA et fonds 1 = colonne NB ? Le cas des financements à 100% Le cas particulier des cofinancements CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

La raison et les enjeux de ces informations La philosophie de la LOLF et la logique des dépenses de personnels limitatives dans le nouveau cadre budgétaire et comptable. Le poids et la dynamique des dépenses de personnels : du budget de l’état à celui du CNRS. Pourquoi un double plafond limitatif en crédits et en ETPT pour les personnels financés sur subvention d’état ? Et pour les autres ? Nouvelles marges de manœuvre et responsabilisation des décideurs sur les politiques de rémunération et de recrutement. Mieux maîtriser les dépenses de personnels : pour en faire quoi ? Les conséquences d’une mauvaise imputation budgétaire d’un poste. Les enjeux pour l’agent, l’unité et le SRH Les enjeux pour le SECG Les enjeux pour l’établissement Un exemple concret avec les contrats financés par la DGA CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Quelques conseils pour ne plus se tromper Ce qu’il ne faut pas faire : une catégorie, un statut = un fonds Pas si simple Pas durable La bonne question : qui finance le poste ? C’est quoi une subvention d’état ? C’est quoi une ressource propre ? Exemples et piéges sur les populations contractuelles Un contrat de courte durée article 6-2 Un post-docs ministériel et un post-docs entreprise Un contrat DGA et un doctorant DGA Un contrat ANR et une chaire d’excellence ANR CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION de la DFI CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

A quoi sert le budget ( des dépenses de personnel) ? Prévoir Contrôler la disponibilité du crédit Bénéficier des marges de manœuvre Rendre compte de l’activité par grandes fonctions Calculer les coûts complets des activités CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Une dépense est imputée par destination et par nature X CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

La logique des échanges Sirhus-BFC Informations Sirhus P O S T E Fonds SE Fonds RP Centre de coûts unité Élément d’OTP Imputation par nature budgétaire (colonne du NCB) Imputation par destination (ligne du NCB) Centre de coût paye unité : unité groupe de discipline/domaine fonctionnel délégation Élément OTP : contrat à justifier Si pour le matricule SE ≠ 0, alors nature A Si pour le matricule SE = 0, alors nature B1 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

OBJETS ANALYTIQUES BFC REPRESENTANT UNE UNITE DU CNRS Groupe de centres de coûts de l’unité Centre de coûts « PAYE » PACR XXXX Centre de coûts « UNITE » RXXXX OTP dépenses opérationnelles 9ADOXXXX Élément OTP Contrat de recherche 1 Contrat de recherche 2 XXXX = numéro de division Flux Xlab Flux Sirhus Flux analytiques

Journées BFC - SIRHUS Déclinaison opérationnelle CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 Sirhus – BFC (1/2) CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 SIRH – BFC (2/2) Récupération quotidienne des référentiels BFC Mises à jour sur les centres de coûts, les EOTP et le plan de compte général Envoi quotidien des Personnels Mises à jour sur les dossiers Agents et nouveaux dossiers Agents Envoi programmé des avances et acomptes pour règlement par BFC Déclenché par le Bureau Central de la Paie (BCP) Envoi mensuel de la Paie 1 seul flux pour : Comptabilisation budgétaire, analytique et comptable de la Paie Règlement aux agents et aux organismes sociaux (URSSAF, MGEN, …) Mais 2 traitements distincts Déclenché par le BCP CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Circuit des structures Une unité LABINTEL est représentée dans SIRHUS par : Une unité structurelle Une unité LABINTEL est représentée dans BFC par : Une division (module dépenses) Un centre financier (module budget) Plusieurs centres de coûts (module comptabilité analytique) Dont le centre de coûts paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn) L’intégration du flux LABINTEL dans Sirhus est AUTOMATIQUE L’intégration du flux LABINTEL dans BFC est MANUELLE CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Circuit des centres de coûts et des EOTP Un centre de coûts « paie » est créé par centre financier Un OTP est créé dans BFC si le contrat est à justifier Un EOTP spécifique est créé en cas de dépenses de personnel Avec un domaine d’activité égal à 0009 Ne pas oublier les 000000 du numéro d’OIP Les centres de coûts et les EOTP sont transférés tous les soirs vers SIRHUS La fiche navette est complétée avec le numéro de centre de coûts ou d’EOTP CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 Circuit des agents Le référentiel des dossiers Agents CNRS est dans SIRHUS L’envoi à BFC est réalisé tous les soirs L’intégration dans BFC est effective si : Une mesure est présente (IT0) Une affectation est présente (IT1) L’identité est présente avec nom, prénom et NIR (IT2) L’agent est transformé en tiers fournisseur si : L’agent est intégré avec adresse (IT6) et mode de paiement (IT9) La date d’effet est inférieure ou égale à la date du jour CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Disponibilité des crédits – recrutements sur RP Elle est obligatoire pour finaliser l’embauche Elle est réalisée dans BFC par : La saisie d’un pré-engagement (facultatif, mais…) Anonyme Sans transfert vers Xlab La saisie d’un engagement (obligatoire) En référence à un pré-engagement si présent En référence à un tiers fournisseur (retrouvé via le matricule) Avec transfert vers Xlab sous la forme d’une commande de personnel La fiche navette est complétée avec l’attestation de disponibilité des crédits CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Engagement individuel (EI) – règles 1/2 Un engagement individuel est individuel (pléonasme, sortez du rang) Il ne comporte qu’un seul poste Il fait référence à un tiers correspondant à un matricule Sirhus (4…) Il fait référence : A un centre de coûts de type paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn) OU à un EOTP de type personnel (Domaine d’activité 0009) Et exclusivement à la nature NB1 Un seul EI par imputation et par exercice quelles que soient les périodes Sirhus envoie des données cumulées par imputation (quid si PPE sur poste 2 ?) CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Engagement individuel (EI) – règles 2/2 L’imputation d’un EI ne se modifie pas (cohérence Xlab) Suppression ou solde de l’EI avec données erronées Création de l’EI avec les données correctes Un EI est soldé en cochant la case « Traité » au niveau de l’en tête Ne pas oublier de solder le pré EI si présent CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Engagement et pré-engagement – règles Le pré EI permet d’attester au plus tôt de la disponibilité des crédits Il semble logique de l’utiliser L’intervention sur le montant d’un EI est précédée de la même intervention sur le pré EI si présent Le solde d’un EI implique de solder également le pré EI si présent En cochant « Activé terminé » dans le poste de l’EI Faute de quoi le budget correspondant est toujours bloqué CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Engagement individuel (EI) – exemple CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Contrôle de cohérence Sirhus – BFC Il est réalisé pour tous les agents imputés en totalité sur RP Au début du cycle de comptabilisation de la paie M Les contrôles portent sur : La présence obligatoire de l’EI Le montant non soldé de l’EI (=> montant total des charges) La cohérence des éléments analytiques (CC ou EOTP) Ces contrôles sont déclenchés par le BCP CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Contrôle de cohérence - Corrections dans Sirhus Elles sont possibles entre la reprise des saisies en M jusqu’à la paie de correction en M+1 Elles portent essentiellement : Sur la ventilation des coûts : Choix du centre de coût Choix de l’EOTP Choix du fonds CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Contrôle de cohérence - Corrections dans BFC Elles sont possibles jusqu’à l’intégration Elles portent sur les éléments suivants des EI : L’ajustement du montant (ajuster le pré EI d’abord si présent) Le changement d’élément d’imputation (solde + création) Le solde (pré EI également à solder si présent) Elles portent sur les adresses budgétaires et analytiques Elles portent sur les EOTP La fiche navette est contrôlée et ajustée en conséquence CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Le traitement BFC des nets à payer Il est déclenché par le BCP Sirhus adresse à BFC un flux spécifique Le flux est intégré dès réception Le flux transmis n’est pas modifiable Il faut donc l’intégrer tel que Les virements sont réalisés par BFC CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

La comptabilisation des paies (1/2) Elle est déclenchée par le BCP Le traitement est indépendant de celui des nets à payer Sirhus adresse à BFC un flux spécifique Le flux est intégré en différé Il nécessite un interlocuteur unique en délégation Point d’entrée pour le traitement des anomalies CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

La comptabilisation des paies (2/2) Le flux transmis n’est pas modifiable Il faut donc l’intégrer tel que La DFI peut intervenir Pour aider dans la résolution d’un problème budgétaire ponctuel En attendant les corrections La correction est réalisée dans Sirhus si mauvaise ventilation des coûts dans Sirhus (CC, EOTP et/ou fonds) Pour prise en compte dans la paie suivante Attention : contacter le BCP si le dossier concerné par la correction de la ventilation des coûts est un dossier sorti antérieurement à la paie en cours (le BCP fera en sorte de le recycler dans la paie en cours – IT 3)  CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

La comptabilisation des paies (2/2) Correction de la ventilation des coûts d’un dossier - IT1018 du poste de travail CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

La recherche des EI dans BFC Rappel : l’EI est obligatoire pour les agents imputés sur RP La recherche porte sur le couple matricule / élément analytique Si elle est infructueuse Elle est réalisée sur le matricule seul C’est une erreur (mise en œuvre en 2008) CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Comptabilisation - les principales anomalies (1/2) EI absent Il est obligatoire, il faut donc le saisir EI avec disponible insuffisant Soit l’EI est « terminé » et il faut le solder Soit le montant de l’EI est à réajuster CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Comptabilisation - les principales anomalies (2/2) Adresse budgétaire avec disponible insuffisant Il faut trouver quel est le matricule qui a déclenché l’anomalie afin de pouvoir estimer la situation et décider de la conduite à tenir EOTP dont le domaine d’activité n’est pas 0009 Il faut solder l’EI qui y fait référence Il faut créer un nouvel EOTP avec le domaine d’activité 0009 Il faut saisir un EI sur cet EOTP CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Le solde des EI en fin de période Un EI pour lequel le dernier mois de paie a été comptabilisé : Doit être soldé pour permettre l’accès à l’EI suivant ou pour réajuster les disponibles (règle actuelle) Ne pas oublier de solder également le pré EI s ’il existe La fiche navette doit comporter la date de fin On peut aussi attendre le rejet lors de la comptabilisation (règle actuelle) On peut aussi attendre la fin d’exercice CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Exemple de correction (1/2) Janvier Février Mars Avril Agent en RP à tort sur janvier, février et mars 1000   EI obligatoire En avril correction dans Sirhus : fonds = SE La comptabilisation d'avril annule les erreurs en fonds RP -3000 EI obligatoire et actif La comptabilisation d'avril rectifie les erreurs en fonds SE 4000 CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Exemple de correction (2/2) Janvier Février Mars Agent sur PACR à tort sur janvier et février 1000 EI1 obligatoire sur PACR En mars correction dans Sirhus : EOTP   La comptabilisation de mars annule les erreurs   -2000 EI1 obligatoire et actif sur PACR La comptabilisation de mars rectifie les erreurs   3000   EI2 obligatoire sur EOTP CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

L’affichage des EI pour un matricule donné Menu  Gestion des engagements individuels  Afficher engagement de fonds  Sélectionner pièces via liste de traitement Utiliser la recherche du fournisseur via le matricule Vous obtenez la liste des EI pour le matricule considéré Vous visualisez l’EI en cliquant sur son numéro Vous visualisez les liquidations en cliquant sur « Utilisation » CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

L’affichage des EI – écran de sélection CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Affichage des EI - résultats Indicateur de solde CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Affichage des liquidations pour un matricule donné Menu  Gestion des engagements individuels  Afficher engagement de fonds Afficher l’engagement de fonds Cliquer sur le bouton « Utilisation » Vous obtenez les factures/avoirs imputées sur l’EI considéré Des plus récentes aux plus anciennes Détaillées par compte de charge Avec possibilité de remonter jusqu’au poste de la pièce de comptabilisation selon les habilitations CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

Affichage des liquidations pour un matricule donné CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 Les flux avec Xlab Les engagements individuels sont adressés à Xlab Sous la forme de commandes de personnel Les liquidations de personnel sont intégrées dans BFC Sous la forme d’écritures comptables détaillées par compte Les liquidations de personnel sont adressées à Xlab Comme la dernière situation de l’engagement individuel CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 La fin d’exercice Les engagements individuels sont tous soldés Pour les contrats en cours Création automatique des engagements individuels pour le nouvel exercice Sur la base des données Sirhus (périodes et montant) Et sur la base des imputations BFC Pour les nouveaux contrats Saisie manuelle des engagements individuels Adresses budgétaires présentes, budgets et pré budgets saisis CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007

CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007 La fiche navette CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007