Phase pilote ENT Basse-Normandie Septembre 2009

Objectifs Présentation des objectifs de la réunion Présenter les objectifs de la phase pilote Valider les attentes et objectifs du futur ENT par l’établissement en matière : De services : Les services essentiels à intégrer au futur ENT Les services complémentaires, témoignant de la plus value apportée par ce futur ENT D’accompagnement : quelles actions de conduite du changement mettre en œuvre ? De besoins techniques : quel matériel et équipements nécessaires ? Définir un plan d’actions et les indicateurs de suivi associés Formaliser une fiche projet

Etablissements pilotes La liste des 19 établissements pilotes a été validée CLG14 : ifs – Guillaume de Normandie Caen – Laplace Lisieux CLG50 : Beaumont-Hague – La Haye du puits – Saint James CLG61 : St Exupéry - Balzac - J. Monnet LYC50 : La Morandiere Granville – P & M Curie Saint Lô LYC61 : M de Navarre Alençon - Les Andaines La Ferté Macé. LYC14 : Allende – Albert Sorel Lycée agricole de Sées Ecoles : RPI la Roche Mabille / st Didier sous Ecouve / Siral

Présentation des objectifs de la démarche Votre projet d’établissement Prochaines échéances Annexes

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Objectifs Une phase de mobilisation de la communauté éducative dans les problématiques des usages Objectif 1 : Préconfigurer le dispositif d’accompagnement pour favoriser le développement des usages Objectif 2 : Identifier les plus-values d’un futur ENT par rapport à l’existant : Quels services disponibles aujourd’hui dans les établissements et non utilisés ? Quels nouveaux services permettant de répondre au mieux aux objectifs des établissements ? A partir des outils existants, quels services complémentaires peut-on mettre en place ? Quels autres services ? (services ne pouvant être intégrés à l’outil existant et nécessitant la mise en place d’outils complémentaires) Il s’agit de plus values en matière : D’apprentissage : quel contenu pédagogique ? Quelles thématiques ? (culturel, développement durable, histoire de l’art…) D’orientation D’accessibilité : qui a accès aux contenus ? (35% de ruralité au sein de l’Académie) D’information (offre de l’Académie…) De transversalité (au sein de la communauté éducative, entre les établissements, avec l’université…) Développement des relations citoyennes Objectif 3 : Rédiger le cahier des charges pour une possible généralisation

Le futur ENT Basse-Normandie, une évolution plus qu’une révolution : unifier dans un portail unique des services existants ou à venir 1ère définition : une première définition issue du SDET[1] (« schéma directeur des environnements de travail »), document de cadrage réalisé par le ministère français de l'Éducation nationale : « un espace numérique de travail désigne un dispositif global fournissant à un usager un point d’accès à travers les réseaux à l’ensemble des ressources et des services numériques en rapport avec son activité. Il est un point d’entrée pour accéder au système d’information de l’établissement ou de l’école ».

Quelle valeur ajoutée d’un ENT académique et régional par rapport aux services existants ? Un portail d’accès unifié et personnalisé aux contenus et services de l’ENT : Un socle technique centralisé, robuste et conforme au SDET 2.0 permettant d’unifier la communauté éducative à l’échelle du territoire Des services de base à l’état de l’art et performants (bureau numérique, espaces de publication, gestion de contenu, messagerie, etc.) Une capacité d’intégration de services tiers externes ou existants en fonction des usages, de la robustesse des services et du coût d’intégration Une meilleure réponse aux attentes des familles, des élèves et des collectivités Une attractivité immédiate des services attendus par le recours à une offre du marché à l’état de l’art et mature Une réelle qualité de service en externalisant l’exploitation et l’hébergement de la solution : disponibilité 24h/24 et garantie de service 7/7 8h/20h, performances à l’état de l’art (situation favorable au regard de l’accès au haut débit) Une maîtrise des coûts d’exploitation par un dispositif centralisé et opéré par un tiers ainsi qu’une garantie de maintenabilité Une capacité à évoluer dans le temps pour s’adapter aux usages et aux besoins

Le futur ENT Basse-Normandie, une évolution plus qu’une révolution : unifier dans un portail unique des services existants ou à venir Des enjeux : pour la pédagogie dans l’établissement Maîtrise des TIC et éducation à la citoyenneté Développement du travail coopératif Prise en compte des besoins d’individualisation pour la communication et la fédération des acteurs Ouverture des EPLE sur leur environnement Resserrement du lien entre les différents acteurs de la communauté de modernisation du service public de l’éducation Valorisation et rationalisation des équipements mis en place Généralisation de la diffusion des TIC dans la communauté éducative Organisation interne de l’établissement facilitée Ouverture de l’établissement vers l’extérieur plus grande Des principes : Une évolution plus qu’une révolution Unifier dans un portail unique des services existants ou à venir Rendre accessibles les services en dehors de l’établissement

Un projet fédérant les acteurs de la communauté éducative Parents Elèves Professeurs ENT Portail éducatif Point de rencontre de la Point de rencontre de la « « Communauté éducative Communauté éducative » » Personnels Ministère de l’Education Nationale/ Rectorat Collectivités locales Partenaires privés Partenaires publics

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Lycée Julliot de la Morandière Services et usages existants Services existants et matériel associé : Niveau d’appropriation des services/ commentaires Vie scolaire : GEPI (notes), abscences (SCONET), emploi du temps (EDT) Usages pédagogiques : bureau pédagogique Communication : nouveau site Web, courrier électronique Fonctionnalités offertes par le LCS largement utilisées au sein du lycée Utilisation systématique du compte personnel Identifiants différents limitant l’usage Une utilisation de la messagerie déjà bien développée entre enseignants et administration Communication électronique avec les parents : création de listes de diffusion Sur GEPI, saisie au moment des conseils de classe Pas d’utilisation de la messagerie par les élèves Problème de la mise à jour des informations Problèmes de fonctionnement sur le serveur administration : blocage majeur; problème de communication de l’administratif avec le pédagogique Problèmes de sécurité et de responsabilité liés à l’utilisation d’ordinateurs portables personnels au sein de l’établissement Gestion de fichiers aquises

Quelles actions d’accompagnement / formations? Lycée Julliot de la Morandière Bénéfices attendus de l’ENT et besoins associés (1/3) Quelles actions d’accompagnement / formations? 1 formation générale (formations auprès de volontaires), centrée sur les échanges avec les élèves Formation sur le cahier de texte électronique : comment faire ? (insertion d’un PDF…) Formation sur GEPI (formations d’1h), saisie des notes, cahier de texte et saisie des abscences Identifier le degré d’utilisation de GEPI par les parents Récupérer les adresses électroniques des parents via GEPI

Quels nouveaux services ? Lycée Julliot de la Morandière Bénéfices attendus de l’ENT et besoins associés (2/3) Quels nouveaux services ? Bascule de la gestion des abscences sur GEPI, qui sera ouvert aux parents Etudier les modalités de la saisie des abscences; Saisie des abscences en temps réel/ pré-requis : 1 poste connecté par salle (centralisation de la saisie des abscences? Saisie que s’il y a des absents?) Essai d’intégration du GEPI sur LCS Création d’une liste de diffusion pour la communication auprès des parents Mise en place de bornes d’information sur grand écran (lien avec le site web aussi); Que mettre sur ces grands écrans (Abscences des enseignants)? Et comment? Mise en place d’un logiciel? Liens avec le site Internet (importance de la communication externe dans un contexte de pandémie)

Quels besoins en matériel? Lycée Julliot de la Morandière Bénéfices attendus de l’ENT et besoins associés (3/3) Quels besoins en matériel? Objectif d’1 micro par salle d’ici la fin de l’année

Présentation des objectifs de la démarche Votre projet d’établissement Prochaines échéances Annexes

En parallèle des actions que vous mènerez dans votre établissement, un séminaire d’animation est prévu Un séminaire d’animation des ENT, avec l’ensemble des représentants de la communauté éducative : Chefs d’  établissement Animateurs ENT Professeurs Parents d’élèves Date : 21 octobre 2009, de 14h à 18h (envoi d’une convocation par le rectorat), au CRDP Personnes invitées : Chefs d’établissement Référent ENT des établissements Collectivités Membres de l'équipe ENT (3 animateurs et les 24 correspondants) Durée : 1/2 journée Objectif : initier et impulser la dynamique rapidement à travers une présentation des ENT à la communauté éducative

Présentation des objectifs de la démarche Votre projet d’établissement Prochaines échéances Annexes : La conduite du changement Synthèse des résultats de l’étude de faisabilité

Un plan d’accompagnement du changement à construire en fonction des impacts d’identifiés pour les acteurs du projet Le plan de conduite de changement explique les actions à mettre en œuvre pour sécuriser le déploiement de l’ENT dans la région Basse Normandie Il a été pensé en fonction des impacts qualifiés pour chaque profil. A partir des impacts identifiés, des actions d’accompagnement, de communication, de formation et d’assistance ont été identifiées pour chacun des profils impactés par le déploiement de l’ENT. Il a vocation à être enrichi tout au long du projet en fonction des actions mises en œuvre.

Le chef d’établissement, un rôle de pilote et de manager renforcé Outil : Concerné directement par l’utilisation de l’outil (vie scolaire, communication) : exemple 0 papier Métier : En tant que pilote de l’établissement, le projet ENT nécessite qu’il soit aussi le pilote du projet ENT. L’ENT facilite le management de l’établissement Culture : Rôle de management fortement renforcé Organisation : Communication et procédures avec l’ensemble des acteurs de la communauté éducative modifiées Risque identifié : La réussite du déploiement d’un ENT au sein d’un établissement dépend de la sensibilisation et de l’implication du Chef de l’établissement, pilote du projet ENT dans l’EPLE

Les enseignants, la cible d’utilisateur la plus impactée Outil : Nouvel outil de travail avec les élèves et avec les autres utilisateurs dans l’EPLE. Métier : Nouvelles pratiques complémentaires aux méthodes d’enseignement Culture : Développement du travail collaboratif. Renforcement du lien avec les parents. Pour une grand majorité, découverte d’un nouvel outil Organisation : Communication et procédures avec l’ensemble des acteurs de la communauté éducative modifiées. Nouvelle organisation dans son travail Risque identifié : Quant aux enseignants, si leur association à la démarche est indispensable, la méthode est beaucoup plus délicate. Le public enseignant risque d’être réticent à un changement dans sa manière de travailler. Appréhension face à l’utilisation de l’ENT : peur du changement et peur du contrôle (IPR, parents, pairs) Risque de désintérêt ou de contournement si l’ENT proposé ne répond pas à leurs usages.

Les élèves : une cible d’utilisateurs avertis à fidéliser Outil : Nouvel outil de travail avec le personnel enseignant Métier : De nouvelles manières de travailler (travail collaboratif), individualisation et gain d’autonomie Culture : Bonne connaissance des nouvelles technologies Organisation : Communication et procédures avec les professeurs et le personnel de l’EPLE Risque identifié : Les élèves ont déjà développé des pratiques à l’extérieur de la sphère éducative. Risque de désintérêt ou de contournement si l’ENT proposé ne répond pas à leurs usages.

Les parents d’élèves : un public à associer Outil : Nouvel outil d’échanges avec l’EPLE Métier : Peu d’impact pour le métier parents (mêmes objectifs), mais une implication plus forte dans la vie de l’établissement Culture : Une communication renforcée avec les établissements et un suivi de l’élève renforcé. Organisation : Communication et procédures avec les professeurs et le personnel de l’EPLE Risque identifié : Étant moins impacté, ils ne doivent pas pour autant être oubliés. L’ENT doit répondre à leurs attentes en matière de renforcement de la communication avec les établissements, de suivi de l’élève et de vie scolaire.

Les autres personnels : un public à associer Outil : Nouvel outil de travail Métier : Peu d’impact Culture : Possible appréhension face à l’utilisation de nouveaux outils Organisation : Communication et procédures avec les professeurs, le personnel de l’EPLE, les parents et les élèves Risque identifié : Les personnels administratifs des établissements sont peu associés et cela peut provoquer parfois des difficultés opérationnelles dans la mise en place du projet : certaines problématiques liées à la logistique, qui en matière de nouvelles technologies peuvent parfois s’avérer très importantes, ne sont pas forcement toujours prises en compte.

3 types d’outils d’accompagnement au changement Les outils d’appropriation : ils doivent permettre de réunir les meilleures conditions pour la réussite de la démarche. Ils peuvent correspondre soit à des évènements spécifiques organisés dans le cadre de la mise en œuvre de la démarche, soit à l’utilisation de moments d’échanges pour faire passer des messages Formation à l’ENT, groupes de travail, Séminaire des chefs d’établissements et équipes projet ENT, Réunion de rentrée des chefs d’établissements, Accompagnement personnalisé des chefs d’établissements, Clubs des utilisateurs ENT Les outils de communication : ils s’adressent à l’ensemble des agents et des acteurs et ont donc une portée générale. Les messages sont moins circonstanciés et moins précis mais doivent permettre de développer une culture commune au sein de la région Basse Normandie (même langage, même niveau d’information) Logo / nom du projet / charte graphique, Dossiers de presse généraliste et plaquette de communication institutionnelle, Les publications des partenaires, Photos / film Les outils de suivi : ils s’adressent à l’ensemble des acteurs et doivent permettre de mesurer le niveau de connaissance du concept de pilotage. Ils peuvent également permettre d’évaluer l’adhésion des agents à la démarche ou de s’assurer de la cohérence de la démarche avec les autres démarches en cours. Baromètre de sensibilisation et d’appropriation

Présentation des objectifs de la démarche Votre projet d’établissement Prochaines échéances Annexes : Présentation des ENT La conduite du changement Synthèse des résultats de l’étude de faisabilité

Synthèse de l’étude de faisabilité Bilan technique Les points forts : Le niveau d’équipement actuel global autorise un déploiement généralisé sur l’ensemble des établissements Les moyens en accompagnement dans les établissements et dans les structures de proximité (BEC) sont satisfaisants Un bon fonctionnement et une homogénéité du réseau interne Les points d’attention : Câblage partiel : Le CPL dans la Manche et le câblage partiel dans une proportion importante d’établissements posent problème pour un bon usage de certains services (absences en salle de cours et cahier de texte par exemple) Faiblesse en nombre d’ordinateurs en libre accès pour une utilisation de l’ENT en dehors des cours, en particulier pour les élèves n’ayant pas accès à internet chez eux Ancienneté des postes dans les collèges à surveiller Méconnaissance des niveaux d’équipements des familles.

Synthèse de l’étude de faisabilité Bilan des usages Points forts : Plusieurs services sont déployés et utilisés largement dans tous les collèges et les lycées : Les services d’administration du réseau local et du serveur de communication ; Les services de base pour la pédagogie : stockage et diffusion de documents dans des espaces personnels et collectifs ; Les services de vie scolaire, notes et absences ; pour ces services, les EPLE font majoritairement appel à l’offre privée ; Les usages spécifiquement pédagogiques se développent mais de façon inégale selon les disciplines et les enseignants. Points d’attention : Des services de publication (vie de l’établissement) et de communication (mail) sont disponibles mais ils sont peu utilisés dans l’ensemble. Peu de services sont accessibles aux parents : Les notes dans un nombre limité d’établissements mais en croissance rapide ; Aucun service n’est proposé aux agents techniques

Synthèse de l’étude de faisabilité Bilan des attentes Les grandes attentes : Ergonomie et disponibilité de l’outil Possibilité de personnalisation par établissement (avec éventuellement des règles de gestion spécifique par établissement) Services applicatifs : Notes et bulletins en ligne Un cahier de texte à l’état de l’art Des usages TICE qui renforcent le soutien scolaire Des espaces de partage, de mutualisation et de documentation des informations par groupes de populations Renforcer la communication interne et externe Les principales craintes : « Fracture numérique » « Big brother » « hausse de la charge de travail pour les enseignants » « utilisation du cahier de texte par les élèves comme substitut au cours  »