Le site d’achat dédié au monde public fr Guide Approbateur

2 Sommaire  Inscription Réception des identifiants de connexion Connexion au site Ugap et modification du mot de passe  Valider ou rejeter une commande Réception d’une alerte pour chaque commande à traiter Accès à la liste des commandes à traiter Consulter puis valider ou rejeter une commande  Vous rencontrez une difficulté ?

3 Première connexion

4 Connexion Un administrateur a été déclaré pour votre organisation. Dès que celui-ci vous a habilité à passer commande, vous recevez vos identifiants de connexion par courrier électronique : 1ére étape : réception des identifiants de connexion

5 Connexion Cliquez sur « Connexion » en haut à droite de la page d’accueil Connectez vous sur Saisissez votre nom d’utilisateur et mot de passe dans les champs prévus à cet effet, puis cliquez sur « Se connecter » : 2éme étape : identification

6 Connexion 3éme étape : personnalisation du mot de passe A votre première connexion sur le site, il vous est demandé de personnaliser votre mot de passe. Aussi, vous arrivez sur la page suivante, veuillez définir un nouveau mot de passe. Validez enfin la modification par le bouton « Enregistrer les modification » : Votre mot de passe doit comporter à minima 6 caractères Vous devez ensuite saisir vos nouveaux identifiants pour vous connecter :

7 Valider ou rejeter une commande   - Réception d’une alerte pour chaque commande   - Accès à la liste des commandes à traiter  - Traiter une commande

8   - Réception d’une alerte par Dès validation d’une commande par un acheteur dont vous êtes l’approbateur, vous recevez un d’alerte En parallèle, voici l’alerte qui est envoyé à l’acheteur correspondant

Une fois identifié sur le site, cliquez sur « Espace Client » : 2. 2.Il convient ensuite d’accéder au module des commandes à traiter en cliquant sur « Commandes à valider » : 3. 3.Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors. Il convient de cliquer sur le numéro de la commande souhaité :   - Accès à la liste des commandes à traiter (1/2)

Une nouvelle fenêtre (pop-up) s’ouvre alors. Il convient de cliquer sur le lien suivant afin de visualiser le contenu de la commande : Si la pop-up ne s’ouvre pas et qu’un message similaire à celui-ci s’affiche, il convient de supprimer le blocage de pop-up de votre navigateur 5. 5.Une fois la commande consultée, vous pouvez fermer la fenêtre correspondante puis « Valider » ou « Rejeter » la commande  - Traiter une commande

11   - Confirmation du traitement 6. 6.Un premier message dans la pop-up indique que l’action a été prise en compte En cas de rejet, un est envoyé à l’acheteur pour l’en informer : En cas de validation, un contenant un accusé de réception au format PDF est envoyé à l’acheteur et à l’approbateur

12 L’assistance aux utilisateurs Le Help Desk (permanence de 8h à 18h) Les questions principales (F.A.Q) : Onglet « Besoin d’aide » Nous avons mis en place différents supports pour vous guider dans l’utilisation du site : S’apparente à un guide d’utilisation puisque reprend l’ensemble des fonctionnalités du site couplé à des captures d’écran « pas à pas » ou