DES DEPENSES AU CNRS (partie 2) LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS (partie 2)

LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS *L’Achat Public au CNRS *Les moyens de paiement au CNRS

Le code des Marchés Publics Les seuils et procédures d’achat L ’ACHAT PUBLIC AU CNRS Le code des Marchés Publics Les seuils et procédures d’achat L’inventaire Les contrats de service

Le code des Marchés Publics Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) : des contrats conclus à titre onéreux (…) par une personne publique avec une personne privée ou publique (…) pour répondre à ses besoins en matière de : travaux fournitures services Toutes les dépenses publiques ne relèvent pas du CMP, c’est le cas des rémunérations, du versement de subventions …= dépenses s ’exécutant sur un domaine non concurrentiel. (Certains achats publics sont également exclus, pour diverses raisons, du CMP : achats de programmes audiovisuels, produits financiers, biens immobiliers, œuvres d ’art, …) (*) : % respectif du type de dépenses de l ’établissement et des unités Au CNRS, 73%* des dépenses de l ’établissement s ’exécutent hors CMP, mais la quasi-totalité des achats effectués par les laboratoires est soumise au code : - acquisition de produits ou matériels de toute nature (équipements, fournitures de bureau, matériels informatiques, mobiliers, logiciels, produits chimiques, produits d ’entretien,…) ; - achats de prestations (maintenance, entretien des locaux, réalisation d ’études, locations, nuitées d ’hôtel...). Lorsqu ’elle entre dans le domaine d ’application du CMP, dès le 1er euro, la dépense est qualifiée de marché public : le terme de « marché » s ’applique donc aussi bien aux marchés formalisés qu’aux achats sur simple facture et aux contrats de service. (Volume annuel des marchés publics passés par l ’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics : 115 milliards d ’euros, soit 9% du PIB). Un marché est un contrat (diapo : conclu à titre onéreux, par une personne publique, avec une personne privée ou publique, pour répondre à ses besoins …). au sens juridique : engagement entre l ’acheteur et le fournisseur entraînant des droits et obligations réciproques. Notamment, l ’un des droits garantis du fournisseur est l ’exclusivité, dès le 1er euro, sur l ’objet du contrat d ’achat (étendue de cette exclusivité : soit ponctuelle, correspondant à une commande unique, soit pour un ensemble de commandes se rapportant à la même offre pour laquelle le fournisseur a été retenu). Le CMP détermine 2 types de règles : - des règles qui régissent le contenu et l ’exécution du contrat : la liberté contractuelle demeure très large mais elle n ’est pas sans limite (équilibre entre les droits du fournisseur et les prérogatives de l ’acheteur - ex : durée maxi du marché, rythme des paiements...) - des règles définissant les modalités de sélection du fournisseur : procédures d ’achat.

Le code des Marchés Publics Les marchés publics respectent les principes (art. 1 du code des marchés publics) : de liberté d’accès à la commande publique d’égalité de traitement des candidats de transparence des procédures Toutes les dépenses publiques ne relèvent pas du CMP, c’est le cas des rémunérations, du versement de subventions …= dépenses s ’exécutant sur un domaine non concurrentiel. (Certains achats publics sont également exclus, pour diverses raisons, du CMP : achats de programmes audiovisuels, produits financiers, biens immobiliers, œuvres d ’art, …) (*) : % respectif du type de dépenses de l ’établissement et des unités Au CNRS, 73%* des dépenses de l ’établissement s ’exécutent hors CMP, mais la quasi-totalité des achats effectués par les laboratoires est soumise au code : - acquisition de produits ou matériels de toute nature (équipements, fournitures de bureau, matériels informatiques, mobiliers, logiciels, produits chimiques, produits d ’entretien,…) ; - achats de prestations (maintenance, entretien des locaux, réalisation d ’études, locations, nuitées d ’hôtel...). Lorsqu ’elle entre dans le domaine d ’application du CMP, dès le 1er euro, la dépense est qualifiée de marché public : le terme de « marché » s ’applique donc aussi bien aux marchés formalisés qu’aux achats sur simple facture et aux contrats de service. (Volume annuel des marchés publics passés par l ’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics : 115 milliards d ’euros, soit 9% du PIB). Un marché est un contrat (diapo : conclu à titre onéreux, par une personne publique, avec une personne privée ou publique, pour répondre à ses besoins …). au sens juridique : engagement entre l ’acheteur et le fournisseur entraînant des droits et obligations réciproques. Notamment, l ’un des droits garantis du fournisseur est l ’exclusivité, dès le 1er euro, sur l ’objet du contrat d ’achat (étendue de cette exclusivité : soit ponctuelle, correspondant à une commande unique, soit pour un ensemble de commandes se rapportant à la même offre pour laquelle le fournisseur a été retenu). Le CMP détermine 2 types de règles : - des règles qui régissent le contenu et l ’exécution du contrat : la liberté contractuelle demeure très large mais elle n ’est pas sans limite (équilibre entre les droits du fournisseur et les prérogatives de l ’acheteur - ex : durée maxi du marché, rythme des paiements...) - des règles définissant les modalités de sélection du fournisseur : procédures d ’achat.

LES ACTEURS DE L ’ACHAT AU CNRS Le fournisseur Le laboratoire Le fournisseur :  exécute la prestation  est rémunéré sur des fonds publics Le directeur d’unité : définit le besoin vérifie les factures atteste le service fait La délégation LES ACTEURS DE L ’ACHAT AU CNRS 1/ particularité du CNRS dans l ’acte d ’achat (dichotomie de l ’acheteur) : Deux entités interviennent dans le processus d ’achat : le laboratoire et la délégation. Il n ’y a pas au CNRS de véritable service centralisateur mais une multiplicité des centres de décision d ’achat (1265 unités, 11600 chercheurs), d ’où la difficulté à dresser la cartographie exacte des besoins de l ’établissement. Pour rappel : le laboratoire ne possède pas la PERSONNALITE JURIDIQUE. Il n ’a pas la capacité d ’agir pour son compte, les engagements juridiques sont passés au nom de l ’établissement de rattachement. Il ne possède pas de PATRIMOINE PROPRE : les biens sont inventoriés par l ’établissement qui a financé  l’achat ; en cas d ’achat financé sur le budget de plusieurs établissements, la conclusion préalable d ’une convention d ’achat en commun est nécessaire. 2/ rôle respectif : - le laboratoire (directeur d ’unité) décide de l ’utilisation des crédits, détermine et quantifie le besoin, contrôle l ’exécution de la prestation et la conformité de la facturation avec les éléments de liquidation (quantité, prix, mentions obligatoires, etc.) ; - la délégation vérifie et met en paiement la dépense, qui doit être compatible avec les missions du CNRS ; - le fournisseur exécute une prestation pour le compte de la personne publique et est rémunéré sur des fonds publics. Les acheteurs et les fournisseurs appliquent les règles qui encadrent l ’achat dans le secteur public : le Code des Marchés Publics. Le délégué régional  vérifie et liquide les factures ordonne le paiement

Seuils et procédures d’achat Moins de 4 000€ : pas de formalisme, respect des principes du CMP De 4 000 € à 210 000 € : procédure adaptée (DU = PRM) ordonnance du 6 juin 2005 NB / Forme et obligation de la publicité : De 4 000 € à 90 000 € : PUMA Plus de 90 000 € : publication au BOAMP Pas de publicité si fournisseur unique ou achat complémentaire A partir de 210 000 € : appel d’offres, publication au BOAMP et JOUE, pas de contact avec les fournisseurs, 3 à 6 mois de délai, formalisme détaillé dans ordonnance Toutes les dépenses publiques ne relèvent pas du CMP, c’est le cas des rémunérations, du versement de subventions …= dépenses s ’exécutant sur un domaine non concurrentiel. (Certains achats publics sont également exclus, pour diverses raisons, du CMP : achats de programmes audiovisuels, produits financiers, biens immobiliers, œuvres d ’art, …) (*) : % respectif du type de dépenses de l ’établissement et des unités Au CNRS, 73%* des dépenses de l ’établissement s ’exécutent hors CMP, mais la quasi-totalité des achats effectués par les laboratoires est soumise au code : - acquisition de produits ou matériels de toute nature (équipements, fournitures de bureau, matériels informatiques, mobiliers, logiciels, produits chimiques, produits d ’entretien,…) ; - achats de prestations (maintenance, entretien des locaux, réalisation d ’études, locations, nuitées d ’hôtel...). Lorsqu ’elle entre dans le domaine d ’application du CMP, dès le 1er euro, la dépense est qualifiée de marché public : le terme de « marché » s ’applique donc aussi bien aux marchés formalisés qu’aux achats sur simple facture et aux contrats de service. (Volume annuel des marchés publics passés par l ’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics : 115 milliards d ’euros, soit 9% du PIB). Un marché est un contrat (diapo : conclu à titre onéreux, par une personne publique, avec une personne privée ou publique, pour répondre à ses besoins …). au sens juridique : engagement entre l ’acheteur et le fournisseur entraînant des droits et obligations réciproques. Notamment, l ’un des droits garantis du fournisseur est l ’exclusivité, dès le 1er euro, sur l ’objet du contrat d ’achat (étendue de cette exclusivité : soit ponctuelle, correspondant à une commande unique, soit pour un ensemble de commandes se rapportant à la même offre pour laquelle le fournisseur a été retenu). Le CMP détermine 2 types de règles : - des règles qui régissent le contenu et l ’exécution du contrat : la liberté contractuelle demeure très large mais elle n ’est pas sans limite (équilibre entre les droits du fournisseur et les prérogatives de l ’acheteur - ex : durée maxi du marché, rythme des paiements...) - des règles définissant les modalités de sélection du fournisseur : procédures d ’achat. NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec l’accord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux d’entretien .

Inventaire Dépenses d’équipement Définitions – seuils Biens durables : durée de vie supérieure à 1 an Montant unitaire supérieur à 800 € HT (y compris pour les accessoires) Dépenses de remise en état d’immobilisation = fonctionnement Gestion comptable Imputation sur des comptes de classe 2 Inscription à l’inventaire / immobilisations Comptabilisation centralisée par ACP (amortissement – bilan) Notion de gros équipement Définie par le décret 84-155 du 1er mars 1984 relatif au régime administratif, budgétaire, financier et comptable du CNRS Valeur unitaire > à 300 000 € HT Valeur unitaire de l’équipement pris dans sa globalité Cas des conventions d’achat en commun

Contrats de service Définition Convention définissant un objet, un prix, une durée Domaines concernés Toute prestation présentant un caractère répétitif et régulier Engagement annuel de la dépense (mais global pour les seuils) Contrat type validé par la DFI Paiement terme échu ou à échoir Suivi spécifique Tarifs Révisions de prix Renouvellement express Signature Notion de Pouvoir adjudicateur (ex-PRM)

LES MOYENS DE PAIEMENT ET LA MONETIQUE Les moyens traditionnels La carte affaires La carte achat

Les moyens traditionnels Numéraire A la caisse de l’AC au vu du mandat ou de l’ordre de paiement Sur vérification de l’identité et de la capacité du bénéficiaire  Limite de 750 € appréhendée pour la dépense totale Virement la règle générale obligatoire pour dépenses > 750 € Effectué par télétransmission (TP) Logiciel spécifique pour l’étranger Chèques Etablis par l’agent comptable ou son délégataire Adressés ou remis au créancier sous la seule responsabilité de l’agent comptable  Fortement déconseillé par ACP

Encaissement par carte bancaire Nature des recettes Frais d’inscription à des colloques organisés par le CNRS Publications Modalités d’encaissement Sur place A la délégation Sur le lieu du colloque A distance Par correspondance Acceptation par ordonnateur des risques d’impayés

La procédure d’encaissement par carte bancaire Aménagement des factures établies par le CNRS Numéro de la carte Date d’expiration Nom et adresse du donneur d’ordre Signature obligatoire du donneur d’ordre VISA / EUROCARD/ MASTERCARD = cartes acceptées Réception des factures par fax ou courriel Caractère confidentiel de ces documents

Paiement par carte bancaire  Carte nominative : nom de l’agent comptable adossée au compte de l’ACS ouvert au Trésor Public Pour régler quelles dépenses ? Droits d’inscription à des colloques Achats d’abonnements et d’ouvrages Par quel moyen ? Sur place (par seul ACS car code carte) A distance via Internet (jamais par fax ou courrier) Où ? France et zone Euro (frais importants hors zone Euro - 2,15 %) Mandatement préalable de la dépense Le paiement par CB n’est pas générateur de dérogation en matière de paiement avant ordonnancement ou de règlement avant service fait Justification de la dépense Le paiement par CB ne dispense pas de produire les pièces justificatives réglementaires Dans les cas de paiement à distance un OCPD – Ordre de Commande et de Paiement à Distance – est établi par l’ordonnateur (le laboratoire) et accompagné de la copie du site internet concerné

La carte affaires Une carte à débit différé (2 mois) Une carte adossée au compte personnel du porteur Une carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS Une carte nationale ou internationale Une carte paramétrable : retrait en numéraire autorisé ou non, plafonds de retrait ou de paiement modulables Débit différé de 2 mois qui court à compter de la date d’arrêté des comptes (arrêté mensuel) Exemple : achat effectué le 2 mai, relevé d’opérations le 31 mai, débit sur le compte le 1er août.

Pour payer quelles dépenses? Toutes les dépenses liées aux missions Frais de transport, d’hébergement et de restauration Marché public en matière de transport Barème des indemnités de frais de mission Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission Frais de documentation scientifique sur le lieu de mission Les frais de réception Restauration

Comment fonctionne-t-elle ? Débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées Crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées Une opération neutre pour le porteur Règlement par le porteur (hôtel, restaurant…) Production sans délai des pièces justificatives au gestionnaire Contrôle des pièces selon les règles habituelles en matière de dépenses publiques Mandatement des dépenses acceptées

Quels sont ses avantages ? Utilisation simple Suppression de la nécessité pour le porteur de faire l’avance des fonds Réduction du nombre des avances sur frais de déplacement Garantie sur les délais de remboursement

La carte achat Pour répondre à la gestion des achats publics de faible montant Nombreux achats pour un montant global faible. Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent d’autres types d’achats Production et circulation de papier sans retour d’informations synthétiques sur l’activité de commande d’un service Procédures à la fois centralisées, et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre l’auteur initial d’une commande et le fournisseur.

CARTE D’ACHAT Système informatisé de gestion des achats de faibles montants (quelques centaines d’euros) Achat type: fourniture administrative, médicale, électrique, périodiques, réceptions. Un projet gagnant pour tous L’établissement public : Simplification du process, diminution du coût de traitement des commandes regroupement et dématérialisation des factures, concentration sur des tâches à valeur ajoutée. Accélération des délais de règlement Pour le fournisseur Délais de paiement réduits et garantis, Diminution des coûts de traitements et dématérialisation des factures Pour le gestionnaire Allègement des tâches matérielles, simplification des contrôles

CARTE D’ACHAT 2 types de cartes : Niveau 1 : achats ponctuels < 2 000 € HT (fournisseurs ou internet) Carte nominative (code secret) – une carte par labo Débit compte CNRS  mise en service juin 2007 Niveau 3 : achats récurrents < 4 000 € HT Référencement des fournisseurs Relevé d’opérations mensuel payé par le CNRS Coûts fixes payés au niveau national