PRESENTATION ET TUTORIEL D’UTILISATION DE L’OUTIL version 2 Septembre 2012

Contexte : Arrêté du 6 avril 2011 relatif au management de la prise en charge médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé Article 8 : une étude des risques encourus par les patients liés à la prise en charge médicamenteuse doit être réalisée avant octobre 2012 par la direction en concertation avec la CME Risques pouvant aboutir à un événement indésirable : réaction nocive et non recherchée survenant chez l’homme utilisant ou exposé à un produit de santé sans préjuger d’un lien de cause à effet une erreur médicamenteuse : omission ou la réalisation non intentionnelle d'un acte au cours du processus de soins impliquant un médicament, qui peut être à l’origine d’un risque ou d’un événement indésirable pour le patient un dysfonctionnement d'un processus de soin Médicaments et patients à risque Traitements personnels Transferts de patients Informatisation 2

Le processus de « prise en charge médicamenteuse » : Etapes pluridisciplinaires et interdépendantes visant à l’utilisation sécurisée, appropriée et efficace des médicaments chez le patient 3

Outil ArchiMed (Analyse des risques liés au circuit hospitalier inhérents aux Medicaments) L’OMEDIT IDF propose à l’ensemble des établissements de santé de la région un outil permettant d’aider à réaliser une autoévaluation des risques à l’échelle de l’établissement Variante de l’outil Inter Diag Médicaments® de l’ANAP Enrichi à l’initiative de l’OMEDIT : Participation de la cellule Performance de l’ARS IDF à la conception Participation des pharmaciens inspecteurs de santé publique de l’ARS IDF Réalisation d’un volet « pharmacie à usage intérieur » Adaptation du questionnaire et de la présentation des résultats à l’échelle de l’établissement 4

Nouvelle version : ArchiMed V2 (sept 2012) Un nouveau questionnaire adapté à l’hospitalisation à domicile Un seul questionnaire à télécharger pour l’unité de soin, la PUI ou l’HAD L’outil permet de pondérer les risques attachés à la prise en charge médicamenteuse en fonction de la criticité qui leur est attribué et de l’effort à fournir pour les diminuer ou les éliminer nouveau nouveau nouveau 5

Méthodologie de pondération des risques Un groupe de 15 experts multidisciplinaires ont évalué pour chaque question du questionnaire la criticité du risque (selon l’échelle de risque ci-dessous) l’effort à fournir pour éliminer ou diminuer le risque (selon l’échelle d’effort ci-dessous) ECHELLE DE RISQUE IMPLICATION POUR LA GESTION DU RISQUE 1 = Risque acceptable en l'état. Aucune action n'est nécessaire 2 = Risque tolérable sous contrôle. Le risque est acceptable sous condition de contrôle et de suivi ; il ne doit pas augmenter 3 = Risque inacceptable. Le risque doit être refusé et sa réduction entreprise ÉCHELLE D'EFFORT 0 = Effort nul aucune action n'est nécessaire 1 = Effort faible contrôle ou action ponctuel 2 = Effort moyen contrôle ou action périodique 3 = Effort important contrôle ou action continu 6

Objectifs d’ArchiMed Faire le point sur les circuits physiques du médicament et sur la prise en charge médicamenteuse au niveau des unités de soins et de la PUI et de l’HAD Dégager rapidement les points positifs des organisations et ceux qui sont à améliorer Identifier des niveaux de risque (en pourcentage de risque) en fonction des thèmes abordés Hiérarchiser les risques grâce à la pondération de la criticité et de l’effort à fournir Dégager des enjeux et construire son programme d’actions prioritaires après la hiérarchisation des risques nouveau nouveau 7

Archimed ancienne version J’ai déjà rempli tous mes questionnaires avec l’ancienne version d’ArchiMed dois-je ressaisir tous les questionnaires? Non! Le fichier «Archimed synthèse » se charge de transformer vos anciens questionnaires au nouveau format (voir page 17) 8

Présentation d’archiMed Outil informatique Excel présenté sous forme de questionnaire Un questionnaire : « ArchiMed questionnaire.xls» Un outil de synthèse « Archimed synthèse.xls » 9

Présentation : 4 grands thèmes / 7 axes I Risque structurel A Organisation générale B Type de prise en charge III Sécurisation de la prise en charge thérapeutique Entrée et sortie du patient I Entrée et dossier du patient J Traitement personnel du patient K Préparation de la sortie du patient Prescription et dispensation L Prescription M Analyse et validation pharmaceutique N Délivrance nominative Préparation et administration O Préparation de l'administration P Administration et aide à la prise II Politique de sécurisation du médicament Prévention C Protocoles / procédures générales D Information / formation E Retour d'expérience F Risque informatique Pilotage G Bon usage des médicaments H Synergies PUI- Unité de soins IV Sécurisation du stockage intra unité Approvisionnement Q Achat R Commande S Réception Stockage et gestion de stock T Stockage U Gestion de stock 10

TUTORIEL D’UTILISATION 11

Etape 1 : Télécharger l’outil ArchiMed Sur le site de l’ARS IDF : http://www.ars.iledefrance.sante.fr L’offre de soin et médico-sociale > Appui à la performance et à la qualité > OMEDIT > ARCHIMED Télécharger les fichiers : ArchiMed Questionnaire V2 et ArchiMed synthèse V2 12

(tutoriel activez vos macros) Etape 2 : Remplir le questionnaire ArchiMed > onglet « Avant propos » Dans la partie «Votre identification» remplir obligatoirement : le nom de votre établissement la typologie de votre établissement (public, privé, ESPIC) le nom de votre unité la typologie de votre unité ou de votre structure : unité de soins ; PUI ; HAD Pensez à activer vos macros avant ! (tutoriel activez vos macros) 13

Etape 2 : Remplir le questionnaire ArchiMed > onglet « questionnaire » Le questionnaire doit être rempli lors de réunions pluridisciplinaires (environ 2h par réunion) POUR UNE UNITÉ DE SOINS se reporter à l’onglet « Unité de soins questionnaire» Au minimum doivent être présents : un médecin une infirmière et/ou cadre de soin un pharmacien et/ou préparateur un référent qualité/gestion des risques POUR LA PHARMACIE À USAGE INTÉRIEUR (PUI) se reporter à l’onglet « PUI questionnaire» Au minimum doivent être présents : un pharmacien un préparateur un référent qualité/gestion des risques POUR UNE STRUCTURE HAD se reporter à l’onglet « HAD questionnaire» Au minimum doivent être présents : un médecin un pharmacien, une infirmière un référent qualité/gestion des risques Répondre à toutes les questions par oui ou non Si besoin expliquer les questions, en se les appropriant, en fonction de son unité de soins ou de sa spécificité 14

Le principe d’ArchiMed Chaque question du questionnaire correspond à un risque potentiel identifié En fonction des questions et de la réponse à la question (oui ou non) un risque peut être comptabilisé Exemples : Si réponse OUI 1 risque Votre unité de soins accueille au moins un jour ou une nuit par mois une ou des infirmières intérimaires A5 Si réponse NON ø risque Si réponse OUI ø risque La transmission entre les différentes équipes soignantes est organisée et assurée systématiquement ? A9 Si réponse NON 1 risque 15

Etape 3 : Visualiser les résultats du questionnaire sous forme de % de risques > onglet % Une fois le questionnaire entièrement complété l’outil comptabilise automatiquement le nombre de réponses qui correspondent à un risque et présente le résultat sous forme de pourcentage de risques Visualisation immédiate des axes prioritaires pour lesquels la maîtrise du risque n’est pas efficiente sous forme de radar : 16

Etape 4 : Analyser les résultats avec la criticité & effort > Onglet Analyse Dans cet onglet n’apparaissent que les questions pour lesquelles il y a un risque dans l’unité A chaque question correspond sa criticité et l’effort à fournir pour éliminer ou diminuer le risque (selon la grille de criticité et d’effort) Les questions peuvent être classées au choix Par criticité décroissante puis effort croissant Par effort décroissant puis criticité décroissante 17

Etape 5: consolider les données > outil ArchiMed synthèse 1 - Créer un nouveau dossier Cliquez sur menu Fichier > nouveau > dossier 2 - Faire glisser dans le nouveau dossier : tous* les questionnaires ArchiMed remplis en les ayant préalablement renommés avec le nom de l’unité *même les fichiers remplis avec la première version d’ArchiMed Un fichier vierge « ArchiMed questionnaire » Un fichier « ArchiMed synthèse » 3 - Ouvrir le fichier « ArchiMed synthèse » et cliquer sur « macro de consolidation » puis attendre la consolidation (cela peut prendre quelques minutes) Attention on ne peut consolider que : 80 US et 5 PUI au maximum 18

Etape 6 : analyser les données consolidées > onglet « tous % » Le radar permet de comparer le pourcentage de risque des unités de soins entre elles ou avec la moyenne régionale. Tous les % de risques de toutes les unités sont représentés dans ce tableau 19

Etape 7: analyser les données consolidées > onglet « unité de soins analyse », « PUI analyse », « HAD analyse » En colonnes apparaissent toutes les unités de soins Dans cette partie je choisis ce que je souhaite afficher et dans quel ordre Ici s’affichent les criticités ou les efforts En lignes apparaissent toutes les questions Case blanche = le service n’est pas concerné par cette question car il n’y a pas de risque 20

Etape 8 : Je priorise et je construit mon programme d’action GRÂCE À LA HIÉRARCHISATION DES RISQUES : Je priorise mes actions en fonction: de l’acceptabilité du risque : les risques inacceptables sont prioritaires de la transversalité des risques : actions à l’échelle d’un établissement si le risque est présent dans toutes les unités de l’effort à fournir pour éliminer ou diminuer le risque : mettre en place en priorité des actions qui demandent un faible effort Je construits mon programme d’action en définissant un calendrier adapté et des indicateurs de suivi 21

Archimed V1 > Archimed V2 Pour transformer vos questionnaires (sans ressaisie) remplis avec la version ArchiMed V1 vous avez 2 possibilités : Transformer tous vos questionnaires grâce à «ArchiMed synthèse V2» 1. Faire glisser dans un nouveau dossier tous* les questionnaires ArchiMed remplis en les ayant préalablement renommés avec le nom de l’unité 2. Un fichier vierge « ArchiMed questionnaire V2», un fichier « ArchiMed synthèse V2 » cliquer sur 3. De nouveaux fichiers « IMPORT » se créent automatiquement OU Transformer un par un vos questionnaires grâce à «ArchiMed questionnaire V2» 1. Ouvrir un fichier vierge « ArchiMed questionnaire V2 » 2. Dans l’onglet « avant propos » cliquez sur 3. Aller chercher votre questionnaire V1 rempli puis cliquez sur « ouvrir », un nouveau fichier « IMPORT » vient de se créer 4. Renouveler l’opération autant que nécessaire 22

L’équipe de l’OMEDIT IDF répond à vos questions par courriel : ARS-IDF-OMEDIT@ars.sante.fr Site de L’ARS Ile de France http://www.ars.iledefrance.sante.fr 23