dans les Inspections Académiques Formation utilisateurs Novembre 2010 Aide au Remplacement dans les Inspections Académiques Formation utilisateurs Novembre 2010

Autres configurations AGAPE (p48 – p53) Organisation (p54 – p59) Sommaire Introduction (p3 – p10) Présentation (p11 – p44) Configurations (p45 – p47) Autres configurations AGAPE (p48 – p53) Organisation (p54 – p59)

INTRODUCTION

Définition et contexte ARIA : Aide au Remplacement en Inspection Académique Aujourd’hui, il n’y a pas d’outil de gestion du remplacement commun à l’ensemble des IA ARIA est une application nationale paramétrable qui va permettre de gérer le remplacement et de fournir des indicateurs L’application est destinée à être utilisée par les gestionnaires des IA et les secrétaires de circonscriptions

Fonctionnalités Principales : Autres fonctionnalités disponibles : Gérer les absences L’absence Son autorisation et/ou sa justification Gérer le remplacement Le planning devant élèves des agents Le remplacement en lui-même Piloter le remplacement Autres fonctionnalités disponibles : Organiser le remplacement (mutualisation) Gérer l’activité hors remplacement des TR Initialisation des congés AGAPE à partir des absences ARIA

Détail des fonctionnalités Gérer les absences Création / Modification /Suppression des absences Gestion des autorisations et des justificatifs Gérer le remplacement Recherche de remplaçants disponibles Remplacement par zone (ZIL, Brigades, …) Eventuellement déclaration du « Non remplacement » Remplacement partiel, total et/ou par plusieurs remplacements Constat d’arrivée du remplaçant Possibilité de gestion de ces opérations par l’IA

Détail des fonctionnalités Gérer les plannings devant élèves Initialisation par script en début de rentrée (AGAPE) Mise à jour des plannings par période, au niveau mensuel ou annuel (ARIA) Piloter le remplacement Tableaux de bord au niveau de la circonscription, de l’inspection académique ou de l’académie Organiser le remplacement (mutualisation) Possibilité de déterminer des Circonscriptions gestionnaires d’autres circonscriptions Gérer les activités hors remplacements A initialiser, à partir des absences, la rubrique « congés » d’AGAPE

Utilisateurs Deux profils utilisateurs sont gérés : Le profil gestionnaire en inspection académique (IA) Accès à toutes les fonctionnalités (sauf délégation à l’IA) dans la limite de du département Le profil gestionnaire IEN en circonscription et leur secrétariat Accès à toutes les fonctionnalités dans la limite de la circonscription

Point important Personnels gérés Agents remplaçants : Personnels affectés en zone de remplacement (TR, fonctionnaires stagiaires le cas échéant) Agents remplacés : Agents affectés à la date du jour Agents affectés dans des établissements du 2nd degré Titulaires Remplaçants (TR) affectés en remplacement Pour gérer finement le remplacement, ARIA s’appuie sur le planning devant élève des enseignants à remplacer: Ce planning est initialisé à chaque rentrée Pas de planning… Pas de remplacement !!! Changement d’affectation (AGDAF) => modifier le planning ARIA (RPUENS) !!!

Interface avec d’autres modules Architecture IA IEN Paramétrages AGAPE Les dates des vacances Les nouvelles circonscriptions … Apache, LDAP, RSA www http ARENB Apache, Weblogic, Informix http ARIA BD AGAPE IA xxx Données ARIA Interface avec d’autres modules BD AGAPE IA 01 Données ARIA 4GL jdbc AGAPE NGM : Affectation des remplaçants GI : Transformation des absences en congés PAYE AGAPE = Aide à la Gestion Automatisée des Personnels Enseignants ARENB = Accès aux Ressources de l’Education Nationale Basique

PRESENTATION

Connexion et ergonomie

Connexion et ergonomie Mécanisme de recherche

Schéma fonctionnel Gestion du congé Gestion du remplacement Réception justificatifs Alerte absence Déclarer absence (Absences/Déclaration) DIR ou ENS Mettre à jour (Enseignants/Agents) Justifier Constat de congé (Absences/Déclaration) Justifier/Autoriser Autorisation d’absence (Absences/Déclaration) Vérifier le planning de l’absent (Enseignants/Agents) Remplacer Valider absence Générer automatiquement le congé IEN IA Choix circonscription Non remplacé Délégation à l’IA Sélectionner TR Choix établissement (Remplacements/A traiter) Confirmer la nomination Supprimer TR (Remplacements/Traités) Choix absences (RVALCO) Gérer Hors_congé Traiter Prévenir DIR OK Prévenir TR KO Indisponibilité du TR Choisir le motif Confirmation d’installation Créer Congé à la main Valider le détail CMO Modifier planning Remplacement (Remplacements/Traités) Saisir le constat d’arrivée (Enseignants/Remplaçants) DIR Si Problème Ventiler CMO TR actuel disponible Editer arrêté CMO Valider le détail Autres congés Modifier l’absence (Absences/Déclaration) Alerte prolongation Positionner relance CMO TR actuel indisponible DIR ou ENS

Point important La gestion du remplacement et la gestion du congé sont : Deux processus liés par l’absence Généralement réalisés par deux personnes différentes La gestion du remplacement est indépendante de la gestion du congé. La gestion du congé peut être impactée par la gestion du remplacement.

Scénario 1 (Sc1) Gestion du Remplacement Déclarer l’absence Vérifier le planning de l’agent remplacé Remplacer l’absence Constater l’arrivée du remplaçant

Schéma fonctionnel Gestion du remplacement Alerte absence Déclarer absence (Absences/Déclaration) DIR ou ENS Vérifier le planning de l’absent (Enseignants/Agents) Remplacer Sélectionner TR Confirmer la nomination Prévenir DIR OK Prévenir TR Confirmation d’installation Saisir le constat d’arrivée (Enseignants/Remplaçants) DIR

Sc1 : déclaration de l’absence Recherche des absences du remplacé 1 Menu « Absences » Sous-menu « Déclaration » 2 Recherche de l’agent par son nom Liste des agents trouvés Accès à la fiche de l’agent Accès à la liste des absences de l’agent 3

Sc1 : déclaration de l’absence Déclaration du constat de congé Ajouter une absence 2 Saisir le détail de l’absence NE PAS MODIFIER 3 Liste des absences de l’agent Créer l’absence

Sc1 : vérifier le planning de l’agent remplacé Recherche de l’état du planning du remplacé 1 Menu « Enseignants » Sous-menu « Agents » 2 Recherche de l’agent par son nom Planning complet Planning à compléter Accès au planning de l’agent Planning à saisir

Sc1 : remplacer l’absence Recherche des absences du remplacé 1 Menu « Remplacements » Sous-menu « A traiter » 2 Recherche de l’agent par son nom ATTENTION A LA VISIBILITE DE LA RECHERCHE Accès à l’absence à traiter Absence traitée 3 Absence à traiter

Sc1 : remplacer l’absence Recherche du remplaçant Accès à un récapitulatif de l’absence 1 Recherche d’un remplaçant par ZR Nombre de ½ journées restantes à remplacer Accès à la fiche de l’agent Sélection du remplaçant 2

Sc1 : remplacer l’absence Nomination du remplaçant Nombre de ½ journées restantes à remplacer 1 Remplacement sur toute la période de l’absence 2 Confirmer la nomination Nombre de ½ journées restantes à remplacer Remplaçant nommé Lors de la nomination du remplaçant, une affectation de type « SUP » lui est générée dans AGAPE (mot-clé AGDAF)

Sc1 : remplacer l’absence Confirmer la nomination du remplaçant S’ASSURER AUPRES DU REMPLACANT DE SA DISPONIBILITE AVANT DE CONFIRMER SA NOMINATION 1 Confirmer la nomination Absence traitée

Sc1 : Constater l’arrivée du remplaçant Recherche des constats d’arrivée non établi du remplaçant 1 Menu « Enseignants » Sous-menu « Remplaçants » 2 Recherche de l’agent par son nom 3 Accès au constat d’arrivée CETTE OPERATION SE REALISE SUITE A LA CONFIRMATION DU DIRECTEUR DE L’ARRIVEE DU REMPLACANT DANS L’ETABLISSEMENT

Sc1 : Constater l’arrivée du remplaçant Saisir la date de constatation d’arrivée du remplaçant Sélectionner la date indiquée par le directeur 1 2 Vérifier la date puis valider la date Lors de la constatation d’arrivée du remplaçant, la date d’installation de l’affectation « SUP » de remplacement est mise à jour dans AGAPE (mot-clé AGDAF)

Scénario 2 (Sc2) Gestion du Congé Justifier/autoriser l’absence dans ARIA Valider l’absence dans AGAPE (mot clé RVALCO) Et initialiser le congé dans AGAPE à partir de l’absence ARIA (mot clé RVALCO)

Schéma fonctionnel Gestion du congé Gestion du remplacement Réception justificatifs Déclarer absence (Absences/Déclaration) Justifier Constat de congé (Absences/Déclaration) Valider absence Générer automatiquement le congé Choix circonscription Choix établissement Choix absences (RVALCO) Traiter Choisir le motif Valider le détail CMO Ventiler CMO Editer arrêté CMO Positionner relance CMO

Sc2 : Justifier/autoriser l’absence dans ARIA Recherche de l’absence à mettre à jour 1 Menu « Absences » Sous-menu « Consultation » 2 Recherche de l’agent par son nom 3 Accès à l’absence de l’agent

Sc2 : Justifier/autoriser l’absence dans ARIA Consulter l’état de l’absence Il existe 2 types d’absences : Le constat de congé (ex: congé de maladie ordinaire) L’autorisation d’absence (ex: Garde d’enfant malade) 1 Mettre à jour l’état de l’absence ABSENCE NON VALIDEE DONT LES JUSTIFICATIFS N’ONT PAS ENCORE ÉTÉ RECUS

Sc2 : Justifier/autoriser l’absence dans ARIA Mettre à jour l’absence Le constat de congé (ex: congé de maladie ordinaire) doit être « justifié » (ex: certificat de maladie). L’autorisation d’absence (ex: sortie pédagogique) doit être « autorisée » par l’IEN et « justifié ». 1 Justifier l’absence ABSENCE NON VALIDEE DONT LES JUSTIFICATIFS SONT CONFORMES AUTRE EXEMPLE : Autorisation d’absence « Autorisée » et « Justifiée »

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Se positionner dans la circonscription de l’absence 2 Valider avec la touche « Entrée » 1 Saisir RVALCO 4 Valider avec les touches « V »ou « F10 » 3 Sélectionner la circonscription à l’aide des touches « flèche »

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Traiter l’absence 2 Valider avec les touches « V »ou « F10 » 1 Sélectionner l’établissement à l’aide des touches « flèche » 4 Traiter l’absence avec la touche « T » 3 Sélectionner l’absence à l’aide des touches « flèche »

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Choix du motif et vérifier les informations 2 Valider avec les touches « V »ou « F10 » 1 Sélectionner le motif du congé à l’aide des touches « flèche » BASCULE SUR LES ECRANS DE SAISIE DES CONGES DE MALADIE ORDINAIRE 3 Vérifier les informations avant la création du congé 4 Valider avec la touche « F10 »

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Ventilation du congé et édition de l’arrêté 1 Valider la ventilation des périodes du congé avec la touche « F10 » 2 Editer l’arrêté avec la touche « O » 3 Confirmer l’édition de l’arrêté avec la touche « F10 »

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Création du congé 1 Positionner une relance de fin de congé avec la touche « O » 2 La création du congé s’est correctement déroulée. Appuyer sur la touche « Entrée » 3 Le congé apparaît. Appuyer sur la touche « ESC » FIN DE LA BASCULE SUR LES ECRANS DE SAISIE DES CONGES DE MALADIE ORDINAIRE

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Validation de l’absence RETOUR AUX ECRANS RVALCO 1 Confirmation de fin de traitement : validation de l’absence et création du congé 2 L’absence est traitée comme l’indique la lette T de début de ligne. L’ABSENCE EST VALIDEE.

Sc2 : Valider l’absence dans AGAPE (RVALCO) Validation de l’absence Menu « Absences » Sous-menu « Consultation » RETOUR AUX ECRANS ARIA L’ABSENCE EST VALIDEE.

Scénario 3 (Sc3) Piloter le remplacement Consulter les tableaux de bords

Sc3 : Piloter le remplacement Consulter les tableaux de bords Menu « Tableaux de bord » Sous-menu « Tableaux de bord » 1 VU D’UN IA POUR L’ENSEMBLE DE SES CIRCONSCRIPTIONS.

Tableaux de bord Indicateurs : 3 grandes catégories POTENTIEL ENSEIGNANT DESTINÉ AU REMPLACEMENT (Total des emplois attribués au remplacement, nb agents affectés dans la fonction Remplacement, équivalent en ETPT) ABSENCES (Nb total de ½ journées d’absence déclarées et à remplacer, détail par type de congé) REMPLACEMENT (Nb de ½ journées à remplacer, nb de ½ journées remplacées, taux d’efficacité, taux de rendement) Traitements aux niveaux circonscription, département et académie (future fonctionnalité)

Scénario 4 (Sc4) Gestion des activités hors remplacements Créer une activité à un titulaire remplaçant

Sc4 : Gérer les activités hors remplacements Recherche du remplaçant 1 2 Menu « Remplacements » Sous-menu « Activités » Recherche de l’agent par son nom Accès aux activités hors remplacements du remplaçant 3

Sc4 : Gérer les activités hors remplacements Ajouter une activité 1 Ajouter une activité PAS D’ACTIVITE 2 Saisir l’activité et la créer ACTIVITE CREE

CONFIGURATIONS

Paramétrer la rentrée scolaire Préparation d’une rentrée scolaire Insérer la nouvelle année Saisir les vacances scolaires Initialiser l’année de gestion (+ arrêt/relance weblogic) Associer un rythme à chaque établissement sans rythme ou dont le rythme évolue Créer le planning des écoles Créer le planning des agents Créer les plannings des agents à temps partiel ou en multi-affectation Optionnel : si primo installation ARIA en cours d’année, récupérer les anciens congés (reprise de données)

Pré-requis du démarrage 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Insérez la nouvelle année scolaire Saisir les vacances scolaires Initialiser l’année de gestion Mettre à jour les rythmes scolaires Créer le planning des écoles Créer le planning des enseignants Lancer la reprise des congés Agape existants et vérifier le résultat Vérifier que les planning des agents à temps complet sont bien reportés Saisir les planning des agents : à temps partiel et/ou déchargés et/ou multi-affectés Saisir les remplacements en cours Mettre à jour les constats d’arrivée AGAPE ARIA

AUTRES CONFIGURATIONS AGAPE

Distance entre établissements A terme, la table DUAA sera utilisée par la fonctionnalité distancier nationale Son initialisation manuelle permet : De sélectionner le remplaçant en fonction de sa distance par rapport à l’école de l’agent absent De l’afficher dans le document « Etat des services » (fonctionnalité à venir)

Regroupement de circonscriptions RPAGES permet de regrouper des circonscriptions, dites dépendantes, sous la tutelle d’une autre circonscription, dite gestionnaire. Pour un IEN, si sa circonscription est « dépendante », Il/elle peut : Gérer mes absences Gérer mes planning Gérer les activités hors remplacement Il/elle ne peut pas : Gérer mes remplacements Piloter mon remplacement L’utilisation du mot clé RPAGES est décrite dans : Espace documentaire http://nservdiff.ac-toulouse.fr/Espace- documentaire/WEBUTI/AGAPE/Remplacement/rpages.htm IA IEN (dépendante) (gestionnaire) Schéma

Regroupement de circonscriptions Synthèse des accès par profil Profil Périmètre Absences Enseignants Remplacement TBB Consultation Déclaration Agents Remplaçants Activités A traiter Traités Circonscription gestionnaire IEN_GZ circonscription X circonscriptions dépendantes   dépendante IEN_NGZ autonome IEN Le profil d’un utilisateur est visible à la connexion dans la page d’accueil

Gestion de l’Architecture géographique du remplacement Quand intervenir sur l’architecture ? La cas le plus fréquent : en cas de création d’une nouvelle circonscription (qui doit aussi être référencée dans RAMSESE). En cas de réorganisation totale des zones de remplacement, l’architecture devra être actualisée (ainsi que les postes et les affectations du remplacement) Pourquoi ? Les Zones de Remplacement qui s’affiche dans ARIA lors d’une recherche sont celles qui sont renseignées en tant qu’architecture dans AGAPE (une architecture = une zone) RARSSC permet un découpage du département en zones géographiques de remplacement. Ce découpage a été initialisé lors de passage en NGM. L’utilisation de ce mot clé est décrite dans : Espace documentaire http://nservdiff.ac-toulouse.fr/Espace-documentaire/WEBUTI/AGAPE/Remplacement/rar.htm

Reprise de données Elle s’utilise : Si le déploiement est réalisé en cours d’année Pour récupérer, les congés déjà créés dans Agape Si le code congés existe dans MTFA Comment ? Le batch $RBIN/L001_con2abs.4ge Règles de traitement : La date de bascule est comprise dans l’année en cours Les congés ouverts à la date de bascule et les congés postérieurs à la date de bascule sont extraits Les absences des agents sans planning devant élèves ont un état « NR » - non remplacé Site web de la diffusion(http://nservdiff.ac-toulouse.fr/appli/agape/index.php?id_produit=1) puis Documentation > Intranet > ARIA > Technique

ORGANISATION

Qui fait quoi ? IA IEN Pilotage Fonctionnel Technique L’ADSI académique maîtrise Agape DGRH (MOA) Equipe Qualification ARIA Equipe Intégration ARIA STSI (MOE) Qualifie Package l’installation L’ADSI académique est le seul habilité à créer un signalement Equipe Dev Lille ARIA Assiste SN3 Equipe Diffusion ARIA ADSI : ADministrateur en Système d'Information ARIA : Aide au Remplacement en Inspection Académique LDAP (annuaire LDAP) : annuaire électronique MOE : Maîtrise d'oeuvre MOA : Maîtrise d'ouvrage RSA (RSA Cleartrust) : contrôle de l'identité SN1, 2, 3 : support aux utilisateurs de niveau 1, 2, 3 Développe Documente Assiste SN3 Diffuse National Forme ADSI web Weblogic / Apache Coordonnateur fonctionnel académique ARIA Coordonne l’installation ADSI académique ARIA Organise le suivi du dossier ARIA ADSI annuaire Ldap / Rsa Académique Assiste SN2 Installe Paramètre Surveille Coordonnateur fonctionnel départemental ARIA Formateurs Relais IA Formateurs Relais IEN ADSI Agape Forme Assiste SN1 et SN2 Nommé par le SG Pilotage IA IEN Utilise Fonctionnel Technique Inspection Académique

La formation La Diffusion forme techniquement en classe virtuelle : Mi-octobre 2010 (prévue les 18 et 22) Les ADSI académiques ARIA Se joignent à ces classes, les ADSI Agape selon l’organisation locale La DGRH et la Diffusion forment fonctionnellement en présentiel : Octobre - Novembre 2010 (en cours d’organisation S42, S45, S46) Les formateurs relais (1 journée à Paris) L’ADSI académique Les formateurs relais IA et IEN forment : En décembre 2010 Avec les supports fournis par la Diffusion (PPT / Simulation / Quizz) Possibilité de créer un environnement de test académique Les gestionnaires IA chargés de la gestion du remplacement et des congés Les IEN Les secrétaires d’IEN

L’aide en ligne et le manuel utilisateur 1 Appel de l’aide en ligne Sélectionner « Sommaire » dans le menu en haut à droite de l’aide en ligne 2 Le manuel utilisateur décrit : les fonctionnalités les cas fonctionnels (ex: Remplacement complet d’une absence) Cliquer sur le lien pour télécharger le contenu (support ou simulation) 3 La description de chaque écran est directement disponible par un appel de l’aide en ligne depuis cet écran.

Les supports de formation dans l’application 1 Appel de l’aide en ligne Sélectionner « Sommaire » dans le menu en haut à droite de l’aide en ligne 2 Une simulation est un exercice guidé d’utilisation de l’application. 3 Cliquer sur le lien pour télécharger le contenu (support ou simulation)

La documentation hors application La Diffusion met à disposition des IA et des ADSI : Webdiff (orienté ADSI) : http://nservdiff.ac-toulouse.fr/appli/agape/index.php?id_produit=1 Espace documentaire (orienté IA) : http://nservdiff.ac-toulouse.fr/Espace-documentaire/menus/theme_4_AGAPE.htm#agape

ARIA