MERCREDI 15 JANVIER 2003

Séminaire Récupération d’Historique Apogée Séminaire Récupération d’Historique

RECUPERATION D’HISTORIQUE Séminaire RECUPERATION D’HISTORIQUE Objectifs Définir la problématique de récupération d’historique Percevoir les avantages et les inconvénients Choisir une stratégie Pré-requis Connaissance fonctionnelle des domaines Apogée : Inscription Administrative Structure des Enseignements Inscription Pédagogique Résultats

RECUPERATION D’HISTORIQUE Séminaire RECUPERATION D’HISTORIQUE PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Définition Ressources locales Domaines Apogée concernés Problématique de récupération d ’historique Documentation PARTIE 2 : EXPERIENCE d’ETABLISSEMENT PARTIE 3 : TECHNIQUE

Données de l’ancien système PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Définition Conversion : Action d’importer des données en provenance d’un autre système de traitement de l’information, directement dans des objets de la base de données Apogée sans passer par des saisies sous le logiciel client Apogée. Mémoire du serveur SGBDR Oracle Disques du serveur Fichier 1 Table Individu Table Personnel Fichier 2 …………. Fichier N Serveur Outils Oracle Mémoire du PC FORMS Client Données de l’ancien système Ancien système

Ressources Locales PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Ressources humaines Constituent un sous-projet du projet Apogée Temps d’analyse et de réalisation non négligeables Ressources techniques Espaces sur les disques des serveurs Puissance de calcul

Organisation : Deux personnes (au moins) PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Ressources Locales Organisation : Deux personnes (au moins) Un responsable fonctionnel qui précise et définit les besoins en termes de récupération d ’historique: connaissance du domaine scolarité pédagogique et administrative de l ’établissement planification et documentation des actions menées connaissance des domaines Apogée concernés Un informaticien qui écrit et lance les programmes de conversion exploitation Apogée structure technique des modèles utilisés (MCD, MPD) DBA Oracle et maîtrise de SQL*Loader

Domaines Apogée concernés PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Domaines Apogée concernés IA IP RE SE Inscriptions Administratives Inscriptions Pédagogiques Résultats Le tout s’appuyant sur une Structure des Enseignements adaptée

IA Inscriptions Administratives domaines Apogée concernés PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION domaines Apogée concernés IA Inscriptions Administratives Récupération de données déjà saisies * : Données individuelles Etat civil Baccalauréat Autres diplômes Anciennes Inscriptions Administratives * pour mémoire : la réglementation interdit la conservation de données nominatives plus de 10 ans après la dernière inscription (arrêté portant création d’Apogée en date du 26/01/1995, article 4)

IP Inscriptions Pédagogiques domaines Apogée concernés PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION domaines Apogée concernés IP Inscriptions Pédagogiques Création d’un historique complet du parcours pédagogique d ’un étudiant Domaine complexe à convertir Indispensable Au calcul de résultats basé sur le chemin pédagogique Pour l ’exhaustivité du dossier étudiant

RE Résultats : Deux objectifs possibles domaines Apogée concernés PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION domaines Apogée concernés RE Résultats : Deux objectifs possibles Objectif 1 : Ressortir immédiatement des relevés de notes ou diplômes pour des années archivées. Questions Pertinentes Diplômes simplement ou relevés de notes? Quelle est la fréquence de telles demandes ? L’université possède-t-elle les données déjà exploitables ailleurs ? Les anciens étudiants sont-ils présents physiquement ?

RE domaines Apogée concernés PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Domaine Résultat : Deux objectifs possibles Objectif 2 : Convertir les notes et résultats obtenus aux éléments capitalisables et/ou conservables en vue d’une exploitation: prise en compte pour calcul (PRC) Questions Pertinentes Doit on récupérer toutes les notes à toutes les épreuves de tous les étudiants ? Quels sont les résultats à récupérer ? De quels résultats dispose-t-on ?

Problématique de récupération d ’historique PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération d ’historique POINT DE DEPART: Modélisation et saisie de la Structure des Enseignements et des Modalités de Contrôle des Connaissances de l ’année N ET APRES ? Que faire du passé? Pour quel avenir?

IA F Récupérer l’historique individu PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération Informations nécessaires au bon démarrage du domaine IA : F Récupérer l’historique individu des années N-x F Récupérer l ’historique des inscriptions administratives des années N -x IA N-x

RE Problématique de récupération PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Informations nécessaires au bon démarrage du domaine RESULTAT : Récupérer pour les réutiliser les notes et/ou les résultats des années antérieures. RE N-x

M Problématique de récupération PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Sont visibles dans le dossier étudiant, les résultats des individus ayant une IA en règle dans Apogée. Par contre pour une prise en compte des notes et/ou résultats dans le domaine RESULTAT uniquement, il n’est pas utile de récupérer l’historique IA. Dans un tel contexte, il sera toujours impossible de lancer des calculs sur des SE d ’années N -x. Seules des modifications ou saisies de notes et/ou résultats seront possibles

RE Problématique de récupération PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION N-x Comment récupérer ces informations? Compte tenu des objectifs recherchés : récupérer quelques informations utiles pour le futur ou vouloir refaire des « calculs » sur le passé, et de la « ressemblance » entre l’offre de formation passée et l’offre de formation future. plusieurs options sont possibles.

PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 1 J Option 1 : On souhaite utiliser NOTES et/ou RESULTATS obtenus les années antérieures dans une offre de formation différente de celle de l ’année en cours. F Modéliser la SE au titre d ’une version d ’étape différente pour les années N -x F Réaliser des liens de correspondance pour calcul entre les éléments de la VET N-x et ceux de la VET N

Récupération des notes et/ou résultats PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 1 Diplôme VDI 001 Vet anc : version d ’étape correspondant aux années N-x Etape 1 Etape 2 Vet anc Vet anc Vet 003 Vet 003 E111 E112 . Elp11 Elp12 Elp13 . E121 E122 . Elp21 Elp22 Elp23 . LCC LCC Récupération des notes et/ou résultats

OPTION 1 : CONTRAINTES ET RESTRICTIONS PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération OPTION 1 : CONTRAINTES ET RESTRICTIONS RE N-x Refaire une SE complète avec des éléments capitalisables et/ou conservables Préciser les modalités de collecte sur ces éléments Les éléments sources et cibles doivent attendre les mêmes informations (notes et/ou résultats, admissibilité et/ou admission). Rapatriement des notes/résultats sur ces éléments de la VET ANC. (Si nécessaire, ne pas oublier la première année même pour des étudiants de seconde année) Faire les liens de correspondance entre les éléments RE année N

PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 2 J Option 2 : On souhaite utiliser NOTES et/ou RESULTATS obtenus les années antérieures dans une offre de formation « jugée équivalente » à celle de l ’année en cours. F Modéliser la SE (niveau 1) d ’une version d ’étape différente pour les années N-x et relier cette version d ’étape aux listes d’éléments de la version d ’étape N. (Dans ce cas une table de correspondance entre les anciens codes et les nouveaux codes Apogée devra être réalisée avant de rapatrier notes et/ou résultats). F Il faut que la version d ’étape pour les années N-x soit fermée au recrutement et à la validation.

Récupération des notes et/ou résultats des années N-x PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 2 Diplôme Années N-x VDI ANC VDI 001 Étape 1 vet anc Étape 2 vet anc Étape 1 vet 003 Étape 2 Vet 003 Table de correspondance entre les codes éléments des vet anc et les codes des nouveaux éléments de la version vet 001 Elp11 Elp12 Elp13 . E121 E122 . Récupération des notes et/ou résultats des années N-x

OPTION 2 : CONTRAINTES ET RESTRICTIONS PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération OPTION 2 : CONTRAINTES ET RESTRICTIONS RE N-x Refaire une SE niveau 1 Faire un travail important de préparation pour élaborer les équivalences entre des éléments de l ’ancienne offre de formation et les éléments pédagogiques de la nouvelle SE puis réaliser la table de correspondance S ’assurer que les modalités de collecte sont correctes car il faut rapatrier les notes/résultats sur les éléments avant de faire les IP - PRC Saisir /(rapatrier) les notes/résultats éventuels au niveau de la VET ANC RE année N

J PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 3 Option 3 : On souhaite utiliser NOTES et/ou RESULTATS obtenus les années antérieures dans une offre de formation strictement identique à celle de l ’année en cours (codification et structure). F Utiliser la SE de l ’année N pour rapatrier des notes et/ou des résultats.

Problématique de récupération : option 3 PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 3 Diplôme VDI 001 Étape 1 Vet 003 Étape 2 Vet 003 Elp11 Elp12 Elp13 . E121 E122 . Récupération de notes et/ou résultats des années N-x

OPTION 3 : CONTRAINTES ET RESTRICTIONS PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération OPTION 3 : CONTRAINTES ET RESTRICTIONS RE N-x s’assurer que les modalités de collecte des éléments ne devront pas être modifiées faire les IP après le rapatriement des notes/résultats les notes et résultats sont enregistrés au titre de l ’année N RE année N

M Problématique de récupération : option 3 PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération : option 3 M Il faut avoir préalablement défini ses modalités de collecte (car une fois les notes « rapatriées », il est impossible de modifier les modalités de collecte). Il faut que la version d ’étape de l ’année N soit ouverte au recrutement pour les années antérieures.

M IA IP Problématique de récupération SOUS APOGEE : PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION Problématique de récupération SOUS APOGEE : Réaliser vos inscriptions administratives pour l’année N IA année N SOUS APOGEE : Réaliser vos inscriptions pédagogiques pour l ’année N afin que les notes et/ou résultats déjà acquis puissent être réutilisés. Les IP doivent être effectuées après la récupération de l ’historique, sinon elles devront être reprises une à une a posteriori pour réaliser les PRC. IP année N M

RE Problématique de récupération PARTIE 1 : STRATEGIE DE CONVERSION CALCUL DES ELEMENTS, VET ET VDI POUR LES : étudiants ajournés en 1° année et réinscrits en 1° année étudiants ajournés en 2° année et réinscrits en 2° année étudiants ajournés en 1° année et autorisés à s ’inscrire en 2° année RE année N