Sauvegarde, archivage et sécurisation des fichiers

Différence entre les termes enregistrement – sauvegarde - archivage Enregistrement : mise en mémoire (perte du travail en cas de coupure de courant) Sauvegarde : duplication et mise en sécurité des données pour restaurer en cas de problème (copie temporaire) Archivage : procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps (copie permanente)

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? Ensemble de techniques permettant d’organiser, de gérer et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations INTERNES et/ou EXTERNES de l’entreprise.

Les documents peuvent être : Quelles sont les sources de documents ? Les documents peuvent être : Des documents électroniques par nature. Des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

Intégrer des documents dans le système GED électroniques dans le système Intégrer des documents dans le système GED On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise : sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique (vidéo, son, image…) audio textuels vidéo images courriels Internet multimédia Disque dur compression

Les formats de fichiers

Entrer des documents dans le système GED Entrer des documents non électroniques dans le système Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés. Acquérir par numérisation Acquérir par numérisation

Organiser l’accès aux documents du système On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Métadonnées Plan de classement ou arborescence

Les métadonnées Ensemble structuré d’informations servant à décrire une ressource ex : date, auteur, titre, mots clés…

Exemple de métadonnées dans MS Office Renseignement des métadonnées par le menu : Fichier – Propriétés Possibilité de demander lors de l’enregistrement du document : Outils – Options – Enregistrement /Général– Demander les propriétés du document

Exemple de métadonnées dans un logiciel photo Caractéristiques de l’appareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure…) Données non modifiables Mots clés à saisir par l’utilisateur Données modifiables

Bien nommer les fichiers choisir un nom suffisamment explicite éviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (préférer _ ) si dates, utiliser la date américaine 4 mars 2008  20080304 identifier clairement les différentes versions d’un même document

Classer les documents dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers. Classer dans une arborescence Exemple d’une entreprise de maçonnerie Répertoires : Nom du client (Bourgeon-Chamauret-Collard…) Sous-répertoires : Catégories de documents

Classer les documents dans une arborescence Exemple de l’archivage du courrier départ et arrivée dans une communauté de communes Dans une communauté de communes, la gestion du courrier est électronique, avec le logiciel Paperport. Les courriers peuvent être en numérisés avec le photocopieurs (Lettres) ou importés (mèls ou télécopies). Une arborescence thématique est mise en place.

Stocker les documents et les protéger Stocker et protéger les documents Parefeu Anti virus Serveur avec mot de passe                                                                                                                                        Entreprise spécialisée en stockage Ou dans l’entreprise Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc.

Les supports de stockage (1-2) CD / DVD / BluRay (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba – support abandonné) Capacité : CD 700 Mo DVD 4 à 16 Go Blu Ray 54 Go HVD (futur) > 1 To Durée de vie : CD et DVD gravés 2 à 5 ans Blu Ray 50 ans Disque dur Capacité : 40 Go à 1 To Durée de vie : 100 ans en théorie 20 ans maximum en pratique Cartouche / Bande Capacité : en moyenne de 400 Go à 1,6 To Durée de vie : environ 30 ans

Les supports de stockage (2-2) Sauvegarde en ligne Capacité : illimitée Durée de vie : limitée à la durée de l’abonnement Clé USB Capacité : de 64 Mo à 12 Go Durée de vie : en théorie 10 ans mais support peu fiable Autres critères de choix : . vitesse de sauvegarde . fiabilité du support . coût . facilité d’accès aux données Unités de mesure de la capacité (en caractères) : 1 Ko = environ 1 millier 1 Mo = environ 1 million 1 Go = environ 1 milliard 1 To = environ mille milliards

La conservation des supports Vérification, à intervalles réguliers, de l’état des informations Nécessité de double sauvegarde (le disque dur externe est actuellement le support le plus fiable) Renouvellement régulier des sauvegardes

« Alimenter » les bases de données de l’entreprise Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise.

des moteurs de recherche. Utiliser des documents dans l’entreprise Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. Mots clés Opérateurs

Exemple : Recherche de mots clés dans MS Office Par le menu : Fichier – Rechercher – Recherche avancée Propriétés : mots clés, nom du fichier, sujet… Condition : mot exact ou contient le mot Valeur : une à plusieurs Opérateurs et/ou Emplacement Types de fichiers DANS WORD 2000 : Ouvrir/Outils/Rechercher/Rechercher dans …./Cocher Rechercher dans sous dossiers /Propriété/Rechercher DANS WORD 2003 : Fichier/Recherche de fichiers

Entreprise spécialisée en stockage Le travail collaboratif Accès aux données et sécurisation L’accès aux données est sécurisé par des mots de passe et des droits ou restrictions particulières Droit de lecture Données protégées Droit d’écriture & de lecture Entreprise spécialisée en stockage

Un format sécurisé : le PDF Le logiciel adobe acrobat édite les textes au format PDF sécurisé à des fins d’archivage en apposant une signature numérique aux documents

sur l’archivage électronique Norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique Garanties : Pérennité  conservation très longue Intégrité  contenu non altéré ou modifié Sécurité  confidentialité, absence de danger Traçabilité  localisation, historique

sur l’archivage électronique Norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique Buts de la norme Parer aux risques d’obsolescence (support détérioré, logiciel ou matériel de lecture disparu…) Parer aux risques de contentieux Créer un état en matière d’archivage électronique

La durée de conservation des supports

Exemple d’un logiciel de GED Source http://www.novaxel.tm.fr/

A voir sur le web http://www.formulary-france.com/details_formarchives.html http://www.xamance.fr/