1 Pyrène conseil Prenez de la hauteur avec vos données

2 Plan de la formation Objectif –Comprendre le fonctionnement d’ACCESS –Établir des requêtes Base d’application : –Base_Formation : ensemble des formations saisies en 2006 –Des exercices sur chaque type de requête Déroulé –un aperçu de toutes les possibilités –Application concrète sur vos problématiques

Access : bref aperçu

4 Access ACCESS est un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles. La particularité des Bases de Données Relationnelles est de pouvoir mettre en relation des fichiers (appelés ici Tables) différents en établissant des liens entre eux. Une Base de Donnée Access est composée de différents types d'objets ayant chacun une fonction propre.

5 Les tables Les tables comporte des données relatives à une catégorie d’informations. Elle est composée de champs (colonnes) et d’enregistrements (lignes) Clef primaire –Une table doit comporter au moins un champ qui identifie de manière unique chaque enregistrement. Ce champ s'appelle la clé primaire (souvent un code ou un numéro, propre à chaque enregistrement). La clef primaire est l’un des champs particuliers d’une table choisi comme moyen d’établir des relations entre deux tables –Cas particulier : une variable de type “numéroauto” permet d’obtenir un numéro unique par enregistrement Une table peut être “liée”, c’est-à-dire existante dans un autre format (autre base ACCESS ou autre) Exemple : code stage pour les tables formation, stagiaire et client

6 Les requêtes Une Requête est considérée comme une interrogation posée à la Base de Données. Le résultat de la requête se présente comme une table, en lignes et en colonnes, composée des seuls enregistrements répondant à la question posée. On peut considérer une requête comme une table spécifique (mise à jour dynamique en fonction des tables qui la compose)

7 Les Formulaires Un Formulaire est un format d'écran destiné à rendre plus agréable la consultation, la saisie ou la modification des données d'une table. Il facilite également le contrôle des informations saisies par l'utilisateur. Un Formulaire peut également être basé sur une requête.

Les états Un Etat est utilisé pour définir le format selon lequel les données de la table seront imprimées. Un Etat peut également être basé sur une requête. L’état permet de présenter des rapports de synthèse

Les Pages Un objet Page permet la création de pages Web accessibles par Internet ou sous un Intranet. Comme les Formulaires, les Pages sont des formats d'écran autour des données provenant d'une table ou d'une requête.

Les Macros Une Macro est une suite d'instructions permettant d'automatiser l'exécution d'une suite d'actions répétitives

Les Modules Un Module est un programme rédigé dans le langage Visual Basic. On utilisera un Module pour solutionner un problème trop complexe pour les macros

Les Groupes Ils sont assimilables aux dossiers de Windows et contiennent des raccourcis vers les objets de la Base de Données. Ils sont accessibles à partir de la barre Groupes située à gauche de la fenêtre Base de Données.

Exercices Regarder les différentes objets dans la base Base_Formation

Les requêtes

Création d’une requête Pour créer une nouvelle requête –Dans la fenêtre principale d'Access, cliquez sur l'onglet "Requêtes", puis sur le bouton « Nouveau ». Access nous propose 5 façons de créer une requête : –Mode création: nous allons créer la requête de A à Z par nous-mêmes –Assistant de Requête simple: Crée une requête simple sur une ou plusieurs tables, on pourra, dans cette requête simple, faire des calculs, des regroupements. – Assistant de Requête d'analyse croisée: Aide à la création d'une requête d'analyse croisée –Assistant de Requête trouver les doublons: Localise les enregistrements doublons dans une table ou une requête. –Assistant de Requête de non- correspondance: Localise les enregistrements d'une table auxquels ne correspond aucun autre enregistrement d'une autre table. On peut, par exemple, utiliser un tel type de requête pour localiser les formations qui n'ont pas de stagiaires.

Requête sur une table

Choix des tables Nous choisissons ici la ou les tables sur lesquelles vont porter la requête. Cliquer sur "Ajouter", À la fin cliquer sur "Fermer". Notez qu'on peut aussi faire porter la requête sur le résultat d'une autre requête, dans ce cas, on choisira la requête dans l'onglet "Requête". La ou les tables vont s’afficher dans la partie haute de l’écran de mise en place des requêtes Choix de la table (on peut aussi créer une requête à partir d’une requête dans l’onglet requête)

Choix des variables On choisit les champs qui existeront en sortie de la requête, soit à partir de la ligne champ, soit en les faisant glisser avec la souris à partir de la table Application : créer une requête simple que vous nommerez « liste des stages » à partir de la table 1_formation en choisissant les champs code_stage, branche, stage_intitulé, domaine et sous_domaine On peut renommer le nom de la colonne en sortie –« Salaire : totsalaire » permet d’avoir une colonne nommée salaire qui contient la valeur de totsalaire  on peut mettre en forme la requête pour une exploitation ultérieure

Modification d’une requête Modification –Choix de la requête  choisissez la requête liste des stages –Cliquer sur «Modifier» –Fenêtre de modification des champs de la requête Application –Ajouter date_debut_stage et date_fin_stage dans la requête « liste des stages »

Les critères Définir un critère  dans la grille, se positionner dans la cellule critères du champ concerné –Saisie directe : saisir le critère et valider –Générateur d’expression : cliquer sur l’icône créer pour appeler le générateur d’expression. Cela permet d’utiliser les fonctions et les opérateurs disponibles sous Acces Application : branche = « expectra »

Les différents opérateurs Différents opérateurs sont à disposition, qui fonctionne avec les variables numériques ou caractères Cas particuliers –Date : exprimée sous la forme #jj/mm/aa# –* remplace n’importe quelle chaîne de caractères –? Remplace un caractère Note : « maj » F2 permet d’avoir un écran de saisie plus aisé

Applications Différents cas sur la requête « liste des stages » –Choix de date –Choix d’intitulés –Etc…

Requête à plusieurs critères Sur une même ligne, cela correspond à la condition « ET » Sur des lignes différentes, cela correspond à la condition « OU » entre les différentes lignes application –Stage expectra et dans les six premiers mois –Stage avec remboursement forfaitaire ou dans les six derniers mois –Stage contenant « caces » et domaine avec une valeur (pas null)

Requête paramétrée Requête qui permet de poser une question à l’utilisateur –Le critère est encadré par [ ] –L’utilisateur doit fournir la valeur Remarque –Tous les opérateurs peuvent être utilisés Application : tous les stages entre deux dates entrées par l’utilisateur

Les regroupements Basé sur une requête, l’activation de cette fonction permet de bâtir des statistiques Application : mettre en place une requête qui compte le nombre de formations par branche Application 2 : la même chose, avec la somme des coûts totaux

Les requêtes multitables Les requêtes, jusqu’à présent sur une seule table, peuvent être déclinées sur plusieurs tables (ajouter table pour une requête) Deux cas pour plusieurs tables –Un lien « naturel » existe entre les tables. Exemple : les formations et les stagiaires sont liés par le code stage –Aucun lien : on obtient l’ensemble des combinaisons possibles : exemple croisement BRANCHE – CAT_ACTION_FORMATION On peut créer des liens pour les tables par l’outil relation  application lien formation – stagiaires

Les requêtes multitables Cas particulier : les liens 1 à plusieurs –Exemple : une formation peut avoir de 0 à n stagiaires  comment obtenir toutes les formations, qu’elle ait 0 ou plusieurs stagiaires

Les autres types de requêtes Six types de requêtes –Requête simple –Analyse croisée –Création de table –Mise à jour –Ajout d’enregistrements –Suppression d’enregistrements

Analyse croisée Permet de constituer un tableau croisé (presque équivalent au tableau croisé sous Excel) L’aide de création permet une mise en place aisée Application – par domaine (ligne) et branche (colonne), nombre de stage et coût total

Création de table Le résultat de la requête est transformé en table « statique » Application –liste des intitulés, domaines et sous domaines avec le nombre de stages dans une table « liste intitulé » –Somme des coûts totaux par branches –Pour les intitulés sans domaine de la table « liste intitulé’, mettre un domaine (autres ou explicite)

Mise à jour La requête permet de mettre à jour une données en fonction des critères La valeur d’un champ peut être remplacé par une valeur ou une fonction sur l’ensemble des enregistrements sélectionnées Application –Changer le nom du gestionnaire –Remplacer Totcharges par TotSalaire*1.1*0.408 –Utiliser la table de correspondance »liste intitulé » pour mettre à jour le domaine

Ajout d’enregistrements Permet à une requête d’ajouter des enregistrements à une autre table Application –Lier dans la base les différentes tables formations branches –Ajouter les tables branches à une table compilation

Suppression d’enregistrements Permet à une requête de supprimer des enregistrements à une table en fonction de différentes conditions Application –Ôter les formations annulé de la base compilation (note : noter que les stagiaires liés à la formation sont aussi effacés grâce à la mise en place de l’intégrité référentielle)

Application complexe Les exemples dans les bases vos interrogations

Gestion des clients Des clients sont saisis qui n’appartiennent pas à la table de référence –Comment les intégrer dans la table de référence –Mettre en place les différentes requêtes

Vos demandes À vous

Excel et ACCESS Comment réaliser des tableaux avec des données ACCESS

Excel et ACCESS EXCEL peut accéder directement aux tables et requêtes d’une base ACCESS –Intérêt : pas de copier-coller –Lien dynamique : un changement dans les tables se répercute sous EXCEL –Les données liés peuvent donner lieu à une mise en forme EXCEL

Mise en place Le menu « données – données externes – créer une requête » permet de lier des données ACCESS à une feuille EXCEL Penser à définir une source de données pour trouver facilement la base ACCESS : » panneau de configuration – outils d’administration – source de données » avec windoxs XP L’outil assistant requête permet de bâtir une requête de la même facon qu’ACCESS L’actualisation des données se fait à la demande ou à l’ouverture

Utilisation À partir du lien mis en place, on peut : –Exploiter le fichier tel quel –Mettre en place des tableaux croisés dynamiques sur les données liés –Établir des tableaux de bords complexes Application –Tableaux des nombres de stages par branches