L’analyse d’une demande Direction générale des Archives nationales

L’analyse d’une demande Capsule 1 : Introduction à GALA Capsule 2 : Créer une demande - Premier calendrier Capsule 3 : Créer une demande - Modification d’un calendrier Capsule 4 : Créer une demande - Refonte d’un calendrier Capsule 5 : Constituer les règles d’une demande Capsule 6 : Le formulaire Règle de conservation Capsule 7 : Compléter une demande Capsule 8 : Soumettre une demande Capsule 9 : L’analyse d’une demande Capsule 10 : L’approbation d’une demande Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Cette capsule explique les différentes étapes du processus d’analyse d’une demande d’approbation dans GALA. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Une fois soumise par l’organisme, la demande porte le statut « En étude de conformité ». À cette étape, BAnQ effectuera une vérification sommaire des règles de conservation et des documents accompagnant la demande pour s’assurer de leur conformité. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Si la demande est conforme, BAnQ lui attribuera le statut « Analyse – BAnQ » et procédera à l’analyse. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Si la demande est non conforme, BAnQ communiquera avec le responsable de la gestion documentaire de l’organisme afin de lui expliquer pourquoi et la façon de corriger le tout. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Une fois l’analyse terminée, BAnQ attribuera à la demande le statut « Analyse – Organisme ». Pour inviter l’organisme à consulter le rapport d’analyse dans GALA, un courriel sera automatiquement envoyé : au responsable de la gestion documentaire; au soutien au responsable de la gestion documentaire. À noter que le responsable de la soumission de la demande ne recevra pas ce courriel. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Après l’authentification… … appuyez sur l’onglet Tableau de bord. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Pour consulter le rapport d’analyse … … appuyez sur l’icône PDF ou Excel. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Pour répondre à l’analyse … … appuyez sur l’icône Papier/Crayon. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande L’écran présentera un sommaire des règles de la demande. Les règles pour lesquelles une action est nécessaire portent le statut « À modifier ou précision nécessaire ». Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Pour répondre aux commentaires ou questions de BAnQ… … appuyez sur le lien Répondre. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Ajoutez un commentaire dans la zone Nouveau commentaire. D’accord. La règle sera modifiée. Appuyez sur le bouton Enregistrer. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Pour modifier la règle… … appuyez sur le lien Modifier. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Effectuez les corrections nécessaires dans le formulaire Règle de conservation. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Il est obligatoire de répondre à tous les commentaires ou questions du rapport d’analyse et d’avoir effectué les modifications aux règles de conservation avant de pouvoir aviser BAnQ que cette étape est terminée. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Pour aviser BAnQ, retournez au tableau de bord et… … appuyez sur l’icône Enveloppe. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Un courriel confirmant la réception de la réponse à l’analyse sera envoyé : au responsable de la gestion documentaire; au soutien au responsable de la gestion documentaire. À noter que le responsable de la soumission de la demande ne recevra pas ce courriel. Le statut de la demande redevient alors « Analyse – BAnQ » et il est impossible d’effectuer des changements dans les règles de conservation. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

L’analyse d’une demande Consultez la capsule 10 intitulée « L’approbation d’une demande » pour la suite du processus. Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Sans frais, d’ailleurs au Québec : 1 800 363-9028 banq.qc.ca Région de Montréal : 514 873-1100 Sans frais, d’ailleurs au Québec : 1 800 363-9028 banq.qc.ca Montréal Grande Bibliothèque 475, boulevard De Maisonneuve Est Montréal (Québec) H2L 5C4 BAnQ Rosemont–La Petite-Patrie 2275, rue Holt Montréal (Québec) H2G 3H1 BAnQ Vieux-Montréal 535, avenue Viger Est Montréal (Québec) H2L 2P3 Capitale-Nationale BAnQ Québec Pavillon Louis-Jacques-Casault Campus de l’Université Laval 1055, avenue du Séminaire Québec (Québec) G1V 4N1 BAnQ Gaspé 80, boulevard de Gaspé Gaspé (Québec) G4X 1A9 BAnQ Gatineau 855, boulevard de la Gappe Gatineau (Québec) J8T 8H9 BAnQ Rimouski 337, rue Moreault Rimouski (Québec) G5L 1P4 BAnQ Rouyn-Noranda 27, rue du Terminus Ouest Rouyn-Noranda (Québec) J9X 2P3 BAnQ Saguenay 930, rue Jacques-Cartier Est, bureau C-103 Saguenay (Québec) G7H 7K9 BAnQ Sept-Îles 700, boulevard Laure, bureau 190 Sept-Îles (Québec) G4R 1Y1 BAnQ Sherbrooke 225, rue Frontenac, bureau 401 Sherbrooke (Québec) J1H 1K1 BAnQ Trois-Rivières 225, rue des Forges, bureau 208 Trois-Rivières (Québec) G9A 2G7