Création de documents numériques OBJECTIFS de la ½ journée : le document numérique (mémoires, thèses, rapports, …) pourquoi une diffusion en format pdf ? vs doc et XML quelles fonctionnalités à rechercher ? (signets, table des matières, liens hypertextes) manipulation sur un document word utilisation d’une feuille de style (.dot) conversion d’un document en pdf création d’une feuille de style + barre d’outils D. Fournier – 15 novembre 2005

Caractéristiques d’un document numérique (1) intégration complète de différents médias (texte, son, image, animation, …) : multimedia interactivité entre l’utilisateur et le document, s'adaptant au contexte d'utilisation, à une lecture non linéaire : hypermedia le contenu peut se retrouver physiquement dans des endroits différents : distribué et collectif réalisation nécessitant des techniques et outils particuliers pour acquisition, stockage, visualisation, diffusion, … pérennité incertaine et archivage complexe - peut être un produit dynamique, conçu pour intégrer les mises à jour du domaine d’expertise

Caractéristiques d’un document numérique (2) la production numérique des documents permet de penser à la source aux usages potentiels de ces documents et d'y associer les composants nécessaires. Les "métadonnées" (données sur les données) doivent permettre un usage pour une finalité donnée dans un contexte donné. L'accès au contenu pour l'utilisateur, le référencement pour un professionnel, la gestion des droits pour un éditeur... Le document numérique peut être porteur de l'ensemble de ces intérêts, réglés auparavant, pour le document papier, selon des modalités différentes et souvent disjointes. Toutes ces caractéristiques font influer sur les processus de standardisation / normalisaton à l'oeuvre pour le document numérique Chartron, 2000, normes et standards: documents numériques: intro générale http://www.ccr.jussieu.fr/urfist/presse/standard/coursintro.htm

La production de documents numériques à Agropolis Les mémoires d’étudiants (Pôle Agro, …) Les Thèses (Ecoles doctorales, …) Les rapports (internes, externes, …) documents « texte » Services d’édition (Cirad, IAMM, …) à noter la série Master of Science de l’IAMM

Un « bon » document numérique Thèse de Condom, 2000 (240 pages) avec signets, http://www.inra.fr/Internet/Departements/EA/fichier_these/CONDOM.pdf Thèse en ligne de De Mezzo, 2004 (150 pages) avec signets et table matière cliquable, http://www.montpellier.cemagref.fr/doc/publications/theses/ft/benoit-demezzo.pdf

Un « mauvais » document numérique Une thèse en ligne (Devez, 2004, 269 p., sommaire p.8) http://tel.ccsd.cnrs.fr/documents/archives0/00/00/64/97/tel-00006497-00/tel-00006497.pdf Le Projet de pôle de recherche et d’enseignement supérieur agronomiques (41 pages, absence de table de matière) http://www.agropolis.fr/pole-ens-agro/rapetap/03-Synthese.pdf cas de la série Master of Science

Nécessité d’uniformiser le traitement des documents  Imposer une norme dans la présentation des documents. Afin de faciliter le traitement du document, il s'est révélé nécessaire de normaliser le document à sa source, c'est à dire au moment  de la rédaction. L’étudiant, le doctorant, le chercheur est invité à utiliser des modèles de document. Les modèles de document (ou feuille de style) permettent de concevoir des documents structurés dont la présentation est normalisée et qui contiennent des informations hiérarchisées. Ce système facilite les opérations de conversion des thèses vers d'autres formats (SGML ou PDF...). Des modèles de documents spécifiques aux thèses ont été élaborés à partir de logiciels de traitement de texte.  Les formats les plus utilisés lors de la rédaction des documents sont: LaTeX, Postscript, Word, Wordperfect.  Normalisation du format d'encodage des documents. PDF (Portable Document Format): SGML (Standart Generalized Markup Language)  a  été retenu dans le cadre de nombreux projets. SGML est une norme d'encodage des documents, depuis 1986, qui permet l'échange de données électroniques. HTML (Hypertext Markup Language) XML (Markup Language) sont aussi fréquement utilisés. la multiplication des initiatives entraîne naturellement une multiplicité de formats numériques. Dans ces conditions la conversion, la consultation et plus encore l'archivage des documents sont des tâches impossibles à accomplir. Il est nécessaire de normaliser les documents pour faciliter leur traitement.

Le cas des thèses circulaire MENESR du 29 mars 2005 http://www. sup – Avant la soutenance • La structuration de la thèse : Chaque établissement, en relation avec ses Ecoles Doctorales, est libre de préconiser à ses doctorants l'usage d'outils de structuration des thèses et de feuilles de style – A l'issue de la soutenance, • le président de l'établissement, sur proposition du jury, autorise la diffusion de la thèse • Celle-ci étant non seulement considérée comme un document administratif mais aussi comme un document soumis aux règles de la propriété intellectuelle • le docteur devra autoriser de façon explicite la diffusion de son travail. - Après la soutenance – La conversion et la diffusion des thèses Chaque établissement choisit le ou les format(s) dans le(s)quel(s) seront converties les thèses pour archivage (XML, PDF) et pour diffusion (HTML, PDF). – Le signalement des thèses dans le Sudoc, les catalogues des établissements … – L'archivage des thèses réalisé par les établissements + copie au CINES

Le cas des mémoires d’étudiants Sup’AGRO AGRO.M CNEARC ENGREF SIARC Feuille de style + une DTD au Cnearc ? Pôle Agropolis International Cemagref Cirad IAMM INRA Feuille de style + projet cyberthèses (INRA Avignon) le point de départ est un document traitement de texte, qui contient ses illustrations ou avec des illustrations extérieures (ce qui est conseillé). Ensuite, ce document est converti en format XML, DTD TEILite, ce qui devient le document de référence. Avec ce document de référence, différents produits dérivés seront obtenus, notamment des métadonnées, des versions HTML et PDF, de même qu'une version pour impression destinées au module de publication. 3ème cercle IRD Cnrs

Intérêts d’une feuille de style Permet d'identifier ou de marquer les différents éléments syntaxiques d'un texte. Peu importe le logiciel utilisé pour la rédaction, les éléments que l'on trouve dans la feuille de style sont les mêmes, c'est un outil suffisamment générique pour être utilisé quel que soit le domaine de recherche. Le marquage des éléments syntaxiques d’un document peut sembler inutile… mais présente de nombreux intérêts. la manipulation et la mise en page du document seront plus rapides et plus efficaces (grâce à l'identification des éléments syntaxiques) Elle permet ainsi de produire des documents plus homogènes.  un premier pas vers la structuration du document  une aide non négligeable pour la rédaction.

Les garanties du format pdf Largement diffusé aujourd'hui par une société reconnue, Adobe, il semble qu'on puisse raisonnablement se fier à sa  pérennité. Le format PDF permet de conserver l’apparence du document tel qu’il est présenté sur support papier. Le format PDF permet donc de diffuser des documents tout en conservant la mise en page et le format d’origine. Il permet également d'intégrer des éléments multimédia: photographies, graphiques, sons... Ce format permet de mettre en oeuvre une protection des fichiers : contre la modification, contre l'impression, contre le copier/coller  Des logiciels lecteurs de PDF sont disponibles gratuitement pour la quasi totalité des plates-formes informatiques, ce qui en fait un format lisible presque partout sans problème; c'est une caractéristique qui n'est partagée que par HTML et par le format ASCII. >>> Structuration a minima pour diffuser vite option retenue par ParisTech, TEL, …

Vers une harmonisation et une généralisation des pratiques Pour un document pdf Signets Table de matières cliquable Liens hypertextes Pour un document word explorateur de documents table des matières liens hypertextes

Préparation du document (Word) 1 - stylage du document utilisation de la feuille de style (normal.dot) modification des styles proposés (hiérarchisation, police, …) 2 – fonctionnalités génération de la table des matières, (+ liste des figures, liste des annexes, …) et création de liens hypertextes (URL, signets) 3 - paramétrage des options pour conversion en pdf 4 - utilisation de feuilles de style + complexes pour document structuré, conversion  XMLmême démarche pour powerpoint (titre)

Stylage d’un document 1 - Téléchargement du fichier document_TP.doc http://www.montpellier.inra.fr/documentation/adresses_utiles.htm  Clic droit enregistrer la cible du lien vers… 2 - Stylage du document Format Style utilisation de la feuille de style (normal.dot) : (mettre en surbrillance le titre et appliquer le style voulu) Titre 1 Titre 2 Titre 3

Modification des styles Format Style… Modifier… Format Police Paragraphe Bordure Numérotation 1 – TITRE 1 1-1 Titre 2 1.1.1 Titre 3

Création de nouveaux styles : exemple ANNEXE Format Style… Nouveau… Annexe Numérotation automatique des annexes Format > Style > Modifier > Annexe Numérotation Numéros Personnaliser

L’explorateur de documents (Word) Affichage … Explorateur de documents

Création de la table des matières NB: se placer au début du document ! Insertion Tables et index … Table des matières OK NB: ne pas oublier d’intégrer les annexes ! (cf. Options …)

Création de la liste des annexes et/ou des figures NB: se placer avant les annexes ! Insertion Tables et index … Table des illustrations Options … Construire la table à partir de : Style Annexe

Création de liens dans le texte Insertion … Signets… Figure1 Ajouter Annexe1 Annexe2 Insertion … Liens hypertextes Signet … Figure1 Annexe1 Annexe2

La conversion doc  pdf Acrobat Convertir en pdf Modifier les options de conversion Protection du fichier pdf Mot de passe, Droits (copie, impression) Signets Titre1 X Titre2 X Titre3 X Annexe X Acrobat Convertir en pdf

Le résultat obtenu Document_TP.pdf Identique au document initial Signets permettant une navigation dans le texte Table des matières cliquable Liens hypertextes

Créer une nouvelle feuille de style Objectif: utiliser dans un autre document les modifications de styles réalisées sur le document document_TP.doc Dans Word Fichier Nouveau Créer un nouveau Modèle Créer (ou modifier) les styles que vous voulez utiliser Sauvegarder le modèle Enregistrer sous… TP_INRA.dot

Créer une nouvelle feuille de style avec barre d’outils (1) Dans Word (TP_INRA.dot) Edition Barre d’outils Personnaliser Nouvelle… Positionner sur la barre les styles du modèle Commandes Styles (Clic droit pour modifier l’intitulé)

Créer une nouvelle feuille de style avec barre d’outils (2) Possibilité de classer les styles dans des menus déroulants Nouveau Menu Possibilité d’insérer un logo à bricoler à partir de Formes automatiques, puis clic droit Editeur de boutons

Utiliser une feuille de style Les modèles sont enregistrés dans le répertoire Outils > Options > Dossiers par défaut > Modèles utilisateurs Y copier les modèles TP_INRA.dot Dans Word Fichier Nouveau Sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser TP_INRA.dot Créer un nouveau Document

Utiliser une feuille de style avec barre d’outils Dans Word Outils Modèles et compléments Ajouter Sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser TP_INRA.dot Organiser… Étape 1 : Sélectionner tous les styles du document ouvert et supprimer (certains ne peuvent pas être supprimés) Etape 2 : Fermer le fichier Ouvrir le fichier en affichant les styles du modèle TP_INRA.dot Sélectionner tous les styles et copier. Etape 3 : Fermer

avec la feuille de style TP_INRA.dot

Appliquer une feuille de style à un document existant Ouvrir le document auquel on veut appliquer le modèle Affichage > Plan Copier le texte ( Edition > Sélectionner tout et Copier) Fichier Nouveau Sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser rapport_Agropolis.dot Appliquer les différents styles au document Si le document initial utilisait déjà une feuille de style, la feuille de style s’applique automatiquement

avec la feuille de style rapport_Agropolis.dot

Le projet Cyberthèse La plateforme Cyberdocs permet de structurer des documents issus de traitements de texte et de les publier sur internet, à l'aide de la norme XML (Extensible Markup Language) et de la DTD TEI Lite (text encoding initiative) Elle est aujourd'hui principalement utilisée comme nouvelle plateforme de traitement et de diffusion des thèses dans le cadre du projet CyberThèses, un programme francophone d'archivage et de diffusion électronique des thèses, qui regroupe aujourd'hui de nombreuses institutions francophones ou non à travers le monde. La nouvelle appellation Cyberdocs signifie que la plate forme d'édition électronique peut traiter tout document structuré qu'il soit conforme ou non à la DTD TEI Lite.

La feuille de style « Lyon 2 » utilisée pour la diffusion électronique des thèses Mise en forme du fichier électronique de la thèse les menus permettent de « styler » les diverses parties du texte en les surlignant et en attribuant la dénomination souhaitée aide à la structuration intellectuelle Feuille de style : http://demeter.univ-lyon2.fr:8080/sdx/theses/fds.shtm Conversion de fichier et mise en ligne à l’aide du logiciel SPARTE (Système de Production et d’ARchivage de Thèses Électroniques). Une thèse en format XML pour la pérennité et l’archivage Contenu de la thèse + ressources Les métadonnées Une version HTML pour la diffusion Une notice dans le catalogue Sudoc

La feuille de style « Lyon 2 » adaptée pour l’AGRO.M http://www.agro-montpellier.fr/documentation/Memoires/guide_memoire_AGROM.pdf

La feuille de style ENSSIB Feuille de style comprenant 16 sections, avec entête et pied de page dont 5 parties pré-définies http://www.enssib.fr/bibliotheque/documents/styles/manuel_style.pdf

Autres types de fichiers pdf Diaporama powerpoint : utiliser des diapositives avec Titre Acrobat > Modifier les options de conversion Office: fonction powerpoint > créer des signets

Le format pdf Créé en 1992, le format PDF (Portable Document File) a peu à peu évolué pour remplir deux rôles très distincts : - homogénéiser les formats pré-presse de la chaîne graphique (imprimeurs) - faciliter la diffusion de documents bureautiques propriétaires sur le Web. Présentation de supports originaux : Les fichiers Adobe PDF sont fidèles aux originaux et se prêtent parfaitement à l'archivage électronique et à la protection des documents. Format Universel : Le logiciel gratuit Adobe Reader permet d'ouvrir des documents Adobe PDF sur n'importe quel système, indépendamment de la plate-forme logicielle, de l'application native ou des polices utilisées. Convivialité : Les fichiers Adobe PDF sont beaucoup plus polyvalents et fonctionnels que ceux créés avec des applications non Adobe : polices incorporées, informations sur les profils colorimétriques pour un meilleur rendu des couleurs quels que soient les systèmes, et balises permettant de réagencer le contenu des documents en fonction de l'affichage. Sécurisation de l'échange de documents : Grâce à Adobe Acrobat® 7.0 ou Adobe LiveCycle™, vous pouvez protéger vos fichiers PDF par un mot de passe pour empêcher leur consultation ou leur modification par des utilisateurs non autorisés tout en autorisant les personnes habilitées à les réviser à l'aide d'outils d'annotation intuitifs. Documents indexables : Les fichiers PDF permettent de rechercher des termes figurant aussi bien dans le corps du texte que dans les annotations, les signets et les champs de données.

Le logiciel Acrobat Acrobat reader : logiciel gratuit permet de visualiser un document pdf téléchargeable sur de nombreux sites Acrobat writer : logiciel payant s’inscrire pour pouvoir l’utiliser sur le réseau INRA AGRO.M permet de créer des fichiers en format pdf (paramètrage de macros dans word pour conversion) permet de protéger un document (mot de passe, lecture, impression) permet d’apporter (et de gérer) des commentaires sur un document permet d’introduire des liens et des signets dans un document pdf NB: il n’est pas possible de modifier de façon importante le contenu d’un document pdf Toutes les miodifications devront être faites avec le document initial (avant conversion)

Quelques fonctionnalités d’Acrobat Writer (1) Insertion de commentaires sur un document surlignage note, Texte à main levée, tampon Gestion des commentaires affichage du navigateur Ou Fenêtre Commentaires

Quelques fonctionnalités d’Acrobat Writer (2) Des possibilités de recherche dans le texte ou Edition Rechercher… Des possibilités de copier du texte pour le coller ailleurs sélectionner le texte puis Ctrl C (et Ctrl V dans word…) Des possibilités limitées pour retoucher du texte (sur une seule ligne)

Quelques fonctionnalités d’Acrobat Writer (3) Des possibilités de naviguer entre les signets Signets posés manuellement (Signet > nouveau signet) Signets générés automatiquement (feuille de style dans Word) Des possibilités pour insérer des liens hypertextes (cliquables)