Nouvelle plateforme d’administration du Régime de retraite du personnel des CPE et des garderies privées conventionnées du Québec (CPEGQ) Tour d’horizon

Tour d’horizon Bonjour! À compter du 3 juillet 2015, le Portail Ariel fera partie intégrante de vos activités d’administration du régime de retraite CPEGQ. Pour faciliter la transition, nous vous invitons à parcourir cette présentation qui vous offre un tour d’horizon de ce nouvel outil. Quelques minutes suffiront pour découvrir : à quoi ressemble la nouvelle plateforme d’administration du régime, les fonctionnalités que vous y trouverez, les différentes options qui vous sont offertes et les étapes clés à franchir pour effectuer vos transactions. Remarque : Nos programmeurs et développeurs sont à pied d’œuvre en vue de personnaliser le portail en fonction de vos besoins d’ici son lancement. Ainsi, les écrans du portail dans sa version finale pourraient présenter de légères différences par rapport à ceux que vous verrez dans ce document de formation. L’équipe d’administration du RRCPEGQ Morneau Shepell Le 25 mai 2015

Sommaire Nous vous invitons à prendre connaissance de ce tour d’horizon afin d’en connaître davantage sur chacune des fonctionnalités du Portail Ariel et sur le processus de collecte de données et de remises. comment accéder au Portail Ariel et gérer/créer des accès, comment vérifier les informations de base des employeurs, comment consulter les dossiers des personnes participant au régime de retraite, comment effectuer la collecte de données et valider les informations fournies et comment effectuer la remise des cotisations. Vous pourrez également voir comment accéder à des documents génériques ou consulter l’aide en ligne.

À propos du Portail Ariel Le Portail Ariel est la nouvelle plateforme d’administration du régime de retraite CPEGQ.   Vous y trouverez entre autres : les renseignements et outils nécessaires à la gestion du régime, des capsules d’aide (disponibles en cliquant sur l’icône ? Aide que vous retrouverez à quelques endroits dans le portail), un guide à l’intention des employeurs et les coordonnées pour joindre le nouvel administrateur du régime, Morneau Shepell. Les exigences du site, les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité se trouvent au bas de la page d’accueil.

Page de connexion Pour accéder au portail, vous devrez d’abord passer par la page de connexion.   Que dois-je faire? Vous devrez entrer votre adresse courriel et votre mot de passe, puis cliquer sur « Ouvrir une session ». Si jamais vous oubliez votre mot de passe, cliquez sur « Vous avez oublié votre mot de passe? » et un courriel sera envoyé à votre adresse courriel avec un lien sécurisé. Vous devrez ensuite répondre aux questions d’identification afin de réinitialiser votre mot de passe.

Page d’accueil Qu’y retrouve-t-on? Menu à droite de votre nom d’utilisateur Vous pourrez changer votre mot de passe et la langue d’affichage à partir du menu déroulant à droite de votre nom d’utilisateur. C’est également dans ce menu que vous pourrez fermer votre session de façon sécurisée en quittant le portail. Onglets du menu principal Les onglets du menu principal vous permettront d’avoir accès aux différentes fonctionnalités et à l’information générale mises à votre disposition. Regardons de plus près le contenu de chacun des onglets.

Onglet « ? Aide» Vous trouverez dans cet onglet, sous « Nous joindre », les coordonnées de Morneau Shepell, l’administrateur du régime. Le volet « Glossaire » vous fournira des définitions des termes utilisés dans le Portail Ariel.

Onglet « Administration » Volet 1 : Gestion des accès C’est à partir de ce volet que vous pourrez gérer l’accès des utilisateurs. Notez cependant que vous aurez accès à cette fonctionnalité uniquement si vous possédez un profil d’accès au Portail de type « Directeur ». Vous pourrez donner accès au Portail Ariel aux employés responsables de l’entrée des données et des remises relatives au régime.

Onglet « Administration » Volet 1 : Gestion des accès (suite)   Que dois-je faire? Sélectionnez « Gestion des accès » dans le menu déroulant sous « Administration ». La liste de vos employés qui participent au régime de retraite s’affichera. Par défaut, la liste des utilisateurs possédant un profil s’affichera. Vous pouvez décocher la case « Utilisateur avec un profil » pour voir tous les utilisateurs. Vous pouvez aussi changer les critères d’affichage à l’aide de la liste déroulante « Afficher ».

Onglet « Administration » Volet 1 : Gestion des accès (suite)   Que dois-je faire? Pour accéder au dossier d’un utilisateur et y apporter des modifications, vous devez sélectionner l’utilisateur désiré dans la liste et cliquer sur « Ouvrir ». Vous trouverez ci-contre un exemple de dossier d’utilisateur.

Onglet « Administration » Volet 2 : Information employeur Cette fonctionnalité vous permet de visualiser et de modifier certaines informations de base sur l’employeur. Que dois-je faire? Pour obtenir ou modifier des informations sur un employeur, il vous suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur « Ouvrir ».

Onglet « Administration » Volet 2 : Information employeur (suite) Que dois-je faire? Une fois que vous aurez cliqué sur « Ouvrir », un écran semblable à celui-ci s’affichera. Vous pourrez remplir ou modifier les champs.   C’est également à cet endroit que vous pourrez sélectionner la méthode de paiement pour vos remises. Si vous choisissez le débit préautorisé, vous devrez confirmer vos renseignements bancaires. Vous devrez ensuite cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Et voilà, le tour est joué!

Onglet « Participants » Cet onglet vous donne accès au volet « Profil du participant ». Cette fonctionnalité vous permettra de : consulter les données actuelles des personnes qui participent au régime de retraite, rechercher un profil de participant à l’aide du numéro d’assurance sociale (NAS) ou du nom et du prénom du participant recherché.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données Cette fonction vous permettra de transmettre à l’équipe d’administration du RRCPEGQ les données des participants nécessaires à l’administration du régime de retraite CPEGQ. Plus précisément, vous devrez transmettre les rapports contenant les données nominales et financières périodiquement pour chaque participant. La collecte de données comporte quatre aspects: Création/définition Entrée de données Validation du format Validation des règles d’affaires C’est aussi via la soumission du rapport de données nominales que les nouveaux participants sont créés.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données (suite) Que dois-je faire? En sélectionnant « Collecte de données », un écran semblable à celui-ci s’affichera.   Pour effectuer une nouvelle collecte de données, vous devrez cliquer sur « Nouveau ». Pour terminer une collecte de données existante, vous devrez sélectionner la collecte de données puis cliquer sur « Démarrer/continuer ». Vous pourrez aussi tout simplement faire un double- clic sur la collecte choisie.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données (suite) Que dois-je faire? Étape de définition Pour créer une collecte de données, vous devrez entrer les informations nécessaires à la définition des différents paramètres d’identification et de fonctionnement de la future collecte de données.   À ce moment, vous devrez choisir une configuration selon le type de collecte de données, soit nominale ou financière. Vous devrez ensuite cliquer sur « Envoyer pour création ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données (suite) Que dois-je faire? Étape « Sommaire de l’entrée de données » Une fois la collecte créée, vous pourrez ajouter un fichier ou extraire un « gabarit avec données ». Vous pourrez à ce moment retourner à l’étape « Définition » pour revoir les informations de la collecte de données créée.   Si vous utilisez le système « Le Gestionnaire », vous pourrez avoir recours aux fichiers de données financières et nominales prévus à cet effet. Une fois qu’ils auront été produits par le Gestionnaire, les fichiers devront être sauvegardés dans un répertoire sur votre ordinateur et ensuite récupérés par l’outil de sélection « Ajouter un fichier ». Si vous n’utilisez pas « Le Gestionnaire », vous pourrez générer un fichier de type « Gabarit avec données », afin d’accélérer la saisie des données, en cliquant sur « Extraire un modèle ». Vous pourrez alors sélectionner une collecte de données soumise auparavant ou utiliser un gabarit sans données prédéfinies. Ces fichiers devront être sauvegardés dans un répertoire sur votre ordinateur et récupérés par l’outil de sélection « Ajouter un fichier ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données (suite) Que dois-je faire? Étape « Sommaire de l’entrée de données » Une fois votre fichier ajouté, cliquez sur « Synchroniser ». À ce moment, des validations de format du fichier seront effectuées. Vous devrez, s’il y a lieu, corriger les erreurs de format dans votre fichier avant de poursuivre. Une fois la synchronisation terminée, vous pourrez passer à l’étape de validation de votre collecte de données en cliquant sur « Envoyer pour validation seulement ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données (suite) Que dois-je faire? Étape « Sommaire de la validation » À cette étape, une validation des règles d’affaires sera effectuée. Pour chaque participant pour lequel un message de validation apparaîtra, vous devrez : corriger les données soumises pour ce participant, approuver l’avertissement soulevé, rejeter le champ validé, rejeter le participant ou demander une intervention manuelle de la part de l’équipe d’administration de Morneau Shepell. Par la suite, il vous sera possible de cliquer sur « Envoyer pour validation et chargement ». D’autres validations seront effectuées afin de s’assurer que toutes les actions requises ont été prises et que le seuil de qualité a été respecté. Les données seront alors chargées dans notre système Ariel.  

Onglet « Fonctions administratives » Volet 1 : Collecte de données (suite) Que dois-je faire? Étape « Sommaire du processus » Cet écran peut être consulté tout au long du processus. Vous y trouverez différentes informations sommaires sur votre collecte de données en cours ainsi que les rapports d’exécution mis à votre disposition.   Une fois les données chargées, la collecte de données est archivée, mais les rapports d’information restent disponibles à partir de la fonction de visualisation de documents sous l’onglet « Rapports et documents ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises L’outil « Remises » permet d’effectuer la déclaration des montants de cotisation.   Deux méthodes de paiement sont à votre disposition, soit le débit préautorisé ou le transfert électronique de fonds. La remise comporte 3 aspects: Création/définition Déclaration des cotisations Entente de paiement

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Sélectionnez le volet « Remises ». La liste des remises existantes s’affichera. Pour créer une nouvelle remise, cliquez sur « Nouveau ». Pour poursuivre le travail sur l’une d’entre elles, sélectionnez la remise et cliquez sur le bouton « Démarrer/continuer ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? 1. Définition de la remise L’étape de création permet la définition des différents paramètres d’identification et de fonctionnement de la future remise. Vous pourrez choisir entre deux configurations selon s’il s’agit d’une remise régulière ou non. Les remises régulières seront créées automatiquement par le système selon les informations fournies lors de la remise régulière antérieure. Une fois les informations requises entrées, cliquez sur « Enregistrer ». Vous pourrez aussi réinitialiser ou supprimer une remise en tout temps à partir de cet écran.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? Soumettre la remise   Une fois la nouvelle remise créée, elle devra être soumise pour traitement. Sélectionnez votre remise dans la liste affichée et cliquez sur « Démarrer/continuer ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? Soumettre la remise   La page « Définition de la remise » s’affichera. Vous pourrez revoir les renseignements entrés et ensuite franchir les autres étapes permettant d’achever le processus de remise.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? 2. Déclaration des cotisations À cette étape, il vous sera possible de lier votre remise à une collecte de données. Dans ce cas, vous devrez cliquer sur le bouton « Rechercher une collecte de données » et choisir la collecte pour laquelle vous effectuez une remise. Le montant des cotisations déclarées dans la collecte sélectionnée s’inscrira automatiquement dans la case appropriée. Veuillez noter qu’il vous sera également possible de déclarer manuellement un montant de cotisation. Vous pourrez donc réviser les montants inscrits à l’écran avant de passer à l’étape suivante. En cliquant sur « Suivant », vous serez redirigé vers l’écran « Entente de paiement ». Note importante : La section « Cotisations régulières de l’employeur » ne figurera pas sur la version déployée du Portail Ariel le 3 juillet 2015.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? 3. Entente de paiement Un écran semblable à celui-ci s’affichera présentant chacune de vos factures impayées ainsi que chacun des paiements qui n’auront pas encore été appliqués, le cas échéant.   Par défaut, l’ensemble des factures en souffrance et des crédits non appliqués seront sélectionnés et inclus à la remise en cours. Il vous sera possible de décocher des éléments (sujet aux pénalités applicables) avant de cliquer sur « Envoyer ».

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? Soumettre les informations Une fois que la confirmation des factures et des montants à inclure dans la remise aura été effectuée, vous serez redirigé à l’écran « Confirmation de l’envoi », qui vous permet de : consulter un sommaire de l’information que vous vous apprêtez à soumettre, vérifier vos renseignements concernant le paiement et ajouter les informations pour la création de la prochaine remise dans le cas d’une remise de type régulière. Cette étape officialisera les informations fournies dans la remise.   Vous pourrez ensuite cliquer sur « Envoyer  ». Note importante : La section « Cotisations régulières de l’employeur » ne figurera pas sur la version déployée du Portail Ariel le 3 juillet 2015.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? 4. Sommaire de la remise Une fois que vous aurez cliqué sur « Envoyer » dans l’écran de confirmation des informations (i.e. page 28), un sommaire de l’information fournie s’affichera, et un courriel de confirmation vous sera envoyé. Note importante : La section « Cotisations régulières de l’employeur » ne figurera pas sur la version déployée du Portail Ariel le 3 juillet 2015.

Onglet « Fonctions administratives » Volet 2 : Remises (suite) Que dois-je faire? Visualisation du montant à payer Les employeurs qui ont opté pour le débit préautorisé verront le montant versé immédiatement après le processus. Tout rejet sera traité par la suite. Les employeurs qui ont choisi le transfert électronique de fonds verront le montant réel versé s’afficher lorsque l’administrateur du régime aura été avisé par l’institution financière. Archivage Une fois le processus terminé, le système archivera la remise.   Les informations soumises resteront toutefois disponibles à partir de la fonction de visualisation de documents sous l’onglet « Rapports et documents ». Note importante : La section « Cotisations régulières de l’employeur » ne figurera pas sur la version déployée du Portail Ariel le 3 juillet 2015.

Onglet « Rapports et documents» Volet : Visualiseur Vous aurez accès aux documents généraux s’adressant à l’ensemble des employeurs, classés sous différentes catégories telles que bulletins d’information, communiqués, FAQ, formations, procédures, etc. Il sera possible de sélectionner la catégorie souhaitée et d’effectuer une recherche en fonction du nom ou de la description du document recherché. Les documents spécifiques à chacun des employeurs tels que les rapports de validations des collectes de données, les factures, etc. se retrouveront également dans cette section et seront accessibles pour l’employeur concerné seulement. Que dois-je faire? La recherche d’un document pourra être effectuée selon le « type d’événement » ou la « catégorie de document ». Pour faire une recherche, sélectionnez le critère souhaité et cliquez sur « Rechercher ». Vous pourrez ensuite explorer les documents correspondants à ces critères.

Mot de la fin Voilà, vous avez fait le tour du Portail Ariel! Merci d’avoir investi quelques minutes de votre temps pour parcourir ce tour d’horizon. Cet effort vous permettra de vous retrouver en terrain connu lorsque le Portail Ariel fera son arrivée le 3 juillet. Au revoir!