Bureau 13 novembre 2012 Fil de la réunion du bureau

13 novembre 2012 réunion de bureau2 Proposition d’OdJ  Préambule … Revue des « A faire » du dernier bureau (10 mn)  Groupes de travail : (25 mn) –Référents - Comité de rédaction - Patrimoine –Sapins-malins –Attentes du bureau pour les GT et d'une trame de présentation des GT  Infos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénière (10 mn)  Plénière : recommendations, odj, ouverture, comm,... (10 mn)  Préparation Phoning : (25 mn) –démos de nos deux communicantes de choc (Hélène et Nicole) si elles sont ok –Mise en œuvre  Divers : (10 mn) –Communication : article télégramme –Réunion interquartier VP  Validitation du CR PréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CRPréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CR Durée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mnDurée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mn

13 novembre 2012 réunion de bureau3 Préambule et revue  Bienvenue à Gilles  Excusés : Michelle Quéroué, Réza Salami Rédactrice : Hélène Debeir N° Action s A faire bureau précedentQd ?Par qui ? OKOK Préparer courrier avant phoning Mise en route des groupes de travail Boite aux lettres et panneau d’affichage (à voir avec PY) Opportunité d’une journée de réflexion Demande de chalet ou présence en fin d’année Lancement groupe évaluation CCQ Fiche action pour une réunion interquartier Réunion groupe Comm/Comité de rédaction Prochain bureau 23 et 24 /10 Prochain Bureau Q Faite le 16 Décembre ASAP Novembre M. Gau Alt PY – Réza Bureau Alt Nicole

Référents : CR réunion (1) OdJ : Organisation des visites de Quartier : 3 temps Pré-visite (vérifier réalisation des demandes + identification des points particuliers Visite CR par les référents présents à la visite. Formulationdemandes et priorités définies avant diffusion du CR Signalements : par formulaire et adressée à la mairie de Q.

Référents : CR réunion (2) OdJ (suite): Suivi des demandes Elles sont enregistrées dans le fichier suivi des demandes. (La fiche RA existante (relation aux administrés) a été améliorée (voir diapo avec PY) Les demandes sont classées en 3 catégories : sécurité, amélioration, embellissement Un point hebdomadaire est fait avec les IDP. 3 fois par an, réunion de la proximité avec les services (voieries, espaces verts, propreté), pour passer en revue les fiches RA et leur donner un statut (réunion GEP = gouvernance espace public). La dernière réunion de l’année traite de la programmation annuelle. Un membre du CCQ pourrait participer à ces réunions (déjà fait dans le passé) ce qui permettrait d’être informé sur le traitement des demandes. Réunion des référents 1 mois avant l’établissement de l’odj des réunions GEP, pour examiner et prioriser les demandes. Tous les 3 mois un état d’avancement du traitement des demandes sera mis en ligne sur le site sous forme de copie du fichier de suivi des demandes pour information tout public. Le fichier des commandes directes des habitants sera communiqué aux référents par PY pour éviter les doublons lors des visites de quartier. Un point sera fait au bout de 2 ans afin de donner un délai pour avoir une vision sur la réalisation. Un courrier a été adressé à J. Héré pour connaitre les conclusions de la période de test de ce logiciel et demander de l’ouvrir aux habitants de Brest-Centre (à défaut de tout le territoire).

13 novembre 2012 réunion de bureau6 GT : sapins malins  Proposition : groupe projet « Malins Sapins »  Qui ?  Ambition du projet ?  Planning ?

13 novembre 2012 réunion de bureau7 GT : attentes du bureau  Cf texte + diapo qui suivent :  Aider le groupe à se définir et à s’organiser  Définir des principes de fonctionnement (travail collaboratif, …)  Donner un cadre de présentation à chaque groupe pour le prochain bureau  Et notamment : VP et proximité doivent-ils être présents ?

Nom du groupe Présentation du groupe de travail XXXXXXXX

11 décembre 2012 Groupe XXXXX9 Présentation Groupe  Nom du groupe :  Animateurs :  Ouvert aux habitants ? Audience des CR, articles du groupe : CCQ ? Public ?  N présents ? Rythme des réunions : Prochaine réunion :  Moyens de comm envisagés :  Thèmes retenus : –...  Besoin d'aide (hors aide spécifique au thème) – précisez échéance et nbre : –Formation animateurs ? –Formation outils info (tt texte, présentation, …) ? internet et site ? –Préparation des réunions ? –... PréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CRPréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CR Durée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mnDurée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mn

11 décembre 2012 Groupe XXXXX10 Thème i  Objet du thème :  Objectif du thème (« dans x mois nous aurons produit cela ») :  Intérêt de cet objectif pour les habitants :  Comment arriver à cet objectif ?  Besoin d'info. spécifique à ce thème ?  Besoin d'aide pour tenir cet objectif ? –CCQ –proximité –Service –... PréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CRPréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CR Durée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mnDurée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mn

11 décembre 2012 Groupe XXXXX11 Comité de pilotage,...  Le groupe est-il présent dans des comités de pilotage, d'évaluation, interquartier, … ? lesquels ?  Comment les participations aux comités de pilotage, groupes interQ, …. sont pris en compte ? –Préparation des CP, : avec qui ? Comment ? –Diffusion des infos recueillies : à qui ? Comment ? PréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CRPréambulePropositions d'organisation de la réunion de bureauInfos proximité et mairie, date prochains CCQ et plénièrePropositions d'organisation du CCQ : organisation, quels groupes ?, mise en oeuvre Relation avec les membres du CCQ : augmenter le nombre des actifs ? Phoning ?Communication du CCQ : interaction : Comm. CCQ – groupe comm. - comm. des groupes.Actions en cours : BAL-panneau d'affichage, journée de réflexion : qu'en fait-on ?Validitation du CR Durée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mnDurée5mn10mn5mn45mn15mn10mn10mn5mn

13 novembre 2012 réunion de bureau12 GT : Patrimoine Cf CR d'Anne - Nathalie Qui ira le 20 ? qui suit ?

Proximité - Mairie

13 novembre 2012 réunion de bureau14 Plénière (1)  Mercredi 19 décembre h  Publique (cf RI)  repas partagé  Refuser toutes les interventions qui ne peuvent être traitées en plénière du style : –Pb perso –Décisions déjà votées –Echanges sur un nouveau sujet → Référents ou GT –...

13 novembre 2012 réunion de bureau15 Plénière (2)  OdJ : plusieurs possibilités (sur une 1 h 15 max?) –Priorité aux GT –Présentation importante pour les travaux des GT (ex caractérisation du quartier) –Infos soit CCQ, soit mairie –Traitement des VQ : avant pendant et après –…  Comm : –Presse (avec odj) ? Qui ? –Radio ?

13 novembre 2012 réunion de bureau16 Préparation phoning  Démos  Principes à retirer de ces démos  Mise en œuvre : –Quand ? –Partage des fichiers –Exploitation des dialogues ==> formulaire et statistiques ? Sur l'efficacité du phoning ? Les raisons des désaffections ? Des propositions ? … –Qui fait le formulaire ?

13 novembre 2012 réunion de bureau17 Divers : Comm : articles du télégramme  La comm : –origine –Ce que ns avons dit –Ce qui a été écrit –…  L'exploitation de ces articles : –Visite chez les commerçants –???

13 novembre 2012 réunion de bureau18 Divers : interquartier  Réunion interquartier à raison de 2 personnes par quartier (VP + 1) le vendredi 16 18h30 Chertemps. –Proposition pour le « 1 » : un petit « nouveau ou une petite nouvelle ? –Qui ?

13 novembre 2012 réunion de bureau20 ECHU EO … Bonne soirée