La lettre administrative Présenter la RH non comme la Ressource Humaine mais comme la Richesse Humaine. Appuyer sur les ressources que tout individu possède plutôt que sur les défauts ou erreurs que tout le monde commet. Rectorat de l’académie de Toulouse – Cellule APST

SOMMAIRE Avant-propos Partie I : Généralités A/ Ecrire, pourquoi faire ? B/ Généralités sur les documents administratifs: Partie II : La lettre administrative Les 2 formes de la lettre administrative 1) La lettre administrative en forme administrative 2) La lettre administrative en forme personnelle 3) Règles communes de présentation

SOMMAIRE B/ Caractéristiques de la correspondance administrative C/ Eléments propres à chacune des formes de lettres Partie III : Les autres documents administratifs I – Le procès verbal de réunion II – Le compte rendu de réunion III. Comparaison procès verbal et compte rendu IV. Relevé de conclusions V. Le rapport VI. La note Partie IV : Apports de langage A/ Petit lexique de vocabulaire B/ Expressions et tournures administratives

SOMMAIRE Partie V : mots de liaison, articulations et autres connecteurs A/ Pour introduire une explication B/ Pour introduire un exemple C/ Pour introduire une reformulation D/ Pour introduire une argumentation E/ Pour évoquer une possibilité, une éventualité F/ Pour lier deux idées G/ Pour citer un argument H/ Pour appuyer un argument, objectiver une décision I/ Pour introduire une restriction, contraster avec une idée J/ Pour introduire une conclusion Partie VI : La messagerie électronique A/ Avant-propos B/ Cadre juridique C/ Rédaction

SOMMAIRE Partie VII : Annexes A/ Reconnaissance de la hiérarchie B/ Formules de politesse particulières C/ Incorrections de langage D/ Principaux pléonasmes E/ Ne pas confondre F/ Accord du participe passé G/ Tableau synoptique des différents documents administratifs

Partie I Ecrire, pourquoi faire ? Pour informer, pour expliquer, c’est-à-dire faire connaître et faire comprendre quelque chose à quelqu’un Pour questionner, pour solliciter (lettre de demande) Pour argumenter, c’est-à-dire convaincre quelqu’un d’un avis, d’une décision Pour attribuer, pour refuser, pour confirmer, pour notifier (lettre de réponse) pour contraindre, pour sanctionner

Partie I Généralités sur les documents administratifs 1/ Définition Document = renseignement écrit (du latin docere qui signifie instruire) 2/ Les différents types de correspondance La correspondance personnelle (expression libre) La correspondance commerciale (expression contrôlée) La correspondance administrative 3/ La hiérarchisation des textes Domaine législatif : traités, constitution, lois Domaines réglementaire : décrets et arrêtés, ils constituent le fondement et le cadre légal de l’Administration Domaine d’application : instructions, circulaires, notes de services

Partie II La lettre administrative Les 2 formes de la lettre administrative 1/ La lettre administrative en forme administrative 2/ La lettre administrative en forme personnelle 3/ Règles communes de présentation : Le corps de la lettre est séparée en paragraphes Su une deuxième page s’impose, couper entre deux paragraphes (ou deux phrases) et apposer le sigle «  …/… » en bas à droite de la première page Ne pas utiliser la seconde feuille seulement pour la formule de politesse.

Partie III Les autres documents administratifs I – Le procès verbal de réunion A/ Définition B/ Quand rédiger un procès verbal ? C/ Qui signe un procès verbal ? D/ Comment est approuvé le procès verbal ? Dans la plupart des cas, pour être valable, le procès verbal doit être approuvé par l’ensemble des participants, à la majorité absolue, généralement lors de la séance suivante E/ Présentation type d’un procès verbal

Partie III Les autres documents administratifs II – Le compte rendu de réunion A/ Définition B/ Présentation type d’un compte rendu (Cf. documents distribués) III – Comparaisons procès verbal et compte rendu A/ Points communs et différences B/ Vocabulaire utilisé pour la rédaction du C.R. et du P.V. IV – Relevé de conclusions V – Le rapport VI – La note VII – Apports de langage V – Mots de liaison, articulations et autres connecteurs VII - Annexes

Une lettre, un espace à organiser Format A4, de préférence une seule page Dans la mesure du possible, organisez la page format A4 comme suit : ¼ supérieur : l’en-tête La moitié centrale de la page : le corps de la lettre ¼ inférieur de la page : la signature