La gestion et le suivi financier de l’association

Déroulement et contenus  Séquence 1 : 25/11/2014 Théorie : obligations légales, définitions générales et spécificités associatives Pratique : 1ère écritures, plan comptable et règles d’enregistrement  Séquence 2 : Théorie : l’information comptable, son organisation et son suivi Pratique : savoir le lire un compte de résultat et de bilan  Séquence 3 : Théorie : les différents types de ressources et l’anticipation des besoins financiers Pratique : établir un budget prévisionnel en charges et en produits  Séquence 4 : Présentation d’outils (comptabilité et gestion) retour sur les pratiques / incompréhensions / aller + loin

Programme Tour de table : présentation et attentes Obligations légales Vos pratiques, représentations et expériences Eléments de définition : compta / gestion Fin de session 20h30

Tour de table

4 séquences de travail en groupe L’ALDESS Formateur(s) Ludovic LEGENDRE – chargé de mission DLA François CATTIN – expert comptable 4 séquences de travail en groupe Principe de formation active / collective / appliquée Principe de confidentialité au sein du groupe Principe de financement Fixer les prochaines dates ensemble Participants Nom Prénom / Projet ou Association /Attentes vis-à-vis de la formation

Obligations légales en comptabilité

Obligations légales La loi de 1901 Les statuts de votre association N’édicte aucune règle en matière comptable (à l’exception des congrégations religieuses) Les statuts de votre association Constitue le socle fondamental des règles organisant la vie associative Vos statuts comportent-ils des règles en matières de comptabilité et/ou des gestion ? Comporte le plus souvent une phrase type : « le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée » Pourquoi cette mention ? - Contraint les responsables à rendre compte de la situation financière de l’association - Permet la transparence de la situation financière vis-à-vis de associés - Permet aux associés d’apprécier la situation financière en vue de l’approbation des comptes et de l’affectation du résultat

Obligations légales Autres obligations 1/2 Les obligations légales varient selon 4 éléments : La nature de l’activité Fondations et fonds de dotation Associations qui ont une activité lucrative Associations qui émettent des valeurs mobilières La taille de l’association Associations dépassant 2 des 3 seuils suivants : + de 50 salariés + de 3 100 000 € de ressources + de 1 550 000 € au total du bilan L’environnement réglementaire Associations reconnues d’utilité publique AI, ACI, associations de services aux personnes… Le mode de financement Associations subventionnées pour plus de 153 000 € / an Obligations de publication au JO des comptes annuels

Obligations légales Autres obligations 2/2 Code général des collectivités territoriales - Toutes associations ayant reçu une subvention est tenue de fournir une copie certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l’exercice écoulé - Les communes de + de 3 500 hab., les Départements et Régions doivent tenir à la disposition du public le bilan conforme des associations dont le financement dépasse 75 000 € ou représente plus de 50% de leur budget (avec un seuil minimum de 53 000 €) Les obligations comptables sont régies par les règlements du Comité de la Réglementation Comptable n°99-03 (plan comptable) et n°99-01 (modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations)

Par contre, c’est la forme et l’organisation de cette comptabilité qui Synthèse La comptabilité : une obligation ? - En aucun cas, une association ne doit se sentir dégagée de la responsabilité de tenir une comptabilité. La tenue d’une comptabilité est nécessaire même si l’association n’y est pas soumise en application d’un texte spécifique. - La responsabilité des dirigeants (de droit ou de fait) en matière comptable peut être mise en cause, notamment sur les points suivants : - Être condamnés à supporter tout ou partie du passif en cas de faute de gestion (notamment lors de procédure collective) - Tenue d’une comptabilité fictive, disparition de documents comptables, non respect des règles légales, comptabilité incomplète, irrégulière voire absente Par contre, c’est la forme et l’organisation de cette comptabilité qui peuvent rester libre.

Et vous alors ? Vos représentations et vos expériences Mots Jetés Comment cela se passe dans votre association ? Quelles sont vos pratiques ? Mots Jetés Tous les mots, outils, idées… qui vous passent par la tête en lien avec la comptabilité et/ou la gestion

Eléments de définition : compta / gestion

Eléments de définition générale La comptabilité : définition générale - La comptabilité est un système d’organisation financière - La comptabilité doit permettre de saisir, classer et enregistrer des données de base chiffrées Elle enregistre les transactions de l’organisation avec son environnement (partenaires, usagers, bénéficiaires) dans le but d’établir les comptes sociaux. Ces documents répondent au besoin d’information de l’organisation et de ses membres

Eléments de définition générale Les principes comptables Pour garantir la qualité et la compréhension de l’information, toute comptabilité implique de respecter les principes suivants : - Image fidèle, comparabilité, continuité d’exploitation - Régularité et sincérité - Prudence - Permanence des méthodes et comparabilité des comptes annuels

Eléments de définition générale La gestion : définition générale - La gestion est un ensemble d’outils d’aide à la prise de décision (choix des investissements, des modes de financement…) - La gestion produit les informations nécessaires à l’anticipation et au pilotage de l’association et de ses activités - La gestion permet d’établir un diagnostic économique de l’organisation (ou d’une de ses activités) dans l’objectif d’apprécier sa viabilité ou son état de réalisation et donc corriger les projections En bref Si la comptabilité est l’enregistrement des flux financiers, la gestion en est l’anticipation. Ces deux fonctions sont complémentaires. L’information enregistrée par la comptabilité permet de vérifier les projections et de les ajuster (outils de gestion).

La différence des 2 constituant un bénéfice ou une perte. La compta c’est quoi ? La comptabilité simple Les associations non soumises à l’obligation de produire des comptes annuels disposent d’une certaine liberté dans l’organisation de leur comptabilité. Elles peuvent se limiter à enregistrer les recettes et les dépenses - On parle dans ce cas d’un suivi des comptes de trésorerie - Un simple cahier ou fichier Excel peut suffire Dans ce système, on se contente d’enregistrer les recettes et dépenses effectives. La différence des 2 constituant un bénéfice ou une perte. Elle ne permet pas d’apprécier la situation réelle d’une organisation puisqu’elle évacue certains éléments (dettes, créances et patrimoine). Elle peut également avoir un décalage temporel (ex : une vente réalisée en 2011 et payée en 2012, sera enregistrée dans la comptabilité 2012)

La compta c’est quoi ? La comptabilité d’engagement (ou en partie double) Toutes associations soumises à l’obligation de produire des comptes annuels sont contraintes d’adopter ce système d’enregistrement comptable. Ici, on ne parle plus de « recettes / dépenses » mais de « produits / charges ». - Les charges et produits sont enregistrés à la date où ils sont constatés, par exemple : A réception d’une notification de subvention (alors que l’argent n’est pas « réellement » sur le compte) A réception d’une facture de téléphone (alors que celle-ci n’est pas « réellement » débitée du compte) - Cette comptabilité repose sur une technique consistant à enregistrer chaque opération 2 fois Une écriture au CREDIT d’un compte La somme sera toujours nulle. Le compte est alors dit soldé Une écriture au DEBIT d’un compte Avec ce système, ce sont tous les engagements donnés ou reçus par l’association qui sont enregistrés. Il permet le suivi des dettes auprès des fournisseurs et des créances auprès des tiers. Plus complexe, la comptabilité d’engagement nécessite des connaissances et l’acquisition d’un logiciel de comptabilité

Les deux se complètent et sont généralement établies conjointement La compta c’est quoi ? Comptabilité générale VS comptabilité analytique La comptabilité générale fonctionne par NATURE - Il existe donc un compte pour chaque « type » de charges et de produits - Elle est obligatoire pour toutes organisations ayant une activité lucrative (et pour certaines associations selon les règles précédemment expliquées) La comptabilité analytique fonctionne par FINALITES - Il existe donc un « poste » pour chaque « activité » (ou chaque financeur) La comptabilité analytique réunira toutes les charges et tous les produits directement ou indirectement liés à une activité précise - Elle n’est pas obligatoire mais s’avère utile pour apprécier « la rentabilité » d’un produit ou service ou rendre compte d’une action à un financeur. Les deux se complètent et sont généralement établies conjointement

Et la gestion alors ? La gestion : définition générale - Contrairement à la comptabilité, la gestion ne revêt aucun caractère obligatoire. - Elle est néanmoins plus que fortement conseillée, dès lors que des flux financiers importants ou des subventions circulent dans l’organisation Anticiper Piloter Décider Les évolutions nécessaires ou souhaitées Assurer un suivi budgétaire et ajuster les prévision Mettre en place une politique d’investissement

Plan Comptable Les classes de comptes 1 : Capitaux 2 : Immobilisations 3 : Stocks et en-cours 4 : Tiers 5 : Financiers Comptes de Bilan 6 : Charges 7 : Produits Comptes de Résultat ou exploitation 8 : Spéciaux Spécificités associatives

Plan Comptable Spécificité associatives 1/2  Les subventions de Fonctionnement et conventions d’Investissement Affectation conforme à l’objet Emploi des fonds justifiable d’Équilibre  Fonds Dédiés Produits liés à une subvention qui n’a pas été utilisée en totalité Charge : engagement à réaliser (6894) Passif : Fonds dédiés (194)  Charges et produits constatés d’avance Attention aux produits de subvention constatés d’avance

Plan Comptable Spécificité associatives 2/2  Apport avec ou sans droit de reprise Ressources ou biens utiles au fonctionnement de l’association qui sera repris en fin de contrat ou à la dissolution Passif : compte 1034 A distinguer du Don & de l’apport sans droit de reprise  Contributions Volontaires en Nature travail, biens ou autres services fournis à titre gratuit Débit caractère significatif méthode d’enregistrement fiable Crédit

Un peu de pratique ! Cas pratique Jour 1 Consignes - Une association créée en septembre 2010 - Premières dépenses et demandes de subvention - Préparation des supports (terrain) d’activités Consignes - Enregistrer les premières écritures comptables - Présenter et mettre à jour le grand livre comptable 2010 - Etablir la balance des comptes

La gestion et le suivi financier de l’association

Programme Quelle organisation de l’information ? Les documents financiers Cas pratique jour 2 Qui fait quoi ? Fin de session 17h30

Quelle organisation de l’information

Quelle organisation de l’information ? Les pièces comptables Toutes opérations enregistrées en comptabilité nécessitent une pièce justificative. Celles-ci sont de différentes nature : Facture (d’achat ou de vente), contrat de prestation Relevés de banque, souche de chéquiers, ticket de CB, avis de virement ou de prélèvement Fiche de paie, bordereaux de déclaration des données sociales, DADS Notification d’attribution de subvention, convention de financement Une opération comptable sans pièce justificative ne peut être enregistrée. Il est donc nécessaire d’organiser a minima le classement de ces informations

Quelle organisation de l’information ? Le classement des pièces Comment est organisée cette information dans votre association ? Un simple classeur en double partie peut suffire (entrée / sortie) Le classement peut être organisé par date de réception/émission ou nature de dépenses (achats, salaires,… selon le PCG) Un classement pour quoi faire ? Centraliser l’information et la rendre accessible Quelle codification adoptée ? Celle qui vous semble la plus adéquate, notamment en fonction du volume de pièces Ex : facture X-12 / facture EDF-01-12 /… Il n’y a pas UNE méthode de classement, l’important est de conserver la même (au moins le temps d’un exercice comptable)

Quelle organisation de l’information ? Le classement des pièces comme outils de suivi Pour aller plus loin, le classement peut également permettre un suivi des factures en attente de règlement Le classement comporte alors a minima 4 parties : Factures émises acquittées - Factures reçues acquittées Factures émises en attente de règlement - Factures reçues à régler Le classement est alors plus dynamique est permet un suivi-gestion des règlements (créances et dettes). ATTENTION : l’information comptable est à conserver 10 ans (peut être étendu notamment en cas de fonds européen)

Documents Financiers : Compte de résultat Compte de bilan Annexes

Présentation générale du compte de résultat Le compte de résultat ou compte d’exploitation  Regroupe toutes les charges (comptes 6) et tous les produits (comptes 7) générés par l’activité au cours de l’exercice comptable (généralement du 01/01/N au 31/12/N)  Il permet de déterminer le résultat de l’exercice (excédent ou perte) Remarque : ce résultat prend également en compte les charges ne générant pas de sortie de trésorerie : les amortissements, les dépréciations et les provisions  Il se compose des  charges et produits d’exploitation  charges et produits financiers  charges et produits exceptionnels

Présentation générale du bilan Le bilan  Bilan = photographie du patrimoine d’une organisation à un instant T (généralement au 31/12)  Le bilan se compose  Actif (gauche du bilan), ce sont les biens que possède l’association (mobiliers, immobiliers, trésorerie, créances)  Passif (droite du bilan), ce sont les ressources internes et externes mobilisées pour financer ces biens  Lire un bilan  c’est un indicateur de solidité de l’organisation  il permet de calculer le besoin de financement et d’investissement  il permet la GESTION DU CYCLE D’EXPLOITATION / INVESTISSEMENT

Présentation générale du bilan Actif Passif  immobilisations corporelles (bâtiment, mobilier, matériel), incorporelles (principalement logiciel) et financière Actif immobilisé Fonds associatifs  apports durable de l’association (résultats, apports, subvention investissement…) Compte 1 Compte 2 Provision pour risque et charges Fonds dédiés  stock de marchandises ou de matières premières Dettes Actif circulant Compte 4 au crédit  Tout ce que doit l’association Compte 3  Créances clients / subventions à recevoir Compte 1  Emprunts Compte 4 au débit  factures et cotisations sociales à régler, découvert bancaire  Disponibilités (caisse et banque) Compte 5 au crédit Compte 5 au débit

Documents Financiers Annexes  Règles et méthodes comptable Notamment en cas de changement  Complément d’information relatifs au bilan et compte de résultat Actif Immobilisé et amortissements Charges à payer Etat des créances Produits constatés d’avances Produits à recevoir Ventilation des produits Charges constatées d’avance Ventilation des subventions Etat des provisions Tableau de suivi des Fonds Dédiés Etat des dettes Contrat à long terme  Autres éléments d’information Effectif Salarié Moyen Rémunération des dirigeants

Lier et lire les documents financiers Bilan & Compte de résultat Bilan Compte de résultat Une charge est un appauvrissement sous forme de diminution d’actifs (sortie de trésorerie) ou d’augmentation du passif (dettes)  Actif  Passif  Produits  Charges Classe 2 Classe 1 Classe 7 Classe 6 Classe 3 Classe 4 Facture à encaisser Dettes à payer Classe 4 Classe 5 Un produit est un enrichissement sous forme d’augmentation d’actifs (entrée de trésorerie et créances) Résultat

Qui fait quoi ?

Qui ? / Pourquoi ? Les parties prenantes du projet associatif Rôle  Les associés… (adhérents, salariés)  Pilotage / Contrôle  Les partenaires… (banque…, financeurs)  Evaluation  Les citoyens… (argent public)  Transparence Une gestion désintéressée Un degré d’exigence différent selon votre projet

Les Fonctions clés Production Pilotage Contrôle  Collecte des informations et organisation  Trésorier Direction / Equipe C'est le responsable de la politique financière définie par la direction de l'association.  Comptable Secrétaire / Comptable  Expert Comptable  CA / Equipe Contrôle  Contrôleur / vérificateur  Commissaire aux comptes

Les Associés Obligation ? Décision Pilotage Exécution Evaluation  Les comptes en assemblée générale (statuts) Préparation (technique interne / expert comptable… bénévole et prof) Approbation par le CA (qui… analyse… débat… décision) Commissaire aux comptes (selon les financement publics… / obligation statutaire) Présentation en AG (pédagogie, analyse / graphiques, données chiffrées) Approbation en AG Publication des comptes JO Décision Pilotage  CA / Salariées Exécution Budget prévisionnel Gestion quotidienne (règlement, encaissement, demande de subvention, gestion des comptes…) Suivi / rendre des comptes Analyse financière Le tableau de bord est un outil de pilotage et « d’alerte » Evaluation

Circulation de l’info Les associés Les citoyens Les partenaires La direction  Le Bureau / Trésorier  Expert Comptable L’équipe  Le CA Les chargés de Mission  Les Commissions  Commissaire aux comptes  L’AG Les citoyens Les partenaires  Financeurs (Publics / Privés)  Les investisseurs (banque & banque solidaire)  Partenaires techniques  Fédérations

Un peu de pratique !

Programme Cas pratique jour 3 Parlons ressources Faire face aux besoins de trésorerie Renforcer les fonds propres associatifs Fin de session 17h30

Un peu de pratique ! La budgétisation

Les différents types de ressources

Les ressources financières 4 types de ressources  Les ressources propres  Cotisations, droits d’entrée et dons  Vente de prestations, de produits ou services  Les apports avec ou sans droit de reprise  Les ressources publiques  fonds provenant de l’Etat, des collectivités territoriales et locales  Les ressources privées  fonds provenant de fondations, d’entreprises (mécénat et/ou parrainage) ou encore d’autres associations  Les apports non monétaires  Valorisation du bénévolat et des mises à disposition (locaux, matériels, personnels)  Certaines formes de mécénat

Ressources non monétaires Les ressources associatives 4 grands types de ressources Ressources propres Ressources Privées Ressources non monétaires Ressources Publiques

Les ressources associatives Dans votre association, quelles ressources sont mobilisées / envisagées ?  5-10 minutes  Tableau « les différents types de ressources »  Lister l’ensemble des ressources mobilisées / envisagées dans votre association / projet  Une ressource par post-it  Reporter chaque ressources identifiées sur les post-it et les placer au tableau Classement des ressources ensemble  Echange collectif Des ressources pour quoi faire ?  A quoi servent ces ressources ?

Les ressources associatives Des ressources pour un projet ou des projets Relance ? Besoins Contexte Objectifs Opportunités Évaluation Projet associatif  Stratégie = Définition des moyens pour atteindre les buts Conception Réalisation

Parlons finances publiques ! Pourquoi ce travail ? Ecrire aussi pour financer le projet Etre financé, par qui ? Et Pourquoi? 2 types de financement possible (au-delà des prestations et recettes d’évènement)  Financement public (Etat, Région, Département, EPCI, Communes)  Financement privé (Fondation, Mécénat, Sponsoring) 3 types d’intervention dans le financement  Financement de l’investissement  Financement action et emploi  Financement du fonctionnement

Comment s’y retrouver Quelques questions à se poser Echange collectif Quelles sont les compétences (champ d’intervention) de votre interlocuteur ?  Service déconcentré / décentralisé (collectivités)  Objet et champ d’intervention (pour une fondation) Votre projet est-il éligible dans un programme de subvention ?  thème du projet / cadre dans lequel il se déroule Que finance ce programme ?  Plafond d’intervention / co-financement / types de dépenses Quelles sont les exigences de formes et de fonds ?  Type de dossier / éléments administratifs / agrément Echange collectif

Faire face aux besoins de trésorerie et investir

besoins de trésorerie et investissement Retour sur la lecture du bilan comptable La notion de fonds associatifs Les besoins de financement d’une association Retraitement du bilan comptable Notions de fonds de roulement et de besoin en fonds de roulement Et pourquoi tout ce travail ? Comment renforcer ses fonds associatifs ?

La notion de fonds associatifs Les fonds associatifs  Ils sont composés d’un ensemble de ressources que nous avons déjà listé  Les résultats excédentaires placés en réserves Les fonds propres  Les apports sans droit de reprise  Les apports avec droit de reprise  subventions d’investissement  Provisions pour risques et charges  Fonds dédiés Rôles des fonds associatifs  Financer des investissement, une politique salariale (avantages, salaires, formations…)  Faire face à l’imprévu (baisse de subvention, perte d’un client…)  Anticiper les fins d’aides aux emplois  Pouvoir lancer de nouveaux projets  Faciliter la mobilisation de ressources complémentaires (effets de levier) : emprunts, financements publics et privés, finance solidaire

Les besoins en financement Ses investissements (le cycle investissement)  Assurer sa pérennité  Acheter un bien durable  Développer un nouveau projet  Renouveler du matériel  matériels  immatériels  terrains, locaux, matériel informatique, installations techniques, les véhicules…  brevets, frais de recherche, logiciels…

= cycle d’exploitation (qui dure de quelques semaines à quelques mois) Les besoins en financement Sa gestion quotidienne (le cycle d’exploitation)  Les activités d’une association entraîne des mouvements financiers avec des rythmes et des délais particuliers  Les salaires (payés tous les mois et sans délai)  Les charges sociales (payées au trimestre ou au mois en cas de CEA)  Des stocks pour les matières 1ère ou les marchandises doivent être constitués pour l’activité (il peut s’agir, en équivalence, de temps de conception d’une offre de service)  Les règlements des fournisseurs et des client peuvent être immédiat ou différés (paiement en fin de mois, avec délai de 30 jours…)  Les subventions qui souvent ne sont versées qu’au bout de plusieurs mois, voire lorsque les fonds sont déjà gagés = cycle d’exploitation (qui dure de quelques semaines à quelques mois)

Exemple de cycle d’exploitation  Paiement client / subvention  commande clients  Livraison / facturation  Etude de faisabilité, prospection « commerciale »  Réalisation de l’activité / production  Délai de paiement du client / usagers / financeurs  Conception de l’offre de services / stockage  Délai de paiement fournisseur / coût réalisation de l’activité  Décalage de trésorerie =Besoin en fonds de roulement  paiement fournisseur / temps de conception / salaire  commande fournisseur / temps de conception

Un peu de vocabulaire La trésorerie  Elle se compose du contenu des comptes courants, des placements, des découverts bancaires et facilités de caisse (autorisation de découvert)  Elle peut être soit POSITIVE soit NEGATIVE La notion de besoins et de ressources  Ce sont les « financeurs » de l’association qui créent des BESOINS (usagers, clients, collectivités locales…)  Ce sont les « fournisseurs » de l’association qui créent des RESSOURCES (fournisseurs proprement dit, salariés, organismes sociaux…)  BESOINS et RESSOURCES sont soit STABLES soit CIRCULANTS

Retraitement du bilan BESOINS RESSOURCES Fonds associatifs Fonds propres et autres fonds associatifs Actif immobilisé (immobilisation) EXIGIBILIITE Dettes à moyen/long terme Besoins stables LIQUIDITE Ressources stables Emprunts Provision pour risque et charges Fonds dédiés Actif circulant Dettes à court terme Stock et créances clients Fournisseurs, dettes sociales… Ressources circulantes Besoins circulants Trésorerie positive Trésorerie négative découvert en banque

Un peu de vocabulaire Le fonds de roulement  C’est la différence entre les ressources stables de l’association (ses fonds propres et ses dettes financières à moyen/long terme) et les besoins stables (ses immobilisations)  ressources stables – besoins stables = fonds de roulement (FR)  fonds de roulement > 0 : les ressources stables de l’association couvrent les besoins durable. Le cycle d’investissement est assuré  fonds de roulement < 0 : les besoins stables de l’association (ses investissement) sont couvert par des ressources circulantes. Le cycle d’investissement n’est pas assuré. Et cela peut constituer un risque. C’est le cas de la plupart des associations

Un peu de vocabulaire Le besoin en fonds de roulement Remarque  C’est la différence entre l’actif circulant de l’association (ses créances clients et financeurs, ses stocks) et les dettes à court terme (fournisseurs, sociales et fiscales)  actif circulant – dettes court terme = besoin en fonds de roulement (BFR)  fonds de roulement > BFR : l’association est dans une situation financière saine. Elle dispose d’un excédent de ressources qui alimente la trésorerie  fonds de roulement < BFR : l’association devra empruntée pour faire face à ses besoins de trésorerie. C’est le cas de la plupart des associations Remarque  Fonds de Roulement – Besoin en Fonds de Roulement = TRESORERIE

Et pourquoi tout ce travail ? Application  Calculons le fonds de roulement et le besoin en fonds de roulement de notre cas pratique Comment renforcer ses fonds associatifs  Constituer des réserves (par la mise en réserve des excédents dégagés)  Solliciter systématiquement des subventions d’investissement  Désinvestir, lorsqu’on dispose de biens  Tout cela demeure complexe pour nombres d’associations  Bénéficier d’apports en fonds associatifs par des tiers  Les apports avec ou sans droit de reprise  Les différents dispositifs de la finance solidaire (contrat d’apport associatif, prêts participatifs, cigales, fonds de dotation…)

A chacun son cycle ! Choix d’une solution de financement  Cerner le profil de votre cycle d’exploitation (BFR)  Chaque association à un cycle d’exploitation qui lui est propre et qui dépend de la nature de ses activités, ses modes de financements, son organisation…  Quelques profils types  BFR stable tout au long de l’année  cycle d’exploitation marqué par les saisons (centre de loisirs)  cycle d’exploitation calqué sur les rythmes scolaires  cycle d’exploitation à forte dépendance des subventions (renvoie à la gestion des conventions et versements de subvention)  absence de besoins financiers (associations bénévoles)  Très fort besoins financiers ponctuels (associations du spectacles vivants)

Programme jour 4 Retour sur les difficultés rencontrées La valorisation des contributions volontaires La facturation Cas pratique : le jardin des bennes Fin de session 17h30

Programme jour 5 La clôture des comptes Exercice : le retraitement du bilan (rappel) La budgétisation : éléments théoriques Autres outils de gestion prévisionnelle Cas pratique : le budget 2013 Fin de session 17h30

La clôture des comptes annuels Principe d’indépendance des exercices Les opérations d’inventaire Amortissement des immobilisations Valorisation des stocks

Indicateurs financiers Rappel  Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR)  C’est la différence entre l’actif circulant de l’association (ses créances clients et financeurs, ses stocks) et les dettes à court terme (fournisseurs, sociales et fiscales)  actif circulant – dettes court terme = besoin en fonds de roulement (BFR)  Le Fonds de Roulement (FR)  différence entre les ressources stables de l’association (ses fonds propres et ses dettes financières à moyen/long terme) et les besoins stables (ses immobilisations)  ressources stables – besoins stables = fonds de roulement (FR)  La trésorerie  Fonds de Roulement – Besoin en Fonds de Roulement = TRESORERIE

Retraitement du bilan BESOINS RESSOURCES Fonds associatifs Fonds propres et autres fonds associatifs Actif immobilisé (immobilisation) EXIGIBILIITE Dettes à moyen/long terme LIQUIDITE Ressources stables Besoins stables Emprunts Provision pour risque et charges Fonds dédiés Actif circulant Dettes à court terme Besoins circulants Stock et créances clients Fournisseurs, dettes sociales… Ressources circulantes Trésorerie positive Trésorerie négative découvert en banque

Le retraitement du bilan Exercice pratique Exercice pratique  Sur base du bilan distribué, calculez :  Le BFR  Le FR  Vérifiez vos calculs en retrouvant la trésorerie Corrections Analyse des indicateurs calculés  BFR > 0  les ressources stables de l’association couvrent les besoins durable. Le cycle d’investissement est assuré  FR > BFR  l’association est dans une situation financière saine. Elle dispose d’un excédent de ressources qui alimente la trésorerie

La budgétisation : théorie Qu’est ce qu’un budget ?  Un compte de résultats à N+1  Une projection comptable de l’activité de l’association  C’est la traduction chiffrée du plan d’action de l’association et de la stratégie décidée par les instances dirigeantes  ATTENTION : il n’y a pas 1 mais DES budgets  Toujours bâtir différents scénarios (a minima 2)  Hypothèse haute / optimiste  Hypothèse médiane / réaliste  Hypothèse basse / pessimiste  selon le degré de certitude sur l’obtention de financements, les perspectives de ventes, des opportunités internes et externes ou encore du potentiel des pistes suivies

La budgétisation : théorie Un budget pour quoi faire ?  Un outils d’aide à la décision  Chiffrer l’incidence de la création d’un emploi  Estimer l’opportunité d’un développement  Anticiper les marges de manœuvre de l’association  Un outils évolutif  Un budget n’est pas définitif  Ajuster les projections au fur et à mesure  Affiner la représentation financière la « feuille de route » de l’association  Un outils de suivi et de contrôle  Evaluer les écarts entre prévision et réalisation  Adapter les réalisations en fonction des imprévus (décalage dans le temps, dépenses/recettes imprévues, mésestimation d’un coût…)

La budgétisation : théorie Construction d’un budget  clarté du projet associatif  déclinaison opérationnelle (action)  objectifs fixés par l’association pour l’année  Budget de l’association OU budget d’action ?  Les modes de financement publics  La nature de vos activités  Ce que vous souhaitez évaluer  Attention à la cohérence d’ensemble de vos budgets

La budgétisation : théorie Lister les charges  Rappel : charges directes / indirectes  La répartition des charges indirectes  Comment choisir un mode de répartition ? Evaluer ses produits  Ressources publiques  En fonction du degré de certitude (renouvellement de convention, accord de principe, 1er contact…)  Type de subvention, nature du conventionnement  Ressources propres  Comment les évaluer ?  Les budgets sont certes hypothétiques mais ils doivent s’appuyer sur un travail de repérage, un recueil et une analyse d’informations fiables.

Moyens (humains, techniques, matérielles…) La budgétisation : pratique Exercice  Travailler sur les budgets de vos associations  Budget d’association ou d’action ? Objectifs Actions Moyens (humains, techniques, matérielles…) Ressources Coût

Autres outils de gestion prévisionnelle Le plan de financement  Les besoins en investissement de l’association sont-ils couverts ?  Permet de vérifier l’équilibre financier de l’association  C’est un outils de négociation auprès des banques et des éventuelles subventions d’investissement Le plan de trésorerie  Tableau périodique des encaissements et décaissements  Permet d’identifier les éventuelles insuffisance de trésorerie  C’est un outils de relation avec le banquier  Evaluer la viabilité économique et financière de son projet