! 1 CREATION D'UNE MAQUETTE EXPORT / IMPORT pour un fichier, avec un numéro d'export défini CREATION D'UNE MAQUETTE 1 SAISIE SOUS EXCEL Dans l'écran Maquette d'export Chercher la version de diplôme d'appel par la procédure classique <F7> et <F8>, Saisir le numéro d'export. S'il en existe déjà, utiliser < > pour créer une nouvelle maquette et lui donner un numéro, Choisir la ou les sessions concernées par cette maquette d'export, Donner un nom au fichier. Ce nom doit de préférence se terminer par une extension en ".txt". Il existe un chemin par défaut défini dans le référentiel pour chaque utilisateur, mais il est possible de saisir ici n'importe quel chemin, Saisir les numéros, types et codes des objets manipulés, c'est-à-dire des objets sur lesquels des notes vont être saisies sur Excel (saisie directe ou utilisation des boutons Ajouter élément ou Ajouter épreuve), Vérifier que les boîtes sont cochées comme il faut et les radio-boutons sélectionnés en fonction de ce que l'on souhaite, Dans le bloc "Filtre de population" de cet écran, saisir un filtre de population "Enseignement" c'est-à-dire choisir l'enseignement contenant les étudiants sur lesquels on va vouloir saisir des notes. Si cet enseignement est un élément pédagogique, préciser si l'on veut exporter les étudiants inscrits administrativement ou pédagogiquement, Enregistrer et cliquer sur le bouton Export (ou passer par le menu) pour aller dans l'écran d'export. 3 INSCRIPTION PEDAGOGIQUE MAQUETTE D'EXPORT Définition des critères de sélection de l'export : Version de diplôme d'appel - Numéro d'export - Session - Objets sur lesquels portera la saisie - Filtre "Enseignements" En dehors d'Apogée, cliquer sur l'icône Saisie externe des résultats, Sauf s'il s'agit d'une simple consultation, répondre "Oui" à la question "Voulez-vous effectuer une nouvelle saisie ?", Cliquer sur le bouton Importer depuis Apogée, Ouvrir le bon fichier avec le chemin qui lui a été défini dans la maquette d'export, à sélectionner parmi les objets qui ont une extension en ".txt", Effectuer la saisie. Le bouton Codes, Résultats, Notes, Mentions donne les codes définis par Apogée pour les colonnes Résultats, Notes (en cas d'absence de note), Mention, Cliquer sur la bouton Exporter vers Apogée (un contrôle de cohérence des données saisies est automatiquement effectué), Enregistrer ses données, éventuellement quitter Excel, et enfin re-basculer vers Apogée (<Alt.> et <Tab.>). MODIFICATION D'UNE INSCRIPTION NOUVELLE INSCRIPTION Elle se fait en suivant le déroulement des écrans CONSULTATION D'UNE INSCRIPTION La consultation peut être faite directement à partir de n'importe quel niveau. RECHERCHE D'UN ETUDIANT SAISIR : N°ETUDIANT Nom Prénom Date de naissance Dernière inscription administrative EXECUTER : <F8> Ce menu permet de modifier l'inscription en accédant directement à l'écran souhaité. FICHE INDIVIDUELLE DE L'ETUDIANT N°étudiant - Nom - Prénom - Inscription - Etudiant -Naissance - Nationalité - Situation familiale - Handicap - Service national - 1ère inscription en université française - Bac et équivalence EXPORT Récupération des données de l'export pour le même numéro d'export - Filtre "Etudiants" - Affichage des étudiants ADRESSES DE L'ETUDIANT - adresse fixe - adresse pour l'année SAISIE SOUS EXCEL Import des données depuis Apogée - Saisie des notes et résultats - Contrôles - Export des données saisies vers Apogée CHOIX DES ETAPES Saisir les étapes; la liste peut être obtenue par <F9> IMPORT DU FICHIER 4 IMPORT DANS APOGEE Import de la base pour le fichier qui a été exporté et saisi sous Excel - Impression du compte-rendu d'import INSCRIPTION AUX ELEMENTS - Les éléments obligatoires sont inscrits automatiquement. - Pour inscrire les éléments de niveau inférieur, cliquer dans l'élément supérieur puis sur le bouton "décomposition". Cocher ensuite les éléments nécessaires puis choisisser "accepter". EXPORT DU FICHIER 2 Dans l'écran Export Rechercher la bonne version de diplôme par <F7>, le code de la version de diplôme et <F8>, Se positionner sur le bon numéro d'export en utilisant le cas échéant la flèche descendante, Choisir l'admissibilité ou l'admission, En cliquant sur le bouton Filtre de population, saisir éventuellement un filtre de population "Etudiants" c'est-à-dire le filtre classique qui permet d'affiner et de ne sélectionner, parmi les étudiants inscrits à l'enseignement défini dans la maquette d'export, que ceux qui ont en plus un certain profil, Afficher les étudiants concernés en cliquant sur le bouton Afficher, Cliquer sur Export fichier pour valider l'export, Basculer vers le groupe principal (par <Alt.> et <Tab>) pour effectuer la saisie externe. De retour dans Apogée, dans l'écran Import Rechercher la bonne version de diplôme par <F7>, le code du diplôme et <F8>, Se positionner sur le numéro d'export défini dans la maquette en utilisant le cas échéant la flèche descendante ou <F7> et <F8> si ce numéro n'est pas le 1, Cliquer sur le bouton Afficher pour visualiser la population que l'on avait définie pour l'export, Cliquer sur le bouton Import base pour récupérer les données qui ont été saisies sous Excel, Répondre "OK" à la proposition de visualiser le compte-rendu d'import, puis imprimer ce compte-rendu, Ce qui a été saisi sous Excel est désormais disponible dans Apogée. Filtre de population "Enseignement" dans la maquette d'export : il s'agit de définir l'enseignement qui contient la population que l'on veut exporter avant même de définir d'autres critères de tri de ces étudiants. Filtre de population "Etudiant" : dans l'écran Export : il s'agit du filtre classique, qui permet de sélectionner des étudiants ayant un "profil" particulier (formule d'examen, statut, échanges internationaux...) parmi les étudiants inscrits à l'enseignement défini dans le filtre de population "Enseignement". !

Apogée AIDE MEMOIRE RESULTATS SAISIE EXTERNE DES NOTES ET RESULTATS MENU GENERIQUE - BARRE D'ICONES NOTIONS DE BASE DEPLACEMENTS DANS L'ECRAN Action Edition Navigation Recherche Option <TAB> : permet d'aller au champ suivant <Shift> + <TAB> : permet de revenir au champ précédent Libellé niveau 1 Libellé niveau 2 Icône Action ACCES ET UTILISATION DES MODES Créer F6 Supprimer Maj + F6 Valider F10 Dupliquer F4 Quitter Annuler Maj + F7 Imprimer Maj + F8 Précédent Haut Suivant Bas Entrer critères F7 Exécuter recherche F8 Compter les Maj + F2 enregistrements Basculer vers le menu Liste des valeurs F9 Aide F1 Insertion d'un enregistrement Suppression enregistrement Sauvegarde modifications Dupliquer Sortie de la fenêtre Annulation des modifications Impression de l'écran Enregistrement précédent Enregistrement suivant Saisie des critères Exécution de la recherche Comptage du nombre d'enregistrements ramenés par la recherche Affichage menu du domaine Affichage de la liste Ouverture de l'aide Apogee accès au mode recherche : <F7> saisie des critères exécution de la recherche : <F8> sortie du mode recherche : <CTRL> + <q> afficher l'éditeur de texte : <CTRL> + <e> interrompre une recherche : <CTRL> + <c> Action DEPLACEMENTS DANS LES ENREGISTREMENTS Edition pour se positionner sur l'enregistrement suivant pour se positionner sur l'enregistrement précédent Navigation LES MESSAGES Voici les messages qui apparaissent au bas de l'écran : Recherche Count : Nombre d'enregistrements déjà ramené de la base v ou ^ : Indicateur de présence d'enregistrements avant et/ou après (ici respectivement aucun et au moins un après) <List> : Une liste de valeurs est disponible Option Aide Ce message est indicateur du mode recherche