Tutoriel d’utilisation du logiciel de gestion d’adresses POST PARC Couverture Emmanuelle Dublé Septembre 2014

C’est principalement : À l’origine Le Parc du Vercors est à l'origine de cette application, et son cahier des charges a été soumis aux différents parcs naturels régionaux de Rhône Alpes, afin qu'il soit au plus prêt des besoins. C’est principalement : La gestion de coordonnées Un découpage géographique Un moteur de recherche Permet de regrouper ses choix Et permet : L’importation des données en CSV et en PDF Une aide Les dernières technologies du web 2.0 La sécurisation L’introduction Post Parc

La gestion de coordonnées L'objectif est la gestion des différentes coordonnées des contacts des parcs : des personnes (coordonnées personnelles, professionnelles ou extra professionnelles) ; des organismes (association, entreprise, fédération...) ; Une des caractéristiques de cette base est qu'elle permet de gérer les multiples fonctions des partenaires techniques ou politiques du Parc ainsi que leurs multiples adresses (une même personne peut être conviée à différentes réunions en tant que Maire, conseiller général, directeur ... et le choix de l'adresse d'envoi est possible parmi toutes les adresses disponibles de la personne) Postparc n'est pas qu'une simple application d'annuaire. Elle réalise des opérations : de publipostage (export d'étiquettes au format PDF) ; du mailing de masse ; la récupération des informations d'un fichier CSV (standard compatible avec n'importe quelle application de bureautique) ; Un découpage géographique Postparc permet aussi de créer son propre découpage géographique en regroupant des communes en territoires qui sont gérés en arborescence. Un moteur de recherche Un moteur de recherche complet donne la possibilité : d'une recherche rapide ; d'une recherche avancée jusqu'à sept critères ; Les résultats peuvent être enregistrés dans des listes afin de pouvoir réaliser des publipostages génériques. Pour chaque gestion des données (groupe, liste, fonction, organisme, communes, territoires, etc.) des filtres sont proposés afin de trouver plus rapidement l'information. L’introduction Post Parc Une sélection Un système de "PANIER" permet de sélectionner plusieurs coordonnées de personnes afin de réaliser des opérations d'export ou encore d'ajout dans un groupe.

L’importation des données en CSV et en PDF Un système d'import dans l'application permet d'envoyer un fichier CSV à la base de données. Une aide Une aide pour chaque page est personnalisable afin de permettre à chacun d'y mettre ses propres remarques. Les dernières technologies du web 2.0 Postparc utilise les dernières avancées du web 2.0 (Ajax et jQuery) avec des formulaires en auto-completion ou encore la gestion simple et intuitive des arborescences. La sécurisation Postparc est une application sécurisée : chaque utilisateur doit s'identifier pour accéder au logiciel. Il existe plusieurs rôles ayant des droits d'utilisations différents, du simple lecteur sans aucune modification possible à l'administrateur qui dispose d'un accès à toutes les actions : Lecteur ; Contributeur ; Contributeur + ; Administrateur ; L’introduction Post Parc Autres informations Les outils utilisés Postparc a été réalisé avec le framework open source Symfony.   Le principe du libre En tant qu'application libre, toute modification effectuée sur ce logiciel pourra être diffusée auprès des utilisateurs. Crédit texte : http://parc-du-vercors.fr/fr_FR/les-actions-1109/developpement-durable-3533/usages-de-l-internet-pour-tous-1443/postparc-2698.html

Avant de commencer Il est important de : À partir de là, vous pourrez: Réfléchir Établir les priorités Se poser des questions Il est important de : Connaitre les instances importantes du Parc, son fonctionnement; Mettre à plat les bases de données déjà existantes (éventuellement faire un 1er tri) ; Établir une arborescence de ses instances, en faire les distinctions; Choisir les informations à entrer dans Postparc (réflexion au niveau du secrétariat pour les us et coutume pour les courriers); Rechercher les informations manquantes; À partir de là, vous pourrez: Soit rentrer directement les infos sur Postparc; Soit faire une base « propre » pour l’import; En discuter entre agents Connaitre les usages du secrétariat Avant de commencer

Découvrir Postparc Clic Page d’accueil de l’interface Adresse Internet : http://pnrpaca.postparc.fr/index.php/ Page d’accueil de l’interface Entrer votre identifiant et votre mot de passe Vos identifiant et mot de passe seront crées et distribués. Clic Débuter avec Post Parc

Page d’ouverture Post parc Nom de l’utilisateur Possibilité de recherches avancées Barre d’outils Barre de recherche Débuter avec Post Parc

Fonction de recherche avancée Plusieurs possibilités pour la recherche avancée Débuter avec Post Parc Champs qui parait le plus judicieux pour avoir un max de résultats est celui par « observations » Le champ « observations » doit être, au préalable renseigné dans la fiche fonction de chaque personne

Résultat recherche avancée : visages de Camargue » On s’aperçoit que dans le champs « Observations » il y a la mention « Visages de Camargue » Débuter avec Post Parc

Présentation de « L’ANNUAIRE » A partir de cette page on peut : Ajouter une personne, créer sa fiche perso Barre de recherche simple par : Nom; Commune; Observation Les boutons d’actions pour chercher les infos et effectuer les mises à jour et modifications pour chaque personne L’annuaire

Il s’agit de voir à quel groupe la personne est associée Explication des boutons « d’ACTIONS » Exemple avec le nom « GRZYB » ZOOM sur GROUPE de personne Recherche dans l’annuaire et explication des boutons d’actions Il s’agit de voir à quel groupe la personne est associée

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur PANIER Une fois sélectionné vous pouvez : L’exporter; Éditer en PDF pour les étiquettes; Envoyer un email; Supprimer de la sélection. ZOOM sur INFORMATIONS Explication des boutons d’actions Sur la fiche personnelle il y a les coordonnées personnelles ( si fournies) ET Les coordonnées de l’organisme rattachée Ex : fiche M. Grzyb Coord personnelles et coord du PNRC

Prenons l’exemple de M. GRZYB , président du PARC, Conseiller municipal à la mairie d’Arles, Vice-président à l’ACCM Pour les envois vous pouvez choisir l’adresse : Soit la personnelle ; Soit celle de la structure ( ex : M. Grzyb dans sa fonction au sein du Parc on choisit l’envoi à la mairie) Choix des adresses

Pour faire la sélection d’une personne reliée à plusieurs fonctions Exemple avec M. Grzyb Sans cocher la case devant le nom de la personne : faire ajouter à ma sélection dans la liste déroulante et clic sur OK

Vous pouvez choisir la fonction de la personne en cochant la case devant le nom et la fonction puis avec la liste déroulante « ajouter à ma sélection » ou directement à l’aide des boutons d’actions

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur MODIFIER Il s’agit ici de la FICHE : Personne – fonction – organisme On y rentre : Toutes les infos relatives à la fonction et à l’organisme auquel on veut le rattacher ( ex: GRZYB = 1er vice prd à l’ACCM avec mail de contact et surtout dans le champs Obs pour les recherches avancées) ATTENTION Ne pas confondre avec la FICHE PERSONNELLE Explication des boutons d’actions et présentation de la fiche personne – fonction - organisme clic

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur SUPPRIMER Explication des boutons d’actions Ce bouton supprime la fiche « personne – fonction – organisme »

Les boutons d’ACTIONS Présentation des « ORGANISMES » On retrouve les mêmes fonctionnalités que pour l’annuaire : ajout d’un nouvel organisme Barre de recherche Les boutons d’ACTIONS Les organismes et les recherches Ranger par ordre alphabétique Les recherches peuvent se faire par : Intitulé (ex : Arles) Abréviation (ex : ACCM) Mise à jour par ( ex : Emmanuelle Dublé ( duble.e)

« mettre à jour » Ajouter un « ORGANISME » Renseigner tous les champs concernant l’organisme et clic sur le bouton « mettre à jour » Comment créer un organisme La fiche organisme est créée

Ajouter un « ORGANISME » Ex : L’organisme parc naturel régional de Camargue a été crée et apparait dans la recherche L’organisme est référencé et peut être utilisé

Présentation de « TERRITOIRE ET COMMUNE » Barre d’outils : Permet d’aller sur les territoires et les communes déjà référencées dans la base Ajout d ’un territoire recherches Boutons d’ACTIONS Explication des territoires et communes

Créer un « TERRITOIRE » Inscrire le nom du territoire dans le champs correspondant; S’il s’agit d’un sous territoire le rajouter à la racine Ex : territoire = Région PACA sous territoires = Parc naturel régional de Camargue…. Pour finir toujours cliquer sur « Mettre à jour » Création d’un nouveau territoire

Explication des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur MODIFIER ZOOM sur AJOUTER FILS Voir diapo 19 1 - Modification 2 - Validation Les boutons d’ACTIONS : modifer Modification du nom du territoire (ex : une faute d’orthographe ou autre) Toujours cliquer sur « mettre à jour » pour valider la modification

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur COMMUNES TERRITOIRES Ex : Pour ajouter une commune au territoire de la région PACA = Inscrire la commune dans le champs; Cliquer sur « ajouter la commune » Zoom sur les boutons d’actions : communes territoires

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur COMMUNES SOUS TERRITOIRE Il s’agit des communes qui sont présentent sur le territoire Ex1 : Apt est sur le territoire du PNR du Luberon Ex2 : Arles est sur le territoire du PNRC Bouton : communes sous territoire

Présentation des « COMMUNES » Barre de recherche soit par : Code INSEE ; Intitulé ; CP ; département ; Territoire ; Active*. Ajout d’une nouvelle commune Page accueil COMMUNES

Créer une « COMMUNE » Sur Post parc , les communes sont enregistrées avec leur code INSEE ( différent du code postal ) Voir lien suivant pour les trouver : http://www.insee.fr/fr/methodes/nomenclatures/cog/ S’il n’existe pas il le faut le créer Ex : Raphèle-les-Arles Créer une commune

Création d’un code INSEE Entrer les infos correspondantes dans les champs et cocher : Active Puis cliquer sur mettre à jour et ajouter pour valider votre création Pour Raphèle-les-Arles : Le code INSEE crée sera 130043 car il n y’ en a pas et le code postal n’est en rien changé : 13280 Code INSEE pour les communes

Résultat d’une création d’une commune On voit que la commune a bien été créée, qu’elle est active et qu’il y a un code INSEE et un CP ( peut servir pour les recherches) Résultat d’une création de commune

Explication des « FONCTIONS » Barre d’outils : choix entre « fonctions » ; « services » et « compléments de fonction » Ajout d’une fonction Recherches Les intitulés sont aux masculin et féminin avec la particule M et F Découverte des fonctions et création Entrer les infos voulues et cliquer sur « Mettre à jour »

Explication des « SERVICES » Ajout d’un service Recherches Création des « services » Création d’un service : Direction et Mettre à jour On peut les aussi supprimer

Explication des « COMPLÉMENTS DE FONCTIONS » Ajout d’un complément Recherches Association d’une fonction avec son complément Ex : Fonction = directeur Complément de fonction = du Parc naturel régional de Camargue Création des « compléments de fonctions »

Explication de la « gestion des groupes de personnes» Barre d’outils : Pour les groupes de personnes ; Les listes de recherches Ajout d’un groupe Recherches Explication des groupes de personnes

Extrait page « GESTION DES GROUPE » Les groupes pour le Parc de Camargue commencent par «  PNR Camargue » et finit par « visages de Camargue » Boutons d’actions Les groupes de personnes pour le PNR Camargue

Explication des boutons « d’ACTIONS » Voir la liste des personnes Classer de A à Z Modifier le groupe Ajouter un groupe Supprimer le groupe Liste de sous groupes des personnes Explication des boutons d’actions pour les groupes de personnes

Zoom sur la « LISTE DES PERSONNES » On peut l’exporter en CSV; Voir qui sont les personnes de ce groupe et les sous groupes La personne associée à la liste « PNR Camargue «  est M. David Grzyb Explication du boutons « liste des personnes » Pour voir la liste des personnes du groupe et sous groupe = Clic sur le bouton Ou sur «  liste personnes…. En haut à droite

Extrait de la « liste des personnes du groupe et sous groupe » On aperçoit les différents acteurs qui sont associés au PNR Camargue et leur appartenance à un groupe ou à un sous groupe. À Noter : qu’ils y sont plusieurs fois pour certains car ils appartiennent à plusieurs groupes.

Explication des « LISTES DE RECHERCHE » Ajouter une liste de recherche sur le même principe vu précédemment Recherches On peut enregistrer les recherches récurrentes faite sur Postparc Et ainsi gagner du temps sur l’export ; l’édition d’étiquettes… Liste de recherches

Explication des boutons d’ACTIONS Modifier les critères Voir les critères de recherches Supprimer Voir les résultats Editer Les boutons : Liste de recherches

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur « voir les critères » Il s’agit en fait des critères définit dans la recherche avancées faite auparavant ZOOM sur « liste de personne » Les boutons : Liste de recherches On voit les critères de recherche et les personnes qui y répondent

Suite des boutons « d’ACTIONS » ZOOM sur « modification  » Sur cet onglet : on peut ajouter, supprimer et modifier les critères de recherches pour affiner sa sélection ZOOM sur « éditer la liste » Les boutons : Liste de recherches On peut changer l’intitulé de sa recherche, ajouter un commentaire si besoin Et « Mettre à jour »

Le « PARAMETRAGE » Dans la barre d’outils : A droite de l’écran on peut régler les différents paramètres de Postparc = Les formats d’impression ; Gestion des profils ; Les aides ; La gestion du nombre de résultats affichés par page. Pour paramétrer

Les « FORMATS D’IMPRESSION » Un format est déjà définit mais on peut toutefois en créer des nouveaux selon nos besoins Se munir des infos des étiquettes Et Les formats d’impression

Suite page de création d’un format d’impression Après avoir toutes les infos nécessaires cliquer pour valider sur Mettre à jour Créer son format d’impression

Aperçu de la gestion des « LISTES UTILISATEURS » Ajout de nouveaux administrateurs Les utilisateurs

Aperçu de la page « NOUVEL UTILISATEUR » Renseigner tous les champs puis Choisir les autorisations de la personne = De simple lecteur à administrateur Et Créer un nouvel utilisateur

Fin des « PARAMÉTRAGES » Ajout de nouvelles aides Liste des aides pictogramme : Choix du nombre de résultats par page Les aides

Maintenant à vous de jouer!!! Le tutoriel est finit. Maintenant à vous de jouer!!! Il est bien évident que cette base de données doit être alimentée par nous tous Il est donc important de réaliser les mises à jour très régulièrement et d’être rigoureux. Une circulation de l’information doit être transversale, dès que vous avez un changement d’adresse, de nom, de fonction, ou tout autre donnée pouvant être intéressante doit être transmisse.