ETUDE DE CAS Projet de déploiement

CHARTE INTERNE DE L ’EQUIPE PROJET Pourquoi une charte interne?

L ’EQUIPE PROJET Composition de l’équipe projet Chef de projet Secrétaire 11 techniciens Responsabilités de chacun chef de projet (coordonner, vérifier, assurer bon fonctionnement, suivre budget, communiquer) secrétaire (correspondante, intendance) techniciens (transporter en temps et en heure, installer, assurer l ’état des ordinateurs)

REGLEMENTATION Code du travail Horaires Rémunérations chef de projet: 8h30-12h30/ 13h30-18h30 secrétaire: 8h-12h / 14h-17h techniciens: 8h-12h30 / 13h30-17h30 Rémunérations Secrétaire: pas d’heures supplémentaires sauf si demande du chef de projet (contrat de 35h) Techniciens: contrat de 42h, heures supplémentaires majorées à 25%

COMMUNICATION INTERNE Communication entre techniciens => en cas de problèmes (téléphones portables) Communication technicien / chef de projet => par la secrétaire et blog (utilisation des portables non installer)

Outils / moyens de communication Secrétaire => correspondante (passage messages, fiche de suivi, carte destination) Outils / moyens de communication technicien: véhicule utilitaire chacun technicien: téléphone portable + Ordinateur portable (stock) Fiches à disposition Papier signature au dépôt (Matériel neuf et ancien) Blog compte rendu journée

COMMUNICATION Réunions: techniciens: Rapport téléphonique tous les matins à partir de 8h à la secrétaire chef de projet: réunion d ’avancement les lundis Ordres du chef de projet seulement Règles de comportement: dans véhicules et lieux de travail pendant heures de travail bon sens relationnel avec les concessionnaires être présentable et poli

Des questions? Merci de votre attention

PLANNING HEBDOMADAIRE TYPE DU CHEF DE PROJET

LUNDI 8h30 Consultation des rapports techniciens (blog et fiches) 1h30 9h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 11h00 contacter les techniciens en cas de problèmes 1h30 13h30 contacter les centres régionaux 1h30 15h00 contacter les fournisseurs 1h 16h00 préparation de la réunion du mardi 1h 17h00 rédaction compte rendu de la journée 1h00 On traite interventions de Vendredi dernier, dure moins longtemps que les autres car interventions de Vendredi sont plus courtes (4h au lieu de 7h)

MARDI 8h30 préparation réunion 30 min 9h00 réunion avancement projet 2h00 11h00 rédaction et diffusion CR 1h30 13h30 contacter toutes les concessions livrées la veille 2h30 16h00 faire rapport d’activité des livraisons avec le blog techniciens 1h30 17h30 compte rendu de la journée 1h Contacter les concessions : pour faire inventaire du matériel livré contacter le fournisseur pour passer commande des livraisons, en cas de problème

MERCREDI 8h30 consultation des rapports des techniciens 1h00 9h30 contacter les techniciens en cas de problèmes suite à interventions 3h00 13h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 15h00 contacter les concessions en cas de problèmes 45 min 15h45 contacter brokers 1h15 17h00 rédaction rapport des interventions de la journée 1h30 Contacter broker pour qu ’ils viennent reprendre matériel, quand la salle est pleine

JEUDI 8h30 consultation des rapports des techniciens 1h00 9h30 contacter les techniciens en cas de problèmes suite à interventions 3h00 13h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 15h00 contacter les concessions en cas de problèmes 30 min 15h30 prévoir prochaine réunion 2h00 17h30 rédaction rapport des interventions 1h00 Prévoire prochaine réunion: contacter personnes, définir ordre du jour, réserver salle, réserver horaire, …

VENDREDI 8h30 consultation des rapports des techniciens 1h00 9h30 contacter les techniciens en cas de problème suite à intervention 3h00 13h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 15h00 mise à jour du planning 1h00 16h00 diffusion des fiches d’intervention aux techniciens 30 min 16h30 nouvelle estimation du budget prévisionnel 1h00 17h30 rédaction rapport de la semaine1h00 Mise à jour du planning: reconstruction des itinéraires Diffusion des fiches d ’interventions aux techniciens: on faxe les itinéraires des techniciens pour la semaine prochaine

Principe théorique de planification du déploiement

Les catégories A- Ce qui concerne les agences B- Organisation des tournées C- Les commandes et les stockages D- Déploiement E- Recyclage de l’ancien matériel

Les tâches 1- Listes d’agences proposées par le DSIO (A) M-2 2- En début du déploiement le Pilotage fixe les critères techniques des agences à migrer (multi VPS, site complexe…) au DSIO (A) M-2 3- Première diffusion de la liste aux services internes DSI pour connaissance et appréciation des volumes (A) M-2 4- Détermination du volume d’agences à migrer par rapport au calendrier et ressources déployeurs et moniteurs disponibles (A) S-6 5- Construction des tournées par affectation des ressources et négociation des tournées avec le DSIO et monitorat (réaménagement tournées) (B) S-6

6- Commandes pour mise à disposition des lignes Numéris (C) S-6 7- Engagement des commandes de matériel informatique (C) S-6 8- Gestion des stocks (C) S-6 9- Coordination de la génération de l’ensemble des paramètres techniques pour la migration des agences (D) M-1 10- Consolidation des tournées et affectations, semaine par semaine, des tournées du mois M (B) M-1 11- Envoi des OM et diverses instructions (Evolution) aux déployeurs pour préparation des tournées (B) M-1

12- Diffusion aux déployeurs de leur tournée du mois M (D) J-5 13- Feu vert donné à tous les acteurs du déploiement pour la migration des agences planifiées (D) J-5 14- Migration de l’agence et reprise de l’ancien matériel (D) Jour J 15- Gestion des stocks (E) S+1 16- Recyclage de l’ancien matériel (Ecrasement données Vax et expédition chez le Brooker) (E) S+1 17- Traitement administratif (Màj Qualiparc, compte rendu, Frais DO2I) S+1

Classement des risques en fonction de leur impact sur le planning et solutions

Les risques par ordre d’importance 1- France Télécom 2- Défectuosité du matériel 3- Logiciels 4- Manque de matériel 5- Vols 6- Congés maladie 7- Intempéries 8- Accès aux sites 9- Prise en main du matériel 10- Intervenants 11- Problèmes annexes Code couleur: Rouge = notre responsabilité Bleu = indépendant de notre volonté

France Télécom Solutions possibles Appel rapide à FT Avenants au contrat Problèmes de délais Dans les commandes Dans les interventions Saturation / disponibilité des lignes Rendez-vous manqué

Défectuosité du matériel Solutions Rebus, retour au dépôt central pour avoir un nouveau MAIS: si problèmes récurrent, avenant au contrat fournisseur Pression: primes SAV fournisseur Dès le départ, impossibilité de mettre en place le jour prévu Après passage de l’intervenant (ouvrier « soft ») Défauts à l’utilisation (dans le temps)

Manque de matériels Solutions Chez concession proche non installée Livraison du centre régionale à concession non installée Perte = perte de la prime Mauvaise estimation de notre part Oubli de l’intervenant Perte

Logiciels Solutions Premier Master Réinstallation « à la main » Erreur sauvegarde avec Vax

Vols Solutions Bonne assurance Une semaine d’avance dans les livraisons Appel aux autres régions Assurance vols véhicule dans la location Matériel Camions

Congés maladie Solutions Garder contact avec la société de service Recruter une autre personne Court terme Long terme

Les intempéries Solutions Une semaine d’avance sur les commandes Régions en fonction de ces risques Intervention dans une autre région Nb: tout le monde dans le même cas… Le froid gèle tout Neige dans certaines régions

Accès aux sites Solutions Pas poids lourd (passe quasi partout) Grève Passer au site le plus proche et revenir le lendemain Grève Embouteillages Accidents

Prise en main du matériel Solutions Proposition d’une documentation à réclamer au fournisseur Proposition d’une formation au cas par cas Manque de documentations Méconnaissance Ergonomie

Les intervenants Solutions Pression avec prime Ponctualité Pas de précaution

Les problèmes annexes Solutions Papier sur place Cartouches d’essai dans les imprimantes Livraison d’avance dans chaque centre Mise en place de livraisons exceptionnelles Consommables Déstockage inter régions

Mise en place d ’une prime de récompense Travail long et répétitif Qualité indispensable malgré fatigue Mise en place d ’une prime Règle claire nécessaire (Source de conflits?)

Mise en place des règles Pour qui ? SSII / DSI (= CDI) / CDD Conditions d ’obtention? Réalisation dans les délais Réclamations clients / Installation < 2% des postes installés Réalisation hors délais si non responsable du retard (pb fournisseur, intempéries…)

Mise en place des règles Conditions d ’exclusion? Démission ou Renvoie Réclamations clients / Installation > 2% des postes installés Perte de matériel Réalisation hors délai final (sauf cas exceptionnel) Infraction constatée au code de la route Dégradation manifeste du matériel (« bricoleur soft »)

Mise en place du montant De combien disposons nous ? Salaires = 577 000 € Logistique de fonctionnement = 220 000 € Quelle base utiliser ? % du nombre de postes installés ? (maxi = 50€ par poste) 1 000 000 € - 797 000€ = 203 000 € maxi

Mise en place du montant Ou % du salaire total ? (maxi = 40 %) Ou montant fixe ? (maxi = 20 000€) Ou % du salaire prévu ! (= 17% de 35 000 €=5 950 € soit 495 €/mois sur 12 mois)

Vendre la prime au DRH But Coût prime Impact prime motiver personnel faciliter recrutement Coût prime 17% de 420 000 € = 71 400 € maxi soit 7% du budget total < au coût possible de non qualité + indemnités de retard ! Impact prime Tenir délai Assurer une bonne qualité d ’installation = bonne entente avec employés Limiter les démissions