SILAB DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

SOMMAIRE 1- Introduction : D’XLAB à GESLAB 2 - Calendrier général 3 - Organisation de la migration 4 – Vérification de la migration 5 – Fonctionnalités de la centralisation DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

D’XLAB à GESLAB DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Les différentes étapes et projets Le protocole 24 mars 2011 » lancement des groupes de travail en commun » la signature de la convention 15/12/11 qui définit les 3 grands projets communs (CPU/AMUE/CNRS) La signature de mars 2012 d’une convention cadre qui fixe les obligations et les moyens humains et financiers Les 3 grands projets DIALOG Outil permettant à une unité d’avoir un dialogue de gestion inter- établissements supports qui repose sur un référentiel budgétaire commun CAPLAB Outil de description des activités de l’unité GESLAB Outil unique de gestion financière des unités avec des interfaces pour chaque SI des établissements supports Les travaux de rapprochement des règles des différents établissements « convergence des règles » La nomenclature des achats unique au 01/01/2013 DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Rappel des objectifs de GESLAB Construire un ensemble de fonctionnalités répondant aux besoins des laboratoires de recherche en matière de gestion Participer à l’amélioration des systèmes d’information de la recherche au service de la modernisation de la gestion Mettre en place des liaisons avec les SI des partenaires DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

De XLAB vers GESLAB DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases Calendrier général DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Déploiement Présence obligatoire de l’administrateur de la base pendant la période de migration de la base (5 jours maximum) Le jour de la migration, si des problèmes sont rencontrés sur la base Lorsque la base est migrée, pour contrôler la migration Constitution d’un fichier de lotissement par délégation Déploiement généralisé Par lots de laboratoires sur 2 mois de mai à juillet Le planning de déploiement a été transmis par la DSI DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Déploiement Constitution d’un fichier de lotissement par délégation Les Lots pour notre Délégation : Lot 11 : 21 Mai 2012 Lot 15 : 29 Mai 2012 Lot 20 : 6 Juin 2012 Lot 22 : 11 Juin 2012 Lot 29 : 21 Juin 2012 Lot 31 : 26 Juin 2012 Lot 34 : 2 Juillet 2012 DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases Organisation de la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Organisation de la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration Répartitions non intégrées (bascule option 1C) Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Répartitions non intégrées (bascule option 1C) S’il reste des répartitions de report à intégrer Soit les intégrer Soit ne rien faire, les répartitions non intégrées seront supprimées avant la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration Dans chaque base XLAB Acteur : l’administrateur de la base de l’unité (rappel : déjà signalé lors V11.1) Dans chaque base XLAB Vérification de l’adresse mail de chaque utilisateur En mode Administration, choisir l’option « Habilitations/utilisateurs » dans le menu Paramétrage S’assurer que l’adresse mail est nominative et en minuscule Vérifier qu’elle ne comporte pas d’espace (en particulier à la fin) Contrôler sa présence dans Labintel Recherche le nom de l’utilisateur dans Labintel Faire un copier/coller de l’adresse mail depuis l’annuaire des laboratoires du CNRS Présence d’au moins un utilisateur ayant les droits d’administrateur Vérifier qu’une adresse mail a bien été saisie pour l’utilisateur ADM Dans XLAB, actuellement, cette même adresse mail peut être présente sur un autre utilisateur (droits différents), dans SILAB, cette personne aura autant de rôles DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration Réinitialisation de FACLIX Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Réinitialisation de FACLIX Si la base FACLIX n’est plus utilisée, supprimer le fichier FACLIX.df1 avant mise à disposition Une base FACLIX vierge sera créée lors de la migration Si la base FACLIX est à migrer, les constantes de FACLIX doivent être en cohérence avec les constantes d’XLAB, sinon la base sera rejetée lors de la migration Mise à jour des constantes de FACLIX par rapport à XLAB dans « Facturation client …»: Facturation/données de base Suppression des constantes de FACLIX qui ne sont pas dans XLAB : cette opération doit être réalisée manuellement DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration Dans chaque base XLAB Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Dans chaque base XLAB Suppression des organismes obsolètes Supprimer les organismes non utilisés Ne conserver que les organismes à reprendre dans SILAB S’il s’agit de l’organisme « CNRS » ou si la suppression des autres organismes est impossible Demander la suppression à l’assistance utilisateurs de la DSI DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration Dans chaque base XLAB Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Dans chaque base XLAB Purge des constantes – enregistrements marqués Purger les constantes non utilisées avant le dépôt de la base En mode Administration, choisir l’option « Purge enreg. Marqués » dans le menu Outils Pour les constantes qui n’ont pas pu être supprimées dans XLAB, leur invalidation sera possible dans SILAB Lancement de la vérification de cohérence Avec correction automatique Si la base ne peut être corrigée automatiquement, elle doit être transmise au service informatique de la délégation pour envoi à l’assistance utilisateurs de la DSI et correction par la DSI Acteur : le SSI et la DSI Nettoyage des machines de communications Dépôt du fichier « migration XLAB en cours » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration Acteurs : L’administrateur de la base, l’informaticien de l’unité et le SSI de la DR Lorsque SILAB sera mis à disposition par la DSI : Installation de la version de SILAB sur le poste de travail Attention, ne pas installer SILAB dans le même répertoire qu’XLAB SILAB doit être installé une seule fois sur les serveurs TSE qui hébergent plusieurs labos et une installation En cas de besoin, demande d’assistance du service informatique du laboratoire et du SSI DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Avant la migration : J-1 Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Vérification que les boîtes aux lettres soient vides Traitement de tous les mouvements en attente d’intégration Dossier / Echanges avec la délégation / Intégrations Toutes les sessions doivent être transmises Vérification dans le journal des transferts que les sessions soient bien transmises Dossier / Echange avec la délégation / Transfert / Journal transfert Extraction et Retour ATTENTION vérifier les boîtes de toutes les unités de la base XLAB (ex : GDR) Lancement de la vérification de cohérence Editions de certains états ou écrans pour le contrôle Dépôt de la base XLAB : outil de mise à disposition La base XLAB est automatiquement verrouillée en lecture seule La base XLAB peut être consultée mais n’est pas accessible en mise à jour DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Le jour de la migration Acteur : le SSI Transfert de la base vers le répertoire de lotissement Les équipes SSI transfèrent les bases des lots à migrer Opération à réaliser avant 9h Opération qui peut être réalisée la veille, après le dépôt de la base par l’unité Point sur les bases non transférées Le SSI fait le point des bases manquantes du lot Et informe la DSI des bases non transférées et du délai de transfert DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Fin de migration Le SSI informe l’unité de la fin de la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Le SSI informe l’unité de la fin de la migration L’administrateur se connecte à SILAB pour vérifier SILAB est en lecture seule La vérification de la migration Etats ou copie d’écrans avant et après Principaux contrôles de volumétrie et montants Résultat de la vérification = COHERENCE XLAB et SILAB L’administrateur informe le SFC du résultat des vérifications Le SFC demande au SSI l’ouverture des flux et de SILAB en mise à jour DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

VERIFICATION DE LA MIGRATION DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Vérification de la migration Les compteurs : Commandes – Factures – Missions – Demandes – Fournisseurs Le total des mouvements doit être identique Numéro de sessions du dernier transfert et dernier retour : N° dernière extraction – dernier retour Le numéro de la session doit être identique DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Vérification de la migration Arborescence des origines et des entités : Le nombre d’origines doit être identique Dans Silab la référence à l’organisme de gestion est modifiée de « CNRS » à «DR12 » pour notre délégation Etats des origines et des entités : Les totaux « notifié », « engagé », « réalisé » doivent être identiques Etablissements : Reprise correcte des établissements DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Vérification de la migration En cas de différences, une recherche plus détaillée doit être faite Niveau 1 => avec l’appui de la délégation (support de proximité) Niveau 2 => recours à l’assistance aux utilisateurs de la DSI. DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Les fonctionnalités de la Centralisation des bases DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Généralités Principales caractéristiques Regroupement des bases XLAB et FACLIX en une seule base de données centralisée Les applications XLAB, FACLIX et XLABUniv resteront indépendantes et sont renommées respectivement « SILAB » « Recette » et « Echange SIFAC » Montée de version d’Omnis Studio (version 5.0.1) Authentification des utilisateurs basée sur Janus Refonte de la couleur et de la police des écrans (ex : boutons) Certaines fonctions d’administration développées en web Editions Editions actuelles disponibles dans SILAB Edition de certains états via le Web Requêtes Suppression des états requête de XLAB Mise à disposition d’un outil (Birt) dans SILAB pour la création de requêtes dans une version ultérieure Automatisation des flux Mise à jour automatique des versions DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Deux modalités d’accès Modes d’accès à SILAB Client Lourd : L’utilisateur se connecte avec Acces Silab en client lourd = dossier Omnis 5 et dossier Silab installés sur le poste pour la gestion courante Lancer Silab dans programmes Gestion Courante : Crédits Dépenses Echanges avec la délégation etc…. DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Deux modalités d’accès Accès Silab en client léger = Accès à Silab avec un navigateur et l’adresse du serveur https://silab.dsi.cnrs.fr pour l’administration, la gestion des référentiels et certaines éditions DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Modalités d’accès Dans les deux cas, l’utilisateur accède à une base de données centralisée via Janus : SILab Web : avec son certificat ou utilisateur/mot de passe SILab Omnis : utilisateur/mot de passe DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Modalités d’accès Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante : https://silab.dsi.cnrs.fr La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix « personnel des unités CNRS » Affichage de la page d’authentification suivante Soit cliquer, soit accès direct Janus https://sesame.dsi.cnrs.fr DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Création d’utilisateur Circuit de création d’un nouvel utilisateur et conditions à remplir L’utilisateur doit être présent dans Labintel L’adresse de messagerie doit être valide (rôle des gestionnaires Labintel des unités) L’administrateur du laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur Le SSI, en tant que « administrateur central », doit « tagger  » pour autoriser l’accès Quand l’utilisateur est autorisé, le SSI informe l’unité pour que « l’administrateur du laboratoire» récupère l’utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux données DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Création d’unité Pour la gestion d’une ou de plusieurs unités avec un référentiel commun  « groupe de laboratoire » Création d’un groupe de laboratoires Création dans Labintel Production Création dans BFC si elle est au statut active dans Labintel N° division crée dans BFC, le SSI crée la base « groupe de laboratoire » dans l’environnement Silab avec le 1er utilisateur au profil administrateur local Le SSI crée également la division sur le serveur d’échanges L’administrateur de la base de l’unité complète et met à jour l’arborescence , les paramètres , les autres utilisateurs et leurs profils Après accord de l’administrateur d’unité et du SFC ouverture des flux d’échanges Un groupe de laboratoire peut contenir une seule unité ou plusieurs unités (type UMR, FR, …) Création d’un laboratoire Ajout d’un laboratoire dans un groupe de laboratoire DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Fonction « administration » Fonctions d’administration, accès via « Web » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Etats Liste des états à disposition, accès via « Web » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Fonctionnalités Gestion financière à partir de la version 11 d’XLAB Pas de changement majeur pour la gestion courante (actes de gestion) Nouvelle notion « tables de référence » La gestion des constantes est transformée en gestion des tables de référence tables de référence « nationales » : en central soit par flux provenant de BFC, soit directement dans l’outil tables de référence « locales » au niveau du laboratoire Gestion centralisée des Etablissements Création de la notion d’établissements rattachés à un organisme Exemple : organisme CNRS et 19 établissements rattachés Chaque université est un organisme, chaque organisme université XX a un établissement XX qui lui est rattaché (ex : Paris1, Lyon1, …) Il en est de même pour les autres tutelles type association, école, … La gestion des établissements et organismes devient nationale Seule la consultation sera accessible aux laboratoires DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Tables de référence DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – ECCU et Histo Laboratoire Aucun changement, l’outil de comparaison continuera à fonctionner Vérification de cohérence Aucun changement Outil de comparaison Consultation des bases des exercices antérieurs Pas de reprise des exercices antérieurs dans la base centrale, Xlab v11 sera utilisé pour les consulter via le menu « changer de / base exercice antérieur » et de modifier le nom de la base archivée Seules les données à partir de l’exercice 2012 seront disponibles pendant 5 ans dans SILab La personnalisation des codes familles Permet pour un groupe de laboratoire d’établir une liste de « favoris » des codes familles pour faciliter leur utilisation dans l’application Restructuration des laboratoires La fonction d’import / export a été réécrite sur le WEB Lors de la création d’un groupe de laboratoires (notion actuelle de base Xlab), il sera possible d’initialiser les données de référence du groupe de laboratoires à partir des données de référence (Fournisseurs, marchés, matières, produits) provenant d’un autre groupe de laboratoires DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

La fréquence des échanges De SILAB à BFC Se déclenche automatiquement avec un rythme synchronisé sur l’EAI De BFC à SILAB Données de référence (marchés) intégrées dans la base SILab sans intervention des utilisateurs Intégration des mouvements déclenchée par les utilisateurs Utiliser la fonctionnalité « Retour » pour avoir les bordereaux et déclencher les intégrations automatiques de mouvements (par exemple, prise en charge de factures) Utiliser la fonctionnalité intégration pour les intégrations manuelles Machine de COM EAI SILab Base BFC 6h, 10h30, 13h30, 15h30 2 fois par Jour 2 fois par Jour Machine de COM EAI BFC SILab Base 3 fois par Jour 7h30, 10h30, 13h30, 15h30 3 fois par Jour DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Flux des événements – Envoi vers BFC recherche régulièrement les mouvements à envoyer vers BFC et les transmet automatiquement Les commandes au statut « complet » (càd imprimé) Les services faits au statut « enregistré » Les factures au statut « enregistré » Les missions au statut « imputé » Agents pour la 1ère mission Nouveau fournisseur Il n’ y a plus d’action en laboratoire , les transferts s’effectuent automatiquement. Délégation SILAB Unité BFC Automatique 2/j DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Centralisation des bases – Flux des événements - Retour de BFC Les retours de BFC sont déposés automatiquement mais non intégrés , il y a toujours une action en laboratoire Automatisation complète prévue DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Principaux impacts de la centralisation des bases La gestion des utilisateurs La création des nouvelles bases La gestion des flux L’environnement de travail qui devient centralisé (pb réseau, notion de time out ) Les modalités de sauvegarde et d’archivage La mise à jour automatique des versions DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

Fin …. DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"