Présentation de l’utilisation de Dt Ulysse Saisie des frais de déplacement pour les personnels itinérants du département de l’Hérault Circonscription de Gignac – Mai 2010 -

Se connecter à l’application Dt Ulysse À partir du site du Rectorat de Montpellier Ouvrir un moteur de recherche. Exemple: Google http://www.google.fr Dans la zone de saisie, écrire « Rectorat de Montpellier » … puis valider votre requête

Cliquer sur: « personnels EN »

Cliquer sur: « Déplacements et indemnités »

Cliquer sur: « DT Ulysse »

poursuivre avec ce site web (non recommandé ) Cliquer sur:  poursuivre avec ce site web (non recommandé )

… puis valider votre requête 1. Authentification: Exemple: Bernard Chapuis aura comme identifiant (si celui-ci n’a pas été modifié) bchapuis Où « b » est l’initiale du prénom suivi du nom de famille [sans majuscules] b chapuis ************* 2. Mot de passe: … puis valider votre requête Numen si celui-ci n’a pas été modifié. (13 caractères, lettres et chiffres)

Etape 1: création de l’OM: saisie des renseignements de gestion Informations concernant la dernière connexion Votre nom Actuellement vide car aucun OM n’a encore été créé Bernard Chapuis 12/05/10 10:36

1. Ouvrir, « dérouler » le menu [ordre de mission] 2. Cliquer sur « créer un OM » (Ordre de mission)

Votre nom apparait en face de la 4ème option (OM permanent) Bernard Chapuis Votre nom apparait en face de la 4ème option (OM permanent) Bernard Chapuis Bernard Chapuis Valider la 4ème option: Initialisation d’un OM à partir d’un OM permanent Bernard Chapuis Cliquer sur le code de l’OM permanent pour ouvrir la feuille de saisie de l’OM mensuel. 6WQOR Votre OM permanent apparait au bas du document précédent.

Code attribué à l’OM créé Nom du demandeur Code attribué à l’OM créé Bernard Chapuis Pour enregistrer le document Statut du document Montant des frais de déplacement 6WQOR Pour demander la validation hiérarchique. Lorsque l’ordre de mission mensuel a été renseigné complètement Votre OM permanent Infos création et modifications du document Le 15/05/2010 11:12 - Bernard Chapuis Le 19/05/2010 15:04 - Bernard Chapuis

Bernard Chapuis Lieu de départ: Cliquer sur la loupe pour sélectionner « Résidence administrative »: ADM 6WQOR

Cliquer sur « Résidence Administrative »

Sauvegarder, enregistrer vos saisies Bernard Chapuis Sauvegarder, enregistrer vos saisies 6WQOR Lieu de retour: Procéder de même: Cliquer sur la loupe pour sélectionner « Résidence administrative »: ADM

Destination principale: Bernard Chapuis Destination principale: Saisissez « Département 34 » Département 34 6WQOR

Sauvegarder, enregistrer vos saisies Bernard Chapuis Sauvegarder, enregistrer vos saisies Personnel itinérant 6WQOR Saisissez les deux premières lettres de France, un menu déroulant s’ouvre, cliquer sur le pays « France » Saisissez personnel itinérant

Bernard Chapuis Personnel itinérant Renseigner la date de début et la date de fin, ainsi que les heures de début et de fin, soit directement ,soit en utilisant le calendrier 6WQOR

Sauvegarder, enregistrer vos saisies Bernard Chapuis Sauvegarder, enregistrer vos saisies Date de début Personnel itinérant 6WQOR Heure de début Heure de fin Date de fin Nombre de jours

Saisissez l’objet de la mission. Bernard Chapuis Personnel itinérant 6WQOR Saisissez l’objet de la mission. Ex: membre RASED Membre RASED

Cliquer sur la loupe pour sélectionner l’enveloppe budgétaire Bernard Chapuis Personnel itinérant 6WQOR Membre RASED Cliquer sur la loupe pour sélectionner l’enveloppe budgétaire

Dans le menu déroulant qui apparait, sélectionner l’enveloppe budgétaire RASED de la circonscription de Gignac

Bernard Chapuis Personnel itinérant 6WQOR Membre RASED 0140IA34-Gignac circonscription de Gignac –RASED-

Bernard Chapuis Sauvegarder, enregistrer vos saisies Personnel itinérant 6WQOR Membre RASED Cliquer sur la loupe pour ouvrir le menu déroulant et sélectionner le centre de coût Chorus de l’IA34 0140IA34-Gignac circonscription de Gignac –RASED- IACFINA034 Div Aff Financières et Log IA34

Ouvrir le menu déroulant et sélectionner « barème IK standard » Etape 2: création de l’OM: saisie des indemnités kilométriques Vérification véhicule inscrit et barème de remboursement de frais Doit figurer ici le véhicule que vous avez déclaré sur le formulaire OM permanent qui a été adressé à l’IA. Attention: par défaut apparait la mention Barème Sncf 2ème classe. Il faut la modifier Ouvrir le menu déroulant et sélectionner « barème IK standard »

Saisie des informations trajets Cliquer sur créer pour renseigner les dates, les lieux et les distances des divers déplacements effectués. 1. Saisir la date du premier déplacement, soit directement au clavier soit en utilisant le calendrier

Indiquer la distance aller de chaque déplacement Sur la ligne « trajet » indiquer la destination finale de votre trajet. Saint Jean de Védas 2 Indiquer la distance aller de chaque déplacement Indiquer « 2 » pour un aller et retour La calculer avec le calcul d’itinéraire « Mappy »

Sélectionner l’onglet « itinéraire »

Indiquer le lieu de départ Indiquer le lieu d’arrivée Lancer le calcul Vous obtenez la distance

Sauvegarder, enregistrer vos saisies Reporter la distance indiquée par « Mappy » dans la case « km remboursé » Après avoir sauvegardé, la distance totale apparait: ici pour un aller et retour de Gignac à St Jean de Védas, 2 x 31 km = 62 km … et le montant du remboursement correspondant au/aux déplacement(s) saisi(s)

N’oubliez pas de sauvegarder, d’enregistrer vos saisies régulièrement Après la sauvegarde du 3ème trajet, d’autres lignes sont créées et ainsi de suite … N’oubliez pas de sauvegarder, d’enregistrer vos saisies régulièrement

Cliquer sur la flèche verte pour demander la validation hiérarchique Etape 3: changement de statut du document: demande de validation hiérarchique Cliquer sur la flèche verte pour demander la validation hiérarchique

Cliquer sur la loupe « afin de faire apparaitre le nom de votre IEN » Cliquer sur « passer au statut: 2 en attente de validation hiérarchique Cliquer sur la loupe « afin de faire apparaitre le nom de votre IEN »

Le nom de votre Ien apparait … et confirmer le changement de statut, en cliquant.

Etape 4: Transformer l’OM (Ordre de Mission) validé par l’IEN en EF (Etat de Frais) Lorsque votre OM a été validé par l’Ien, vous recevez une notification dans votre boite à lettre professionnelle https://webmail.ac-montpellier.fr Identifiez-vous! chapuis ************* Indiquez votre mot de passe!

Cliquer sur l’objet du message pour l’ouvrir Dans votre boite mail, vous avez un message qui vous informe que l’OM ZW66T a été validé par l’IEN (validation hiérarchique) ZW66T (Dupond Marc) Cliquer sur l’objet du message pour l’ouvrir

La page suivante s’ouvre: ZW66T (Dupond Marc) ZW66T Cliquer sur le lien « cliquer ici » comme demandé.

Cliquer sur le nom de l’académie de Montpellier

Saisissez votre identifiant 1. Authentification: Saisissez votre identifiant bchapuis b chapuis 2. Mot de passe: ************* Votre Numen si celui-ci n’a pas été modifié. (13 caractères, lettres et chiffres) … puis valider votre requête

La page d’accueil de l’application DT-Ulysse s’ouvre. Dans la partie supérieure du tableau apparaissent vos OM. Dans la partie inférieure du tableau apparaissent vos EF.

Ouvrez le menu, et cliquer sur le sous-menu « Créer un EF »

ZW66T Dans cette partie du tableau, apparait alors le code de votre OM qui doit être transformé en EF. Ce code est un lien actif, cliquez dessus. Une nouvelle page va s’ouvrir.

1. Votre EF a été crée: il a le même code que votre OM, mais cette fois, il est précédé des lettres EF. Il reprend les mêmes informations que celles de l’ordre de mission à partir duquel il a été généré. ZW66T 2. Vous avez la possibilité de corriger votre état de frais afin qu’il corresponde aux déplacements réellement effectués. 3. Dans la colonne Trajet, faites apparaître une ville de départ et une ville de destination, ce qui n’était pas le cas dans l’OM. 4. N’oubliez pas d’enregistrer votre EF en cliquant sur « Enregistrer ».

Maintenant que votre EF a été crée et enregistré, il doit être validé par votre IEN Cliquer sur la flèche verte afin de demander la validation hiérarchique de votre supérieur hiérarchique (Ien)

Cliquer sur la 1ère proposition: Passer au statut : 2 – Attente de validation hiérarchique Cliquer sur destinataire afin de faire apparaitre le nom de votre supérieur hiérarchique, votre IEN.

Sélectionner le nom de votre Ien. Une fenêtre « Destinataire » s’ouvre: sélectionne dans la liste des destinataires, le nom de votre Ien. Sélectionner le nom de votre Ien.

Dans cette nouvelle fenêtre, le nom de votre Ien apparait au regard de la rubrique « Destinataire » Cannccioni Christine Il ne vous reste plus qu’à confirmer le changement de statut en cliquant sur le lien

Ouvrez le menu: « Etat de Frais » Une fois terminé, vous pouvez consulter la liste de vos EF et suivre les changements de statut. Le dernier étant « Payé par Chorus » Ouvrez le menu: « Etat de Frais » … et cliquer sur la 1ère option: sélectionner un EF

Je vais donc changer le statut des documents à afficher: Aucun document ne s’affiche car le statut sélectionné est « en cours de création » et que je n’ai aucun document correspondant à ce statut. Je vais donc changer le statut des documents à afficher: Je vais sélectionner le statut « tous ». Ouvrez le menu déroulant et sélectionner « Tous »

S’affiche alors la liste de tous vos documents … Les codes de tous vos EF Les montants en euros Les intitulés des EF Les statuts de vos EF au jour de la connexion En cliquant sur le code d’un EF, celui s’ouvre tel que vous l’avez créé.

Daniel Galtier – CPCAIEN – Circo de Gignac – Mai/Juin 2010 FIN Daniel Galtier – CPCAIEN – Circo de Gignac – Mai/Juin 2010 maj: Octobre 2010