BIENVENUE À LA CVCI

LOGICIEL DE RÉSERVATION DE SALLES CVCI 2

INTRODUCTION ■Depuis le 21 mai, nous proposons la consultation de la disponibilité de nos salles, la pré-réservation et la gestion de vos réservations par le biais d’un outil Web du nom d’URBA. ■Plus besoin de téléphoner à notre service, tout sera disponible sur le net en temps réel une fois que vous vous serez inscrit (inscription gratuite). ■Monsieur Zürcher et Madame Rodriguez resteront néanmoins à votre disposition en cas de soucis. 3

■Avant toute chose, vous devez créer votre login et mot de passe. Pour ce faire, allez sur le site Internet INSCRIPTION ET CONNEXION Cliquez sur « Inscription en ligne »

■Saisissez obligatoirement les données dans les zones précédées d’un « * ». ■Concernant le n° TriaOne, si vous ne le connaissez pas nous compléterons ce champ à la validation de l’inscription. ■Cliquez sur « Enregistrer » ■Votre inscription sera confirmée par mail, le jour ouvrable suivant la demande. INSCRIPTION ET CONNEXION

■Dès que vous recevez le mail de confirmation de l’adresse vous pouvez vous connecter à l’application qui se trouve sous ■Maintenant vous pouvez, consulter la disponibilité, pré-réserver, modifier et annuler vos réservations. Si vous êtes plusieurs de la même société à avoir un login, chaque login pourra gérer uniquement les réservations faites sous le même login. ■Passons aux explications de l’affichage principal… INSCRIPTION ET CONNEXION

■ En haut à gauche de l’écran, vous avez quelques outils pour afficher la disponibilité des salles sur un calendrier par jour, semaine ou mois. ■En haut à droite de l’écran, sous mes réservations, vous trouverez toutes vos réservations, et sous mes commandes, toute vos commandes de consommable et matériel CONSULTATION ET RÉSERVATION Attention! L’affichage de la semaine ou du mois commence à partir de cette date. Quel que soit le jour de la semaine ou du mois. Les flèches déplacent d’unité d’affichage en unité d’affichage

■ Les zones grisées indiquent que les salles ne peuvent être réservées ( causes : couplées avec d’autres salles, en travaux, week-end & jours fériés ). CONSULTATION ET RÉSERVATION

■Pour changer votre mot de passe cliquez sur la flèche à côté de votre nom. ■Pour n’afficher sur le planning que vos réservations cliquez sur « Affichage » et sélectionner « Voir mes réservations » toutes réservations autres que les vôtres s’éteignent. Les vôtres apparaissent en couleur vive. CONSULTATION ET RÉSERVATION Quand vous avez plusieurs dates possibles pour fixer une séance et que vous connaissez la durée de celle- ci ainsi que le nombre de participants, cliquez sur « Assistant de réservation ».

■L’assistant vous propose en fonction des caractéristiques précitées une liste de disponibilités qui évoluent dès qu’un paramètre est changé. ■Ceci vous permet, quand vous hésitez entre plusieurs jours qui ne sont pas forcément sur la même semaine, de voir en un clin d’œil si une salle est disponible. CONSULTATION ET RÉSERVATION

■En cliquant sur la salle désirée, celle-ci est sélectionnée, et vos coordonnées sont déjà saisies. ■Reste à compléter les rubriques « motif de réservation » « Affichage écran » « Commentaire » ■Avec les liens « Commande des prestations » et « Associer une autre ressource » vous pouvez réserver des consommables et du matériel. CONSULTATION ET RÉSERVATION

■Attention à ne pas coller les séances les unes aux autres, aucune marge de préparation ne peut être intégrée automatiquement. ■Pour déplacer une séance, il suffit de placer votre curseur au centre de la plage réservée et de bouger contre en haut ou en bas. ■Pour agrandir ou diminuer le temps de la séance, placez votre curseur sur le haut ou le base la séance et glissez le curseur dans sens souhaité. CONSULTATION ET RÉSERVATION

■En cliquant sur « Mes réservations » en haut à droite, la liste de vos réservations à venir s’affiche. ■Sélectionnez celle à modifier ou supprimer en cliquant dessus. MODIFICATION ET SUPPRESSION La tasse indique que des consommables sont commandés Le symbole des deux anneaux indique que d’autres ressources sont réservées et liées à la salle. Le point indique si la réservation est validée (vert) ou encore en attente de validation (orange) La tasse indique que des consommables sont commandés Le symbole des deux anneaux indique que d’autres ressources sont réservées et liées à la salle. Le point indique si la réservation est validée (vert) ou encore en attente de validation (orange)

■L’assistant s’ouvre vous pouvez directement supprimer ( voir conditions d’annulation dans les conditions générales ) ■En modifiant quelque paramètre que ce soit, la puce « enregistrer » apparaît pour valider vos modifications. MODIFICATION ET SUPPRESSION Cet icône sert à déplacer ou dupliquer une réservation

■En cliquant sur le symbole « Déplacer ou copier » l’assistant vous propose les choix possibles en fonction de la date sélectionnée dans le calendrier. ■Si vous voulez dupliquer à l’identique une réservation cochez « créer une copie ». DÉPLACEMENT DE JOUR

■Adresse Téléphone : Personnes de contact :Stéphane Zürcher / Maria Rodriguez / Visite virtuellehttp:// Adresse géographique :av. d’Ouchy Lausanne Parking :2 places maximum sur demande dans la mesure du possible Horaires d’ouverture :7h30 au plus tôt et départ du dernier participant à 18h00 au plus tard Accès en transports publics:M2 ou TL n° 2 Maladière-Désert : arrêts INFORMATIONS GÉNÉRALES

MERCI DE VOTRE ATTENTION 17