1 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil1 L’Archive Ouverte INRIA Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil Responsables Centres de Documentation UR Futurs et UR Rhône-Alpes Atelier des réseaux de la documentation scientifique Arcachon 12 octobre 2005

2 Plan 1. Le contexte 1. Les publications INRIA : état des lieux et pratiques actuelles 2. Les objectifs 2. Le projet Archive ouverte INRIA 1. Le choix HAL 2. Les moyens mis en oeuvre 3. Le déroulement du projet 1. Planning du projet 2. L’ouverture 3. Premier bilan 4. L’avenir

3 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil3 Le contexte Les publications INRIA : état des lieux et pratiques actuelles Serveurs institutionnels : les Rapports de Recherche et Rapports Techniques : procédure en place depuis 1980 mais utilisation variable suivant les projets et les URs. le RAWEB : permet de connaître l’activité scientifique de l’Institut par les bibliographies des projets, mais ne donne pas toujours l’accès au texte intégral. thèses, HDR : dépôt de la version électronique fortement incité par le service d’édition des versions papier jusqu’en avril L’arrêt de ce service a pour conséquence la perte des versions électroniques pour l’INRIA. Projets en cours dans le système universitaire : TEL CCSD ; SPARTE ABES … Publications LORIA

4 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil4 Le contexte Les publications INRIA : état des lieux et pratiques actuelles (2) enquêtes - mai/juin 2002 par le groupe de travail sur les publications et à l’UR Rhône-Alpes (stagiaire IUP «Métiers du livre») en 2004 : 45% des chercheurs permanents affirment mettre toujours leurs publications en texte intégral sur leur page web personnelle ou celle du projet (31% le font parfois et 24% jamais) dépôt également sur des serveurs internationaux : arXiv ; CiteSeer… un frein : le sentiment des chercheurs de ne pas respecter la législation vis-à-vis des droits d’auteurs et des éditeurs commerciaux. Problème de méconnaissance des droits

5 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil5 INRIA Publications Rapports de Recherche INRIA Importance des publications dans le cadre de conférences Source Anne-Marie Vercoustre (Disc/INRIA)

6 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil6 Les objectifs Assurer la pérennité des publications et de leur accès, par l'archivage des publications des chercheurs de l'INRIA Assurer une meilleure visibilité scientifique et institutionnelle, en regroupant l'ensemble des publications des chercheurs de l'Institut (corpus plus large que la base des rapports de recherche INRIA) Promouvoir le mouvement des archives ouvertes en France –Déclaration de Berlin en faveur du modèle du libre accès signée par 18 organismes européens, dont le CNRS (par B. Larrouturou) le 22 octobre Déclaration signé par Gilles Kahn le 25 juillet 2004 pour le compte de l’INRIA. –23 mars 2005 communiqué de presse entre le CNRS, l'INSERM, l'INRA et l'INRIA pour un accès libre aux résultats de la recherche.

7 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil7 Le projet Archive ouverte INRIA Le choix de HAL : un service s’appuyant sur les standards et protocoles OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) collaboration avec le CCSD/CNRS : –mutualisation des moyens CNRS/INRIA : accord-cadre autour de la communication scientifique directe et accord spécifique pour l’application HAL –hébergement des données et maintenance informatique au sein d’un centre de calcul CNRS –développement logiciel en partenariat –liberté de personnalisation de l'interface d'accès –possibilité pour l'INRIA de participer activement à l'émergence d'une archive scientifique nationale, en apportant ses compétences propres notamment autour du développement logiciel –miroir français de l'archive ouverte Arxiv (ouverture internationale) pour les domaines scientifiques (physique, mathématiques, informatique, biologie)Arxiv

8 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil8 Le projet Archive ouverte INRIA (2) Les moyens mis en œuvre trois « cercles » : un comité de pilotage : objectif valorisation IST INRIA mobilisation interne : équipe Web-DISC ; chargé de communication etc. collaboration externe : équipe CCSD / CNRS et comité de suivi trois chantiers : Périmètre Corpus des données, aspects documentaires : documentalistes + 1 chercheur Communication vers les chercheurs, diffusion, aspects juridiques : documentalistes, chargé de communication, juriste Technique : documentalistes, informaticien

9 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil9 Le déroulement du projet Lancement opérationnel décembre 2003 Phase chantier décembre 2003 à avril 2005 Chantier corpus : élaboration de la typologie des documents et métadonnées complémentaires au noyau HAL, tests des interfaces et fonctionnalités, élaboration des pages d’aides et listes. Chantier communication et aspects juridiques : réalisation de documents d’accompagnement (FAQ, aspects juridiques, serveur intranet…) en collaboration avec l’équipe Web-DISC. Action de communication autour de HAL-INRIA Chantier technique : réalisation de l’environnement de dépôt «INRIA», intégration des recommandations du chantier corpus, amélioration du code HAL, rédaction de la documentation technique, import des références au format Bibtex… Ouverture du service le 27 avril 2005 !

10 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil10 Le déroulement du projet (2) Période de démarrage jusqu’à fin 2005 Maintien du fonctionnement en mode «chantier» pour finaliser l’application Mise en place du réseau des «contacts» : Réunion de suivi hebdomadaire avec les contacts locaux Réunion mensuelle : comité de suivi (CCSD) et chefs de chantiers Action de communication à mener (interne/externe ; local/national) Evolution technique de l’application (intégration de TEL prévue d’ici fin 2005) Offre de service de gestion des «proceedings» des manifestations scientifiques – une réalisée : JFPC – en cours MAJESTIC 2005 Expérimentation LORIA Procédure de modération documentaire à mettre en place Vitesse de « croisière » en 2006 !

11 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil11 Le déroulement du projet (3) Un premier bilan : Des réussites : –Toutes les URs participent activement – Appel aux compétences de chacun (documentaire/juridique/communication/technique…) Des points à améliorer : – Le planning et la répartition de la charge Des points en devenir – Les thèses électroniques à l’INRIA – L’articulation avec le RAWEB – Les rapports de recherche et les rapports techniques – L’archivage institutionnel INRIA

12 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil12 L’avenir A court terme Mise en place des procédures pour la modération documentaire Mise en place des procédures de gestion des «proceedings» des manifestations scientifiques Expérimentation LORIA et réflexion sur l’archive institutionnelle A moyen terme Collaboration CiteSeer / NEC et INRIA ? Extraction automatique des métadonnées. Un « open access » journal INRIA ?

13 L' Archive Ouverte INRIA / Martine Courbin-Coulaud & Alain Monteil13 Une petite Démo, l’import BIBTEX !l’import BIBTEX Merci de votre attention !