ORGANISER ET ANIMER UNE Conseil départemental de Lot-et-Garonne Service ASSO 47 Asso 47 : les associations en Lot-et-Garonne ORGANISER ET ANIMER UNE ASSEMBLEE GENERALE Union des associations passageoises – 16 avril 2015 www.cg47.fr www.cg47.fr

Préambule : Le fonctionnement de l’association, un espace démocratique, réglé par les statuts Conseil d’Administration Assemblée Générale Ordinaire Bureau Statuts = contrat = règle du jeu ensemble L’AG ordinaire se prononce sur la gestion et les orientations Elle élit le CA Le CA élit son bureau

L’Assemblée Générale C’est : Asso 47 L’Assemblée Générale C’est : L’instance souveraine de l’association ! à ce titre ses décisions s'imposent aux autres instances dirigeantes Une instance de validation et de vote Un lieu d’échanges d’idées Un moment de rencontre autour du projet Un miroir de la santé de l’association Un des outils de relève, de renouvellement des dirigeants www.cg47.fr

Vos règles de fonctionnement sont d'abord déterminées par vos statuts… RAPPEL Asso 47 : les associations en Lot-et-Garonne Vos règles de fonctionnement sont d'abord déterminées par vos statuts… Pensez à les consulter www.cg47.fr www.cg47.fr

Préparer l’Assemblée générale Asso 47 AVANT… Préparer l’Assemblée générale www.cg47.fr

Préparer l’Assemblée générale : Asso 47 Préparer l’Assemblée générale : Relire les statuts pour respecter le contrat : - Délai et mode de convocation - Responsables de séance et de présentation des rapports Ordre du jour de base Règles de quorum et de majorité Règles de votes, catégories de votants… Se réunir en Conseil d’Administration pour préparer l’AG Décider de la date, du lieu Clore les comptes Fixer l’ordre du jour Aborder l’animation de l’AG Déterminer le rôle de chacun www.cg47.fr

Préparer l’Assemblée générale : Asso 47 Préparer l’Assemblée générale : Déterminer le rôle de chacun : Envoi des convocations et documents utiles Préparation d’un discours d’accueil Présentation des rapports Animation en salle, paperboard, éventuellement micro et projection Préparation feuille de présence notifiant le quorum Recueil des mandats s’il y a lieu Désignation secrétaire de séance Réservation de salle Achats pour le pot de l’amitié Préparation de la salle Nota bene : Si nécessité de relève, recherche d’administrateurs, le travail d’approche et le fait de donner place progressivement doivent intervenir bien en amont… www.cg47.fr

Asso 47 PENDANT… Le jour J www.cg47.fr

Commencer votre AG… L’AG peut commencer… Asso 47 Préparer la salle (catégories de votants) Accueillir les participants Vérifier les membres votants et non votants Faire passer la feuille de présence Vérifier le quorum si nécessaire En fonction du nombre de participants, effectuer une présentation des animateurs de séance ou de l’ensemble des participants (tour de table) Vérifier la présence du secrétaire de séance L’AG peut commencer… www.cg47.fr

En Assemblée Générale Ordinaire Asso 47 : les associations en Lot-et-Garonne Organiser les présentations : - utile quand les personnes présentes ne se connaissent pas - présenter les membres du CA et du bureau Préciser les modalités pratique Heure de début et de fin Moment convivial Rappel de l’ordre du jour www.cg47.fr www.cg47.fr 10

L’animation, un axe essentiel… Asso 47 L’animation, un axe essentiel… Le président de séance doit laisser s'exprimer toutes les opinions Il donne la parole Il veille à l’écoute mutuelle Il donne aussi la parole aux personnes réservées - Il n’hésite pas à reformuler en cas d’ambiguïté Relationnel : Une Assemblée générale réussie permet de voter selon les règles statutaires, mais aussi de développer et d’inscrire des liens d’échange et de convivialité entre les adhérents… www.cg47.fr

En Assemblée Générale Ordinaire Asso 47 : les associations en Lot-et-Garonne L'AG approuve ou désapprouve la gestion de l'association par le conseil d'administration, au terme de débats et de votes portant sur : le rapport moral et le rapport d'activité le rapport financier (ou rapport comptable) « donner le quitus » Elle vote : le rapport d'orientation les points à l’ordre du jour attention aux questions diverses ! Elle procède au renouvellement des membres du CA lors des années d’élection www.cg47.fr www.cg47.fr 12

Lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire Asso 47 : les associations en Lot-et-Garonne La méthode de préparation et de tenue d’Assemblée générale extraordinaire est la même qu’en AG ordinaire Attention : Les décisions d’AG extraordinaires engagent de façon très importante l’association. Les règles de délais de convocation, de quorum et de majorité doivent donc être rigoureusement respectées. Il est utile que les statuts prévoient des règles différentes et adaptées aux deux instances, plus protectrices pour l’AG Extraordinaire, pensez à relire vos statuts. www.cg47.fr www.cg47.fr 13

Des formalités nécessaires Asso 47 APRES… Des formalités nécessaires www.cg47.fr

Procès Verbal de l’AG INTRODUCTION Votre assemblée est terminée ? L'heure est venue de réaliser son procès verbal et de l'envoyer éventuellement à tous les participants (cf statuts) Le Procès Verbal (PV) reprend les éléments règlementaires de l’AG : Nombre de membres convoqués Nombre de présents, de représentés Mention du quorum Liste des documents mis à disposition pour délibérer Délibérations de l’AG (correspondant à l’ordre du jour) Élections du Conseil d’administration (les années de renouvellement) Il peut être notifié dans l’envoi aux membres qu’aucune réponse dans un délai déterminé vaudra validation. Le PV sera signé par les membres du bureau. Il peut aussi être validé à la prochaine AGO. S'il est établi que des éléments mentionnés dans le PV sont faux, cela constitue un délit punissable de trois ans d'emprisonnement et de 45 000€ d'amende. INTRODUCTION www.cg47.fr 15

Asso 47 Déclarations légales En cas d’élections lors de l’AG Ordinaire ou de modifications lors de l’AG Extraordinaire La déclaration de changement de dirigeants, de modification de statuts, doivent être effectuées dans les 3 mois au plus tard auprès du greffe des associations ou de la sous-préfecture du siège social de l’association Le changement de dirigeants ou de statuts doivent être notifiés dans le Registre spécial de l’association www.cg47.fr

Le présent développement n'est pas exhaustif Pour conclure Le présent développement n'est pas exhaustif Nous souhaitons qu'il vous permette de faire le point sur le sujet, de fonctionner dans un cadre clair, et peut-être, de modifier vos statuts afin de les affiner et de les adapter à votre fonctionnement ou à vos objectifs. En effet, les conditions imposées par les statuts pour tous les points abordés ci-dessus doivent être respectées sous peine d'annulation des décisions prises. De plus, les assemblées générales constituent pour les partenaires de l'association, notamment les Collectivités territoriales, les Banques et les Administrations (URSSAF, Services fiscaux) l'une des principales références pour apprécier le fonctionnement et la crédibilité d'une association. www.cg47.fr 17

Conseil départemental de Lot-et-Garonne ASSO47 Asso 47 Conseil départemental de Lot-et-Garonne Service d’aide à la vie associative - Asso 47 997 A avenue du Docteur Jean Bru 47000 AGEN 05 53 69 43 73 www.lotetgaronne.fr/asso47 www.cg47.fr