URFIST Rennes / URFIST Nice Marie-Laure MALINGRE 21 avril 2009 INITIATION À ENDNOTE URFIST Rennes / URFIST Nice Marie-Laure MALINGRE 21 avril 2009

Initiation à EndNote Plan 1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de l’outil 2/ La base de données EndNote 3/ La saisie de références 4/ L’import de références 5/ La gestion des références de la base 6/ La mise en forme par les styles bibliographiques 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word 8/ Fonctionnalités complémentaires et outils d’aide URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1. Introduction

Initiation à EndNote 1/ Introduction Les fonctions d’EndNote (Thomson ISI ResearchSoft, http://www.endnote.com ) Logiciel de gestion de références bibliographiques, outil d’assistance et de gestion pour : La recherche documentaire L’organisation et l’exploitation de la documentation personnelle La rédaction et la publication scientifiques Version X2 URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Capacités Nombre de bibliothèques : illimité Nombre de références par bibliothèque : illimité Nombre de champs par référence : un maximum de 51 prédéfinis (+ type de référence), dont 7 personnalisables Nombre de caractères maximal par notice : 64 Ko soit environ 16 pages de texte (32 Ko ou 8 pages par champ) Nombre de types de référence : 45 + 3 non définis 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de revues, mots clés) Jusqu’ à 500 groupes par bibliothèque pour catégoriser les références URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Rappels de quelques notions de base Bibliothèque Référence Type de référence Champ Répertoire EndNote Menus EndNote URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Bibliothèque : C’est la base de données contenant l’ensemble des références destinées à composer la liste bibliographique. Chaque bibliothèque constitue un fichier (format.enl) et l’on peut créer autant de bibliothèques que nécessaire. Référence : Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné. Chaque référence EndNote stocke l’information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie (chaque référence reçoit un numéro unique qui ne change jamais à l’intérieur de la base). URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Type de référence Chaque type de document (article de revue, ouvrage, thèse, rapport…) correspond à un type particulier de notice ou de référence, caractérisé par un ensemble de champs contenant les données descriptives adéquates. Champ Chaque notice ou enregistrement de la base est constitué de champs (« Fields »), contenant des données de même type (nom d’auteur, titre…) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue…). Pour chaque type de référence, des champs peuvent être modifiés, détruits ou ajoutés. URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Répertoire EndNote, il contient les dossiers : Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz) Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl) Filters : filtres d’import (.enf) Palm : liaison PDA Palm OS Spell : dictionnaires pour correction orthographique Styles : styles bibliographiques pour l’édition des citations et des bibliographies (.ens) Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot) Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Menus EndNote, principales options File : créer, ouvrir, fermer une base de données, en faire une copie, exporter une base EndNote, importer des données dans une base EndNote, imprimer des références sélectionnées, créer un fichier compressé de la bibliothèque. Edit : couper, copier, coller, sélectionner, copier des groupes de références pour les coller dans un traitement de texte (Copy Formatted), changer du texte, gestion des styles bibliographiques (Output Styles), des filtres d’importation (Import Filters), des fichiers de connexion (Connection Files), paramétrages (Préferences). URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction References : Créer, éditer, détruire, rechercher des références Se déplacer d’une référence à l’autre, voir toutes les références, voir/masquer les références sélectionnées, trier les références Modifier des champs Insérer une image, un objet Créer des groupes et ajouter des références à un groupe Trouver les doublons , Créer, ouvrir un lien vers un fichier PDF, une page web URFIST Rennes

Initiation à EndNote 1/ Introduction Tools : CWYW : intégrer des citations dans un texte word et générer la bibliographie Online Search : se connecter à une base distante Subject Bibliography : créer une bibliographie thématique Format Paper : mettre en forme des fichiers au format RTF Manuscript Templates : utiliser des modèles Word conformes aux normes des revues Open, Define, Link Term Lists : gestion des listes de termes Show Toolbar : afficher la barre d’outils Show Preview, Hide Preview : afficher, masquer les références sélectionnées selon le style défini Recover Library : réparer une base endommagée Data Visualization : utilisation de RefViz URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2. La base de données EndNote

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote : Nombre illimité de références (depuis la version 8) 45 types de références, dont : le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence. 3 types libres 52 champs possibles dans chaque référence URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Les types de référence EndNote spécifiques : 1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper Propositions de traduction : = Texte ancien = Oeuvre d’art = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un congrès URFIST Rennes

Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 12. Conference Proceedings 13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government Document = Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel URFIST Rennes

Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database = Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote = Document en ligne multimédia = Brevet = Communication non publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web 31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage … URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Les champs d’une référence Champs communs à différents types de référence Champs spécifiques à chaque type de référence Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Alternate Journal : nom de périodique abrégé Original Publication : titre original Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original) Reviewed Item : compte-rendu (titre et auteur des œuvres critiquées) Accession Number : numéro d’accès de la référence dans la base bibliographique Call Number : cote Label : utilisable dans plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple) Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address : adresse de l’auteur Series Title : collection … URFIST Rennes

Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Gestion des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types Accès à la fenêtre des types de références URFIST Rennes

Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused) Type modèle donnant tous les champs pour l’ensemble des types de référence Possibilité de modifier les champs, d’en supprimer, de créer des champs personnalisés (custom) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Création / Ouverture d’une bibliothèque EndNote Offre au démarrage Créer une nouvelle base (nommer la bibliothèque et l’enregistrer) Ouvrir une base existante Via le Menu : File > New File > Open > Nom de la Base URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote présence d’une image Groupes de références référence Pour voir une référence dans un style donné Nombre de références affichées sur nombre total URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Se déplacer dans les références Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Home / End pour aller à la 1ère / la dernière référence. Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes. Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic Pour tout sélectionner : Edit > Select All Visualisation d’une référence dans un style défini Tools > Show Preview Affichage de certaines références Sélectionner les références + Menu References > Show Selected References URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote : une référence Auteur, année, identifiant unique Type de référence Champs de la référence Naviguer dans les références URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote : création Grille de saisie des références Base vide Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy. URFIST Rennes

Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Configuration de la bibliothèque Menu Edit > Préférences Libraries : choix d’une bibliothèque au lancement d’EndNote Display Fonts : police et taille des caractères Reference Types : choix d’un type par défaut + modification Temporary Citations : format des citations temporaires Sorting : classement des références Formatting : options de formatage Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de reconnaissance des doublons Folder Locations : répertoires par défaut Term Lists : préférences pour les listes de termes URFIST Rennes

Initiation EndNote 3. La saisie des références

Initiation à EndNote 3/ La saisie des réferences Création d’une référence Menu References + New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice. Les références sont automatiquement sauvegardées lorsqu’elles sont fermées (ou File > Save). Une fois la notice sauvegardée, le premier nom d’auteur, l’année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre. Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient d’être rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats. En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies. URFIST Rennes

Initiation à EndNote 3/ La saisie des réferences Saisie manuelle des informations Police par défaut = 12 Point Arial Ponctuation entre les champs générée automatiquement par EndNote Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer entre les champs Commencer par choisir le type de référence dans le menu déroulant Reference Type Saisir les données dans les champs en respectant les règles d’écriture préconisées par EndNote Tous les champs ne sont pas forcément utilisés (supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 3/ La saisie des réferences Règles d’écriture Author et Editor : Un seul auteur par ligne Nom, Prénom Initiales des prénoms séparées par des points ou espaces Collectivités auteurs suivies d’une virgule Noms composés : van Houten, Charles / Smith, Alfred, Jr … (utiliser les options de tri pour exclure du classement les particules) Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur à blanc (traité par le formatage de la bibliographie) Entrer tous les noms d’auteur, c’est EndNote qui choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style URFIST Rennes

Initiation à EndNote 3/ La saisie des réferences Year Années sur 4 chiffres Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) Pas de point à la fin Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le même champ, séparation par « : » La casse et le style introduits ne seront pas modifiés au reformatage dans un autre style Journal Name À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal) Alternate Journal Forme abrégée URFIST Rennes

Initiation à EndNote 3/ La saisie des réferences Pages 2 formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la mention pages, p. ou pp.) Dates Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006 Short Title Saisir titre abrégé de l’article (habituellement les premiers mots) Original Publication Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago) URFIST Rennes

Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Reprint Edition Titre original et année de publication, entrer les informations telles qu’elles devront apparaître dans les références formatées. Reviewed item Titre de l’œuvre recensée et son auteur Accession Number Saisir le n° d’enregistrement de la référence dans la banque de données interrogée Call Number Pour saisir une cote de bibliothèque URFIST Rennes

Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Edition 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir l’information de la façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ n’est pas formaté par EndNote Label Prévu initialement pour saisir des styles de citation, que EndNote ne sait pas créer Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin d’un champ supplémentaire (cf. date d’entrée dans la bibliothèque, etc.) URFIST Rennes

Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Keywords Choisir une règle d’écriture (majuscules / miniscules) et s’y tenir Choisir un type de séparateur et s’y tenir [voir Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot] Notes, Abstracts 32 000 caractères maximum pour ces champs comme pour les autres (avec une limite de 64 000 caractères par référence) URL Saisir une adresse par ligne Lien dynamique (vers site web, messagerie, fichiers image, graphique, texte intégral…) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4. L’import de références

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences EndNote permet d’importer automatiquement des références : Depuis d’autres bases EndNote Depuis des bases créées sous d’autres logiciels de gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager) Depuis des fichiers de références sauvegardés à l’issue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres d’import Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent d’exporter directement les résultats vers EndNote Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences 4.1 Import direct depuis les interfaces de recherche (bouton d’export) Exemples : Google Scholar, Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier), Wiley Interscience, Erudit Bases de données commerciales ou publiques : Ex : bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc Interfaces publiques de BDD : Eric Catalogues de bibliothèques Worldcat Plateformes de partage de signets : CiteUlike, Connotea … URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences 4.2 Import via les filtres d’import (> 600 filtres) Chaque base de données a ses propres modalités d’organisation, des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources Import dans EndNote par le Menu File > Import (options d’import). Choisir l’un des filtres proposés par EndNote Un filtre est sélectionné pendant le processus d’importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l’information dans le fichier de données Le filtre intègre l’information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Import via les filtres d’import 2 éléments à prendre en considération : Comment télécharger les données dans le bon format de sortie Quel filtre d’importation utiliser pour importer les données dans EndNote Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager On peut modifier des filtres, en créer s’ils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau Site EndNote : http://www.endote.com Université du Québec à Chicoutimi : http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm … URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Sélectionner ce filtre comme favori Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de l’import Voir les propriétés d’un filtre avec la possibilité de les modifier URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences La procédure d’import Choisir le fichier à importer Choisir le filtre Options concernant l’import des doublons Codage du texte du fichier à importer (ANSEL pour formats MARC) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences La fenêtre du filtre de EconLit / OvidSP URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences 4.3 Utilisation des fichiers de connexion (environ 1500 fichiers de connexion) Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote EndNote utilise pour cela un protocole de recherche d’information appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données) Intègre le protocole TCP/IP ainsi qu’une surcouche autorisant l’interrogation et le rapatriement des données Utilisation du Menu Tools > Online Search URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A l’issue de la requête, les références s’affichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation). Elles sont importées directement dans la bibliothèque courante. Exemples : BNF, ABES SUDOC URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Le « Connection Manager» (Menu Edit) Permet de gérer les fichiers de connexion Voir les propriétés du fichier de connexion URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Il est nécessaire qu’un ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences 4.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à l’import : 3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références) Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote Saisir manuellement les données dans EndNote URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Remise en forme du texte Par exemple : création d’un fichier délimité par des tabulations Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations Option d’Import = « Tab Delimited » URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences Préparation des données Séparer les noms d’auteur par un point-virgule ou par 2 slash « // » Vérifier la présence d’un champ indiquant le type de référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt) Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited URFIST Rennes

Initiation à EndNote 4/ L’import de réferences 1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple : *Journal Article <Retour chariot> Dans le cas où il n’y a pas de fichier séparé par type de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas : *Generic <Retour chariot> 2ème ligne = noms de champ EndNote : *Generic Reference Type Author Year Title Secondary Title URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5. La gestion des références

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Visualiser / Masquer des références Visualiser : Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées. Masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre Pour revenir à l’ensemble de la liste de références, choisir References > Show All References URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Modification de références Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont l’intitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Destruction de références Supprimer une référence Sélectionner la référence à supprimer et choisir Delete References du Menu References ou Cut/ Clear du Menu Edit Attention : ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers Supprimer les doublons = références ayant en commun le contenu des champs : Author, Year, Title et Reference Type Choisir le Menu Reference > Find Duplicates, puis supprimer URFIST Rennes

Formation à EndNote 5/ La gestion des références Tri des références Par défaut, l’ordre de classement est l’ordre alphabétique d’auteur Pour changer l’ordre : Cliquer sur l’intitulé du champ à trier dans la fenêtre de références Ou bien choisir Menu References > Sort References URFIST Rennes

Formation à EndNote 5/ La gestion des références Ajouter des références dans un groupe Créer un groupe pour répartir ses références URFIST Rennes

Formation à EndNote 5/ La gestion des références Changer le texte, pour corriger une forme erronée Menu Edit > Change Text URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Changer les champs : change le contenu d’un champ pour les références affichées Menu References > Change and Move Fields Possibilités : Insérer le texte à la fin du contenu du champ Insérer le texte au début du contenu du champ Remplacer le contenu du champ par le texte Détruire le contenu d’un champ + Onglet Move Fields URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Liens vers une page web, un fichier sur le disque dur (texte intégral, pdf, doc, image) Utiliser les champ URL, File Attachments et Figure Saisir l’URL de la page web Lien vers un fichier References > File Attachments > Attach File Lien vers une illustration : References > Figure > Attach Figure Ouvrir L’ URL References> URL > Open URL Ouvrir le fichier References> File Attachments > Open File Ouvir le fichier image References> Figure > Open Figure URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Recherche de références dans une bibliothèque Fenêtre de recherche Localisation de références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche Pour commencer une recherche, Quicksearch ou choisir Search Library du Menu Tools URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références Les éléments de la fenêtre de recherche Le référent de la requête = le terme de recherche + le champ + la bibliothèque Les boutons : permettent d’ajouter, d’insérer ou détruire des éléments de requête Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché Menu déroulant des opérateurs numériques et de troncature (contient, est, est moins / plus grand…) Opérateurs booléens Match Case (respect ou non de la casse) Match Word (terme exact ou non) Set Default / Restore Default (sauvegarde de la configuration) Save Search / Load Search : enregistrer des requêtes pour les charger lorsqu’on en a besoin URFIST Rennes

Initiation à EndNote 5/ La gestion des références La recherche s’effectue dans une base à la fois Combinaison de recherches séparées Add to showing references, lorsqu’une requête a déjà été faite et que l’on veut ajouter les résultats d’une nouvelle requête aux précédents résultats Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque Omit from showing references, pour cacher les résultats d’une recherche parmi les références de la base Sauvegarde des stratégies de recherche Save Search (fichier .enq) + Load Search URFIST Rennes

Initiation à EndNote 6. Les styles bibliographiques

Initiation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le principe : EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble d’instructions permettant de formater : Les citations de références + les notes de bas de page Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux EndNote propose environ 3000 styles reprenant les normes d’écriture des grandes revues scientifiques Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte URFIST Rennes

Initiation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le principe (suite) On peut modifier un style ou en créer de nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers .ens C’est le Style Manager qui permet de gérer les styles Par défaut 4 styles génériques s’affichent dans le menu déroulant : Annotated Citation = Auteur et date de publication Bibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence) Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered style : citations numérotées, bibliographie affichée par ordre chronologique des numéros de citation Show All Fields : les références sont affichées comme elles ont été saisies avec tous les champs et leurs intitulés URFIST Rennes

Initiation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de revues ou par catégories de revues; il permet de sélectionner des styles Marquer un ou tous les styles comme favoris Editer un style pour en voir les propriétés URFIST Rennes

Initiation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le style « Generic » Permet de formater les types de référence qui n’auraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence n’aura pas de style défini Pour trouver des styles : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp URFIST Rennes

Initiation EndNote 7. L’utilisation d’EndNote avec Word

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Cite While You Write : le principe EndNote permet, au cours de la rédaction d’un texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée. Le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word. URFIST Rennes

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Word est doté d’outils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote + Find Citation(s) Go To EndNote Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Remove Field Codes Export Travelling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences URFIST Rennes

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote : Sélectionner la ou les référence(s) à introduire Aller dans Word et choisir le Menu Outils > EndNote X1 > Insert Selected Citation(s) Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected Citation(s) Sous Word : Choisir le Menu Outils > EndNote X2 > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert) URFIST Rennes

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word URFIST Rennes Insérer la référence

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Les références sont alors insérées dans le texte : Citation dans le texte bibliographie = Selon le style choisi URFIST Rennes

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de l’insertion des citations dans le texte (Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Instant Formatting) Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Turn off), que la bibliographie n’est pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word l’option Format Bibliography (choix du style). URFIST Rennes

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Layout Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML). URFIST Rennes

Initiation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Figure > Attach Figure, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche s’effectuera sur les données du champ Caption L’image s’insère dans le texte, la légende de l’image correspond au champ Caption URFIST Rennes

Initiation à EndNote 8. Fonctionnalités complémentaires et outils d’aide

Initiation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide Création et gestion de termes EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes avec pour objectif d'aider à la création des références. 3 sortes de listes : - Auteurs - Noms de revues - Mots clés Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée. Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preferences) : URFIST Rennes

Initiation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide Bibliographie thématique Tools > Subject bibliography Par exemple : sélectionner les Keywords (tous les mots clés) Bibliographie ordonnée par mots clés Bibliographie thématique paramétrable par le bouton « Layout » URFIST Rennes

Initiation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide Les Templates de Word Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools d’EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues. URFIST Rennes

Formation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word Les Templates de Word Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools d’EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues. URFIST Rennes