Gestion des déplacements temporaires Nouvel outil, nouvelles possibilités

Sommaire Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels changements ? Avec DT : les rôles dans le nouveau système précisions de vocabulaire Les avantages de la dématérialisation Concrètement, ça se passe comment ? Est-ce que ça marche ?

Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Tous les audits et études ont mis l’accent sur la nécessité d’alléger et de rationaliser le dispositif. Avec le passage à Chorus, le Ministère des Finances prévoit la dématérialisation complète des état de frais et des ordres de mission dans le circuit comptable. Or, dans Chorus, la gestion des déplacements n’est pas prévue. Il fallait donc un outil pour accompagner ce changement et alléger les circuits et les processus: L’application « DT- Ulysse » concerne la gestion des déplacements temporaires de 60 000 personnes Le logiciel adopté est utilisé dans de grandes entreprises et plusieurs ministères, et à l’administration centrale depuis mars 2009.

Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels déplacements ? Tous les déplacements temporaires des personnels de l’académie, en particulier itinérants y compris ceux liés aux services partagés Ne sont pas concernés : les congés bonifiés et changements de résidence les déplacements liés à des actions de formation et à la participation à des jurys Quel calendrier ? Fin septembre 2009 : mise à disposition de l’application DT, sur le logiciel Ulysse pour tous les déplacements. Le logiciel a été paramétré pendant l’été par les services de gestion. Janvier 2010 : mise à disposition d’un distancier automatique, lien avec une agence de voyages dans le cadre d’un marché national

Quels changements ? Avant DT-ULYSSE : Pour chaque déplacement, dans le cadre d’un ordre de mission permanent ou d’une convocation, le « missionné » remplissait intégralement un état de frais papier, qu’il transmettait, selon un circuit plus ou moins long et complexe, avec les pièces justificatives. Les délais de traitement étaient liés à la transmission des états de frais papier et à la saisie par les services administratifs de toutes les informations dans le système.

les rôles dans le nouveau système Avec DT-ULYSSE : les rôles dans le nouveau système Missionné Valideur hiérarchique Gestionnaire SAFD (IA22) Assistant Le « missionné » est la personne qui se déplace, L’ « assistant » est une personne désignée dans DT-ULYSSE pour aider le missionné dans sa démarche, Le « valideur hiérarchique » est une personne désignée dans DT-ULYSSE qui valide ou rejette l’ordre de mission ou l’état de frais du missionné dont il a la charge, Le « gestionnaire » contrôle et certifie le service fait avant le paiement par le comptable.

Avec DT : précision de vocabulaire L’ordre de mission : Un ordre de mission permanent (OMP) est l’ouverture juridique d’un droit , qui garantit la couverture du « missionné » dans un cadre défini. Les personnels itinérants et les personnels en service partagé doivent obligatoirement commencer par créer un OMP pour pouvoir faire un ordre mission ponctuel. Les missions s’effectuant hors de l’ordre de mission permanent sont liées à une convocation (autre académie, autre département pour les IEN, administration centrale…) Dans DT-Ulysse, on distingue : L’ordre de mission : il s’agit en fait de la demande d’engager la dépense et de l’autorisation de se déplacer. L’état de frais : il s’agit de l’état qui permet le remboursement en fin de mission/ d’une période définie par le missionné.

Les avantages de la dématérialisation La chaîne de traitement est normalisée par rapport aux exigences de la réglementation Les délais sont réduits Le missionné peut suivre l’avancement de son dossier et est averti du traitement Le volume papier diminue, ainsi que les opérations de saisie et les erreurs Le missionné est autonome dans l’organisation de sa mission, la gestion de son temps et la saisie de ses états de frais Les informations sur le profil du missionné sont générées en partie par le service gestionnaire à partir des bases de gestion. (le RIB est celui de la paie) Le missionné complète, une fois pour toutes pour la durée de l’année scolaire, les informations le concernant (véhicule, assurance, cartes de réduction...)

Le profil 1/2 Chaque personnel itinérant reçoit par courrier le nom de son valideur hiérarchique. Les autres personnels trouveront le nom de leur enveloppe dans un formulaire sur le site académique. Chaque personnel itinérant reçoit par courrier le nom de son enveloppe budgétaire. Les autres personnels trouveront le nom de leur enveloppe dans un formulaire sur le site académique.

Le profil 2/2 Les personnels itinérants et plus généralement tous les personnels ayant une autorisation d’utiliser leur véhicule personnel doivent obligatoirement déclarer leur véhicule. Attention : Un véhicule par personne

Concrètement, ça se passe comment ? Un circuit simple/normalisé pour toutes les missions : Le missionné décrit en amont la mission et les frais prévus Définition des moyens de transport (distancier Mappy à disposition dès septembre, cartes d’abonnement possibles pour zones urbaines…) L’ordre de mission préparé part en validation et permet d’entrer l’état de frais correspondant Une fois l’état des frais réels validé, l’information part en gestion pour traitement et remboursement NB : Pièces justificatives Le missionné ne transmet que les pièces justificatives habituelles : titres de transport payés par l’agent, hébergement….

Concrètement, ça se passe comment ? Une procédure spécifique pour les personnels itinérants : Inutile de saisir chaque déplacement : les déplacements récurrents sont saisis en une fois. Inutile de saisir en amont : saisie a posteriori de l’ordre de mission, qui se transforme en état de frais. Calcul automatique du coût du déplacement Saisie du nombre de repas La saisie se fait au gré du missionné; les personnels itinérants établissent chaque fin de mois un OM ponctuel à partir de l’OM Permanent qu’ils transforment en état de frais.

Ordre de mission Rempli par le missionné >>> vision par le gestionnaire

Copie d’écrans mission voiture Etat de frais tel que rempli par le missionné Généré à partir de l’ordre de mission Possible d’y ajouter les frais annexes Les km correspondent à 1 trajet, soit ici : 9km parcourus 2 fois soit 18km remboursés.

Est-ce que ça marche ? En administration centrale, le système fonctionne et a permis de traiter tous les déplacements depuis mars : Plus de 4000 ordres de mission traités Comme pour tout nouveau dispositif, on peut rencontrer des difficultés de prise en main et une assistance est prévue à plusieurs niveaux : Vous pouvez contacter la plateforme informatique par mèl : assistance@ac-rennes.fr par le formulaire en ligne : http://assistance.ac-rennes.fr Vous pouvez écrire à l’inspection académique des Côtes d’Armor – service SAFD Pour les itinérants et services partagés : Vous pouvez vous adresser à votre personne référencée en assistant