Carte Logée V1.4 12 Septembre 2007 CNRS – Projet BFC Établissement Carte Logée V1.4 12 Septembre 2007

Avant propos Ce document a pour but de présenter les procédures de traitement de la carte logée et du traitement du fichier envoyé par AMEX. Ce document fait référence aux manuels utilisateurs : Manuel d’utilisation Dépenses – Carte logée http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm Manuel d’utilisation Suivi des flux entrants BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls

Introduction Pour commencer Présentation des animateurs Et vous ! Un tour de table ? A l'aide d'un marqueur, inscrivez vos nom, prénom et direction sur le cavalier Signez la feuille de présence Voici les supports de formation Page à supprimer avant reprographie (ne doit pas figurer dans le document remis au stagiaire)

Introduction Pour ne rien oublier…   Refonte du système d’information de l’Institut Français du Pétrole Introduction Pour ne rien oublier… Pensez à prendre des notes sur votre mémento de formation ! N’hésitez pas à poser vos questions. Nous répondrons en séance ou la réponse sera envoyée par mèl plus tard Page à supprimer avant reprographie (ne doit pas figurer dans le document remis au stagiaire)   Support de cours Page 4

1 Introduction

Introduction Objectifs de cette formation A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Expliquer le fonctionnement du flux dépenses carte logée Analyser les erreurs d’intégration du relevé carte logée (ROP) Compléter les factures/avoirs carte logée pour permettre leur intégration dans BFC

Sommaire Introduction à l’Interface Carte Logée Contexte et Objectif Eléments de compréhension technique Rappels : Idocs Éléments de compréhension fonctionnelle État de synthèse des factures Outil de suivi de la carte logée (BW)

Concepts et Processus de la Carte Logée 2 Concepts et Processus de la Carte Logée

Introduction à l’interface Carte Logée

Utilisation de la carte logée Intégration dans BFC

Contexte et Objectif La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global

Eléments de compréhension technique

Paiement globalisé mensuel Carte logée : les flux XLAB Plateforme de Banque Données de facturation liées à la carte logée EAI ROP DA Commande prévisionnelle session Comptabilisation en masse Planification en arrière plan Facture/Avoir enregistrée Facture/Avoir planifié pour ctrl en arrière plan  Erronée Liquidation facture/avoir achat BFCE Paiement globalisé mensuel Paiement BW

Éléments de compréhension technique XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA  : Une commande Carte logée doit être prévisionnelle Elle doit référencer le marché Carte logée Elle ne doit avoir qu’un seul poste Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.

Éléments de compréhension technique L’EAI (service de dispatching) va automatiquement chercher via un lien FTP (File Transfer Protocol) sur la plateforme de banque le(s) ROP (Relevé d’Opération) et le(s) déposera dans un répertoire de la machine BFC. L’EAI crée autant de factures/avoirs via des IDocs (fichier informatique) que de transactions présentes dans le relevé.

Eléments de compréhension fonctionnelle

Éléments de compréhension fonctionnelle Flux Intégration commande Xlab La commande prévisionnelle, monoligne, sur le marché « carte logée » est saisie dans XLAB, Une DR fait une commande de prestation chez FRAM en précisant le numéro XLAB XLAB envoie sa commande vers BFC La commande Xlab est intégrée dans BFC au titre d’une demande d’achat prévisionnelle. Flux Intégration ROP A la fin du mois, la Plateforme de banque envoie à l’EAI un fichier (ROP) comprenant les factures des diverses prestations. Le ROP est intégré dans BFC et une concordance est faite avec les commandes XLAB Les factures/avoirs BFC sont traitées et partent en proposition de paiement Flux Retour facture à Xlab BFC envoie un IDoc vers XLAb afin de clôturer le flux de commande Un autre fichier est envoyé pour le paiement

Éléments de compréhension fonctionnelle Plusieurs erreurs peuvent arriver dans BFC sur chaque facture ou avoir du ROP: – Certaines qui ne donnent pas lieu à la création de factures/avoirs et qui sont en erreur à l’entrée de BFC : elles sont visualisables dans BW – Certaines donnent lieu à la création de factures/avoirs dans BFC. 2. La facture ou l’avoir issu du « ROP » est relié à la commande XLAB associée. Le numéro de marché Carte Logée doit être contenu dans la commande. 3. Les factures et avoirs Carte Logée sont créés à partir d’un relevé d’opération de la plateforme de banque gérant ces opérations. 4. Ce relevé comprend une série d’opérations effectuées sur des commandes prévisionnelles. Chaque opération du relevé est créée en tant que facture ou avoir maintenu dans BFCE : la facture ne comprend en référence qu’un seul poste de commande d’achat.

Éléments de compréhension Fonctionnelle Toute facture issue du ROP est intégrée au statut « maintenue » dans BFC. Afin d’afficher les factures dans BFC, activez la transaction < Synthèse des factures > à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat La facture/l’avoir est créé via un traitement automatique qui comptabilise en masse les factures et avoirs Carte Logée chaque nuit. En cas d’urgence, il est aussi possible de lancer cette comptabilisation en masse via la transaction < Prise en charge en masse fact. Carte Logée> à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact. Achat

État de synthèse des factures

Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures (1/6) Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP : ROPDR + n°de la DR + * (ex : ROPDR14*) La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP : en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du mois suivant

Synthèse des factures (2/6) Affichage des factures qui seront intégrées dans la nuit

Synthèse des factures (3/6) 2 Affichage de toutes les factures

Synthèse des factures (4/6) La facture est en attente de premier traitement statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par le biais du crayon (à ne pas faire). La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné On peut aller la modifier On peut visualiser les messages d’erreur Un enregistrement en arrière plan doit être planifié

Synthèse des factures (5/6) La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste prévu en arrière plan En cliquant sur ce bouton on relance le contrôle en arrière plan LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »

Synthèse des factures (6/6) Il est impératif de maintenir la facture après son enregistrement et de relancer le contrôle en arrière plan. On clique sur maintenir dans la facture On clique sur relancer le contrôle en arrière plan dans la synthèse de facture 1 2

Synthèse des factures Ou on enregistre la facture en statut maintenu et on lance le contrôle en arrière plan du même coup. NB : Il est toujours possible de revenir en modification sur une facture déjà modifiée

Éléments de compréhension Fonctionnelle Si la commande n’est pas trouvée (le ROP ne comporte pas le bon n° de commande ou la demande d’achat n’a pas encore été transformée en commande ou la commande est supprimée de BFC) ou si le fournisseur de la commande n’est pas le fournisseur Carte Logée

Éléments de compréhension fonctionnelle

Éléments de compréhension fonctionnelle Autres cas d’erreurs de facture/avoir intégrés dans BFC : Commande soldée : mettre référence commande correcte Fournisseur de la commande différent du fournisseur Carte Logée : mettre référence commande correcte Commande sans service fait : demander le service fait Intégration d’une 2ème facture ou d’un 2ème avoir sur une même commande standard : doivent donner lieu à chargement ultérieur/déchargement ultérieur Facture de montant nul : la facture doit être supprimée Avoir sans référence facture : renseigner manuellement la référence de la facture qui doit avoir été comptabilisée

Éléments de compréhension fonctionnelle Dans certains cas, il est possible que la DR ne puisse pas attendre le lendemain matin pour comptabiliser ses factures/avoirs. Il existe pour cela une procédure d’urgence à n’utiliser qu’avec parcimonie et seulement dans les derniers jours du mois avant le paiement. Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise en charge en masse fact. Carte logée.

Éléments de compréhension fonctionnelle Il faut impérativement renseigner le domaine d’activité (numéro de DR) avant d’exécuter la transaction

Eléments de compréhension fonctionnelle Lors de l’intégration du fichier ROP, certaines erreurs ne permettent pas la création de factures/avoirs dans BFC. Ces factures doivent être corrigées dans le ROP initial afin que celui-ci soit rejoué pour créer les factures manquantes dans BFC. Pour visualiser ces erreurs il faut se servir de l’état BW spécifique à la Carte Logée.

Eléments de compréhension fonctionnelle Pour rejouer un ROP dans BFC, les étapes à respecter sont les suivantes : - la cellule ROP de la DSI envoie le ROP au format excel à la cellule ROP de la DR (rop@drxx.cnrs.fr), - la DR modifie son ROP en suivant le mode opératoire indiqué pour chaque cas d'erreur et lorsqu'elle a terminé, elle le transmet à la cellule ROP de la DSI (rop@dsi.cnrs.fr) - la cellule ROP de la DSI met ce ROP modifié à la disposition de l’EAI qui le transmet à BFC tous les soirs à 23h30 en envoyant un message à la cellule ROP de la DR et de la DSI pour les en informer.

Traitement du ROP Intégration du ROP Traitement des erreurs par BW Correction du fichier ROP XLS (colonne Q = Division/N° cde XLAB) Renvoi à la cellule ROP DSI Passage dans une moulinette permettant

Outil de suivi de la Carte Logée BW

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW: Suivi des flux entrants / Requête /suivi flux carte logée Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Carte Logée (détaillés par N° facture ROP). On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée Remarques : Les Idocs Carte logée ne sont ni rejoués, ni rejetés. Les Idocs avec le message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont exclus systématiquement de la requête, car ils ne sont jamais chargés dans le cube. Les données affichées sont identifiées par N° facture ROP (=N° transaction ROP), ce qui permet un tri fonctionnel des factures/avoirs et pas par n° Idoc. De plus, le reporting n’affiche que le dernier statut d’une transaction. Si par exemple le dernier statut d’un Idoc est ZDER/132 la requête va afficher le statut précédent différent de ZDER/132. Le N° facture ROP est unique pour chaque transaction, toutes DR confondues. Les Montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas être affichés en tant que caractéristiques libres. La requête permet de faire un saut vers une autre requête avec le détail de tous les Idocs d’une facture ROP, ceux avec le Message d’erreur BFC= ZDER/132 inclus (et pas seulement le plus récent) : Suivi Flux : Facture Carte Logée (Détail Idoc) [voir chapitre suivant].

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur BFC Statut Statut IDOC N° Facture ROP Date ROP

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée La requête

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Recherche des n° Facture ROP pour une Organisation d’achats (DR) Exemple : rechercher toutes les Factures ROP de la DR 14 : Choisir la DR : 0014 Renseigner le N° Facture ROP comme suit : ROPDR14* (étoile pour faciliter la recherche automatique)

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Cliquer sur le bouton de recherche (aide à la recherche) pour sélectionner toutes les factures ROP de la même DR : Sélectionner une ou plusieurs Factures ROP Cliquer sur le bouton Reprendre

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Cliquer sur le bouton Exécuter

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Si on met un filtre sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la Requête principale (Suivi flux : Facture Carte Logée), le saut ramènera dans la requête détail par Idoc (Suivi flux : Facture Carte Logée ( Détail Idoc)), uniquement les Idocs avec les Messages d’erreur BFC mis en Filtre. Exemple : pour le Filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut), puisque le filtre se propage.

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Sur la ligne jaune du résultat global faire un saut vers la requête de détail par N° Idoc :

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée On peut voir tous les Statuts d’un Facture ROP, même ceux avec le Message d’erreur BFC= ZDER/132 (qui ne sont pas affichés dans la requête principale) à condition qu’il n’y ait pas de filtre sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la Requête principale (Facture Carte Logée). Si on met un filtre dans le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la Requête principale, le saut ramènera uniquement les Messages d’erreur BFC mis en filtre. Exemple : pour le filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut).

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Remarques : Les Idocs avec le Message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont pris en compte dans la requête à condition qu’il n’y ait pas de filtre sur le Message d’erreur BFC de la requête principale « Suivi flux : Facture Carte Logée ». Si un filtre est mis sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables initial pour la requête « Suivi flux : Facture Carte Logée », ce filtre est conservé sur la vue détaillée, c’est-à-dire sur l’écran « Suivi flux : Facture Carte Logée (Détail Idoc) ». Les données affichées sont identifiées par N° IDOC, c.à.d. pour chaque N° Facture ROP, on a tous les Idocs associés, pas seulement le dernier statut. Les montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas être affichés en tant que caractéristiques libres.

BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Les cas d’erreurs visibles dans BW sont les suivants : Division non renseignée ou incorrecte Division du ROP n’appartient pas au domaine d’activités du ROP Fournisseur du ROP n’existe pas Compte fournisseur bloqué pour comptabilisation Aucun tiers de paiement divergent pour le fournisseur du ROP Le ROP doit être traité en euros La facture correspond à des frais AMEX Ce ROP n’est pas pour le CNRS Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation flux entrants.

Les erreurs et leur traitement 3 Les erreurs et leur traitement

Les erreurs et leur traitement

Les erreurs et leur traitement

Les erreurs et leur traitement

Les erreurs et leur traitement

Les erreurs et leur traitement

Les erreurs et leur traitement

Exercices sur le Processus de la Carte Logée 4 Exercices sur le Processus de la Carte Logée

Exercice 1 – Utilisation accès : activation : Vous affichez la synthèse des factures Sélectionnez les factures en fonction d’une DR et propres à la carte logée Quels sont les différents états de facture disponibles Vous sélectionnez les dates de création du 010106 à aujourd’hui Quels sont les messages qui apparaissent Quels sont les traitements à apporter

Exercice 7 – Accès au suivi BW des facturation carte logée url : utilisateur : Vous vous connectez au portail BFC Vous sélectionnez le menu « BFC – Suivi des flux entrants » Vous sélectionnez le flux : Suivi Flux : factures Carte Logée

Concepts et processus de la carte logée achats En synthèse ! A retenir absolument ! LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »

Concepts et processus du Carte Logée Mini-quizz ! oui non Une commande peut elle être standard? Une commande peut elle avoir plusieurs postes? La commande peut-elle être en devise étrangère? Les factures peuvent-elles être créées en double? Peut-on lancer le paiement si il reste des factures non comptabilisées [Pour valider si les objectifs ont été atteints, nous proposons dans une partie « révision » des quizz, organigrammes, QCM...]

Concepts et processus du domaine Carte Logée Je me souviens ! oui non Question 1 Question 2 Question 3 Question 4 Question 5 V Non, elle doit absolument être prévisionnelle pour pouvoir être intégrée en automatique V Non, car le relevé d’opérations (ROP) fait référence à une seule ligne commande V Non, seule la devise Euro est prise en compte V Non, même si on rejoue le ROP les factures déjà créées ne sont pas recréées. [Pour valider si les objectifs ont été atteints, nous proposons dans une partie « révision » des quizz, organigrammes, QCM...] V Non, pour lancer le paiement, toutes les factures doivent être Intégrées et comptabilisées.

Conclusion et clôture 4 Conclusion et clôture

MODUS OPERANDI UTILISATEUR DE LA CARTE LOGEE Jour 1 L e ROP est intégré. Je visualise par la synthèse des factures les factures qui vont être comptabilisées. Je visualise dans BW les factures qui n’ont pas été créées et j’envoie à la cellule ROP DSI le fichier XLS pour retraitement des données. Jour2 Je visualise dans BW que toutes les factures ont bien été créées. J’affiche ma synthèse des factures et je traite mes erreurs de comptabilisation. Jour X Toutes mes factures sont comptabilisées, je peux autoriser le paiement en masse. Sinon je dois bloquer toutes les factures et je ne paierai que le mois suivant.

Conclusion et clôture En quelques mots Des questions ? Vous sentez-vous à présent à l’aise avec cet outil? Qu’avez vous pensé de cette formation? La prochaine étape…

Conclusion et clôture Avant de se quitter Merci de me rendre la feuille de présence signée N'oubliez-pas de remplir vos évaluations http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement- changement/evaluation-formation/evalformation.asp Au revoir et à bientôt !