Initiation à WORD ® Le traitement de texte sur PC se distingue de la machine à écrire par sa flexibilité. Vous pouvez à tout moment déplacer ou modifier du texte à un endroit quelconque du document.

Plan Objectif du cours Vocabulaire de base Premiers contacts avec Word Premières étapes du travail sur le texte Documents longs

Objectif du cours L ’objectif de ce cours est d ’apprendre à maîtriser les fonctions de base du traitement de texte. La gestion des styles, des tables des matières, de la numérotation sont vitales pour gérer des documents longs (rapports, …). La maîtrise du logiciel passe obligatoirement par la pratique. L ’utilisation de l ’aide en ligne est absolument nécessaire.

Vocabulaire de base Clic Glisser Pointer Déposer Activation rapide et relâchement immédiat d ’un bouton de la souris, sans la déplacer. Le curseur est positionné à l ’emplacement du clic. Glisser Déplacement de la souris en maintenant le bouton de gauche enfoncé. Toute les données placées entre le point de départ de l ’opération et le point final sont sélectionnées. Pointer Placer le pointeur de la souris sur un objet, sans activer de bouton. La barre d ’insertion reste à l ’ancienne position Déposer Relâcher le bouton de la souris lorsqu ’il a été procédé à un déplacement.

Lancement de l ’application Word Cette fenêtre est votre écran Sélectionnez Programmes/Microsoft Word Cliquez sur le texte Démarrer

Les éléments de l ’écran de travail de Word Barre de titre Barre des menus Barre d ’outils Barre de Mise en Forme Zone de saisie Règles Barre de défilement Barre de dessin

Les éléments de l ’écran de travail de Word La barre des menus Elle affiche les noms des menus disponibles. Les menus sont appelés des menus dé roulants. Les barres d ’outils Contiennent des symboles graphiques également appelés icônes ou boutons. La barre d ’outils Mise en forme Elle permet d ’accéder aux outils essentiels de formatage des paragraphes et des caractères.

Les éléments de l ’écran de travail de Word Vous pouvez composer vous même vos propres barres d ’outils qui contiennent les boutons correspondants aux commandes spécifiques que vous utilisez.

Enregistrer sous Il est essentiel avant de poursuivre votre travail de l’enregistrer sur le disque dur si vous souhaitez le réutiliser.

Enregistrer sous Vous pouvez rechercher le répertoire dans lequel vous voulez placer votre document Vous pouvez créer un répertoire. Voici les fichiers déjà existants Il faut donner un nom explicite à votre fichier.

Fermer Fermez un fichier si vous ne travaillez plus avec. Word reste ouvert.

Fermer résultat Vous pouvez continuer de travailler sur d ’autres fichiers.

Ouvrir un document Ouvrir ou Fichier/Ouvrir ou Ctrl+O

Ouvrir un fichier Word mémorise le nom des derniers documents avec lesquels vous avez travaillé. Vous pouvez ouvrir rapidement l’un d’entre eux. Liste des fichiers

Quitter

Quitter résultat

Les fonctions de base Vous devez comprendre la différence entre enregistrer et enregistrer-sous. Vous devez comprendre la différence entre quitter et fermer. Vous devez enregistrer régulièrement vos documents.

Structure d'un document Le document peut être vu de 2 façons : Son contenu (aspect logique) : paragraphes, sections, titres, … le résultat imprimé (aspect physique) : saut de page, marges, attributs des caractères (gras, souligne, ..). L'utilisation de styles permet d'oublier le niveau physique lors de la frappe du document en précisant pour chaque élément logique, son aspect physique.

Règles de saisies Vous pouvez saisir votre texte directement dans la zone de saisie. Le curseur vous indiquera la position d’écriture possible. Le passage à la ligne suivante se fait automatiquement. Vous pouvez vous déplacer dans le texte à l’aide des touches de direction du clavier et modifier le texte à n’importe quel moment. La plupart des tâches que vous devez accomplir dans Word nécessitent de sélectionner auparavant le texte sur lequel vous souhaitez travailler. Le texte sélectionné apparaît alors en sur brillance à l’écran.

La sélection du texte Sélectionner Action Un mot Double clic sur le mot Une phrase CTRL+clic Une ligne Clic en marge gauche Un paragraphe Double clic en marge gauche Tout le document Tripe clic ou Édition/sélectionner Dans tous les cas Cliquer et glisser

Déplacer du texte Déplacer du texte permet de réorganiser le texte de votre document. Pour déplacer du texte, sélectionner le bloc concerné, coupez le (appelez la commande Edition/Couper). Positionnez vous ensuite au nouvel emplacement puis insérer le texte (appelez la commande Edition/Coller). Une autre possibilité consiste à glisser et déplacer le texte. Nous verrons comment déplacer des sections complètes à l’aide du mode plan.

Déplacer du texte Maintenir le bouton Gauche. 1- Sélectionner le texte à déplacer (Ctrl Clic). Maintenir le bouton Gauche. Pour déplacer le texte, glissez le pointeur à l’endroit de destination de la sélection.

Copier du texte. Copier du texte permet de réutiliser des informations déjà saisies dans votre document, sans avoir à les retaper. Pour répéter un bloc de texte existant à un autre endroit, sélectionner le bloc concerné, copiez le (appelez la commande Edition/Copier). Positionnez vous ensuite au nouvel emplacement puis insérer le texte (appelez la commande Edition/Coller).

Copier du texte 1- Sélectionner le texte à déplacer (Ctrl Clic). Copier le texte Edition/Copier. 2- Cliquez à l’endroit où vous désirez insérer le texte. Puis collez le texte. Vous pouvez répéter l’opération 2 autant de fois que vous voulez.

Mise en forme d ’un document La mise en forme d’un document s’applique à trois niveaux différents : Les caractères Les paragraphes Les pages

Les caractères Vous pouvez améliorer la présentation de votre document en changeant l’aspect des caractères du texte, c’est à dire la police de caractère. Elle est sans conteste l’élément de formatage principal d’un document. Les attributs des caractères permettent de changer la police utilisée la taille l'écriture en gras, en souligne, en italique, … la couleur

Mise en forme L’aperçu permet de visualiser le style que vous allez appliquer à votre paragraphe.

Paragraphe Un paragraphe est un ensemble de lignes validées par un retour chariot. Word repère la délimitation des paragraphes grâce aux marques de paragraphe, il n’est donc pas nécessaire, pour formater un paragraphe de le sélectionner ; il suffit d’y placer le curseur. Les caractéristiques d’un paragraphe peuvent être modifiées par la commande Format/paragraphe.

Mise en forme : paragraphe Vous pouvez rentrer directement un chiffre ou utiliser l’ascenseur. L’aperçu permet de visualiser le style que vous allez appliquer à votre paragraphe.

Mise en forme : paragraphe Empêche word de séparer la première ou la dernière ligne du reste du paragraphe Des paragraphes solidaires restent sur la même page Évite un saut de page à l’intérieur d’un paragraphe.

Mise en forme/ la numérotation Pour choisir un autre format de numérotation, choisissez le bouton Personnaliser.

Mise en forme : bordure et trame

Les pages La structure du document est modifiable par la commande Fichier/Mise en page : Format du papier Marges … La commande Fichier/Aperçu avant impression vous permet de visualiser votre document tel qu’il sera imprimé

Mise en page

Mise en page

Style Un style est un ensemble de caractéristiques de mise en forme auquel on a donné un nom et que l’on a enregistré. Il est appliqué à un texte par son nom. Le style par défaut est : Normal Les styles de paragraphe sont très utilisés. Ils peuvent contenir la mise en forme des caractères et des paragraphes. Word propose un certain nombre de styles par défaut. La commande Format/Style … permet de les visualiser. Les styles permettent de gagner du temps et d’homogénéiser la présentation d’un document. Les styles permettent d’indiquer la structure du document à Word (cf. mode plan).

Création d’un Style Vous disposez ici de deux aperçus. Voici la description complète du style TITRE mis en sur brillance. Vous pouvez créer un nouveau style en cliquant sur le bouton Nouveau. Laissez vous guider ensuite par les assistants.

Création d ’un style 1 2) J’ai écrit le nom du style dans la liste. 1) J’ai écrit un texte “ mon nouveau style ”. A l’aide de la barre d’outils j’ai appliqué le style Courier New, police 18, avec effet clignotant.

Création d ’un style 2 Donnez un nom à votre nouveau style Mettez en forme en cliquant sur format Ne pas oublier de cocher la case si vous voulez récupérer ce style dans un autre document.

Création d ’un nouveau document : modèle Le terme modèle signifie que vous allez souvent utiliser ce document car il contient des éléments dont vous aurez toujours besoins pour une certaines catégorie de documents. Ce sont par exemple l’en-tête, la date d’une lettre. Word vous propose par défaut d’utiliser le modèle « document vide » mais vous pouvez en utiliser d’autres ou même créer vos propres modèles Un modèle Word comprend un document type et, éventuellement, des styles, des macro, des frappes automatiques, … propres au modèle.

Création d ’un nouveau document

Création d ’un fichier Entête 2) Lancez la commande Enregistrer sous Dupont deni 12 avenue 94300 Vince 3) Donnez un nom et sélectionnez Le type de ficher Modèle de document. 1) Dans un nouveau document, j’ai tapé l’entête de ma lettre type.

Création d ’un nouveau document Pour créer un nouveau document basé sur votre modèle, appelez la commande Fichier/Nouveau. Word vous propose un grand nombre de modèle de document prédéfinis. Sélectionnez l’onglet de votre choix correspondant au modèle voulu.

Copier des styles d’un modèle à un autre La fenêtre organiser permet de copier des styles, des macros, des insertion automatiques ou des éléments de la barre d’outils d’un modèle à un autre. Cette fenêtre est accessible par le bouton organiser soit depuis Format/Style, soit depuis Outils/Modèles et compléments

Modes d’affichage Vous avez la possibilité d’activer différents modes d’affichage selon la phase de traitement du texte. Vous pouvez donc choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Chaque mode d’affichage annule l’apparition des éléments qui ne sont pas nécessaires.

Le mode normal Ce mode simplifie l’affichage du document, de façon que vous puissiez rapidement saisir, modifier et mettre en forme du texte. Le mode normal fait apparaître toutes les caractéristiques de mise en page et seule la zone de texte apparaît. Il ne fait apparaître ne les marges ni les numéro de page. Pour l’activer utiliser la commande Affichage/Normal.

Le mode page Le mode page doit être utilisé pour modifier du texte disposé sur plusieurs colonnes, des tableaux. Le texte apparaît tel qu’il sera ensuite imprimé. Il fait apparaître les marges et les numéros de pages. Pour l’activer utiliser la commande Affichage/Page.

Le mode plan Ce mode d’affichage vous permet de travailler sur la structure de votre document. Il permet de réduire le document de façon à n’en voir que les titres principaux. Ce mode se révèle utile lors d’un travail avec un document long. Pour des documents importants, rapport de stage, thèse, vous devez déjà commencer par mettre au point le plan du document. Placez-vous en mode plan en cliquant sur Affichage/Mode Plan. C’est en utilisant des styles prédéfinis (Titre1, Titre2, …) que l’on indique à Word la décomposition logique du document.

Mode plan 1) tapez le plan de votre rapport sans vous préoccuper du niveau de hiérarchie. Insérer la numérotation hiérarchique.

Mode plan Sélectionnez le niveau de visualisation. 1 correspond au chapitre, 2 correspond aux chapitres et sous_chapitres.

Mode plan A l’aide des flèches verticales vous pouvez déplacer un paragraphe. A l’aide des flèches horizontales augmenter ou diminuer le niveau de hiérarchie.

Mode plan

Table des matières ou d ’index Une table des matières se compose des titres et sous tires, accompagnés des numéros de page correspondant. Word crée automatiquement sur la base du plan du document la table des matières, la table des illustrations (figures, tableaux). Appelez la commande Insertion/tables et index.

Tables des matières

Correcteur orthographique Le correcteur orthographique utilise un dictionnaire pour vérifier l ’orthographe du texte. Il permet l’ajout de mots nouveaux. Dictionnaire personnels ou spécialisés Insuffisance du correcteur orthographique :le correcteur orthographique vérifie simplement la présence des mots dans un dictionnaire, indépendamment de la grammaire. La phrase « La chat et beau » est correcte du point de vue du correcteur orthographique. Le correcteur grammatical est censé palier ces insuffisances. C’est un outil imparfait qui ne détecte qu’une partie des erreurs et qui détecte de nombreuses fausses erreurs.

Les tableaux Pour présenter des informations ou des résultats le tableaux s’impose. Quelques caractéristiques Succession de cellules contiguës. Permet de réaliser des tableaux facilement. Remplace dans beaucoup de cas l’utilisation des tabulations Insérer/Supprimer/Fusionner des cellules Hauteur/Largeur sont modifiables sur les cellules Une tabulation en fin de ligne permet d ’en générer une autre Le quadrillage est optionnel. On peut trier, calculer les données d’un tableau

Création d ’un tableau

Mise en forme d ’un tableau

Les images et figures Un petit dessin vaut mieux qu’un grand discours. Pour illustrer votre document vous pouvez intégrer des images existantes. Appelez la commande Insersion/Images/Images de la bibliothèque

Numérotation automatique Il est possible de laisser Word gérer la numérotation des figures, tableaux, théorème et les renvois correspondants. Intérêt : la suppression ou l’ajout d’une figure entraînera la mise à jour automatique de tous les numéros des figures qui suivent et la mise à jour de tous les renvois correspondant. La numérotation automatique est un outil vital dans les longs documents car il est impossible de numéroter soit-même de façon fiable l’ensemble des numéros de figures et les renvois à chaque modification. On définir plusieurs numérotations indépendantes avec Word si on a à numéroter des objets différents (une numérotation des figures, une numérotation pour les tableaux et une numérotation pour les théorèmes

Numérotation des figures Pour numéroter une figure ouvrir la commande Insertion/Légende. Word reconnaît automatiquement le numéro de la figure. Vous pouvez choisir un intitulé : Equation, figure, tableau, image … .

Les renvois Lorsque vous faite référence à une figure vous devez utiliser un renvoi. Appelez la commande Insertion/Renvoi. L’intérêt de faire un renvoi est que si le numéro de la figure change, le renvoi en tiendra compte automatiquement. Pour mettre à jour les numéros, il faut sélectionner le document (Ctrl A), cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionner Mettre à jour les champs ou F9.

Le publipostage La fonction de fusion permet de créer des documents identiques dans les grandes lignes que l’on personnalise automatiquement à chaque destinataires. Les courriers publicitaires du type « vous avez gagné Mme Dupont » Peuvent être réalisés à l’aide d’un publipostage.

plan Objectif Définitions créez le document maître Créez la source Fusion Modifiez la source de données

Les définitions Le document principal d ’un publipostage contient les constantes du futur document ainsi que des noms de champ. La source de données se compose de contenus de champs et de noms de champs, la première ligne du tableau fait état de noms de champ. Dans les lignes suivantes sont stockées les données effectives de la source. Lors de la fusion, un document est créé pour chaque ligne de la source. Ce document est obtenu en remplaçant les noms des champs présents dans le document principal par les valeurs des champs de la ligne courante.

l ’objectif Base de données Nom adresse tel Fusion N entreprises 1 seul Document maître Fusion N entreprises Résultats : N CV.

Création du publipostage Votre document est vide. Sélectionner Outils/Publipostage

Création d ’une lettre type Dans créer sélectionner Lettres Types On laissera le soin au lecteur de créer des étiquettes

Création de la lettre Ceci est votre fenêtre active Sélectionner La Fenêtre active

Obtenir les données Deuxième étape La source de données n ’existe pas. Nous allons la créer.

Définition des champs Par défaut, vous disposez d ’un grand nombre de champs Vous pouvez ajoutez un champ de votre choix, ou en supprimer

Il faut ensuite remplir la base de données Vous venez de définir la structure de la base de données. Il faut maintenant lui donner un contenu.

Remplir la base Plusieurs options Je retrouve les champs que j ’ai défini Je saisie ici mes données

Je rédige maintenant mon document Je retrouve les champs de ma base Je rédige ma lettre et insère un champ de fusion où je veux et si je veux. Blabla, je rédige ma lettre. Les champs seront ensuite remplacés par leurs valeurs

Insertion de mot clé En fonction du champ de fusion  titre, le texte doit être différent Par exemple si « titre » est égal à Madame, il faut écrire Chère si « titre » est égal à Monsieur, il faut écrire Cher

Insertion de mot clé Autre exemple : Je peux tester le champ « moyenne » et dire que si l ’étudiant a plus de 10 il passe sinon il redouble.

Fusion Plusieurs icônes sont à utiliser pour la fusion Mode publipostage : bascule entre l ’affichage des champs de fusion et celui des données de la source. Vérifier la fusion Utiliser pour fusion vers le document

Résultat de la fusion Vous obtenez autant de lettres que d ’enregistrements. L ’aperçu avant impression, vous permet de vérifiez votre résultat.

En cas d ’erreur Je veux modifier mon document Sélectionner le dans Fenêtre. Puis outils/publipostage Je veux par exemple ajouter un champ « titre »

Modifier la source de données Modifiez la source de données

Modifier le document principal Sélectionner : Afficher la source

Modifier le document principal (2) Cliquez sur cet icône pour ajouter un nouveau champ Écrivez le nom du champ

Résultats Le champ TITRE a été ajouté Vous pouvez maintenant complêter les données

Récapitulatif : un publipostage, c’est Un document type contenant des noms de champs Une source de données. Chaque ligne représente un jeu de valeur pour les champs. L’opération de fusion consiste à créer un document par ligne de la source de données en remplaçant les noms des champs par leur valeur dans le document type. A noter : La source de donnée n’est pas forcément un tableau Word. Un tableur (Excel) ou une base de données (access) peuvent servir de source de données.