Lancement d'un projet

Commencer le projet... Lancement d’un projet Processus de lancement Le diagnostic: comprendre le besoin Du besoin aux objectifs Définition des spécifications Documenter les spécifications du projet La charte projet Notes

Lancement dans le cycle de vie du projet LANCEMENT DU PROJET Lancement dans le cycle de vie du projet Début Fin Besoins Objectifs Lancement Organisation Réalisation Clôture Notes

Processus de lancement LANCEMENT DU PROJET Processus de lancement Données entrée Outil et méthode Données sortie Analyse des besoins Diagnostic Besoins Évaluation des risques Analyse des risques Les parties prenantes Notes Rédaction des documents Charte projet

D’où viennent les projets ? ORIGINE DES PROJETS D’où viennent les projets ? D’UN BESOIN DU MARCHÉ OU DE LA STRATÉGIE D’ENTREPRISE Elément nécessaire pour Rester sur son marché Créer de la valeur Etre plus compétitif Sources internes Individuelles ou organisationnelles Facteurs externes Clients Facteurs sociaux économiques Marché Notes

COMPRENDRE LE BESOIN COMMENCE PAR EVALUER ORIGINE DES PROJETS Comprendre le besoin COMPRENDRE LE BESOIN COMMENCE PAR EVALUER La demande elle-même Les besoins du « business » qui sous-tendent le projet L’environnement actuel Les étapes à franchir pour atteindre le résultat Les activités Les parties prenantes et les influences qu’elles subissent L’environnement « business » Les contraintes sur le projet Notes LES PIEGES DE L’EVALUATION DES BESOINS Gérer des besoins flous Besoins changeants Les personnes ne savent pas ce qu’elle veulent Identifier la solution trop tôt Besoin de collecter toutes les informations Prendre en compte les besoins de « faux » clients Dans le cas de clients multiples, isoler les besoins par client Eviter de faire plus que nécessaire: le gold plating Utiliser des techniques de filtrage des besoins

ANALYSE DES PARTIES PRENANTES ORIGINE DES PROJETS Comprendre le besoin ANALYSE DES PARTIES PRENANTES Les besoins existent à différents niveaux Les projets sont souvent construits sur des besoins incompatibles ou concurrentiels Réaliser une analyse des parties prenantes qui utilise le produit ou le service ? qui récupère les données de sortie ? qui fournit les données d’entrée ? qui est responsable de la supervision ? qui a des responsabilités associées ? qui en retire des avantages ? qui est pénalisé ? Notes

ANALYSE DES BESOINS - OUTILS ORIGINE DES PROJETS Comprendre le besoin ANALYSE DES BESOINS - OUTILS Une approche structurée est nécessaire pour comprendre ce qui est demandé Analyse des organisations interne, client Consultation d’expert (entretiens) Hiérarchie des besoins Notes

ANALYSE DES ORGANISATIONS ORIGINE DES PROJETS Comprendre le besoin ANALYSE DES ORGANISATIONS Comment travaille t-on dans l’organisation ? examen des méthodologies examen des processus examen du personnel questionnaires Comprendre les forces et faiblesses Décider qui doit spécifier les besoins Notes

ENTRETIEN: LES 5 « POURQUOI » ORIGINE DES PROJETS Comprendre le besoin ENTRETIEN: LES 5 « POURQUOI » Ne pas prendre ce que l’on dit pour argent comptant Demander POURQUOI le besoin exprimé est un besoin, puis pourquoi la réponse est valable ? Etc… Cinq n’est pas un nombre magique, mais un seul «Pourquoi» correspond à une approche trop simpliste Distinguer les besoins des envies Chercher les éléments créant de la valeur Identifier les différentes natures des besoins (must, should, nice to have) Notes

HIERARCHIE DES BESOINS ORIGINE DES PROJETS Comprendre le besoin HIERARCHIE DES BESOINS Décomposer la demande en niveaux de détails plus fins Transmission d’énergie BESOIN PRINCIPAL BESOINS SUBSIDIAIRES Câbles Interface avec centrale électrique Pylônes de ligne de transmission Interface suivi informatique Interface distribution d’énergie Notes Poste de travail interne Poste de travail distant Interface réseau

Des besoins aux objectifs ORIGINE DES PROJETS Des besoins aux objectifs Déterminer les objectifs valables Etablir un objectif SMART Spécifique Mesurable Approuvé Réaliste Temporel Examiner les objectifs avec les principales parties prenantes Attention aux objectifs secrets (personnels et cachés) ! Revenir sur les justifications des besoins si nécessaire Notes

Définition des spécifications ORIGINE DES PROJETS Définition des spécifications Un besoin décrit un problème à résoudre Le projet fournit une solution adaptée au problème Ce qui doit être réalisé  objectif Ce que la solution apporte  spécifications Les spécifications définissent les caractéristiques de la solution aux besoins Elles doivent être développées Processus Rassembler les informations Examiner et interpréter les informations Documenter des spécifications Faire approuver la documentation Notes

Fonctionnelles Techniques ORIGINE DES PROJETS Définition des spécifications SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES Fonctionnelles Techniques Non technique Description logique Compréhensible Orientées problème Détaillées Description physique Indicateurs de performances Orientées solutions Notes CLIENT CHEF DE PROJET Les spécifications doivent être formelles

Définition des spécifications ORIGINE DES PROJETS Définition des spécifications CONTRAINTES ET HYPOTHESES Il existe toujours des limites à la liberté d’action du Chef de projet Les contraintes Tout ce qui peut limiter les choix ou la flexibilité d’action (incluent les dépendances entre projets) Les hypothèses Toute idée ou condition considérés comme vraie (souvent de manière implicite: les non dits) Notes

Documenter les spécifications du projet ORIGINE DES PROJETS Documenter les spécifications du projet PREPARER LE DOSSIER DE SPECIFICATIONS Project Requirements Document (PRD) Identifier les besoins du « business » Besoins Décrire les objectifs Objectifs Créer un dossier préliminaire Notes Valider avec le « sponsor » Spécifications Faire approuver

Documenter les spécifications du projet ORIGINE DES PROJETS Documenter les spécifications du projet LES STRUCTURE TYPE DE CE DOCUMENT Présentation générale du contexte de travail Contexte et historique Organisation Parties prenantes Objectifs Environnement existant Jalons ou étapes Contraintes et hypothèses Représentation de la solution Livrables Solution proposée Dépendances avec d’autres systèmes Projets affectés Risques identifiés Facteurs de succès Notes

Documenter les spécifications du projet ORIGINE DES PROJETS Documenter les spécifications du projet LE CAHIER DES CHARGES Il constitue la présentation contractuelle du dossier des spécifications du projet (PRD) Description des produits ou services à fournir Spécification des produits ou services Les devoirs et les engagements réciproques entre donneur d’ordre et sous-traitant Dates clés Il doit aussi décrire les livrables du projet Outils de rapports d’avancement et formats Les services après livraison du produit Cf. Termes de référence des projets internationaux Notes

PREMIERE EVALUATION DES RISQUES Risques humains ORIGINE DES PROJETS Les risques PREMIERE EVALUATION DES RISQUES Risques humains Personnes peu formées Changement d’organisation Quel besoin en formation Risques du « business » Impact du projet Exposition à la fraude ou à la sécurité Satisfaction client Risques techniques Accident ou dysfonctionnement Utilisation de la technologie Interfaces entre systèmes Complexité technique Risques financiers Coûts supérieurs aux bénéfices attendus Sous estimation des ressources Notes

De bons objectifs ont du sens pour tous ORIGINE DES PROJETS Les messages clés Les projets naissent d’un besoin du « business » ou d’une volonté stratégique de l’entreprise L’analyse des besoins des parties prenantes met en évidence les besoins contradictoire ou concurrents De bons objectifs ont du sens pour tous La performance du produit dépend de spécifications formalisées et précisent, qui explicitent: Les objectifs du projet La solution aux besoins, ses limites et dépendances Une pré analyse des risques et des hypothèses L’ensemble des projets sont plus efficacement gérés au sein d’un portefeuille des projets Notes

DEFINIR UNE CHARTE PROJET LANCEMENT DU PROJET La charte projet DEFINIR UNE CHARTE PROJET Note de mission incluant Un accord écrit entre le chef de projet, la direction et les autres fonctions Un énoncé clair de l’objectif du projet Une définition préliminaire des rôles et responsabilités Une référence à l’autorité pour l’avenir du projet Avantage pour l’organisation en charge du projet Reconnaître formellement l’existence d’un nouveau projet ou d’une nouvelle phase d’un projet existant Avantage pour le CP Donner au chef de projet une autorité suffisante pour pouvoir utiliser les ressources de l’organisation pour les activités du projet Notes

Etapes importantes du lancement LANCEMENT DU PROJET Etapes importantes du lancement LA REUNION DE LANCEMENT Afin de démarrer le projet avec l’équipe, le chef de projet doit créer un sentiment « d’unité » autour de l’existence du projet Réunir les membres de l’équipe Expliquer les objectifs, l’environnement,… Etablir les règles de base Attribuer les actions Définir les dates et attentes Revoir la proposition du projet Documenter les obligations liées au succès du projet Notes

La documentation sur le projet LANCEMENT DU PROJET La documentation sur le projet Enoncé du problème Projet décidé Etc… PRD Etc… Cahier des charges Charte Projet Etc… Etc… Etc… Notes PLAN Etc… Etc… Etc…

Démarrer en validant les attentes et objectifs LANCEMENT DU PROJET Les messages clés Démarrer en validant les attentes et objectifs Le chef de projet doit posséder une certaine « légitimité » pour démarrer le projet La réunion de lancement permet de démarrer sur de bonnes bases Définissant les buts et objectifs de l’équipe Validant les spécifications du projet Clarifiant les responsabilités Obtenant l’engagement individuel et collectif Notes