Archimer+, ou la fusion dune archive institutionnelle et dun outil de bibliométrie Fred Merceur Journées ABES

Sommaire de la présentation LIST à lIfremer Historique et objectifs du projet Archimer+ Principes et fonctionnalités Quelques statistiques dusage ( )

LIST à lIfremer (Institut français de recherche pour l'exploitation de la mer) 15 personnes 5 bibliothèques dont la Bibliothèque La Pérouse (BLP) à Brest co-gérée par lIfremer (10), lUniversité de Bretagne Occidentale (3) et lIRD(2) Budget : dont pour les ressources documentaires Un public estimé à 500 scientifiques, techniciens et ingénieurs

Les « ancêtres » du projet Archimer, archive institutionnelle de lIfremer (2005) Post-publications, rapports, thèses, actes de congrès 2 niveaux de visibilités (Internet, Intranet) Une centralisation de la collecte et de lenregistrement des documents au niveau du service de documentation Outil de bibliométrie interne (2003) Référencement des publications Ifremer de Rang A (=indexées dans la base Web of Sciences) Base de référence pour le calcul de plusieurs indicateurs bibliométriques déterminés avec létat dans le contrat quadriennal de lIfremer Nombre de publications de Rang A Co-publications avec : les universités françaises les organismes du programme 187 de la LOLF (IRD, INRA…) les partenaires européens les partenaires des Pays du Sud …

Un ensemble de besoins exprimés dans ces deux projets Base Bibliométrie Elargir la portée de cette base pour permettre le calcul de nouveaux indicateurs bibliométriques documentaires (nombre davis/expertises, nombre de rapports…).. Archimer De nouveaux types de documents (avis, HDR, chapitre douvrage..) pour permettre la centralisation et la conservation de la totalité de la production documentaire de lIfremer De nouveaux modes de visibilité (limitée à une équipe, …) …

Le projet Archimer+ est une réponse globale à ces besoins pour : Rationaliser (et limiter) les développements informatiques et leur exploitation Centraliser la totalité de la production documentaire de lIfremer afin : dassurer sa conservation et sa valorisation, de fiabiliser / automatiser le calcul des indicateurs bibliométriques

Schéma général Archimer Internet Module denregistrement centralisé des documents Archimer Intranet Documents Internet Documents Intranet et conf. Calcul des indicateurs LDAP JCR Enregistrement des rapports, avis, acte de colloques par leurs auteurs WOS Enregistrement des publications internationales par le personnel du service de documentation à partir dexport du WOS Contacts automatisés pour obtenir le texte intégral Génération des rapports dactivité

Dépôt par les auteurs : un enregistrement simplifié au maximum Un minimum dinformation obligatoire Une automatisation de la saisie de certaines informations

Saisie de la liste des auteurs Une saisie automatisée à laide dune connexion avec lannuaire LDAP de lIfremer : un des points forts du système ! Lassociation « document / auteur / site / département / équipe » est réalisée de manière automatique et fiable en saisissant les premières lettres des noms des auteurs !

Enregistrement des fichiers Le dépôt du texte intégral en PDF est obligatoire Enregistrement de plusieurs fichiers possible avec, pour chacun, une visibilité spécifique (internet, intranet, limitée à une équipe…)

Collecte et enregistrement des publications internationales par le service de documentation Enregistrement des dépôts spontanés par Repérage hebdomadaire des co-publications Ifremer dans le WOS, et import des notices dans Archimer Etude la politique des éditeurs à laide du site WEB Sherpa/Romeo Une méthode qui nous permet de diffuser en libre accès plus de 80% des co-publications Ifremer Une proposition en cours de négociation pour appliquer cette méthode aux publications résultants dun projet européen Contact automatisé, si nécessaire, avec les auteurs, pour récupérer, par exemple, le dernier draft Production dun fichier PDF et enregistrement dans Archimer

Normalisation automatique des affiliations (organismes et pays) pour le calcul des indicateurs bibliométriques liés aux collaborations Normalisation automatique fondée sur une base déquivalence améliorée toutes les semaines Normalisation manuelle (avec assistance) quand la normalisation automatique nest pas satisfaisante

Rappel des règles décriture des affiliations aux auteurs Ifremer si nécessaire Message personnalisé pré- composé pour un rappel des règles A laide de ces rappels systématiques et personnalisés, seules 6% des publications 2010 présentent des défauts décritures dans les affiliations

Association aux indicateurs, soit manuellement, soit par lot

Affichage des données bibliographiques Proposition de citation incluant un lien vers le DOI et un autre vers la version Archimer Lien vers le texte intégral Liste des auteurs avec affichage de lassociation auteur / affiliation (exportée du WOS) Facteur dimpact de la revue avec lien vers une présentation de son évolution Nombre de citations et lien vers les publications citantes Liste des indicateurs

Analyse des résultats, calcul des indicateurs La normalisation hebdomadaire des affiliations permet lobtention des indicateurs quadriennaux en quelques clics Le système permet dautres combinaisons danalyses avec les données suivantes nom du journal, Nom de léquipe, type de document, …

Bilan et suite prévue pour cette nouvelle version… Des premiers retours positifs : Sur la convivialité du système (simplicité denregistrement des documents) La gestion de la documentation confidentielle Lexport automatique des rapports dactivités des départements et des laboratoires … Une obligation de dépôt proposée en Conseil de Direction de lIfremer après un test dans un département

Quelques statistiques dusage ( )

Une augmentation continue du nombre de connexions au portail Archimer !

Une audience internationale ! Localisation des internautes, extérieurs à lIfremer, qui ont déchargés, en avril 2010, un ou plusieurs des 6000 fichiers PDF enregistrés dans Archimer Localisation des lecteurs de documents rédigés en : -Français : France (55%), Algérie (12%), Tunisie (7%), Maroc (5%), Canada (3%), … -Anglais : USA (14%), France (13%), Inde (5%), UK (4%), Chine (4%), …

Sources daccès aux fichiers PDF (Avril 2010)

Illustration de notre dépendance vis-à-vis de Google : Évolution du nombre de déchargement de louvrage « L'élevage de la crevette tropicale d'eau douce » (26Mo) En juillet 2007, Google change ses règles dindexation : les documents de plus de 10Mo ne sont plus indexés.

Une différence marquée dans lutilisation des différents types de documents Moyenne des déchargements par document et par mois entre 2007 et 2009

Un phénomène annexe pénalisant : les documents enregistrés le plus récemment sont les moins visibles Nombre de déchargements moyen par thèse et par mois en 2009

Google Scholar viendra t-il à notre aide? Beaucoup de défauts Un outil toujours en version béta 6 ans après son lancement ! Une couverture des sources aléatoires Des métas-données approximatives … Mais aussi beaucoup de qualité Un outil gratuit et rapide Une recherche sur le texte intégral Des sources multiples (publications, ouvrages, littérature grise via les archives…) Un algorithme de classement des résultats différent de Google Une meilleure visibilité des documents récents? Une nette augmentation de son utilisation depuis 2-3 ans La concurrence de Microsoft (Microsoft Academic Search) pourrait être bénéfique

Des questions? ifremer.fr