Réparation en atelier SAP Best Practices Baseline Package

Présentation du scénario - 1 Objectifs et avantages : Objectif Ce scénario couvre le traitement d’un dossier, depuis le signalement du problème jusqu’à la facturation du client, lorsque les prestations de services sont assurées en interne, à l’atelier. Avantages Gestion du contrat client Gestion des commandes et des ordres de service clients Gestion des réparations Gestion des stocks Feuille de saisie des temps Gestion des équipements Facturation sur charges réelles

Présentation du scénario - 2 Applications SAP requises : Obligatoire SAP enhancement package 4 pour SAP ERP 6.0 Rôles utilisateurs impliqués dans les flux de processus Prestataire de service Administration des ventes Membre de l'équipe service Service facturation Magasinier Acheteur

Présentation du scénario - 3 Description détaillée du processus : Réparation en atelier Un prestataire de services crée un avis de service dans le système. Le numéro d’avis de service est utilisé comme « numéro RMA » (autorisation de retour d’article) dans la suite du processus de réparation. Le prestataire de services procède au contrôle de la garantie sur l’avis de service, puis crée un contrat de service. Le centre de services informe le client que l’ordinateur portable doit être envoyé au centre de services central. Le numéro d’avis de service (RMA) doit être indiqué sur les documents de livraison afin d’éviter que l’ordinateur portable ne soit refusé par le centre de services. Si les pièces de rechange nécessaires ne sont pas disponibles en stock, elles doivent être commandées. Un ordre de réparation est ensuite créé à partir de l’avis de service afin que l’ensemble du processus de réparation puisse être contrôlé et imputé. Dans l’ordre de réparation, l’ordinateur portable endommagé est automatiquement affecté par les postes de retour créés. Un ordre de service est automatiquement créé à l’aide d’un poste par défaut pour permettre l’exécution des réparations. Une fois les réparations terminées, les coûts (heures de main-d’œuvre et pièces) sont confirmés dans l’ordre de service. L’ordinateur portable réparé est livré au client et le statut de réparation « Terminé » peut être affiché. Le centre de services crée une demande de facture. Celle-ci apparaît dans l’ordre de réparation sous forme de poste supplémentaire, et non sous forme de document distinct (contrairement à la demande de facture dans le processus de service sur site). Ensuite, l’ordre de réparation est facturé. À intervalles réguliers, les charges et les produits relatifs à l’ordre de service sont imputés à l’ordre de réparation où ils peuvent être analysés.

Diagramme de flux de processus Réparation en atelier Événement Nécessité de créer un contrat client Prestataire de service Création d’un contrat client Création d'un avis de service Modification de l'avis de service Affichage de l’ordre de réparation Affichage de l’ordre de service Magasinier Création d’un retour de livraison en référence à la commande client Enregistrement de la sortie de marchandises Affichage des articles de service Acheteur Synthèse des stocks Admin. des ventes Modification d’un ordre de réparation – Lancement des réparations Affichage du statut de l’ordre de réparation Membre de l'équipe service Saisie des temps (211) Modification de l'ordre de service Confirmation des articles consommés Contrôle des coûts théoriques/réels Clôture technique de l’ordre de service Affichage de l’équipement à l’aide de la liste d’équipements Création d’une demande de facture Responsable facturation Création de la facture

Légende Symbole Description Commentaires d'utilisation Symbole Bandeau : Identifie un rôle utilisateur, comme Accounts Payable Clerk ou Sales Representative. Peut aussi se rapporter à une entité organisationnelle ou à un groupe plutôt qu'à un rôle. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. Il existe autant de lignes que nécessaire pour couvrir l'ensemble des rôles du scénario. Le bandeau des rôles contient les tâches communes à un rôle donné. Événements externes : Contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou ceux ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (trait continu) : Indique la séquence normale des étapes et le sens du flux d'un scénario. Ligne de flux (en pointillés) : Indique la présence de tâches dont l'utilisation sort du commun ou est soumise à condition. La ligne peut aussi mener aux documents impliqués dans le flux de processus. Connecte deux tâches du processus du scénario ou un événement hors étape. Activité de gestion/Événement : Identifie une action interne ou externe au scénario, ou un processus externe qui a lieu au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document. Entité organisationnelle : Identifie une tâche qui s'effectue en une seule étape dans le scénario Correspond à une étape opératoire du document. Référence à un processus : Si le scénario fait totalement référence à un autre scénario, mentionnez son numéro et son nom. Référence à un sous-processus : Si le scénario fait partiellement référence à un autre scénario, mentionnez le numéro, le nom et les numéros d'étape du scénario. Décision liée à un processus : Identifie une décision ou un branchement, indiquant que l'utilisateur final a un choix à faire. Les lignes présentent les différentes possibilités qu'offrent les diverses parties du losange. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais indique une mesure à prendre en fin d'étape. Symbole Description Commentaires d'utilisation Diagramme suivant/précédent : Mène à la page suivante/précédente du diagramme. L'organigramme continue sur la page suivante/précédente. Impression/Document : Identifie un document, un état ou un formulaire imprimé. Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document ; représente plutôt un document généré par une étape opératoire ; ce symbole n'a aucune ligne de flux sortante. Données réelles financières : Représente un document comptable financier. Planification budgétaire : Représente un document de planification budgétaire. Processus manuel : Concerne une tâche qui est effectuée manuellement. Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document ; sert à identifier une tâche réalisée manuellement (déchargement d'un camion au magasin, par exemple) qui affecte le déroulement du processus. Version/données existante(s) : Concerne les données provenant d'un processus externe. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire d'un document ; ce symbole représente des données provenant d'une source externe ; cette étape n'a aucune ligne de flux entrante. Échec/réussite système : Décision prise automatiquement par le logiciel. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document ; représente une décision prise automatiquement par le système après l'exécution d'une étape. Connexion au diagramme <Fonction> Impression/Document Externe à SAP Données réelles financières Activité de gestion/Événement Planification budgétaire Entité organisationnelle Processus manuel Référence à un processus Version/données existante(s) Référence à un sous-processus Échec/réussite système Décision liée à un processus

Annexe Données de base utilisées Service Article/Service Article Donneur d’ordre Client livré Payeur Division Magasin Code société Périmètre analytique Organisation commerciale Canal de distribution Secteur d’activité Salarié

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