Apports des TIC pour innover l’évaluation des performances la plateforme multimédia « EvaPTic » Auguste RAKOTONDRANAIVO (1) , Jean-Pierre GRANDHAYE (2) (1) Réseau Régional de Cancérologie de la Lorraine ONCOLOR (2) Equipe de Recherche sur les Processus Innovatifs (ERPI) - Institut National Polytechnique de Lorraine

Plan de la présentation Intégration des NTIC au sein des organisations de santé Place centrale de l’évaluation et les difficultés rencontrées Plateforme « EvaPTic » Bénéfices d’informatisation de la démarche d’évaluation Spécifications fonctionnelles Spécifications techniques Conclusion et perspectives

Intégration des NTIC dans les organisations de santé Gestion administrative et financière : gestion du personnel, facturation, comptabilité, statistiques… Gestion des soins et des dossiers des patients SIH Logiciels médicaux Carte du patient (sesam-vitae) et celle du professionnel de santé (CPS) Projet de Dossier Médical Personnel, DCC… Outils de travail collaboratif ont fait leur entrée parallèlement au développement des réseaux de santé : télémédecine, web conférence… La plateforme multimédia « EvaPTic » s’inscrit dans cette démarche d’impulsion de projets informatiques innovants dans les organisations de santé L’intégration progressive des Technologies d’Information et de Communication comme outils innovants au sein du système de soins et comme support de la coopération fait son chemin.

Place centrale de l’évaluation au sein organisations de santé Nécessité et devient de plus en plus une obligation Aide au pilotage quant à la poursuite, à l’adaptation ou à l’arrêt d’une action ou d’une organisation Fait partie intégrante de la démarche qualité Réalisation des actions d’évaluation : arguments pour négocier le soutien et le financement des tutelles et des financeurs, donc un gage de pérennité Préoccupations actuelles des autorités de santé Mise en place en routine des évaluations au sein des établissements de santé et leur appropriation par les professionnels de santé EPP, DPC…

Difficultés rencontrées Malgré son importance capitale, nos expériences de terrain montrent Freins culturels, méthodologiques et organisationnels Lourdeur et difficultés de mise en œuvre Avec l’essor des TIC De plus en plus proposés : questionnaires en ligne, recueils et le suivis d’indicateurs, outils de « reporting » permettant de réaliser des rapports d’activités Par contre, pas d’outil informatique permettant de gérer l’évaluation dès sa conception jusqu’à la diffusion des rapports finaux

Objectifs Concevoir et développer un outil informatique d’accompagnement pratique, innovant, collaboratif faciliter les démarches d’évaluation, favoriser leur appropriation et leur mise en œuvre alléger le temps et le coût de la collecte de données, l’analyse, le suivi et le retour d’informations

Evaluation : mode d’emploi Protocole Recueil Saisie Exploitation Résultats Interprétation Retour d’informations Suivi des préconisations

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (1) Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur Conception du protocole consommateur de temps même s’il s’agit d’enquêtes itératives Conception facilitée surtout s’il s’agit d’enquêtes de routine Lourdeur de la collecte d’informations (reprographie, envoi, réception…) Administration et collecte de données allégées Rectification difficile voire impossible des réponses envoyées (cas des questionnaires papiers) Rectification possible des réponses envoyées car les répondeurs peuvent accéder au potail de recueil pendant sa phase d’administration Problèmes de circulation de questionnaire ou formulaire présentant des données à remplir par plusieurs personnes et plusieurs services (ex : audit de structures), pouvant entraîner un retard de remplissage, un manque de données voire une perte du formulaire Les répondants ont accès à un formulaire commun accessible sur la plateforme et peuvent renseigner les données leur concernant sans besoin de faire circuler le document. Il suffit d’indiquer le lien Protocole Recueil

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (2) Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur Saisie des données consommatrice de temps, difficultés d’interprétation des informations en cas d’écriture illisible Saisie des données automatisée Pas de problème de lecture car les répondants rentrent directement dans le système les données les concernant via un clavier Coûts engendrés et temps dépensé à l’exploitation des données Exploitation automatisée Saisie Exploitation

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (3) Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur Interprétation des résultats et choix d’actions d’amélioration réalisée seulement par les personnes/organismes promoteurs de l’évaluation ou il faut une réunion physique Contribution possible des personnes concernées par l’évaluation qui peuvent donner leur avis sur les résultats accessibles via la plateforme Retour d’information rare voire inexistant Les personnes ou organismes concernés par les activités d’évaluation peuvent accéder directement aux « reporting » mis sur la plateforme Suivi-évaluation des actions d’amélioration rare Existence d’outil de planification et de suivi des actions d’amélioration avec des tableaux de bord associés Résultats Retour d’informations Suivi des préconisations

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (4) Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur Absence d’outil d’évaluation continue Outil d’évaluation accessible de façon permanente sur la plateforme. Manque d’accès à des logiciels d’outils qualité Accès à des logiciels d’outils qualité Insuffisance d’appropriation et de démarche collective des activités d’évaluation Facilitation et démarche collective des activités d’évaluation. Espace de travail collaboratif dans la plateforme pour chaque activité d’évaluation Lieux de capitalisation des connaissances et des pratiques en matière d’évaluation souvent éparpillés Capitalisation des connaissances et des pratiques en matière d’évaluation

Spécifications fonctionnelles F1 : Proposer une interface utilisateur conviviale F2 : Recueillir et rectifier les informations de façon simple et conviviale F3 : Permettre de définir des indicateurs pertinents F4 : Disposer d’outils d’aide à l’analyse des données F5 : Permettre le retour d’informations des résultats F6 : Disposer d’une base de données des résultats et des connaissances en évaluation F7 : Proposer des outils collaboratifs en évaluation F8 : Intégrer l’évaluation via EVaPTic dans les pratiques des utilisateurs

Caractérisation des fonctions de service F1 : Proposer une interface utilisateur conviviale Critères Niveau Flexibilité Accès aux différents menus du page d’accueil Menus faciles à trouver F0 Graphisme Taux satisfaction des utilisateurs > 80 % F1 Navigation entre les pages Affichage page après 1 clic Fonctions aides 24h/24 7j/7 Moteur de recherche interne 24h/24 7j/7 par mots clés

Arbre fonctionnel vision utilisateur Recueillir et rectifier les informations de façon simple et conviviale F4 Disposer d’outils d’aide à l’analyse des données F 3 Permettre de définir des indicateurs pertinents F8 Intégrer l’évaluation via EVaPTic dans les pratiques des utilisateurs F1 Proposer une interface utilisateur conviviale F5 Permettre le retour d’informations des résultats F6 Disposer d’une base de données des résultats et des connaissances en évaluation F7 Proposer des outils collaboratifs en évaluation Pourquoi Comment

Spécifications techniques

Conclusion et perspectives Conduire une évaluation assistée par ordinateur dès sa conception jusqu’aux résultats finaux constitue une démarche nouvelle Démarche de conception bien avancée Développement du logiciel Tests auprès de nos partenaires hospitaliers et réseaux Sa mise en œuvre laisse encore des interrogations relatives à l'acceptation de l'interface informatique avec les utilisateurs A gérer les résistances et les envies au changement face aux innovations technologiques Tests permettront de confirmer sa faisabilité et son acceptabilité Outil générique qui peut être implémenté au sein d’autres organisations s’il s’avère faisable et efficace Outil pédagogique dans les différentes formations relatives à l’évaluation et pilotage des performances

Merci de votre attention !