pour le projet de première année ENPC – Département de première année LA GESTION DE PROJET pour le projet de première année Jean-Yves Poitrat novembre 2007 Révisé Jorge Queixalos Févier 2010

Introduction à la gestion de projet Objectif : Connaître quelques concepts de base quelques outils de base 1 : Il s'agit des concepts et outils généraux qu'on pourra retrouver dans tout projet 2 : Leur usage sera plus ou moins nécessaire selon le projet choisi et selon le tuteur. J’indique quelques mot clés ou pistes c’est à vous de continuer le travail d’approfondissement pour les exploiter. 3 : L'objectif dépasse le projet de 1A. Même si ces notions ne sont pas complètement utilisées pour le projet de 1A, vous devez en avoir entendu parler. On peut se demander si c'est le bon moment ? A vous de répondre selon l’avancement ; les difficultés rencontrées etc. L’objectif est également d’avoir un regard différent par rapport à ce que vous avez déjà réalisé, prendre du recul… se remettre en question… Attention : le refus d'utiliser les outils peut avoir des conséquences en termes de qualité du projet (ça marche, mais ça marche moins bien) et en terme de notation.

Introduction à la gestion de projet Plan : préciser le projet organiser les acteurs mettre en œuvre méthodes et moyens pourquoi ? quoi ? qui ? comment ? C’est questions sont déjà directement dans le cœur du sujet : (cf. http://fr.wikipedia.org/wiki/QQOQCCP ) La méthode QQOQCCP (Qui fait Quoi ?, Où ? Quand ? Comment ? Combien ? et Pourquoi) permet la collecte exhaustive et rigoureuse de données précises en adoptant une démarche d'analyse critique constructive basée sur le questionnement systématique. Elle permet également de structurer un exposé des faits ou d'un problème en posant (et en répondant) un minimum de questions. Elle est basée sur les 'circonstances' définies par le rhéteur grec Hermagoras de Temnos et transmises par St. Augustin: Quis, quid, quando, ubi, cur, quem ad modum, quibus adminiculis.[1]. De manière humoristique, les lettres sont parfois réorganisées afin de créer un allographe: CQQCOQP.

1 - préciser le projet Un projet à l'école : un objet d'étude réel qu'est-ce qu'un projet ? Un projet à l'école : un objet d'étude réel un objet d'étude complexe une production Volontairement complexe pour que le travail d’équipe soit indispensable, il faut le voir comme un entraînement. Dans votre vie professionnelle vous serrez confrontés à des problèmes dépassant les capacités d’un cerveau humain en termes de conceptualisation ; une seule solution : la modélisation du problème.

1 - préciser le projet qu'est-ce qu'un projet ? D'autres projets : ?

1 - préciser le projet D'autres projets : construire un pont qu'est-ce qu'un projet ? D'autres projets : construire un pont mettre en place une démarche qualité préparer une soirée, un WEI... ... Conclusion : pratiquement tout peut se gérer en mode projet : Campagnes BDE / BDS etc.

1 - préciser le projet Points communs : une production finale qu'est-ce qu'un projet ? Points communs : une production finale des actions pour aboutir à cette production des limites dans le temps un commanditaire

1 - préciser le projet Définition : qu'est-ce qu'un projet ? Définition : Un projet est un ensemble d'actions à réaliser en vue d'apporter une réponse ponctuelle à une demande élaborée pour satisfaire un besoin et formulée par un commanditaire Qu’est ce qu’il manque pour que cette formulation soit complète ? Dans un temps limité, Garder en ligne de mire : la restitution  soutenance  évaluation  notation

1 - préciser le projet Phase préliminaire : préciser VOTRE projet Phase préliminaire : de la demande au cahier des charges préciser l'identité du commanditaire, remonter de la demande du besoin, réfléchir aux réponses possibles après enquête préliminaire et en tenant compte des contraintes, se mettre d'accord sur le cahier des charges : objectifs, moyens, valider le cahier des charges. Exemple prenons un projet au hasard : « Etude de la mise en place d’une certification des compétences informatiques à l’ENPC » Le contexte est national ; répond à une volonté à la fois du Ministère de l’Education Nationale et du Ministère de la Recherche et Enseignement Supérieur. Motivation : c’est-à-dire pourquoi, dans quel but ? élever le niveau de la population en compétences informatiques Comment : en commençant par le public le plus facile à atteindre les écoliers, élèves, étudiants puis les professeurs : Collèges / Lycées / Universités etc. (Qui fait Quoi ?, Où ? Quand ? Comment ? Combien ? et Pourquoi)

1 - préciser le projet Phase préliminaire : préciser VOTRE projet Phase préliminaire : préciser les critères d'évaluation critères permettant de mesurer la pertinence des objectifs fixés au regard du besoin critères permettant de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs critères permettant de mesurer l'efficacité des moyens mis en œuvre http://www.enpc.fr/fr/formations/depts/1annee/projets1A/Notation_Criteres.htm Et http://www.enpc.fr/fr/formations/depts/1annee/projets1A/Notation_Grille.xls Ne pas oublier l’évaluation : Les notes sont individuelles. Pour chaque rubrique, le tuteur ou le jury évalue s'il doit ou non donner la même note à tous les élèves. Eléments d'appréciation : - rapport de chaque élève "recueil des acquis de l'expérience" - observations du tuteur tout au long du projet

2 – organiser les acteurs en général... Les acteurs principaux sont : le commanditaire le comité de pilotage le chef de projet l'équipe projet les personnes ressource

2 – organiser les acteurs dans VOTRE projet Le tuteur est... Vous êtes... D'autres sont ... le commanditaire ? le comité de pilotage ? le chef de projet ? l'équipe projet ? les personnes ressource ?

2 – organiser les acteurs en général... La réussite du projet repose sur... l'investissement personnel de chacun des acteurs la bonne communication entre tous les acteurs et dans VOTRE projet

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens Deux types de méthodes : les méthodes propres au champ scientifique ou technique du projet des méthodes génériques de gestion de projet

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens une méthode parmi beaucoup d'autres Le modèle PDCA : appliqué à la gestion de projets plan do check act Certains traduisent cette abréviation par Please Don't Change Anything (ne pas le prendre au pied de la lettre car c’est une boutade!) Avec cette méthode on abouti directement à la gestion de la qualité. Méthode mise au point par William Edwards Deming (14 octobre 1900 - 20 décembre 1993) http://fr.wikipedia.org/wiki/William_Edwards_Deming L'enseignement de Deming a pour objet le management. En juillet 1950, Deming déclarait : "on pourrait dire que [ma méthode] c'est la démocratie dans l'industrie". Autre méthodes : SWOT http://fr.wikipedia.org/wiki/SWOT

Avancement du projet Actions Temps Modèle utilisé en management de la qualité. Roue de Deming… http://fr.wikipedia.org/wiki/Roue_de_Deming « Il s'agit donc d'un cycle que l'on représente à l'aide d'une roue. A chaque étape, la roue tourne d'un quart de tour et ainsi avance. Cette avancée représente l'action de progresser. » Temps

Avancement du projet Bilan d’étape Temps Bilan d’étape = audit « … pour éviter de "revenir en arrière", on représente une cale sous la roue, qui l'empêche de redescendre et qui symbolise par exemple un système qualité, un système d'audits réguliers, ou un système documentaire qui capitalise les pratiques ou les décisions. » Quelle est la valeur de votre projet ? Pour moi c’est la quantité de travail, La cerise sur le gâteau ? Quelques idées géniales… Qu’est une idée géniale : une évidence pour tout le monde mais que personne n’avait eue avant VALEUR Temps

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens Les moyens associés : plan do check act plannings « Plan : Préparer, Planifier (ce que l'on va réaliser) » « La première étape, Plan, consiste à planifier la réalisation. Elle se déroule généralement en trois étapes : Identification du problème (par exemple à l'aide du QQOQCCP). Recherche des causes racines (par exemple à l'aide d'un diagramme de Pareto, d'un diagramme d'Ishikawa ou de la méthode des 5 pourquoi). Recherche de solutions avec écriture du cahier des charges et établissement d'un planning. » http://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt « le concept a été développé par Henry Laurence Gantt, (1861-1919) , ingénieur américain, vers 1910. »  http://fr.wikipedia.org/wiki/PERT « Le 'graphique PERT' est une technique de gestion de projet qui permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c'est un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project) evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d'évaluation et d'examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration et de mise à jour de programme » ; c'est également un jeu de mots avec l'adjectif anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ».

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens Les moyens associés : plan do check act do it... « Do : Développer, réaliser, mettre en œuvre (le plus souvent, on commence par une phase de test) » « L'étape Do est la construction, le développement, la réalisation de l'œuvre. »

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens Les moyens associés : plan do check act chief « Check : Contrôler, vérifier… » « …l'étape Check (de l'anglais "vérifier") qui consiste à contrôler que la solution mise en place résout bien le problème rencontré. Cette étape utilise des moyens de contrôle divers, tels que des indicateurs de performance. »

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens Les moyens associés : plan do check act « Act (ou Adjust): Agir, ajuster, réagir (si on a testé à l'étape "Do", on déploie lors de la phase "Act") » DANGER

3 – mettre en œuvre méthodes et moyens Les moyens associés : plan do check act write « …l'étape Act consiste à agir et réagir, c'est-à-dire corriger et améliorer la solution mise en place, voire à standardiser cette solution. L'étape Act amène donc un nouveau projet à réaliser, donc une nouvelle planification à établir. »

Rappel des objectif de cette présentation : connaître quelques concepts et outils de base projet commanditaire demande besoin réponse cahier des charges actions modèle pdca planning et retroplanning acter évaluation objectifs : pertinence et atteinte moyens : efficacité comité de pilotage chef de projet équipe projet personnes ressource

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