AMUE – SIFAC Formation « Missions » Cursus Ordonnateur 1 1

Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

Introduction Qu’est-ce qu’une mission ? Une mission a les caractéristiques suivantes: Déplacement hors du lieu de travail habituel Dans le cadre professionnel Personne rattachée ou non à l'établissement (invité) Engageant des frais ou non

Introduction Règles de gestion Une mission est toujours liée à un matricule agent Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé Dans SIFAC on peut: Créer une mission. Liquider une mission. Prendre en charge comptablement les remboursements

Impact comptable, budgétaire et analytique Introduction Flux Missions inter-modules Comptabilisation Paiement MM FI-TM Gestion des achats Gestion des déplacements Impact comptable, budgétaire et analytique Frais payés par l ’établissement Réservation de crédits FM CO FI Frais remboursables à l’agent Contrôle de gestion Comptabilité budgétaire Comptabilité HR Gestion des ressources humaines

Introduction Processus global Missions Autorisation de la demande d’avance Calculer la demande d’avance Édition de l’ordre de mission Liquidation de l’avance Flux avec avance Création de l’ordre de mission Autorisation de l’ordre De mission Calculer l’ordre De mission Édition de l’ordre de mission Liquidation mission Impression état liquidatif Flux sans avance

Introduction Processus global Missions Création de l’ordre de mission Autorisation de la demande d’avance Édition de l’ordre de mission Calculer l’avance Liquidation de l’avance Autorisation de la liquidation Calculer la liquidation Liquidation mission Impression état liquidatif Gestion des déplacements (PR05) Gestion des déplacements (PR05) Autoriser Gestion des déplacements (PR05) Calculer ZPRRW_MIS Imprimer formulaire (PRF0) Édition OM (ZSIFACFITR_ORD_MIS) Gestion des déplacements (PR05) Calculer ZPRRW Gestion des déplacements (PR05) Autorisée Réservation de crédits MAJ Réservation Crédits Pièces comptables et analytiques

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 8

Gestion des agents Flux Agents Deux populations d’agents ont été identifiées: Les agents invités (création dans SIFAC) Les agents missionnaires de l’établissement (reprise du référentiel existant). Établissement SIFAC Agents invités Fournisseurs Agents Base de donnée NABuCo Agents employés Reprise

Gestion des agents Agents et fournisseurs Un agent n’appartient qu’à une et une seule société, en revanche sa fiche fournisseur peut exister dans plusieurs sociétés. Un agent peut donc effectuer des missions pour le compte d’une autre société. Le processus de transformation des agents en fournisseurs s’opère ainsi: Recopie automatique ou opération manuelle selon la modélisation de la structure établissement Transformation de l’agent en fournisseur à la demande de l’utilisateur* + batch de nuit Fournisseur société B Fournisseur société A Fournisseur société C Agent Dupond Société A *Transaction de transformation des agents en fournisseurs: ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS

Gestion des agents Agents et fournisseurs Deux groupes de compte (fournisseurs) particuliers seront créés pour les agents. L’un pour les agents employés L’autre pour les agents invités. Les données suivantes sont contrôlées à la création / modification de l’agent pour assurer l’unicité de ce dernier: Agent employé: n°d’INSEE Agent invité: nom, prénom, date de naissance. Un agent est structurellement lié à sa fiche fournisseur par le numéro de matricule interne SIFAC. Par là même, un agent étant unique son fournisseur associé le sera aussi. De plus, on ne peut modifier les données générales du fournisseur agent, ce qui renforce le contrôle d’unicité. Le n° INSEE ne sera pas obligatoire pour les agents invités. NB: pas de conflit avec le module dépense au niveau des critères d’unicité puisque les groupes de compte réservés aux fournisseurs agents sont indépendants dans leur règles d’unicité des autres groupes de compte. Commentaire formateur: Possibilité peut mettre le n° INSEE en non obligatoire pour les agents invités.

Gestion des agents Création de l’agent PRMD 2 N° de matricule Agent Récapitulatif infos agent 1 Aides à la recherche sur les agents Aides à la recherche sur les périodes Liste des infotypes agent. Accès direct infotype Catégorie de l’infotype

Gestion des agents Infotypes Définition d’un infotype: un infotype est une mini fiche porteuse d’informations ordonnées sur un agent. Les infotypes présents dans SIFAC sont présentés dans les transparents suivants: Champs obligatoirement à renseigner. Champs automatiquement renseignés.

Gestion des agents Création de l’agent PRMD L’infotype de mesure : nécessaire pour connaître l’état du salarié (Actif ou Sorti), aucun infotype ne peut être créé si celui-ci n’existe pas. 1 Date à partir de laquelle l’agent peut créer sa première mission. Il est recommandé de saisir le 01/01 de l’année en cours type de l’agent sous type de l’agent, un sous type d’agent est dépendant d’un type d’agent. Ainsi la liste des statuts de salariés disponible est limitée en fonction du choix du type de missionnaire. Ex: Type de missionnaire: ‘Enseignant’ Statut de salarié: ‘Chercheur le domaine du personnel est la société dont dépend l’agent. Le domaine 9999 est affecté pour les agents invités.

Gestion des agents Création de l’agent PRMD L’infotype d’affectation : Porteur de données sur le statut et la catégorie du salarié ainsi que du domaine du personnel et du sous domaine du personnel, il permet de placer l’agent dans son contexte organisationnel et hiérarchique. 2

Gestion des agents Création de l’agent PRMD L’infotype de données individuelles : Porteur du nom, prénom, n° d’INSEE et nationalité de l’agent, cet infotype est indispensable pour pouvoir identifier un agent de façon unique dans le système. 3 Sur le champ Nationalité, expliquer la liste de toutes les possibilités Français ( expliciter le code sur 2 caractères). NB: les nationalités et pays disponibles sont ceux de la norme ISO

Gestion des agents Création de l’agent PRMD L’infotype du régime d’indemnisation des frais de déplacements : indispensable à la création des missions pour l’agent concerné, il renseigne sur le groupe de l’agent permettant ainsi de savoir s’il peut utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements, et sur son imputation budgétaire et analytique par défaut. 4 Les données renseignées sur cet infotype sont les données par défaut que l’on retrouvera sur la mission, elles peuvent ensuite être modifiées sur la mission. Commentaire formateur: Faire un point sur l’utilisation de plusieurs véhicules sur une même mission ou différentes missions.

Gestion des agents Création de l’agent PRMD L’infotype d’adresse : Décrivant l’adresse de l’agent (rue, code postal, ville, pays). L’infotype d’adresse peut être décliné en plusieurs sous types pour différencier l’adresse du domicile de l’adresse du lieu de travail. Vous devez cliquer sur l’aide à la saisie pour sélectionner la ville de l’agent 5

Gestion des agents Création de l’agent PRMD Saisissez des paramètres dans le match code, validez ( ), double cliquez sur la ville voulue, celle-ci est automatiquement rapatriée dans le champ « ville », son INSEE commune dans « INSEE » 6

Gestion des agents Création de l’agent PRMD Il y a deux adresses (à minima): L’adresse familiale 7

Gestion des agents Création de l’agent PRMD l’adresse administrative: adresse du lieu de travail de l’agent. 8 Note module stage: deux adresses supplémentaires sont utilisées dans le cadre du module stage: « ancienne adresse familiale » et « ancienne adresse administrative » celles-ci sont gérés de la même façon que les adresses présentées ici.

Gestion des agents Création de l’agent PRMD L’infotype des coordonnées bancaires : Porteur du ou des RIB de l’agent, ils peuvent être déclinés en deux sous types pour SIFAC : Les coordonnées bancaires principales : celles sur lesquelles l’agent se fait virer sa paie Les coordonnées de frais de déplacement : celles sur lesquelles il se fait rembourser ses frais de déplacements. 9

Gestion des agents Règles de gestion pour coordonnées bancaires Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur. Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent.

Gestion des agents Création de l’agent PRMD Information: sur la fiche fournisseur on peut potentiellement avoir: Des coordonnées bancaires principales typées ‘ ‘ Des coordonnées bancaires frais de déplacement typées ‘MIS’ Les coordonnées frais de déplacement seront automatiquement prises pour les déplacements Les coordonnées principales pour tout paiement au fournisseur-agent passant par le module dépense. 10 Rajouter une slide pour montrer l’exemple d’historique par rapport au droit d’utilisation du véhicule personnel pour les déplacements. + Montrer la consultation de l’écran d’historique (enregistrement suivant/précèdent).

Gestion des agents Modification de l’agent PRMD Pour modifier des données d’un agent, sélectionnez simplement un infotype puis cliquez sur modifier. 2 1 Rajouter une slide pour montrer l’exemple d’historique par rapport au droit d’utilisation du véhicule personnel pour les déplacements. + Montrer la consultation de l’écran d’historique (enregistrement suivant/précèdent).

Gestion des agents Exercice 20 min Exercice 1 Création et modification d’un agent

Gestion des agents Gestion de l’historique La gestion de l’historique permet de créer plusieurs infotypes du même type (adresse, coordonnées bancaires) à des dates différentes. Ex: on avait crée un infotype adresse valable du 01.01.2005 au 31.12.9999. L’agent change d’adresse au 01.01.2008. Rajouter une slide pour montrer l’exemple d’historique par rapport au droit d’utilisation du véhicule personnel pour les déplacements. + Montrer la consultation de l’écran d’historique (enregistrement suivant/précèdent).

Gestion des agents Gestion de l’historique PRMD 2 1 Rajouter une slide pour montrer l’exemple d’historique par rapport au droit d’utilisation du véhicule personnel pour les déplacements. + Montrer la consultation de l’écran d’historique (enregistrement suivant/précèdent).

Gestion des agents Gestion de l’historique PRMD Renseignez la date de début de validité du nouvel infotype Le système vous affiche le message suivant Qui signifie que l’ancien enregistrement commençant le 01.01.2005 va se finir quand commence le suivant c’est-à-dire celui que vous venez de créer, Vous pouvez ensuite sauvegarder votre infotype.

Gestion des agents Affichage de l’historique PRMD Dans la barre des menus (en affichage de l’infotype), vous pouvez accéder à l’historique d’un infotype en cliquant sur:

ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS Gestion des agents Transformation de l’agent en fournisseur – Procédure d’urgence ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS Même si la transformation d’un agent en fournisseur se fait tous les soirs il peut être nécessaire de le transformer immédiatement pour pouvoir lui payer une avance ou une mission. Pour cela il faut lancer la transaction ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS Plusieurs choix de traitements s’offrent à vous: Création: si l’agent n’a pas de fiche fournisseur Modification: si vous avez effectué des modifications sur l’agent (notamment compte bancaire) Actualisation: Si l’agent change de période dans ces historiques (exemple: si ces cordonnées bancaires étaient valables jusqu’au 31.12.2007, le 01.01.2008, il peut être bon de lancer le traitement en actualisation) Pour visualiser la création du fournisseur code transaction XK03

Gestion des agents Démonstration 10 min Démonstration 0 Transformation agent en fournisseur

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 33

Ordre de mission Gestion des autorisations Le gestionnaire pourra visualiser tout agent quelle que soit sa société. En revanche : un ordonnateur ne pourra autoriser une mission que si celle-ci est dans son domaine de responsabilité. Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions quelle que soit l’affectation budgétaire et analytique de la mission. Commentaire formateur: -> Pas encore mis en place

Ordre de mission Gestion des forfaits Pour les séjours en France: Forfaits repas : Un remboursement est attribué pour chaque déjeuner et chaque dîner selon l'intervalle, en heures, de la durée du déplacement Forfaits nuitées : Les forfaits nuitées sont attribués pour les déplacements intérieurs dans la durée du déplacement si l'intervalle de nuit, en heures, est complètement dépassé Pour les séjours à l’étranger: Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits nuitées et repas sont combinés en un forfait, l' « Indemnité journalière » (IJ), appliquée en fonction des intervalles horaires de la durée du déplacement et en fonction du pays. NB : Les indemnités kilométriques sont gérées au niveau des trajets Elles sont comptabilisées par agent Comment gère t-on le réel plafonné ou non (dérogation au forfait de l’art 3 prévue par l’article 7)? Des niveaux de dérogation différents peuvent s’appliquer en fonction du type de personnalité (lambda, VIP, Nobel…)

Ordre de mission Gestion des forfaits Préconisation conformément aux décrets en vigueur: France : 15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par jour. (Les repas étant dus si l’agent est en mission entre des heures spécifiques à déterminer par établissement.) 60 Euros par nuitée à raison d’une nuitée par jour (plus de différentiation entre Paris et province depuis le 01.11.2006). (un taux moindre que le taux de 60 € peut être fixé sur décision du CA de l’établissement) (Les hébergements étant dus si l’agent est en mission entre des heures spécifiées par établissement.) Étranger : Une indemnité journalière différente par pays.(Due si l’agent est en mission à l’étranger entre 0h et 5h. ) Aucun groupe agent ne sera distingué pour les indemnités à l’étranger dans la mesure où le périmètre de reprise n’inclut aucune mission antérieure au 01.11.2006. NB : L’alimentation des indemnités journalières se fait via une interface avec MINEFI. Commentaire formateur: Plages horaires de repas et nuitées ne doivent pas être fixes mais personnalisées par chaque établissement 60 euros par nuitée sous réserve d’un taux inférieur personnalisable par l’établissement

Ordre de mission Numérotation des ordres de mission Les ordres de mission sont numérotés en fonction de la société / domaine du personnel de l’agent. La numérotation est dite interne c’est-à-dire propre à SIFAC. Les numéros des missions sont uniques , c’est-à-dire qu’à un numéro de mission correspond un seul numéro d’agent.

Ordre de mission Création sur un matricule agent PR05

Ordre de mission Schémas de déplacement PR05

Ordre de mission Schémas de déplacement Une mission pourra contenir des destinations en France et à l’étranger. Les différents schémas sont: Mission Forfaitaire : Calcul automatique des indemnités conformément à l’article 3 du décret en vigueur. Mission frais réels (plafonnés ou non): Dérogation à l’article 3 (art 7) pour rembourser l’agent aux frais réels. Mission sans frais: Pour garder la trace d’une mission faite pour le compte d’un autre établissement. Cas particulier de l’ OM permanent Déplacement sur OM permanent : (forfait, frais réel) 40

Ordre de mission Création de l’ordre de mission PR05

Ordre de mission Création de l’ordre de mission PR05 Code de la transaction : PR05 Sélectionner la ville en En vous aidant du match code disponible sur la zone ville. La saisie de la ville n’étant pas libre mais régies par les codes communes 1 2 3 4 42

Ordre de mission Présentation des différents onglets Onglet Forfait : Données générales du déplacement, Indemnités forfaitaires, lieu de départ de l’agent… Onglet Retenues : Les retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits. Seulement utilisées pour les missions forfaitaires elles permettent d’affecter des retenues légales sur les forfaits calculés automatiquement. Onglet Séjour (Remarque) : Une mission peut se subdiviser en plusieurs séjours. Onglet remarques : remarques complémentaires concernant la mission: aucun formalisme particulier. Onglet Trajet : Informations relatives au véhicule personnel du salarié ces informations sont renseignées par défaut de la fiche agent mais peuvent être modifiées sur la mission. Onglet Avances: gestion des avances de frais de mission Onglet Justificatifs : Catégories de frais type de transport et autres frais liées à des justificatifs papier.

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Forfaits PR05 Dans le cadre d’une mission forfaitaire ces zones déterminent si les indemnités sont calculées ou non Lieu de départ et d’arrivée de l’agent Nombre de nuitées que comprend la mission

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Justificatifs PR05

Ordre de mission Catégories de frais Identifiant Libellé Payable à l’agent Catégorie a contrôler avec… Catégories globalisées pour l’ensemble des établissements VOL Avion Oui Autres VOLP Avion payé Non TAXI Taxi TAXP Taxi Payé TRN Train TRNP Train payé LOC Location de véhicule LOCP Location de véhicule payé BAT Bateau BATP Bateau payé TCOM Transport en commun NUIT Nuitée Hébergement NUIP Nuitée payée ESS Carburant Frais véhicule privé PARK Parking PEAG Péage

Ordre de mission Catégories de frais EOMP engagement sur OM permanent Oui Autres ROMP régularisation sur OM Permanent VISA Visa VACC Vaccin PASS Passeport VADM Véhicule administratif Non ABFO Abattement sur forfait REPA Repas REPP Repas payé Catégories non globalisées pour l’ensemble des établissements COLL Colloques COLP Colloques Payés AUTR RETN Retenues Oui (-)

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Séjour PR05 Pays et région (pour la France) du séjour, zones obligatoires Dates et heures de début et de fin des séjours

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Séjour PR05 Si vous ne renseignez pas la région dans le séjour pour un séjour en France, un message d’erreur s’affiche à la simulation et à la sauvegarde

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets PR05 La catégorie de véhicule désigne le mode de transport utilisé par l’agent, le mode « tarif SNCF 2ième classe » correspond au remboursement des billets à ce tarif kilométrique. Nombre de Km Immatriculation du véhicule Classe et type du véhicule Ville départ / arrivée

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets PR05 SIFAC dispose d’un calculateur de distance intégré basée sur un distancier actualisable ou pas en fonction du mode choisi. Plusieurs choix s’offrent a vous: Sélectionnez la ville de départ et la ville d’arrivée Si vous ne sélectionnez pas la ville d’arrivée le système vous proposera automatiquement les résidences admin et/ou familiale de l’agent. Si vous ne sélectionnez pas la ville de départ le système vous proposera automatiquement les résidences admin et/ou familiale de l’agent.

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets PR05

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets PR05

Ordre de mission Catégories de véhicules Catégorie de véhicule Classe de véhicule Véhicule personnel 1 à 5 CV 6 à 7 CV 8 à 99 CV Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 CV Vélomoteur De 50 à 125 CV Motocyclette Plus de 125 CV. Tarif SNCF 2ième classe N/A

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Retenues PR05 Étranger: France: L’agent bénéficie d’un repas gratuit. (colonne hébergement sur la mission) 17,5 % L’agent bénéficie de deux repas gratuit. 35 % L’agent bénéficie d’un hébergement gratuit. 65 % L’agent bénéficie d’1 repas gratuit et d’un hébergement gratuit 82,5 % L’agent bénéficie de 2 repas gratuits et d’un hébergement gratuit 100 % L’agent bénéficie d’1 repas dans un restaurant administratif (colonne repas sur la mission) 25 % L’agent bénéficie d’un repas gratuit. 50 % L’agent bénéficie d’un repas gratuit, et d’un repas dans un restaurant administratif. 75 % L’agent bénéficie de deux repas gratuit. 100 % L’agent bénéficie d’un hébergement gratuit. (colonne hébergement sur la mission)

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Retenues PR05

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Avances PR05 L’avance doit toujours être déterminée à l’étape de l’ordre de mission Elle ne peut dépasser 100% de la mission (% modifiable par établissement) Il suffit d’aller sur l’onglet avance et d’en déterminer le montant Attention: une fois l’avance déterminée elle ne peut plus être modifiée (mais réduite ou augmentée via une ligne supplémentaire sur l’onglet avance)

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Remarques PR05

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Données complémentaires PR05

Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Sauvegarde PR05

Ordre de mission Copie de mission Lors de la copie d’une mission l’ensemble des données de la mission copiée sont reprises. Il est tout à fait possible de copier un déplacement d’un matricule vers un autre en se plaçant sur le matricule cible. L’avance ne peut être recopiée. La date de début de la nouvelle mission est automatiquement mise à la date de fin de la dernière mission de l’agent.

Ordre de mission Exercice 20 min Exercice 2 Création d’un ordre de mission au forfait

Ordre de mission Aurorisation/validation de l’ordre de mission L’autorisation est une étape ordonnateur Autoriser une mission consiste à autoriser l’engagement de la mission d’un point de vue budgétaire.

Ordre de mission Autorisation/Validation de l’ordre de mission PR05 1 2 3

Ordre de mission Exercice 20 min Exercice 3 Autoriser l’OM et calculer l’avance

Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission Le calcul est une étape ordonnateur Calculer une mission consiste à: Créer la demande d’avance lorsque l’on est à l’étape de l’ordre de mission (cette étape n’est pas obligatoire, mais peut être effectuée lorsque la mission ne comporte pas d’avance) Créer la pièce préenregistrée FI-TM à l’étape de la liquidation Une période de calcul est toujours demandée lors d’un calcul (généralement la période de calcul est celle du mois, ne pas modifier cet écran et le valider)

Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission PR05 3 1 2

Ordre de mission Edition de l’ordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS L’édition de l’ordre de mission ne peut se faire que si l’ordonnateur a ‘Autorisé’ la mission. Elle est accessible via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS La plupart des champs sont renseignés automatiquement mais le remplissage d’une partie d’entre eux est nécessaire sur l’écran de sélection (ex: le gestionnaire a-t-il le droit à un train 1ière classe ou 2ième classe)

Ordre de mission Edition de l’ordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

Ordre de mission Edition de l’ordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

Ordre de mission Exercice 10 min Exercice 4 Edition de l’OM

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante. L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière et ne fait pas l’objet d’un mandat mais d’un ordre de paiement (la forme de l’ordre de paiement est vu dans le module comptable) La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système. Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives suivants.

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW Lorsqu’il lance la transaction l’ordonnateur ou le comptable peut ne sélectionner que les missions qu’il a validé * Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission:

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW L’ordonnateur doit cliquer sur la pièce, ainsi il peut afficher la pièce comptable qui va être crée. Eventuellement, il peut cliquer sur « contrôler » pour vérifier la pièce.

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut « justificatifs crées »): La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est crée (statut « justificatifs enregistrés ») La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas crée (statut « rejeté »)  Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ». La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés »)

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance ZPRRW L’ordonnateur ou le comptable peut choisir de rejeter ou de comptabiliser l’avance (il doit sélectionner la ligne correspondant au cycle de la mission en cliquant à droite du cycle puis le valide ou le rejette):

Ordre de mission Démonstration 5 min Démonstration 1 Transfert des pièces à la comptabilité

Ordre de mission Démonstration 10 min Démonstration 2 Validation de l’avance par l’Agence Comptable

Liquidation d’un ordre de mission Exercice 15 min Exercice 5 Retour de l’agent et modifications des justificatifs de frais (liquidation)

Ordre de mission Exercice 20 min Exercice 6 Création d’un ordre de mission avec frais réels

Ordre de mission Exercice 15 min Exercice 7 Création d’un ordre de mission forfaitaire avec véhicule personnel

Ordre de mission Missions sur OM Permanent Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à l’OM permanent. Ceci évite d’avoir à changer le schéma  Ceci accélère d’autant la procédure.

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 83

Liquidation d’un ordre de mission Règles générales Les missions concernées par cette section sont les missions dont le schéma est : « Mission forfaitaire », « Dép sur OM perm FORF », « Mission frais réels », « Dép sur OM perm FREEL », « Mission sans frais » En un mot tous les schémas sauf les OM permanents qui ne seront jamais liquidés. Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation.

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent PR05 1 2

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent PR05 1

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent PR05 2 Le nouveau statut est positionné automatiquement à « Dépl. Effectué » « à décompter » Attention: cette étape est obligatoire car elle permet de passer du statut de l’OM à celui de la liquidation (si ce n’est pas fait la mission reste au statut de l’OM) Aucune action à faire SIFAC a automatiquement changé le statut de déplacement Cliquer sur retour

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Trajets PR05

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Justificatifs PR05 1 2

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Trajets PR05

Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Saisie des frais réels – Onglet Retenues PR05

Pourcentage de la retenue : Liquidation d’un ordre de mission Retour de l’agent – Vérification des retenues PR05 Pourcentage de la retenue : non significatif Montant de la retenue : À prendre en compte Les horaires donnant droit à indemnités repas france: Entre 11h00 et 14h00 Entre 18h00 et 21h00 Horaires donnant droit à des indemnités d’hébergement: Entre 00h01 et 5h00. Seule une journée commencée à l’étranger donne droit à une IJ. A l’étranger si l’agent à pour heure de fin du déplacement une heure supérieure à 17h00, il a droit à ½ indemnité supplémentaire. Attention : La retenue du premier jour ne sert ici à rien. En effet, aucune indemnité n’est générée le premier jour. C’est pourquoi il faut toujours simuler l’état liquidatif.

Montants des justificatifs individuels. Liquidation d’un ordre de mission Simulation – Points de vérification PRF0 Montants repas : 0 à l’étranger selon décret et horaires en France Montant IJ à l’étranger Montant hébergement en France Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et de celles déjà liquidées (la dégressité se calcule par matricule). Montants des justificatifs individuels. Montant Total à rembourser à l’agent.

Liquidation d’un ordre de mission Exercice 5 min Exercice 8 Autoriser l’OM et calculer les frais de déplacements

CAS PARTICULIER: LE FORFAIT GLOBAL

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global Le forfait global est utilisé par les universités pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France). Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour l’établissement. Il est représenté par la catégorie de frais ABFO, toujours signée négativement et qui correspond à la réduction nécessaire pour rembourser la mission au forfait. NB: la gestion au forfait est ici présentée à la liquidation mais elle peut tout aussi bien être faite dés l’ordre de mission pour que l’engagement soit le plus juste possible.

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global – Vérifications à effectuer On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à l’ensemble des frais « normaux » de la mission. Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission. Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour l’établissement, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global – Analyse de la simulation PR05 Le montant à rembourser via le calcul de l’art 3 secteur public s’affiche alors dans la zone « Mnt remboursement en EUR » : dans notre cas le forfait global à attribuer est de 1000 €. Il va donc nous falloir créer une catégorie de frais « ABFO » égale à: 1000 – 1471,5 = - 471,5. NB: Si le montant du forfait global avait été inférieur à la simulation vous devez vous arrêter à cette étape (ex: si le forfait avait été de 2000 €).

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global – Catégorie ABFO PR05

Liquidation d’un ordre de mission Forfait global – Simulation et vérification du montant PR05 Si le montant à rembourser à l’agent est égal au montant du forfait global vous pouvez sauvegarder. Sinon modifiez la catégorie ABFO pour que le montant du forfait global soit correct.

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0 Etats liquidatifs : il s’agit des récapitulatifs de frais liés à la mission, soumis à l’autorisation de l’ordonnateur

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0 Une fois la variante sélectionnée, il faut indiquer la ou les missions à imprimer ou le ou les matricules pour lesquels on veut voir imprimer les états liquidatifs: Ne pas modifier

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0 Plusieurs mode de traitement existent pour cette transaction: Si vous sélectionnez ‘test’ vous aurez une édition avec la mention test en haut à droite et vous pourrez encore imprimer l’état liquidatif définitif Si vous ne sélectionnez rien (comme sur la copie d’écran), vous éditerez l’état liquidatif définitif, ce dernier ne peut être édité qu’une seule fois et ne comporte pas de mention en haut à droite. Enfin, si vous sélectionnez ‘dépl. Imprimés’ vous pourrez rééditer l’état liquidatif déjà imprimé mais celui-ci comportera la mention ‘copie’.

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0                       C A L C U L   F O R F A I T A I R E                     

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0

Liquidation d’un ordre de mission Etat liquidatif PRF0

Liquidation d’un ordre de mission Exercice 10 min Exercice 9 Edition de l’état de frais Note : Si l’on dispose d’imprimantes sur les lieux de formation, nous ferons un exercice avec impression

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05   Statut 1 Statut 2 Pictogramme Autorisation Calcul Métier Transaction Chemin demande saisie à décompter OM non validé PR05 demande acceptée OM validé AUTRE(S) --> autoriser calculé OM visé Ordo AUTRE(S) --> calculer transféré FI OM ok compta ZPRRW ouvert rejet avance compta déplacement effectué liquidation non validée dans la mission STATUT de déplacement déplacement accepté liquidation validée liquidation vidée Ordo Liquidation ok compta  ZPRRW_MIS rejet compta ZPRRW_MIS 

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 Les pictogrammes présents sur la transaction des OM (PR05) sont les suivants: Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit: Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée. Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale). Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas généré d’avance. Ce pictogramme signifie que la mission est au statut de l’OM ou de la liquidation: Statut ‘dem saisie’ ‘à calculer’, c’est le statut de l’ordre de mission avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur. Statut ‘dépl. effectué’ ‘à calculer’, c’est le statut de la liquidation avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur.

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont été générées: Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI a crée une pièce comptable d’avance. Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré des pièces comptables, analytiques et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: ) Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annulée En effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées. En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.

Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 Ce pictogramme correspond à une mission qui a été rejetée. « dépl effectué » « ouvert » si le cycle comptable de la mission a été rejeté. « Demande saisie » « ouvert » si l’avance a été rejettée. Ce pictogramme signifie que la mission a été partiellement payée (avance) ou totalement payée.

L’ORDRE DE MISSION PERMANENT CAS PARTICULIER: L’ORDRE DE MISSION PERMANENT

Ordre de mission OM Permanent L’OM permanent sert d’engagement budgétaire et de couverture juridique : On le gère de la même façon que précédemment mais en plus on met une catégorie ‘EOMP’ Engagement OM permanent qui servira pour la réservation des crédits de l’année. Lorsqu’on créera un OM relatif à cet OM permanent une catégorie de frais ROMP viendra réduire cette catégorie de frais sur l’OM permanent automatiquement Dans tous les cas le contrôle de chevauchement sera adapté pour qu’il ne tienne pas compte des OM permanents. (ce qui permettra de faire des missions aux mêmes dates) Les OM permanents sont porteurs de l ’engagement des missions à venir (missions régulières). Il sont régularisés via : Des missions de type déplacement sur OM permanent Des catégories de frais ROMP crées automatiquement. Ils ne doivent jamais être transférés en comptabilisation mais simplement autorisés.

Ordre de mission Création de l’ordre de mission permanent PR05

Ordre de mission Création de l’ordre de mission permanent PR05 Renseignez: - date de couverture de l’OM permanent Villes de couverture de l’OM permanent Créer une catégorie EOMP réservant les crédits Pour l’ensemble des missions à venir - Renseignez la ventilation des coûts. Enfin, sauvegardez votre mission.

Ordre de mission Permanent Exercice 10 min Exercice 10 Création d’un ordre de mission permanent

Ordre de mission Création d’une mission sur OM permanent PR05 Cliquer sur « nouveau »

Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent PR05 Indiquer la période du déplacement Indiquer le motif et la ville du déplacement

Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent PR05 Cliquer sur « VentilationCoûts », Indiquer la répartition et cliquer sur valider

Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent – Catégorie de frais PR05

Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent – Onglet Séjour PR05 Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée

Indiquer le numéro de l’OM permanent Ordre de mission Création de la mission sur OM permanent – Onglet Donnée complémentaire PR05 Indiquer le numéro de l’OM permanent et appuyer sur entrée

Ordre de mission Informations sur OM permanent PR05 L’OM permanent est automatiquement réduit du montant du déplacement créé

Ordre de mission Consultation de l’OM permanent PR05 La catégorie ROMP est liée au déplacement sur OM permanent via la zone Info contenant le n° de la mission

Ordre de mission Missions sur OM Permanent Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à l’OM permanent.  Ceci accélère d’autant la procédure.

Ordre de mission Permanent Exercice 15 min Exercice 11 Création une mission forfaitaire sur OM permanent

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 128

Consultations et éditions Etats missions disponibles Code transaction Nom transaction Descriptif de l'état S_AHR_61016401 Données de dépl./Cumuls dépl  Etat référençant pour les missions sélectionnées, le coût total, le montant à rembourser, les montants forfaitaires, d’avance etc.. S_AHR_61016402 Justificatifs déplacement Justificatifs de déplacement classés par déplacement  S_AHR_61016403 Justificatifs de déplacement sans données  Justificatifs de déplacement classés par déplacement mais pouvant être triés autrement.  S_AHR_61016404 Affectation des coûts déplacement  Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement  S_AHR_61018613  Affectation coûts déplacement sans données  de déplacement Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement mais pouvant être classés autrement  S_AHR_61016405 Données déplacement/Cumuls/Justificatifs/ Affectation des coûts Etat récapitulant l’ensemble des données des 5 états précédemment cités.  PTRV_PAYMENT_HISTORY  Détermination de la date de paiement FI Affichage des pièces comptables associées aux mission, permet d’analyser le stade de comptabilisation/ paiement des missions.  S_AHR_61016406 Qui est où ? Recherche par destination Etat permettant de retrouver les déplacements des agents par destination S_AHR_61016407 Recherche des justificatifs dépassant le plafond  Etat récapitulant les justificatifs dépassant le plafond fixé par établissement.

Consultations et éditions Etat de visualisation des missions sans visa pour un service S_AHR_61016405 Sélectionnez les deux codes statut ‘1’ et ‘3’ qui correspondent à ‘demande saisie’ et ‘déplacement effectué’  vous afficherez ainsi toutes les missions non autorisées par l’ordonnateur.

Consultations et éditions Etat de visualisation des missions sans visa pour un service S_AHR_61016405 Vous pouvez ensuite réduire la sélection sur un centre financier en cliquant sur Puis sur affectation des coûts > centre financier et spécifiez votre centre financier. Exécutez ensuite l’état.

Premier tableau: résumé des missions à viser: Consultations et éditions Etat de visualisation des missions sans visa pour un service S_AHR_61016405 Premier tableau: résumé des missions à viser:

Consultations et éditions Etat de visualisation des missions sans visa pour un service S_AHR_61016405 Deuxième tableau:

Troisième tableau: résumé des imputations des missions: Consultations et éditions Etat de visualisation des missions sans visa pour un service S_AHR_61016405 Troisième tableau: résumé des imputations des missions:

Consultations et éditions Démonstration 20 min Démonstration 5 Consulter/visualiser les missions par : Centre de coûts (présentation d’un état) Par agent

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 136

Missions Exercice de synthèse 35 min Exercice 12 Exercice de synthèse

Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion 138

Conclusion Conseils aux formateurs Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « statut déplacement » avant de sauvegarder une mission à la liquidation . Toujours simuler une mission avant de sauvegarder Un ordonnateur ne doit pas oublier d’autoriser un OM permanent pour que l’engagement budgétaire soit effectif. Lorsque vous êtes perdu sur une transaction cliquez sur ‘Aide’ ‘Infopak’, vous pourrez ainsi accéder aux manuels en ligne. Si quelqu’un a un problème sur la transaction des missions, demandez lui le matricule et le n° de la mission ainsi que les ventilation des coûts de sa mission, les problèmes peuvent venir d’une de ces 3 sources. Renseigner l’onglet ‘Séjour’ avec Pays et région en France, si l’établissement n’a pas opté pour un calcul forfaitaire par défaut.