Achat de consommables SAP Best Practices Baseline Package (France)

Présentation du scénario - 1 Objectifs et avantages : Objectifs Achat de consommables ou de services Avantages Possibilité d'achats occasionnels rapides : les consommables sont enregistrés directement, pas d'écriture en stock. Utilisation de la feuille de saisie des services en tant que rapport de contrôle des service fournis Principaux flux de processus pris en charge Création d'un ordre d'achat pour les consommables Approbation des ordres d’achat pour les consommables Entrée de marchandises consommables Création d'un ordre d'achat pour les services Création d'une feuille de saisie des services Approbation de la feuille de saisie des services Entrée de facture par poste individuel Division de fin de période

Présentation du scénario - 2 Applications SAP requises : Obligatoire EHP3 for SAP ERP 6.0 Rôles utilisateurs impliqués dans les flux de processus Acheteur Expert Achat Magasinier Membre de l'équipe service Comptable fournisseur

Présentation du scénario - 3 Description détaillée du processus : Achat de consommables Ce scénario traite des activités de création des ordres d’achat durant le processus d'approvisionnement. En outre, il décrit les étapes complémentaires d’approbation de la commande d’achat, de réception des marchandises consommables, d’approbation de la feuille de saisie des services et de réception de facture par poste individuel. Ce processus couvre également le traitement consécutif des décaissements, division de fin de période et clôture de période. Les consommables (biens ou services) sont entrés sans numéro d’article, simplement à l’aide d’une brève description identifiant leur particularité. La commande d’achat est soumise à approbation sur la base des paramètres prédéfinis, avant d’être émise pour un fournisseur. Le système ne prévoit pas de gestion des stocks pour les consommables. À l’enregistrement d’une entrée de marchandises, la valeur des produits est imputée à un centre de coûts ou à une autre nature comptable. L’approvisionnement d’un service suit le même mode opératoire. La différence vient du fait que le service n’est pas enregistré par le biais d’une entrée de marchandise, mais d’une feuille de saisie de services. La facturation suit les mêmes règles dans les deux cas.

Diagramme de flux de processus Achat de consommables Événement Oui Demande de consommables / de services Service ? Réception à quai de l'article Facture fournisseur Non Oui Expert Achats Approbation de la commande d’achat Non Oui Acheteur Correcte ? Approbation de l'ordre d'achat requise ? Ordre d'achat de consommables / de services Mise à jour de l'ordre d'achat Non Impression de l'ordre d’achat Création ou approbation de la feuille de saisie des services Non Oui Magaisiner Stock EM/EF PPV Impression du bon de réception Entrée de marchandises Comptabilité fournisseurs EM/EF Fournisseur PPV Réception de facture Compta. Frs. 2 AP (CF) = Comptabilité fournisseurs (158) Responsible comptabilité (Fin de mois) Clôture de période dans la comptabilité financière (159) GR/IR (EM/EF) entrée de marchandises/de facture, PPV = Écart de prix d’achat

Légende Symbole Description Commentaires d’utilisation Symbole Bandeau : identifie un rôle utilisateur (Accounts Payable Clerk ou Sales Representative, par exemple). Ce bandeau peut également déterminer une entité organisationnelle ou un groupe, de préférence à un rôle spécifique. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. Le tableau comporte autant de lignes que nécessaire pour couvrir l’ensemble des rôles du scénario. Le bandeau d’un rôle contient les tâches communes à ce rôle. Événements externes :contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou bien ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (trait continu) : indique la séquence normale des étapes et le sens du flux d’un scénario. Ligne de flux (pointillés) : indique la présence de tâches conditionnelles ou rarement utilisées dans le flux d’un scénario. La ligne permet également d’accéder aux documents impliqués dans le flux de processus. Connecte deux tâches du processus du scénario ou un événement hors étape. Activité de gestion/événement : identifie une action menant vers ou partant du scénario, ou bien un processus externe se déroulant au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document. Entité organisationnelle : identifie une tâche qui se déroule en une seule étape dans le scénario. Correspond à une étape opératoire du document. Référence à un processus : si le scénario fait référence en totalité à un autre scénario, saisissez ici son numéro et son nom. Référence à un sous-processus :si le scénario fait référence en partie à un autre scénario, saisissez ici le numéro, le nom et les numéros d’étape de ce scénario. Décision liée à un processus : identifie un point de décision ou de choix que doit prendre l’utilisateur final. Les lignes illustrent les différents choix qui partent du symbole (en forme de carreau). Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente plutôt le choix à faire après l’exécution d’une étape. Symbole Description Commentaires d’utilisation Diagramme suivant/précédent : permet d’accéder à la page suivante/précédente du diagramme. L’organigramme se poursuit sur la page suivante/précédente. Impression/Document : identifie un document, état ou formulaire imprimé. Ne correspond pas à une étape opératoire d’un document, mais est utilisé pour représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante. Données réelles financières : identifie un document comptable financier. Planification budgétaire : indique un document de planification du budget. Processus manuel : concerne une tâche réalisée manuellement. Ne correspond pas à une étape opératoire d’un document, mais est plutôt utilisé pour refléter une tâche effectuée manuellement (déchargement d’un camion au magasin, par exemple), qui affecte le flux de processus. Version/données existante(s) : concerne les données provenant d’un processus externe. Ne correspond pas en général à une étape aléatoire d’un document, mais représente les données provenant d’une source externe. Cette étape ne possède aucune ligne de flux entrante. Échec/réussite système : décision automatique prise par le logiciel. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais est utilisé pour représenter une décision automatique effectuée par le système après l’exécution d’une étape. Connexion au diagramme <Fonction> Impression/Document Externe à SAP Données réelles financières Planification budgétaire Activité de gestion/Événement Entité organisationnelle Processus manuel Référence à un processus Version/données existante(s) Référence à un sous-processus Échec/réussite système Décision liée à un processus

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