Approvisionnement: Procédures et Exécution

OBJECTIFS  Comprendre votre place dans l’équipe. Renforcer votre capacité à participer dans l’élaboration du calendrier des dépenses et le monitoring l’évolution des achats.  Renforcer votre capacité au niveau de la maitrise des procédures de l’approvisionnement et l’exécution des dépenses.

UTILITE  Bien planifier et exécuter votre calendrier de dépenses. Cela vous évitera du cash en main à la fin de l’année; qui peut être sujet à interprétation de faiblesse.  Exécuter les dépenses en conformité avec les règlements de votre bailleur; afin d’éviter des coûts questionnés et/ou récusés. Vous vous rendrez plus attrayant.

MATERIELS Votre accord à jour avec la CMMB. Votre propre manuel de procédures. Votre calendrier de dépenses. Copies des acétates qui vous seront fournies.

COLLABORATION PROGRAMFINANCE PROCUREMENT

VOTRE DEPARTEMENT  Les personnes responsables? Ou, gérez-vous plutôt en comité?  Avez-vous votre manuel d’approvisionnement et les outils de travail pour exécuter?  Avez vous votre budget et calendrier de dépenses?  Assurez vous un suivi sur l’exécution de votre calendrier?

MATIERES  22.CFR.228  A-122  Calendrier de dépenses  Procédures d’acquisition  Formulaires

22.CFR.228

A-122

CALENDRIER

PROCEDURES Le processus d’acquisition de biens ou de services passe par les étapes suivantes tout en respectant votre calendrier et budget: Détermination du besoin d’achat, Autorisation de satisfaire le besoin, Requête de pro forma auprès de fournisseurs, Établissement de la réquisition, Réception des biens. Il doit y avoir pour les fins de contrôle interne, un indice qui permet de vérifier si le cheminement a été respecté. L’indice peut être un sceau, un visa ou tout autre outil conçu aux fins de contrôle.

PROCEDURES - BESOIN  Le processus commence par le parti en besoin ou son supérieur hiérarchique. Dépendant de la structure interne de l’organisation, cette personne adressera une requête au service des achats.  Toutes les demandes d’achat doivent être justifiées, et les lignes budgétaires respectées. (PLANIFICATION)  Donc avant d’agréer une demande de bien ou de service, les responsables du projet doivent se poser les questions suivantes : Le projet a-t-il vraiment besoin du bien ou du service en question ? La dépense est-elle prévue dans le budget? Y-a-t-il disponibilité de fonds?

PROCEDURES - APPROBATION  Une fois que le besoin ait été adéquatement documenté et justifié, les fonds disponibles pour l’achat, la « forme de demande d’achat » doit, tout en respectant le principe de la séparation des tâches incompatibles, être soumise à un employé d’un niveau supérieur pour approbation. Après cette approbation, une autre phase du processus d’acquisition peut commencer.  Dans tous les cas, la personne qui autorise l’acquisition doit être au courant des règlements des bailleurs de fonds de CMMB concernant les acquisitions. Il va falloir qu’elle se souvienne toujours que certains biens et services sont considérés comme « non-éligibles » et d’autres comme « restreints ». En aucun cas les biens non-éligibles ne peuvent être achetés, et les biens restreints peuvent être achetés seulement sous autorisation spéciale de CMMB. La liste des biens non-éligibles et restreints qui suit doit figurer dans tous les contrats avec les partenaires.

PROCEDURES - PROFORMA  Le bailleur de fonds exige simplement que ce processus soit compétitif. Quelles sont vos politiques à ce sujet ? N’êtes vous pas trop restrictifs envers vous même? Bonnes Pratiques:  Pour tout achat de moins de vingt mille (20,000.00) gourdes le partenaire peut faire l’acquisition sans obligation d’obtention de trois (3) pro forma. Cette mesure vise à faciliter les petites acquisitions au cas où il serait difficile d’avoir trois (3) pro forma. (< 20,000.00) Pour tous les achats de vingt mille une (20,001.00) gourdes à cinq cent mille (500,000.00), le partenaire doit nécessairement obtenir trois (3) pro forma de fournisseurs compétitifs et procéder aux étapes obligatoires de sélection. (20, et ≤ 500,000.00) Pour les acquisitions de plus de cinq cent mille (500,000.00) gourdes, le partenaire doit procéder à un appel d’offre. (> 500,000.00)

PROCEDURES – PROFORMA (2) Analyse de cotations. Toutefois, certains cas spécifiques de non-respect des normes susmentionnées doivent être expliqués dans une note visée par un responsable et attachée au dossier. Nous citons à titre d’exemples: Les conditions du marché ne permettant pas d’obtenir trois (3) pro forma ; Le choix délibéré du partenaire de choisir un fournisseur au lieu d’un autre pour des raisons autres que le coût de la marchandise.

PROCEDURES – REQUISITION Une fois le fournisseur déterminé, le responsable des achats prépare et signe la réquisition qui doit être approuvé par le coordonnateur de projet puis vérifié par la finance et conformité. La réquisition originale est ensuite envoyée à la personne qui fait le décaissement soit par chèque ou en espèce pour servir de pièces justificatives à l’attente de la facture du fournisseur. Il n’est pas nécessaire d’envoyer une copie de la réquisition au fournisseur si on n’a pas une ligne de crédit chez lui. Le proforma accompagné du chèque,

PROCEDURES – RECEPTION  Quand un bien ou matériel est reçu par un projet, il doit être enregistré dans une forme destinée à cet effet. Cette forme qu’on appelle généralement « Rapport d’inspection et de Réception de biens » comporte une colonne pour enregistrer la quantité reçue, une colonne pour enregistrer la description du bien reçu.  À la réception des biens, la personne receveuse signe sur le bon de livraison et envoie une copie du bon au service des achats, pour confirmer l’arrivée des biens.  Pour un service rendu, un document de décharge doit être établi, de telle sorte qu’un employé qualifié en la matière puisse vérifier l’ouvrage qui a été remis, et statuer sur sa conformité ou non avec les termes de références définies dans le contrat avec le fournisseur..

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