L’évolution des services administratifs du CC-IN2P3 Journées Prospectives, 22-23 juin 2015 Christèle AULAS

La gestion du personnel SES MISSIONS La gestion financière La gestion du personnel L’administration est là pour supporter les missions du Centre. Face aux nombreuses contraintes administratives et au respect des réglementations, l’administration a un rôle central Elle est l’interface avec les instances : Institut IN2P3, Délégation Vos demandes passent majoritairement en 1er par l’administration L'évolution des services administratifs 23/06/15

LES DOMAINES D’ACTIVITÉ LA GESTION FINANCIERE Le suivi des crédits Les achats Les déplacements Les matériels inventoriés L’activité du service est liée aux activités du CC. L'évolution des services administratifs 23/06/15

Le reliquat au 31 décembre est « remonté » au CNRS LES DOMAINES D’ACTIVITE : la gestion financière LE SUIVI DES CRÉDITS 3 grandes catégories nécessitant une gestion différente La subvention d’état émane de l’IN2P3 : 5 205 M € en 2015 doit être engagée (commandée) à hauteur de 60 % au 30 juin 85 % au 30 septembre 100 % au 30 novembre Le reliquat au 31 décembre est « remonté » au CNRS  perdu pour l’unité Les ressources propres qui proviennent des facturations émises par le CC Des crédits identifiés, tels que les contrats européens, les ANR Les RP : plus de flexibilité dans le taux d’engagement, report de crédit possible - les conventions : CEA, IRT-Bioaster, Rénater (nœud), CNES pour l’expérience EUCLID, HUMA-NUM… - hébergement - Les webcast demandent l’établissement d’une convention et d’une facture à chaque prestation : procédure administrative lourde 2013 = 42k€ - 2014 = 40k€ Les contrats européens: eTRIKS, EGI-Engage, Indigo Data-Cloud Autres : PICS = Projet International de Coopération Scientifique + Gestion des crédits des services IN2P3 hébergés au CC L'évolution des services administratifs 23/06/15

Une mise en concurrence est obligatoire dès le 1er € LES DOMAINES D’ACTIVITE : la gestion financière LES ACHATS C’est le montant du besoin qui déterminera la procédure à suivre pour un achat. La notion d’achat ponctuel ou récurrent dans l’année est également prise en compte. Une mise en concurrence est obligatoire dès le 1er € Entre 20 et 134 k€ : avis de publicité obligatoire /site du CNRS  PUMA Supérieur à 134 k€ : marché formalisé  publication au BOAMP Nombre de commandes traitées PUMA : 3 en 2013 – 9 en 2014 – Au 1/6/15: 4 + 5 en prévision marchés formalisés : achats et maintenance : en cours : 8 + 4 à élaborer d’ici fin 2015 2013 = 904 commandes 2014 = 968 commandes PRÉVISION DE COMMANDES 2015 : ENVIRON 1000 L'évolution des services administratifs 23/06/15

ÉVOLUTIONS EN 2014 LES DOMAINES D’ACTIVITE : la gestion financière GESLAB application du CNRS installée sur les postes de travail gestion des crédits saisie des commandes et des missions certaines fonctionnalités sont accessibles sur l’application GESLAB WEB AEL (Achat En Ligne) panier effectué sur le site de fournisseurs référencés incrémenté en demande d’achat dans GESLAB SCTD (Service Central du Traitement de la Dépense) à Nancy Traitement de la plus grande partie des factures L’administration doit jongler entre les 2 GESLAB A terme GESLAB client lourd va être abandonné AEL = DELL, France Systemes Le panier est effectué par l’acheteur, validé par le resp,et incrémenté par SCTD Dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne de la dépense mise en place au CNRS Les laboratoires ne reçoivent donc plus les factures en direct, mais peuvent les visualiser sur une application web. Certaines factures restent traitées par les Services Financiers et Comptables des DR : mission, remboursements aux agents, factures internes au CNRS DR7 pilote – actuellement beaucoup de perte de temps, entraine des relations difficiles avec certaines fournisseurs L'évolution des services administratifs 23/06/15

4467 matériels inventoriés au 15/06/2015 LES DOMAINES D’ACTIVITE : la gestion financière LES IMMOBILISATIONS = LES MATÉRIELS INVENTORIÉS Quand ? A l’acquisition d’un matériel d’un montant supérieur à 800 € hors taxe Pourquoi ? Il figure au patrimoine du CNRS Comment ? Un numéro d’inventaire dans l’unité L’enregistrement dans le logiciel RANE INVENTAIRE Une étiquette avec un code à barre Divers actes administratifs à mettre en place L’identification physique de ce matériel doit être possible à tout moment. Sous certaines conditions, ce matériel peut être sorti de l’inventaire de l’unité  procédure administrative lourde 4467 matériels inventoriés au 15/06/2015   Le CC est l’unité de la DR7 qui a le plus grand nombre de matériels inventoriés. Audit surprise possible – lors d’audit du SFC : doit être possible d’identifier physiquement un matériel matériels inventoriés : 2013 : 264 2014 : 302 15/5/15 : 181 matériels sortis: 2013 : 154 2014 : 83 15/5/15 : 139 L'évolution des services administratifs 23/06/15

LES MISSIONS LES DOMAINES D’ACTIVITE : la gestion financière Nouvelle Instruction du CNRS du 13/10/2014 modifiant les modalités de remboursement Chaque déplacement est différent et nécessite plusieurs actes administratifs : ordres de mission, état de frais, bons de commande, factures.   Etats de frais = vérification rigoureuse = Agent remboursé dans le respect de l’Instruction précédentes Instructions : février 2012 – avril 2010 Vérification pas toujours comprise par les agents contrats européens, les justificatifs des missions sont vérifiés par la DR7 car elles sont indispensables à la justification de coûts auprès de la Commission européenne Une mission nécessite plusieurs actes administratifs = Om, état de frais, commandes Billets + hébergement, frais d’inscription audit comptable, effectué par le SFC de la DR7, des remboursements … Un audit dans une unité comme le CC-IN2P3 (budget CNRS important) a normalement lieu tous les deux ans dernier audit sur les achats et les missions a eu lieu en juillet 2012. Il faut donc s’attendre à un audit financier dans les prochains mois. BUDGET MISSIONS : PRÉVISION : 53,2 K – total = 113,2 k€ L'évolution des services administratifs 23/06/15

La gestion du personnel LES DOMAINES D’ACTIVITE La gestion du personnel L'évolution des services administratifs 23/06/15

Les différentes catégories de personnels au CC LES DOMAINES D’ACTIVITÉ : la gestion du personnel Les différentes catégories de personnels au CC   Les permanents : chercheurs et IT (Ingénieurs/Techniciens) Les contractuels : les CDDs et CDI Les stagiaires Les apprentis La gestion des hôtesses d’accueil PERMANENTS : suivi de la carrière, campagnes des dossiers annuels SIRHUS - diffusion d’informations : concours internes, noémi 1 CDI au CC CDD : prochaine slide STAGIAIRES : tous niveaux, que ce soit les élèves de 3ème, écoles d’ingénieurs, master, doctorat – A ce jour : 4 : Laurent ACAKPO- Cong WANG-L Yannick LEGALL – Mohamad BAZM APPRENTI : une apprentie arrive le 07/09/2015 pour trois ans – équipe Développement – en troisième année d’école ingénieure ACCEUIL : CA référent avec la société pour la gestion des hôtesses, des remplacements Marché actuel terminé 31/10/15- publication d’un AOF en cours L'évolution des services administratifs 23/06/15

Le recrutement des CDDs A ce jour, 5 recrutements de CDD en cours LES DOMAINES D’ACTIVITÉ : la gestion du personnel Le recrutement des CDDs en accompagnement de la recherche     La rémunération est établie en fonction d’un barème défini par : Diplôme Durée de l’expérience (+ 3 tranches en 2014) + Supplément Familial de Traitement (SFT) et remboursement partiel titre de transport Ce barème n’est pas une grille d’évolution ! A ce jour, 5 recrutements de CDD en cours Au delà de 3 ans de CDD au CNRS, si demande de prolongation de cdd  : demande d’accord auprès de l’IN2P3 Aucune prolongation au delà de 5 ans et 11 mois de service au CNRS (sans interruption) Expliquer pourquoi ce n’est pas une grille d’évolution L'évolution des services administratifs 23/06/15

HITO LES DOMAINES D’ACTIVITÉ : la gestion du personnel Gestion des budgets sur lesquels sont recrutés 22 CDDs budget total : environ 700 k€ 7 CDDs CNRS accordés par l’IN2P3 7 CDDs sur la convention CEA  2 CDDs sur les Cores Activities  5 CDDs sur le contrat européen eTRIKS 1 CDD sur la convention CNRS pour l’expérience Euclid   Calcul automatique des PPE (Prélèvement pour Perte d’Emploi ) Suivi des carrières des IT (avancements, promotions, ….) Génération de tableaux de bord, d’états budgétaires L’HOMME en japonais – application développé par l’équipe Développement du CC A nécessité une grosse implication pour rentrer les données des agents Accès réservé Partie FORMATION Cores Activities : subvention qui vient EGI-EU PPE : prélèvement de 8,85 % car le CNRS n’ a pas de charges patronales relatives à l’assurance chomage pour ses CDDs. Pôle emploi refacture ensuite au CNRS. L'évolution des services administratifs 23/06/15

LES DOMAINES D’ACTIVITÉ : la gestion du personnel Les outils de gestion des absences AGATE  outil imposé par le CNRS pour la gestion des congés permet la gestion du CET (Compte épargne temps) Interaction avec TEMPO TEMPO : outil imposé par le CNRS pour la justification du temps passé par les personnels sur les contrats européens CCabsences  outil à utiliser pour déposer ses missions permet à l’administration de générer les ordres de mission Les congés déposés dans AGATE sont incrémentés dans TEMPO TEMPO : P et CDD Pourquoi les 2 : Validation des mission impossible dans AGATE Pas de transmission vers l’administration / établir les missions L'évolution des services administratifs 23/06/15

LA COMPOSITION DE L’ÉQUIPE AU 01/06/2015 AIDEL Hayette 80% Permanent Congé maternité 27/12/2015 AULAS Christèle Responsable Administrative et Financière 100% Permanent DEFAY Laure 100% CDD  31/12/2016 GERVAIS Yvette 100% GREGORIO Valérie 100% CDD  30/04/2017 JACQUOT POBEL Sylvie Congé de Longue durée Permanent MEUNIER Françoise 100% CDD  31/10/2015 Minet Sabrina 60% DURAND Christine Montrer les personnes présentes L'évolution des services administratifs 23/06/15

L’ ORGANISATION Chaque gestionnaire a en charge la gestion financière (commandes et missions) d’une équipe ou d’un service ainsi qu’une activité qui lui est propre. Document disponible sur intranet. L'évolution des services administratifs 23/06/15

L’ÉQUIVALENT TEMPS PLEIN TRAVAILLÉ Les zones vertes et violettes correspondant aux ETP, c’est à dire aux nombres d’agent dans le service en différenciant CDD et P + CDI Les zones bleues correspondant aux ETPT, c’est à dire aux présences effectives à chaque semestre P Permanents ETP Equivalent Temps Plein CDI Contrat à Durée Indéterminée CDD Contrat à Durée Déterminée ETPT Equivalent Temps Plein Travaillé L'évolution des services administratifs 23/06/15

LES DOMAINES D’ACTIVITÉ : Le temps passé Ce graphique est issu d’une estimation effectuée, chaque année au moment du COS, par chaque gestionnaire sur le temps passé sur chaque activité. Financier : commandes, factures missions, gestion des budgets, inventaire, marchés (mises en place, suivi), puma Personnel : gestion des agents, recrutements, diffusion et veille des informations Conventions : mise en place, suivi, facturation Contrats Européens : Mise en place, suivi financier, FdA TEMPO Management : Gestion du service, participation aux instance du CC, réunions FP : assistante COFO, formation aux nouveaux arrivants/service, formation Activités extérieures au CC : instances CNRS Jury, groupes de travail L'évolution des services administratifs 23/06/15

L’administration soutient l’activité du CC CONCLUSION L’administration soutient l’activité du CC tout en devant appliquer les directives de plus en plus contraignantes des instances. Le dialogue permet de trouver des solutions ! Sans l’administration le CC ne pourrait pas fonctionner On ne rajoute pas de contraintes ou de règles supplémentaires J’en profite pour remercier mon équipe pour leur aide L'évolution des services administratifs 23/06/15